電腦玩物

ChatGPT 早期有一個功能叫做「 Code Interpreter 」，後來改名「進階數據分析」，但都是透過 AI 撰寫 Python 程式碼來分析我們的數據檔案，最直接的利用就是上傳 Excel 試算表後，可以利用這個功能自動做完統計、創建圖表，甚至提供決策建議。而在 OpenAI 推出 GPT-4o 模型後，這個功能又更進一步， 現在可以「連結」我在 Google 雲端硬碟中的文件、Google 試算表，在 ChatGPT 中「直接開啟」，並針對表格中的某一段數據進行 AI 提問、新圖表生成。

ChatGPT 這幾天又開放了一個強大的應用： Code Interpreter ，即日起所有 ChatGPT Plus 用戶都可以開啟 Code Interpreter 功能，不再只是有限度地開放。那麼這個功能可以做什麼呢？簡單的說：

當你用簡報、試算表軟體，或是 流程圖繪製軟體 製作出一張圖表後，因為要用在風格比較輕鬆，或是需要吸睛的報告現場，還是要插入網頁文章中，或許可以試試看 「 INSTAD.IO 」這款免費線上工具，自動、快速把你的資訊圖表轉換成「手繪風格圖檔」，甚至還能轉出「 Gif 動畫圖」。

我很喜歡「 Chartify 」這個線上工具的副標題：「 Chart Maker for busy people 」，給忙碌的人的圖表設計工具 。幫助我們的簡報、文章、報告企劃，快速產生一張好看的圖解，讓想要傳達的想法、數據更加分。但最重要的是：「不費力的」，讓我們把力氣用在內容的規劃上，讓「製作成圖表本身」變得相對簡單且不花時間。

我在電腦玩物介紹過許多流程圖、甘特圖與統計圖表工具：「 免費畫流程圖、心智圖、甘特圖軟體推薦：用圖表理清工作難題 」，不過他們大多是適合電腦使用，像是安裝在電腦的軟體，或許是適合電腦操作的線上工具。

在電腦玩物上有兩篇 Google 工具的延伸活用文章很受歡迎，分別是：「 Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學 」、「 Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學  」。在這兩篇文章中，我分別用實際的應用案例，分享了這些簡單工具的意想不到用法。

在微軟 Office 文書工具中，「巨集（Macro）」是行之有年的功能，在 Excel 中透過錄製巨集就能「自動完成重複操作」，節省大量整理表格時間。以更白話來說， 簡單的「錄製巨集」，就是機器把我「第一次的操作記下來」 ，接下來就能交給機器重複第二次、第三次到無數次操作，免除我自己手動重複一樣操作的時間。

在購物網站、旅館機票網站，搜尋一大串需要比價、研究的商品清單，或許是工作上需要製作一份競爭產品列表，也許是要抓資料來跟朋友討論旅行規劃。這時候， 有沒有高效率的方法，讓我不用一個一個手動複製與整理資料，如果可以把網頁資料直接抓取成 Excel 表格有多好 。 又或者你在搜尋「 電腦玩物 」的某主題文章（網站右上角有搜尋功能喔！），找到了一大串你想讀的文章搜尋結果，有沒有辦法直接把搜尋結果裡十幾、二十篇的文章，自動轉換成表格清單。在類似的百科、資料、學習網站中，就能更快的整理你需要的參考資料。 今天要介紹一個可以幫你更快完成上述動作的工具：「 Listly  」， 這個工具只要輸入網頁網址，就能把網頁中的品項清單、資料內容，自動下載並轉換成 Excel 表格 。而且我的實際測試裡，對中文內容的購物網站、資料網站皆可支援，免費帳號也有一定程度的使用量。

我之前曾經發生過這樣的小事件，在前往 講座課程 的公車上，正準備著等會的簡報內容，忽然想到如果其中一個論點，可以畫成一個數據圖表來解釋的話更好！當下想著圖表可能的樣貌，但因為站著只有手機可以用，那個情境並不方便拿出電腦畫圖表，等等也沒時間，於是只好放棄這個想法，後來想想，有點可惜。 有時候就是這樣，你可能在任何情況，腦袋裡思索著某份報告、某個教案、某種論述，甚至是臨時要在即時通中跟客戶解釋某個東西，比起文字解釋，你的腦袋裡浮現的是某個圖表圖解，只是當下不一定能輕鬆的把他畫出來，於是放棄，因為大多數圖表工具都要到電腦上才適合使用。但這樣一來，很多很棒的圖表點子，可能也因此消失了。 由知名企業端辦公室服務 Zoho 推出的「Charting App - Chartistic」，就是想要解決上述問題，這是一款 iPhone 上也能輕鬆使用的圖表 App ，並且 「 Charting App - Chartistic 」真的設計成「小螢幕手機上」也能輕鬆畫出直條圖、線形圖、面積圖、餅狀圖，甚至還能搭配美工圖案做出各種有趣圖解！ 如果是常常會做圖表的上班族，或是常常在講課的老師，說不定這是一個可以常備在手機中的工具，下次有圖表的點子時，就能立刻把他畫出來、存下來，用到以後的報告、 簡報 、教材中。

當你的公司或團隊逐漸發展，有大量客戶訂單需要管理，有陸續增加的人資差勤資料要統整，還有許多團隊內部需要的費用報支、資產清單、出差會議要跑行政流程。當面對上述的需求，如果員工各自使用 Excel、文件、郵件來跑資料管理流程，會導致檔案分散、無法統整且不利協同合作。但是如果公司或團隊想要導入 ERP 之類的資料管理系統，無論導入套裝軟體，或是自己客製化，也都是一個大工程。 這時候，台灣團隊開發的「 Ragic 」，就是一個想要解決上述兩大問題的服務。 「 用 Excel 管理資料太分散？行政流程缺乏協作與即時性？ 」 Ragic 提供了雲端協同合作，甚至線上簽核的資料行政管理流程。 「 自己做 ERP 或資料庫，難度高、不好用？ 」 Ragic 提供了類似 Excel 的親切介面，還有各種商務資料範本，你可以快速組合，建立出自己需要的資料庫系統。而且幾乎任何人都會用，因為完全不需要寫程式，甚至連資料管理都因為有範本而變得很簡單。

我要提供一些訂購單給客戶填寫，訂購單上有些內容是我這邊填寫好的，客戶只要修改其中一小部分欄位即可，但如果整份文件給客戶，很可能客戶一不小心填錯了地方，這時候有沒有辦法在文件中「 主動提醒和限制 」客戶應該填寫和不應該填寫的欄位？ 或者有一份備忘錄要讓合作者查看，請他在其中有爭議或有需要之處填上自己的意見，但又不希望他改動到備忘錄其他地方，有沒有辦法在合約中「 加上密碼限制 」，只允許對方修改部分地方，若要修改其他地方必須知道密碼的人才能解鎖？ 這時候假如使用微軟的 Office 文書工具，那麼在 Word 和 Excel 中，都有很簡單的功能可以「限制編輯區域」、「加上密碼保護」，這樣一來無論是訂購表單、合約文件，都能安全地傳遞給客戶查看，並且避免他們改錯地方。

「 樞紐分析表 」是 Excel 裡一個快速分析資料的實用功能，而且號稱高手都一定要會用，他的名字聽起來很厲害，其實操作起來「 很簡單 」。因為「樞紐分析表」原本的目的就是要「化繁為簡」，解決大量龐雜的資料表格很難讀出重點的問題，幫你快速建立起「摘要」，簡單重新整理成有彈性的統計報表。 舉實際的例子來說明的話： 像是原本在試算表中建立一個花費帳目表，但是每一筆花費只是根據支出日期排列，就是一個流水帳，而裡面的支出人、消費類別、消費形式等等都是錯綜雜亂的，這樣的流水帳目，就可以利用「樞紐分析表」來快速建立一個「以支出人、支出類型重新分類」的試算表。 又或者公司裡有一份銷售報表，裡面有每一個單位的每一個產品的銷售數據，可是這份報表原本依照銷售數字排序，所以 A 單位的五個產品散落在不同欄位、 B 單位的十個產品也錯雜在不同地方，這時候，可以利用「樞紐分析」來快速建立一份 A、 B、 C 等單位各自所有產品的總銷售量報表。 在報告、統計時，善用「樞紐分析表」，就能以更精確、更聰明的方式「透視」原本雜亂的報表，會讓你的報告看起來更專業。

這其實應該是早就該有的功能， Google 試算表 終於加入了「 表格文字旋轉 」的功能，幫助我們做出更齊整又精簡的表格。 我之前在用 Google 試算表製作一些表格時，可能遇到欄位名稱比較長，但填表內容其實是很短的數字文字時，因為欄寬要一致，導致表格很多空白，整個表格太寬太大。這時候，就會想要像 微軟 Office Excel 那樣可以旋轉文字。 而現在 Google 試算表終於推出了同樣的功能，可以將表格內的文字旋轉各種傾斜與垂直角度，你可以回頭試試看修齊那些原本讓你困擾的表格了。

什麼時候你需要快速建立大量行事曆行程呢？ 例如你是老師，排好了這個學期的課程，需要在行事曆上一次建立超過五六十個以上的行程。或者你是排班人員，需要在月曆上建立近百個當月班表。還是說你是專案管理人員，需要把開完會議後討論的十幾個新進度添加到你們的行事曆上。 這時候當然也可以一個一個行程、班表手動在行事曆上新增，但是這樣一來要一直切換編輯行程畫面很不方便又多花很多時間，假如有些資料可以複製貼上時也不容易複製， 所以你可能就需要這樣的方法 ：先把所有行程、班表建立在表格上（ Excel 或 Google 試算表皆可），然後一次匯入行事曆（例如本文要教的是 Google 日曆 ）。 先在表格上建立好已經的行程表，方便的地方是表格容易快速輸入、剪貼、複製內容，這就節省了內容製作的時間。然後接著只要一個簡單的匯入動作，就可以把 Excel 或 Google 試算表的表格轉換成 Google 行事曆行程。

有讀者詢問：「可否將 Google 日曆 無痛匯出成 Excel 月曆格式？或是列印成顯示完整行程內容的紙本行事曆？」針對這個問題，我進行了一些測試與研究，統整出三種方法，不能說是找到完美解法，但既然已經研究比較，也就寫成一篇文章跟大家分享。 方法一 ，就使用 Google 日曆網頁版內建的「列印」功能，可列印成紙本，可轉成 PDF ，這個方法最簡單，列印出來的行事曆也漂亮，還可列印成多種格式的行事曆。缺點就是有些真的太長的會議行程名稱，就算縮小字體也可能無法完整顯示內容。 方法二 ，使用線上工具「 gcal2excel 」直接將 Google 日曆匯出成 Excel 表格，使用簡單，比起自動手動匯出轉換要省去很多工夫與技術，而且行程、地點、筆記等完整內容都能匯出。缺點則是轉換出來的真的就只是表格，適合用來計算工時或當作待辦清單，但要顯示成月曆格式需要自己手動重新調整。 方法三 ，使用單機軟體「 WinCalendar 4.0 」，可以在 Excel 中匯入 Google 日曆的 iCal ，並且自動轉換成月曆的格式，真的很無痛又簡單。但這是一款付費軟體，免費版只能讓我們試試看效果，會有匯出內容數量上的限制。

雖然市面上很多可以 計算熱量 、 追蹤時間 、 紀錄帳目 的 App ，但這類紀錄工具如果沒有一個的設計是符合你的特殊需求，那麼其實可以利用自己慣用的筆記軟體、 Excel 表單等來製作，有時候更有彈性，資料還更容易掌控在自己手上。（延伸閱讀： 萬用型 App 優先法則！提升產能，節省時間的工作術 ） 例如我之前寫的「 Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用 」，就是用 Google 表單自己設計記帳 App ，滿足我想要「有特殊消費評分格式」、「可以和老婆一起記帳」的特殊需求。 而前幾天，看到 國外的 Reddit 論壇 有人張貼了一個自己設計的「 自動時間精算 Excel 表 」，他同樣也說到：因為自己有精密計算時間的需求，但找不到真正滿足自己特殊需要的 App ，所以乾脆用 Excel 表格做出一個自動化的特殊時間計算工具。

你有時候會在網路文章中看到一些讓人驚艷的圖表，例如可以互動旋轉的地球上顯示各地區資料。或者你會在一些精緻的 簡報 中看到設計很有特色的長條圖、折線圖、趨勢圖。問題是，這些圖表要怎麼做出來呢？一般的 Excel 或 Google 試算表 似乎無法解決這個問題？這時候，「 plotDB 」就派上用場了。 「 PlotDB 」是由台灣的「 資料視覺化 」團隊開發的線上動態圖表製作工具 ，它提供了上百種動態圖表樣式，用戶只要上傳資料表格，就能套用樣式，製作出吸睛且多樣化的圖表，不需懂寫程式，也不需懂設計，都能快速上手。 我之前在電腦玩物也介紹過不少線上圖表工具：

當你完成了一份試算報表，羅列整理了大量數據後，為了讓一些「比較」與「分析」更具體，你應該會想製作各種類的「 統計圖表 」，例如用直條圖比較優劣、用折線圖展示趨勢、用堆疊圖（面積圖）呈現各部分在整理所佔比例的關係等等，讓你呈現報告時更有力量。 我之前在製作周勝輝老師的《 銷售的科學：如文案一般的說話，像心理師一樣的觀察，40個讓客戶買單的提案技巧 》這本書時，對裡面解析圖表用途的一段話印象深刻：「圖表要看『勢』，如果要看細節，就看數字報表會更仔細，所以我們必須要 將數字轉為『勢』 ，以便客戶在瞬間就能理解整個圖表態勢。」 但是要怎麼將「一大堆的數字」，轉換成一張具體呈現態勢的「好圖表」呢？有時候製作圖表可能真的很花時間，而且對初學者來說，要去分析轉化這些數字，或是挑選一種適合的圖表來呈現並不容易，這時候怎麼辦？

我不是念商管出身，工作上也比較少遇到統計報表需求，所以試算表裡的函數運算等專業功能我不是那麼熟練，但即使如此， 雲端的 Google 試算表 仍然是我常常使用的工具，除了真的拿來做表格外，還有很多工作與生活上的活用方式 。 之前我只要發現或想到一個 Google 試算表的活用方法，例如拿來做多國語言翻譯機，或是設計成自己的記帳 App ，我都會在電腦玩物進行分享，而這一路寫來，也累積了一系列的文章。 對於想要活用 Google 試算表的朋友，或許這些範例可以提供大家更多的想像，所以我將其整理起來，方便大家一次查詢。

今天來跟大家分享我自己在 製作表格 時很需要的技巧：「 如何把純文字的筆記清單，快速轉換成表格？ 」 為什麼需要這樣的方法呢？因為製作表格前的構思和收集資料階段，我喜歡在 Evernote 筆記中用單純文字清單做紀錄，這樣很快很直覺，而且轉換電腦與手機平台都能快速記錄，不用煩惱格式，即使我用 Onenote 時，也覺得先以文字清單方式組織表格內容更方便。 或者說當腦袋中浮現出一個表格圖像，如果正在移動中，手機上不方便畫表格，那麼我很有可能就是打開筆記，用文字清單方式先做筆記。 但是當我想要把純文字清單轉換成表格時，有沒有快速的方法呢？