電腦玩物

常常收到這樣的讀者、學員詢問：「我在 Notion 中的不同資料庫，設計了不同的任務提醒、行事曆排程，有沒有辦法可以把 Notion 不同資料庫的所有任務，都顯示在同一個行事曆上統一管理？最好還能整合在 Google 日曆上的行程？」現在，這個問題獲得了官方功能支援， Notion 最新推出的「 Notion Calendar 」就能滿足上述需求。

要跟重要客戶約定一個討論重要專案的會議時間？或是請貴賓挑選一個可以參與活動的日期？還是老師要提供學生幾個可以預約諮詢的時段？ 這常常是一個看似不困難，但動作很繁瑣的麻煩，有時候來來回回確認時間，加上在郵件、行事曆等多種工具上的修改確認，就讓人覺得效率低落。如果說，在撰寫郵件時就能直接插入多個讓對方挑選的時段，而對方在郵件中就能預約完成，雙方才會更加省時省力！

之前在電腦玩物撰寫過「 利用 Google 日曆製作預約行事曆網站，完整步驟圖解教學 」這樣一篇教學， 可以利用 Google 日曆企業版、學術版的帳號來製作「預約時間網站」，像是老師要讓學生預約諮詢時間、個人工作室讓顧客預約服務時間，甚或預約場地安排等等 ，都可以利用這樣的功能，建立簡單的預約入口。

在真實的工作流程中，有時候最簡單的 Google 文件協作，其實就是團隊中大家最好上手的工作方式，我們不只可以把他當做文書工具，也可以當作專案企劃、待辦清單的工具來使用。尤其這幾年來， Google 文件陸續強化了待辦清單、專案模板、任務進度等相關功能，其實可以看出 Google 文件自己也想變成文件型的管理工具：

可以替換 Google Chrome 瀏覽器新分頁的外掛套件很多，之前電腦玩物也介紹過不少，有幫助我們專注與聚焦每天重要工作的選擇，也有讓我們更放鬆紓壓的畫面，有興趣的朋友可以參考下面四種不同的新分頁套件：

「 SavvyCal 」是一款從簡單到進階功能都一應俱全的安排時間專用行事曆工具。 如果只是需要設計一個讓大家投票決定重要會議時間、票選下次聚會日期的網頁，那麼「 SavvyCal 」的免費版本就能簡單滿足需求，設計出漂亮的投票專用行事曆網頁。

2023/9 新增教學 ： Gmail 預約會議時間新功能教學，讓客戶一鍵挑選安排會議行事曆 安排會議時間的工具並不少見，因為當雙方需要約定會議時，或者當你常常需要跟客戶約定下次會議，如果沒有有效率的做法，那麼流程上就會浪費掉許多時間。 例如寄出一封詢問時間的郵件，對方回了幾個可能或不可能時段，再次寄出一封確認時間郵件，然後雙方在行事曆上註記提醒，這些流程跑下來，常常會拖延不少時間。

在討論重要專案進度、解決任務問題的開會過程當中，做好會議記錄筆記絕對是重要的。 只是會議記錄要怎麼寫才有效率呢？如何讓與會者可以對會中討論、會後行動更有共識，避免重工？無論是實體會議、視訊會議，這都是需要解決的關鍵問題。

最近在電腦玩物寫了兩篇文章，獲得不少回饋，一篇提到要幫自己打造一個時間管理入口，可以統整自己重要專案進度、安排並統一看見今日要做的重要行動清單（參考： 2022起始：建立自己的時間管理入口，以我的 Evernote 系統為例 ）。另一篇有讀者提到他的時間管理入口是 Google 日曆，想知道如何把他變成像是單機專注視窗的軟體（參考： 避免瀏覽器雜亂分頁干擾工作，把常用線上工具安裝成專注應用 App ）。

之前在電腦玩物中也介紹過幾款「喬時間」工具，這類快速安排會議時間服務，大致上又可分為兩種類型， 第一種類型是「提供他人可預約我的空檔時間」 ，用在讓他人預約會議、預約服務、預約個人面談等等需求上。 第二種類型，是「提供多人投票表決某個共同會議、共同活動時間」 ，用在決定部門會議日期、部門聚餐日期等等需求上。

這一年多來，國外因為疫情而展開的 遠距工作 ，讓辦公室裡的時間安排增加了更多需求，例如需要更簡單的告知同事自己目前是居家、辦公室或在什麼特殊地點工作，當在家上班後也更需要能有一些隔絕干擾的專注時間，避免隨時都在線上討論而妨礙了工作效率。

之前在電腦玩物介紹過不少「讓其他人簡單預約我的 Google 日曆時段」 的服務，例如： Koalendar 免費易用讓學生客戶預約你的 Google 日曆與 Meet 視訊 利用 Google 日曆製作預約行事曆網站，完整步驟圖解教學 YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間

如果你常常需要讓他人預約你的行事曆時間，例如老師要讓學生預約面談的時間，當面對的預約人數比較多時，或許我們就需要一個更快速建立行程的預約工具。如果以 Google 日曆來說，之前在電腦玩物已經介紹過幾款選擇： 利用 Google 日曆製作預約行事曆網站，完整步驟圖解教學 （Google Workspace 日曆內建功能） YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間 （第三方工具） Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學

我習慣使用 Google 日曆管理自己的行程，但公司工作上則有 Outlook 行事曆會公告各個重要會議、活動時間，當然我們會希望把兩個行事曆整合在一起，可以統一查看時間表，以防漏掉重要的事件。 我之前在電腦玩物有介紹過一款軟體：「 Outlook CalDav Synchronizer 雙向同步 Outlook Google日曆教學：設定簡單的免費開源軟體 」 ，該款免費、開源的軟體，可以設定 Outlook 與 Google 日曆「雙向同步」，不只是整合兩個行事曆，還可以在 Google 日曆修改 Outlook 行程，或反過來做。只是需要電腦上安裝軟體，兩者才能同步。 但是最近這幾年來，我慢慢發現，其實對我自己來說，並不需要真的用到「雙向同步」。

行事曆是大家都需要的簡單工具，只是如果要記錄會議時間，如何安排可以讓會議更有效率？如果要處理待辦事項，如何讓行事曆的安排是有效的，而不是變成壓力日曆？ 除了行事曆的特殊工具功能外，這篇文章，想要分享的是行事曆的通用管理策略。 這些管理策略是我多年實踐、修正後累積的方法，當然沒有一種策略可以適合所有人，但是或許可以從這些真實經驗中，提供大家 5 個有效的思維參考。

目前的 Google 雲端辦公室服務中，像是 Google 文件、 Gmail、 Google 地圖等，都有相應的離線功能。讓我們在沒有網路的情況下，還是能打開上述服務，並且編輯處理最近的文件、簡報，或是處理最近的郵件、郵件附檔： 開啟 Gmail 全新離線版，免外掛可離線處理 90 天內郵件與附檔 Google 文件電腦端離線編輯功能新版登場，可以指定離線文件 台灣版 Google 地圖開放「離線地圖」功能！下載離線地圖教學

Google 日曆 Android App 近期的更新，終於加入了一個需求已久的功能：「整合了 Google Tasks （ Google 工作表）」。 讓手機上也可以統一在 Google 日曆 App 中，查看包含今日行程、專案進度、提醒事項，以及 Google Tasks 的到期任務，成為真正的統一時間管理中心。

學校老師想要提供一些時段，讓學生預約面談時間。或者公司、學校有一些設備場地、員工服務，開放時段提供成員自由預約。也可能是工作室、個人工作者，提供時段讓顧客預約自己的服務。 遇到這些需求時，之前在電腦玩物也介紹過許多可用的工具。今天這篇文章，分享如何利用 G Suite 版本 Google 日曆 ，快速簡單架設一個預約時段的行事曆網站的方法。

2023/9 新增教學 ： Gmail 預約會議時間新功能教學，讓客戶一鍵挑選安排會議行事曆 這是一個來自讀者的詢問： 「近日因為個人需要定期舉辦活動，希望能在Gmail 嵌入行事曆邀約，想達到2個目的： 1. 可以於信件上，透過建立好的行事曆時間、地點及內容，建立能直接加入iCalendar 或Google Calandar的連結。 2. 可以於信件上直接回覆是否參加。 讀者說他的想像是：有點類似於Facebook 上的「加入行事曆」和「參加與否、有興趣」的選項，在許多社交軟體上蠻常見的功能，因為信件仍是我主要聯繫受眾的方式，如果能自行嵌入在Gmail 中，將對於項活動主辦而言非常方便且具有高自由度。」 讀者想要達到的效果，看起來簡單，但其實沒有想像容易。 今天這篇文章，研究幾個方法，如本文開頭如片所示。讓接收郵件的人，不管是在 outlook 或 Gmail 或其他信箱，都能在郵件中直接出現一個「把活動新增到自己的行事曆」的快速按鈕。

對我來說 統整所有資料的管理中心是 Evernote 。在 Evernote 中把所有專案、任務資料整理在一起，是最有效率的做法。 不過最近有位同學問我， 他平常就是習慣用 Google 日曆安排所有任務，那可以把任務資料統整到 Google 日曆上： 把 Google 日曆當作任務資料的統整中心嗎？ 或者我也常常會做下面這樣的利用：我們一般會在日曆上安排會議行程，如果會議中有各種需要的資料，像是產品簡報、問題郵件、Evernote 構思筆記，可以都統整到 Google 日曆的會議行程中，從行事曆也可以方便開啟。 要做到上述需求，功能並不難，而且效果很不錯。讓我們來想想看，是不是可以把 Google 日曆變成統整資料的好工具。