電腦玩物

Notion 前幾天的發布會推出了不少新功能，而其中一個無論免費、付費用戶都立即可用的更新，就是「表單（ Forms）」 。相信習慣線上文書作業的朋友都會「表單」不陌生，像是「 Google 表單」可以用來設計簡易的報名網頁、收集客服回饋，甚至用來處理團隊的工作狀態回報，乃至於記帳。（延伸教學： Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學 ）

「 Tally 」是一款可以簡單上手的線上表單工具 ，版面初體驗非常簡潔乾淨，但實際深入使用後，會發現他擁有許多特殊但切合現代需求的問卷功能，非常自由的版面設計，以及提供了很有彈性的表單問題邏輯， 讓我們可以設計出與回答者進行有趣、動態、專業互動的線上問卷網頁。

當我們想要在團隊中收集大家意見，投票討論決策時，小至訂個便當，大到決定工作方向，可能我們都習慣利用像是「 Google 表單 」這樣的工具進行問卷調查。不過，既然 Google 文件本身就可以進行多人協作， 有時候我們要討論的內容就在原本的 Google 文件上（例如會議記錄、專案企劃文件），那有沒有更簡單的方式，在我們日常的文件流程中就能完成投票決定？

Google Forms（ Google 表單）很早期的版本其實是可以設定問卷不同元素的字體大小與替換字型的，但後來新版的 Google 表單簡化（自動化）了介面設計，但在字體設計上反而沒辦法做太多的手動調整，尤其對中文內容更不親切。有時候想要把中文標題換成比較醒目的字型，或是把說明中的重點句加上粗體也做不到。

利用 Google 表單 設計一些「特殊需求的數據追蹤工具」，是我在電腦玩物上分享過很多次的方法 ，簡單的設計，就能自己完成一個有用的記錄 App：

用「 Google 表單」結合「 Google 試算表」，除了可以設計出線上問卷、報名表格，還可以轉化成像是共同記帳、任務回報這樣的協作流程，而且非常簡單易用，輕鬆就能獲得自己需要的統整資料庫：

Google 表單可以製作一些簡單的線上考試問卷，但如果這些線上測驗不只想要計算分數，還想計算作答者花了多少時間，甚至是有時間限制的練習，有什麼外掛可以加上時間限制的功能呢？ 今天要介紹的這個 Google 表單外掛與延伸服務： 「 Quilgo 」，就可以提供 Google 表單測驗時的計時功能 ，應用在學校班級、公司面試的計時線上測驗，免費版也能解決部分的需求。

Microsoft Forms （微軟表單），是一個類似 Google 表單的線上問卷、線上測驗、線上收集資料的工具 ，原本只有開放 Office 365 企業用戶、教育版用戶使用， 但目前正式開放給一般有微軟帳號的使用者，免費帳戶也可以使用。 不過線上問卷工具其實已經很多，也有免費的 Google 表單在前，免費開放的 Microsoft Forms（微軟表單），有沒有什麼新特色呢？ 我初步測試一輪後，其實整體來說，Microsoft Forms（微軟表單）免費版的功能，相比 Google 表單來說是比較陽春一點點的，但也有多出一個許多 Google 表單想要的功能。 下面為大家做一個快速但完整的分析比較。

「 YouCanBook me 」這個工具，在網站首頁開宗明義的描述了自己的用途：「不要用電子郵件來回溝通時間，讓預訂會議、行程更簡單。」 雖然像是 Google 日曆可以跟專案團隊共用行事曆，或是公司內部的 Outlook 行事曆系統可以發送團隊開會通知。我之前也寫過以工作、家庭團隊為核心的行事曆合作方法： 最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學 用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學 但也有很多情況是，我沒辦法跟對方共用整個行事曆，但又想要讓對方可以「方便的」直接在「我個人的行事曆」預約我「有空」可以開會、服務的時間。

「 Google 表單」是簡單易用的問卷工具，也是「收集資料」的 App ，例如你可以延伸應用在：「 Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用 」。 無論製作一個簡單的公司內報名表、調查員工旅遊時間、產品活動意見調查、團隊的工作回報日誌、收集客戶或團隊通訊錄、 和好友旅行的記帳分帳 等等。工作、生活上各種跟資料收集統計有關的需求，都可以思考「 Google 表單」的活用。

我之前在電腦玩物介紹過很多 Google 表單的應用：「 Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學 」，例如最受歡迎的是可以做多人記帳表單：「 Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用 」。

最近在幫小朋友預約一個親子活動，這個活動每一場人數都有限制（而且不多），但有很多個活動時段可以選。我看到對方利用一個網頁報名表，讓想報名的人可以直接選擇還有名額的時段，而且當下報名成功後，我的行事曆上也立即自動出現該場活動的通知。

前幾天 Google 在 Twitter 上 發布了一個「 節省時間的小技巧 」，搭配「.new」的短網址，就能快速新增相應的 Google 文件、簡報、試算表、表單，甚至 Google Sites 。並且不需要先進入 Google 雲端硬碟或相應服務網站，不需點開選單，就能隨時隨地立即建立新文件。

公司要舉辦聚餐了，大家提議了幾個地點來進行投票，但不是每家餐廳大家都熟悉，所以主辦人要幫忙收集資料，或是提供地址、地圖連結，讓同事們決定要去哪家餐廳。雖然像是 Google 表單 ，或是 LINE 內建的投票 ，都能幫助快速決定地點，但遇到上述情況，其實也還是很麻煩。

許多朋友在做問卷、收集資料時會使用的 Google 表單，今天加入了更多外觀自訂的功能。

Google 表單的強大之處，在於它不只是問卷工具，更可以設計各種收集資料的「輸入介面」，像是記帳、寫日記、習慣養成，都能用 Google 表單來設計專屬自己的輸入工具，這樣也就不一定需要另外使用 App 了。我之前在電腦玩物中，整理過一篇這樣的案例分享：「 Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學 」。

當你用 Google 表單 設計了一份活動報名表或是線上問卷， 希望填寫完畢後，可以寄送一封確認郵件給對方，讓對方知道報名成功，或是提供需要的額外資訊 。這樣的流程，除了手動寄出，如何自動化呢？ 兩年前，我有介紹過「 Simply Send 如何讓 Google 表單報名成功後自動寄出確認通知信？ 」，這是一個 Google 表單的外掛程式，他就能根據表單內容客製化郵件，自動寄送確認信給填表者。不過，這個 Simply Send 外掛已經很久一段時間沒有更新了。 還有另外一個外掛程式可以做到類似的事情：「 Email Notifications for Google Forms 」，他的評價頗高，使用者眾多，並且 2018 年還保持更新，同樣可以根據表單內容，客製化確認郵件，並且自動寄信給填寫成功的填表者。

多年前我有介紹過「 Typeform 」這個線上問卷設計服務，那時候它的特色就是精美流暢的問卷外觀，不僅讓對方填寫問卷時覺得很有質感，而且輸入時甚至可以不用動到滑鼠，鍵盤上快速輸入就能完成整份問卷，兼顧了外在視覺與內在效率。 所以雖然 Google 表單 是免費實用的問卷選擇，但「  Typeform  」也可以在一定程度下免費使用，而它的外觀讓許多朋友更加喜愛。 而在 2018 年，「 Typeform 」即將迎來一次重大的更新， 稱為「 Typeform 2.0 」，在這次更新中，他要大改「設計問卷的流程」 ， 以我實際測試後的心得來看，他將設計問卷變得像是「編輯一份純文字筆記」一樣簡單、省時間！ 結果十分令人驚艷。 「 Typeform 2.0 」將會在 2018 年的 2 月份全面推出，現在你則可先到 「 Typeform 」帳戶裡切換到 2.0 的編輯介面。

在電腦玩物中，我有一篇文章非常受歡迎：「 Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學 」，在該篇文章裡面，我整理了自己實際使用過、測試過的 Google 日曆應用，從當作課表，變成公司會議系統，到寫日記。 功能其實都很簡單，工具很好上手，但關鍵是：「我們可以如何利用來解決問題？」 本來操作就是愈簡單愈好，是那種「 操作我會，只是沒想到可以用到這個方向 」更好。因為工具本來就要用來解決問題，但要解決什麼問題，需要經驗和想像的累積。 今天這篇文章，我就想用同樣的筆法，把我這幾年實際研究，並且實際利用過的另一個工具：「 Google 表單 」，整理出除了設計問卷外，可以用來解決哪些實際會遇到的問題。（功能操作可以參考： Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學 ）

「 Google 表單 」，大多數朋友都知道是可以設計問卷、報名表的工具。甚至如果好好利用，像我還嘗試過用來記帳：「 出國旅行記帳分帳不混亂教學：免裝 App 的記帳表格範本下載 」。或是製作生活習慣養成表：「 贏得好習慣，而非養成習慣：設計一張生活遊戲挑戰表 」。 而當逐漸大量運用 Google 表單，遇到一些重複的問題設計需求時，就會想說：「 有沒有辦法直接插入之前在另一張表單設計過的問題呢？ 」 例如我用 Google 表單設計了許多 我的公開課程 的課前問卷，不同的課程會重新設計新問題，但也一定有一些問題會重複利用，例如已經設計好的「學員職業調查」，好不容易輸入完成各種基本職業的選項，之後如果其他問卷表單要用，就不想重複製作一次。 那麼，有沒有辦法把 A 表單已經設計過的單一問題，複製到 B、 C 等更多表單中，直接插入使用，不用花力氣重新製作一遍呢？