電腦玩物

最近在 Podcast 節目「高效人生商學院」中，和趙胤丞老師一起聊了「年底如何做斷捨離」這樣的議題 ，一開始我們從怎麼捨棄、如何丟掉不需要的東西、如何放下過去的焦慮開始談起，不過最後我們都有一個共通的結論：那就是最有效的斷捨離，不是一直糾結著要丟掉什麼東西、任務、心情，而是拿回自己的主導權，建立自己決定的使用、處理流程，這時候，自然就會放下那些干擾自己的雜物。

如果你常常覺得自己需要整理的資料非常的龐雜，不知道如何做好有效的分類。或是各種雜亂的資訊混在一起，要決定下一步行動的時候覺得非常干擾，但真的要找參考內容時又找不到。也可能努力的整理出一個看起來很豐富的資料庫，但執行目標、創造價值的產出沒有提升，反而是花了太多時間再整理。

在上 時間管理課程 、 數位子彈筆記課程 時，我通常都會示範很多自己的真實任務筆記案例，這時候往往都會看到我在 Evernote 中利用標籤快速切換各種專案、任務筆記，非常便利。於是常常會有學員問我： 「如何利用"標籤"（Tag）來管理大量的筆記資料呢？」 今天這篇 2021 回顧，我想統整自己實驗、實踐、調整了 10 年以上的標籤運用系統，分享一個「標籤」整理的方法論，並且無論  Evernote  ，還是 Obsidian 、  Notion  這些擁有標籤（或類似標籤）功能的工具中，其實都可應用。

最近讀到一篇文章，提到了 「Clearing To Neutral」 這個技巧，並稱其為克服拖延的一個關鍵習慣。這個習慣可以稱為「清理回原位」，或者我會稱之為「離開前歸位」。 該篇文章來自一個跟電腦玩物同樣經營多年的國外生產力部落格：「 Asian Efficiency 」。其原文：「 How To Stop Procrastinating By Learning One Simple Habit 」。

從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務，可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的，但是很多工具用久了，資料愈來愈龐大，但卻開始感覺工具愈來愈難用： 稍後閱讀儲存了一堆永遠不讀？ 剪貼網頁收集了一堆從沒使用？ 筆記日誌整理了卻還是難以找到？ 我自己早期使用這類工具，也會有這樣的問題，後來逐步修正自己的整理方法，到了現在，可以建立起一個「大量收集但用得到，簡單整理但找得到」的使用邏輯。 這個方法如果跳脫特定數位工具的功能，可以歸納成「3W資料收集法」，是我在收集任何類型資料時，一定會做的三大關鍵步驟。

前一陣子在網路上讀到一篇文章，分享「個人的物品庫存整理系統」，管理自己平常家居生活購買、收藏、收納的物品。他的方法是整理出一份非常鉅細靡遺的表單，有清楚的分類邏輯架構。但是該文作者也提到， 他自己整理出這套表單系統，確實花了不少時間，而且也發現最終有些資料其實很少有機會用到，甚至用不到。 我們在尋找一個好用的工作、生活管理方法時， 其實很容易遇到這樣的困境：「先從理論上最完美的方法開始」，但最終可能不小心「為了方法而方法」 ，結果雖然花了很多心力去架構系統，卻不一定實用，反而因為太花心力而容易半途而廢。 建立物品的庫存表單系統，可能是最完美的方法。如果是公司要管理自己的倉庫庫存、設備清單，當然需要建立一個非常嚴謹的表單資料庫，因為每一項物品都是公司財產帳目，汰舊換新時更要緊密追蹤。 可是如果是自己家居生活的物品，一來數量可能沒有那麼龐大，二來有些物品的資料不嚴謹也無傷大雅。這時候是不是要花很多時間清點物品，建立庫存表單，其實是可以有彈性的。

我常常會收到讀者關於「整理」的問題，可能是資料的整理，可能是筆記的整理，更多時候真正的問題核心在於人生怎麼整理。 一個好的整理系統，就是讓物品、資料、任務擺放在「有效的位置」，「需要的時候」可以「快速的取用」，甚至「不怕遺漏」。這是我們希望建立的整理方法。  我在「 Evernote 子彈筆記術 （相關課程與書籍）」當中，也建立了一套這樣的整理邏輯，並在 Evernote 中用來整理專案、任務、資料，甚至也用來整理想法，還可以整理家居物品。後來我延伸到 Google 雲端硬碟上面的檔案整理，都採用相似的整理邏輯。

我喜歡把生活、工作、學習中的大小事，建立一套專案、資料庫整理系統 。「一個路徑清晰的系統」，其實就能幫助我們更容易推進目標、聚焦目標、創造成果。我在《 大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統 》這本書中，也一再強調，真正缺乏效率、缺乏成就的問題，不是自己的個性，也不一定是環境，而是往往在於缺乏為自己建立一套系統。 我自己用來建立這套系統的工具，是 Evernote （目前依然如此）。而 Notion 是一個我也觀察、研究許久，覺得也很適合用來建立這套系統的工具。 所以今年我有一個目標，希望對 Notion 做更深入的研究，並跟大家分享我研究後的整理方法。 對我個人來說，不是要轉換到 Notion 。而是我想試試看自己在 Evernote 中建立的系統，如果轉換到 Notion ，可以做哪些調整？又可以建立怎麼樣的專案、資料庫整理系統？ 這對我來說，是很有趣的練習。 而對讀者來說，也可分享給想要試試看、已經在使用 Notion 的朋友。 當然，我也在這樣的過程中，更清楚分析了一些 Notion 與 Evernote 的應用差異，不過這就等到之後的文章再說吧！

重新整理，去除無用的東西，讓有用的東西放在有用的位置。可以幫助我們增加使用東西的速度、準確度。 整理，不只是居家收納的整理，我們的日常工作流程、使用的數位工具與產生的雜亂資料，也很需要整理。 今天這篇文章，我想分享自己在不同工作流程、數位工具與資料上的整理方法，提供大家一份 2020 工作整理的參考。

Google 雲端硬碟 （ Google Drive ）上備份同步的檔案愈來愈多 ，只是照著原本資料夾分類的邏輯，還要加上會有許多「要和別人一起協同合作」的檔案，可能雲端硬碟上的資料愈來愈混亂，要找到需要的檔案，要花掉很多時間。 尤其是「共用」的時候，如何管理會是一個麻煩。 當團隊一起共用一個雲端硬碟的資料夾，每個人有不同的檔案分類邏輯，我們不好去改動別人的資料夾分類，最後很容易變成檔案都丟上去，但資料夾卻很混亂。 這也是我到很多 企業教學 時，最容易遇到的 Google 雲端硬碟問題之一。 這時候，關鍵的解決方法，不再是嚴謹的資料夾分類，因為再怎麼分類，還是會遇到下面問題： 分類愈複雜，愈難管理。 分類愈多，打開資料愈花時間。 分類無法有彈性的適應檔案不同使用需求。 協同合作的時候，分類很難達成共識。 所以一個更輕鬆，但有可能更有效的整理法， 是運用「專案推動」的邏輯，建立自己的「工作流程整理法」。 並且這個整理法不只對個人有用，在團隊協同合作時，也可以幫團隊建立簡單清晰、快速有效的檔案整理邏輯。

常常有讀者問我類似問題：「當 Evernote 資料庫龐大的時候，如何能夠確保自己可以"想起" / "找到" 之前建立過的相關資料？」 無論是否使用 Evernote ，如果你的資料量很大時，要找到資料都會變成一件麻煩事。即使 Evernote 有強大的「 搜尋功能 」，但有時好像搜尋結果中也無法輕易看到你真正需要的資料，或是搜尋了老半天依然找不出自己需要的筆記嗎？ 如果你的筆記量是幾百則，可能這個問題還不是那麼明顯。 但是像我的 Evernote 中筆記數量來到 12000 則以上，每次搜尋關鍵字，常常都會一下子找到幾百則相關筆記時，我是如何解決這樣的問題呢？ 今天這篇文章， 就以 Evernote 為例，跟大家分享 4 個整理技巧，如何幫助我即使有上萬筆資料，還是能快速找到我需要的筆記？

《 怦然心動的人生整理魔法 》是我很多年前閱讀的一本書，作者近藤麻理惠被稱為日本的整理教主、整理女王。最近她又因在 Netflix 上播出的收納整理教學影集，再次受到很熱烈的討論。而在這之前，麻理惠的整理術在日本、歐美就已經非常知名，且擁有許多支持者。 雖然在很多物品，像是衣服、書籍、文件等的整理上，我並非真的採用近藤麻理惠的整理技巧。 但從《怦然心動的人生整理魔法》中汲取的某些關鍵反思，經過我自己的驗證後，也成為我在做各種人生管理時的思考基礎。 我翻開自己多年前為《怦然心動的人生整理魔法》這本書做的讀書筆記 ，列出我信服的幾個書中觀點，並帶出自己將其驗證在不只衣物整理，也是在生活整理、工作整理、時間整理時，所引發的各種心得，整理成這篇文章，跟大家分享。

剛剛過去的 2018 年，對我來說是關於「整理」的一年。

不要過度喧囂，但也不是與世隔絕，適當的安靜與專注，或許是一個讓我更舒服的手機中庸整理之道。

我在電腦玩物介紹過不少待辦清單與大綱工具，待辦清單像是：「 20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器 」，又或者一些專門的大綱清單工具：「 讓腦中混亂回歸條理： Dynalist 強烈邏輯組織者的筆記工具 」、「 WorkFlowy 教你如何簡單打點大腦靈感、專案任務流水帳 」。

我自己主要的工作平台，除了 Evernote ，就是 Google Drive 雲端硬碟，並且我主要會使用「網頁版」的 Google 雲端硬碟，除了上面有很多線上編輯功能外（可參考： 新版 Google 雲端硬碟網頁上線，非用網頁版不可的 11 個功能 ），也因為網頁版有許多高效率的檔案管理方式。

朋友的手機 App 愈裝愈多，常常為了找一個要用的 App 翻著手機老半天，或是對自己要利用什麼 App 一團混亂，只是在手機 App 上不自覺打發時間。於是朋友問我， Esor 平常介紹那麼多 App ，會全部都裝嗎？又會怎麼整理自己的 App 呢？

如果我們看到一篇文章時，覺得這篇文章某一段寫得很好，或是某一處心中還有點疑惑，而且又很想知道解答，很想跟人討論，我們可能就會在文章底下留言，邀請作者、其他讀者一起來參與知識的交流。

在「怦然心動的人生整理魔法」這本書中提到了一個「整理節慶」的概念，作者近藤麻理惠説整理要像節慶一樣，一次做好做滿，不要東整理一點西整理一點，而是下定決心一次整理到位，那麼以後就再也不會回到混亂狀態。

我最近進行的幾個專案，都在嘗試用這個新方法，來整理 Google Drive 雲端硬碟 上的混亂檔案資料，嘗試了幾個專案後，也覺得應該有效（起碼對我有效）。所以今天這篇文章就來跟大家分享。