電腦玩物

最近在一個企業的培訓課程中，有位朋友問到：寫了那麼多筆記，做了那麼多計畫拆解，卻也無法確保每一個目標筆記都能夠馬上推進，這要怎麼辦呢？

對於平常喜歡研究時間管理的我來說，除了之前利用 ChatGPT 增加工作上文書、寫作任務的效率外， 接下來想要試試看的就是有沒有可能利用 ChatGPT 來提升時間管理的計畫力呢？當然，這裡並非是說讓 ChatGPT 接管我們的計畫，我們也不想（沒辦法）成為只是聽 AI 指令的人 ，就像利用 AI 來提升寫作效率時也不只是用在複製貼上自動生成內容一樣：「 我如何利用 ChatGPT 提高寫作效率，跟 AI 對話強化論點而不抄襲 」

最近幾次的 課程 學員一對一訪談中，不約而同的提到一個類似的問題：「雖然知道了筆記應該以專案、任務為單位，筆記的核心是目標的設定，而不是零散資料。但是，要怎麼樣才能寫出好的目標筆記呢？」

時間管理的很多焦慮，來自於自己想做、要做的事情很多，不只工作上的任務希望依照時程完成，也希望把生活、家庭過得精采，還要認同自己的價值。

一個穩定可靠的工作流程，是所有生產力與效率的基礎。

在經典的時間管理方法論 GTD 中，除了清空大腦，另外一個很重要的概念就是「情境」，要讓行動可行、任務完成，思考情境的分類是很關鍵的一步。 在 GTD 的概念中，情境就像是「什麼場景應該處理什麼事情」，只有把事情會發生、事情會執行的「場景」考慮進去，時間管理才能事半功倍 。

之前《 防彈筆記法 》的線上導讀會活動，有不少朋友問到類似的問題：「 有時明明是自己想做的長期目標，也已經嘗試拆解成容易達成的行動，設計了引誘自己行動的誘因，但還是會想要偷懶，怎麼辦呢？ 」

時間管理 最重要的不是安排時間，而是如何有效地完成一件事情，而在這樣的過程中，如何解決那些卡關、阻礙與干擾，其實才是決定時間管理是否有效的關鍵。 甚至有時候如果沒有發現問題、不知道如何拆解問題，當然也不知道如何設定解決問題的方案時，就算排出再厲害的時間表或計畫表，最終還是會變得一團混亂 。

在 時間管理的課程 中有時候會遇到這樣的問題，如果我們的目標感覺是很難以量化的，例如是某種感覺、態度的改變，或是某種長遠的理想，這時候，常常會覺得無從下手計畫，或是怎麼規劃好像都不對，找不到具體可行的方案，於是也就很容易變得拖延。

整理是讓人安心的，只是無法真正減緩事情尚未完成的焦慮。計畫是讓人興奮的，只是無法真正帶來推進成果的成就感。 當然，也不是說不要計畫，就一股腦的執行，這也不是好的時間管理辦法。（延伸參考： 為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？ ） 但是如何在整理、計畫，以及真正執行之間，找到一個平衡點呢？

我在自己的 時間管理相關課程 中，特別強調「重新拆解」目標、行動清單的技巧，很多朋友會以為我們怎麼會不知道自己想要的目標是什麼，以為反正就是完成別人交付的任務就好。但時間管理其實不能這麼快下決定，很多時候要解決的核心問題是「如何拆解行動」。 因為我們太想立即見效、立刻行動，反而：「 跳過了一些關鍵的拆解步驟，於是行動清單變成只是一般的行動，而這樣列出的待辦清單反而容易變成沒動力又拖延的壓力清單。 」

最近收到一封讀者來信，提到他即將放寒假，想要在寒假好好制定一個讀書計畫，但又擔心自己喜歡看小說、追劇的習慣，會讓這個計畫失敗，所以寫信來問問我的建議。 讀者提到：「我有看小說追劇的習慣，但也想要在各種考試得高分，可是總是沒有辦法兼顧課業和娛樂活動。每次看完一部劇就去找另一部劇看，看完一本小說就再找下一本小說看。」讀者想知道的是： 很想知道一天中分配給讀書和娛樂活動的時間各要多少？ 不知道怎麼做讀書計畫，但做了計畫有時候也不會去執行怎麼辦？ 這位讀者心中其實是有具體目標的，他提到： 想善用寒假來準備多益，可是知道自己不可能不看劇。 因為多益需要考到畢業標準800分，但考了兩次都沒有達到標準分。 於是我從這樣的基礎，開始幫這位讀者做了一些分析，我擷取其中的幾個重點，也提供各位讀者參考。

在時間管理上，我們常常犯一個關鍵錯誤，就是因小失大，只聚焦在每天待辦清單上的瑣事，變成只能追著事情跑，卻無法掌控自己真正有價值的長期目標。 有時候長期目標迴盪在腦袋中，卻沒有循序漸進的拆解，我們就不知道當下應該掌控哪些行動才是最重要的，於是每天就會被那些臨時的、次要的雜事所牽制。 但是一般的待辦清單工具，都是先聚焦在每天要做的事，缺少長期的、鳥瞰的視野。 有沒有可能有一種待辦清單的設計，可以幫助我們聚焦在很長期而重要的目標，例如 5 年計劃，但又可以幫我們有序地進行拆解。 歸納出每年、每月的子目標，拆解出每週的任務進度，然後才聚焦在每天真正跟目標有關的行動呢？

這篇文章源自於最近常被問到的一個問題。接近年底，上 時間管理相關課程 時，總有學員問我，有沒有推薦什麼年度計畫的格式？當然，各式各樣的計畫格式是有的，但為什麼對有些人有效？對有些人無效呢？ 要做好年度計畫，其實只要一本空白筆記本就足夠了。在設計出任何時間表、看板、表格清單之前，其實年度計畫的本質，不外乎是：

「 OKRs App 」是一個免費的目標規劃線上工具 ，從其命名就可以知道，這個工具根據 OKR 理論（ Objectives and Key Results 目標和關鍵成果），引導我們去設計自己的目標、追蹤目標成效。 OKR 理論來自於 Google 等知名企業的目標管理方法，但「 OKRs App 」這個工具，主要是提供用戶規劃「個人目標」，所以功能很簡單， 只是設計出一套「表格」，讓即使不了解 OKR 的人，也不需要先搞懂理論，只要照著功能設計一步一步做，就能做出 OKR 訴求的： 明確、有難度的目標，並定義好要追求的可衡量成果。 OKR 可不可以運用在我們個人的目標管理上呢？我認為當然是可以的，甚至生活中的一些往往虛無飄渺的目標，更需要 OKR 思維來翻轉。我也在電腦玩物撰寫過相關文章，分享自己如何把這樣的理論，納入自己的生活目標管理中：「 把 OKR 用在生活與家庭目標管理，學會設定要事 」。

新的一年，我們會覺得應該開始設計新的年度目標嗎？但更應該擔心的，是那些多出來消耗我們精力的新目標。 我自己通常很少去做年度目標的規劃。 我不是說年度目標不重要。但年度目標有可能陷入一個這樣的迷思：「這是一個全新的開始，所以我可以透過全新的目標，帶給自己全新的人生。」 但是，現實中沒有什麼「全新」的開始，12/31和1/1本質上並沒有什麼不同。新的一年不會是全新的一年，明天也不會是全新的一天。 如果目標是新年新希望，很容易變成像購物買新東西，滿足的往往只是當下的新鮮感，新買的東西卻可能造成更大的浪費。 這些「新買的」年度目標不僅實現的機會不大，甚至可能變成我們`「明年的挫折與壓力」。想想看，要做的事情都做不完了，還要透過新目標來逼自己做更多，而做不到時又更挫折嗎？

看似高遠的人生願望，像是我要健康、我想更快樂、我要工作與生活平衡，雖然好像很有價值，但卻總是沒辦法實現。於是我們說，這是人生給我們太多限制，讓我沒辦法去實踐「自己想做」的事。 但或許真相不一定是我們的時間不夠、動力不夠，而是因為沒有為這些願望設定好「高價值目標」與「關鍵結果」，所以看似有模有樣的目標計畫，可能根本「不是真正重要的事」！ 在沒有人幫我們設定目標，也沒有人要求我們產出具體成果的生活中， 或許我們更應該透過 OKR（OKR，Objectives and Key Results，目標與關鍵結果） 這樣的方法論，練習「幫自己的人生設定要事」的技巧。

你是不是想做的事情很多，覺得自己沒有辦法分配時間去完成這些目標呢？ 你會不會常常做很多事情，但除了很累、壓力很大外，這些事情忙完了，也好像沒有為自己帶來真正的成長改變？

每次排計畫時總是很興奮，甚至花了很多時間排出完美計畫，但是反而因為排好了計畫，讓人更加抗拒，更不想做嗎？ 而且愈多計畫帶來愈多壓力，一旦某個計畫中的事情卡關，就會想要整個放棄，或是一直卡關在那邊，而整個計畫都往後拖延？

某次 時間管理課程 後，有學員來跟我討論，雖然設定了像是「要好好陪伴孩子」這樣的計畫，但執行起來似乎還是找不到著力的重心，於是這些看起來好像很棒的目標，最後真的都變成實現不了的年度願望。這裡面有什麼需要調整的方法嗎？ 我問到：要好好陪伴孩子，當然是好事，但要如何驗證這個計畫真的實現呢？有沒有一個可量化的、具體的成果可以代表這個目標實現呢？對方回答說，這樣的長期價值實現，如何去量化驗證？