電腦玩物

這是最近收到的一封讀者來信，信中針對如何處理電子郵件，提出了很多個問題，包含：

「 Simplify Gmail 」推出於 2019 年，在 2021 年推出了 2.0 版升級。這款瀏覽器擴充套件，顧名思義，目的是「極簡化」 Gmail 的介面。 其開發者 Michael Leggett 來頭可不小，他在 2008~2012 年是 Gmail 的設計負責人，也是 Google Inbox 這款我非常喜愛的郵件工具的聯合創始者。也因為 Google Inbox 在 2019 年正式被 Google 退役，所以 Michael Leggett 開始釋出這款「 Simplify Gmail 」擴充套件： 期望設計出他理想中最簡潔、去除雜亂、提升專注的郵件工作介面。

在「怦然心動的人生整理魔法」這本書中提到了一個「整理節慶」的概念，作者近藤麻理惠説整理要像節慶一樣，一次做好做滿，不要東整理一點西整理一點，而是下定決心一次整理到位，那麼以後就再也不會回到混亂狀態。

前幾天撰寫的「 Taskade 更像筆記本的待辦清單，大綱、標籤、跨平台同步管理  」一文，在分享到 Facebook 後， 讀者留言詢問了這樣一個問題： 「請問有可以專案追蹤郵件功能嗎？例如這個專案需要跟特定某些人聯繫，那在這個專案裡都能看到聯繫過的信件......有其他軟體有類似的功能嗎？可以把特定人士的信件都顯示在這個專案中。」

「 Google Inbox 」是更進階的 Gmail 郵件管理系統，從他推出至今三年多的時間，我用它來管理自己的 Gmail 郵件，獲得非常大的效率提升。其中一個關鍵，就在於：

當然我們知道可以「在瀏覽器上」安裝很多外掛套件，來改良 Gmail 的功能。例如我在電腦玩物介紹過的「 如何排程寄送你的 Gmail 郵件？ Boomerang 商務必備郵件外掛 」，或是「 Sortd 一鍵 Gmail 雜亂收件匣變 Trello 有序進度看板 」。 不過，今天這篇文章要講的， 不是 那種安裝在瀏覽器上的外掛。 而是今天開始， Google 「在 Gmail 內」正式推出「外掛程式」的整合功能 ，可以把你慣用的專案管理服務、顧客管理系統，直接整合到 Gmail 的電腦版網頁、手機 Android App 介面，幫你建立更直接快速的工作流程。

今天早晨，正在準備著 週六的講座課程 ，一起在客廳工作的老婆，忽然把她的手機給我看，說她在 iPhone 的內建電子郵件軟體中，收到一封寄件者顯示為「 AppleID 」，標題為「你在 iTunes 上的 Spotify 付費訂閱即將續訂」，內文則「提供了一個可以取消的連結」。 老婆心生疑惑，她有用過 Spotify 但也已經取消訂閱了，這封郵件是真的嗎？還是時下常見的 釣魚詐騙郵件 ？於是她請我確認看看。 當然，這是一封釣魚詐騙郵件， 如果要仔細檢查的話可以看出幾個端倪： 他的寄件者郵件地址並非真正的 Apple 公司（雖然名稱假冒是）、他的點擊網頁網址並非真正 Spotify 或 iTunes 地址、他有奇怪而不必要的附加檔案。

你有沒有遇過這樣的困擾：明明有其他重要工作可以做，但忍不住一直打開電子信箱查看有沒有新郵件。或是想要處理信箱裡某一封重要郵件任務，但一開信就被其他剛剛出現的新郵件拉去注意力。結果就是 大量的時間一直花費在處理一封又一封不斷出現的新郵件上，真正有價值的任務卻沒時間處理 ！ 如果你有「忍不住一直開信箱」、「一直被新郵件干擾」的困擾，不想要再「過著被新郵件拖著走」的工作節奏，那麼這個「 Inbox When Ready 」，或許就是你需要的工具（當然，如果你的工作就是處理新郵件，那就另當別論）。 「 Inbox When Ready 」是一個 Google 瀏覽器擴充套件 ，可以改造我們的 Gmail 與 Google Inbox 信箱（是的！他支援改造 Inbox 介面），讓我們打開信箱後可以更專注，他說他想達成三個目的： 讓你「用合理的頻率」查看信箱，而不再著迷開信。 幫你養成好的「查看新郵件」、「處理工作」間的時間平衡。 減少你浪費在又處理一封新郵件的時間。

昨天寫完「 如何高效率的重新整理郵件？我的真實工作步驟完整分享 」一文，分享我自己如何整理瑣碎工作郵件的實際流程後，忽然想到，有一次我在教某企業使用 Trello 的過程時，有朋友問到了一個類似的問題：「怎麼把工作中主管交代任務的郵件、客戶詢問問題的郵件、需要追蹤後續答覆的郵件，變成 Trello 專案進度看板上的一個任務？」 Trello ，是管理個人或團隊的「專案進度」的好工具，我們可以把各種任務卡片，根據進度列表的分類排序在看板上，這樣整個專案的進度就非常的井然有序。 而「郵件」是專案過程中各種突發狀況、溝通交辦的來源處之一，那裡面有各式各樣待解決的問題、待處理的任務，只是信箱通常很雜亂，也無法根據進度流程排序。如果能把郵件（包含討論內容、郵件附檔）放入 Trello 看板中，就能提供原本雜亂的信件一個整齊且根據進度排序的管理了。 當然，在 Trello 中可以很輕鬆達到這個要求。

之前我在電腦玩物介紹了許多整理郵件的方法，例如最新的一篇是「  Yesterbox 郵件拖延者需要的收件匣管理技巧 」。我也常常分享用各種不同工具整理郵件的方法，例如適合很多朋友公司使用的 Outlook 的「 Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學 」。 於是昨日的 Evernote 全天課程 中，有朋友下課後問我說：「 Esor 你推薦了那麼多種工具與方法，你自己如何整合應用呢？」 那麼，就讓我來分享自己「目前」整理自己郵件信箱的「真實」完整步驟。 2017/5/8 新增 另外一種企業裡常常運用的作法： 讓雜亂郵件重新根據進度排序的 Trello 整理魔法

在近期一次企業內的 Google 雲端辦公室課程 中，有學員詢問我，要如何排程寄送 Gmail 上的商務工作郵件呢？我當下回答他，有這樣的外掛工具，我回去後會在電腦玩物上寫一篇教學，請他可以持續追蹤 電腦玩物 ，而今天就是這篇教學。 先想想，什麼情況下我們需要排程寄送郵件？例如我有一些重要客戶的年節問候、生日問候郵件要寄送，現在先想到並寫完郵件了，但日期還沒到，又怕日期到了自己忘記，這時候就需要「排好時間自動寄送郵件」的功能。

在這個即時通滿天飛，也有各種企業溝通平台（如 Slack 、 JANDI ）的時代， 寫一封精準有效率的郵件 ，還是商務工作上必備的技巧。 即時通就是即時通訊，適合快速的討論事情，但即使如企業溝通平台都還是有瑣碎、發散的缺點（參考： 我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率 ），而這些缺點在交代一件重要、複雜的任務時，都還是不如一封電子郵件來得明確又精準，並且可以「留下有效的備忘錄」，這是郵件的優點。 我自己在電話溝通一件複雜事情後，或是用即時通討論完一件事情時，都還是會希望彼此「寄一封電子郵件」做確認，以電子郵件上的整理為依據，這在商務工作上可以避免很多錯誤，更加保險，更容易依循與追蹤。