電腦玩物

上週整理了最近在 企業內訓課程 中分享的：「 Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧 」，有讀者來信問了一個她的需求： 「我用 Google 試算表整理許多正在進行中的任務， 想要用一個簡單、易看的方式，在儲存格中，畫出每一個任務目前的完成度進度條，可以做到嗎？ 」 這個需求，在 Google 試算表中可以利用「 SPARKLINE 」這個函式來設計完成。

假設我有好幾個新舊年份、不同專案的試算表，想要把每一份試算表中的收益資料， 「自動統整」 到一份總表，除了不用手動剪貼，更希望可以在每一份試算表資料更新時，總表也能跟著 「自動同步更新」 。這樣一來，我就可以節省下好幾個步驟。 我之前介紹過一個第三方工具可以解決這樣的工作流程設計：「 Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表 」。不過就在該篇文章的底下留言，有朋友提到 Excel、 Google 試算表也有內建的「函數公式」可以解決同樣問題。 所以今天就讓我們透過 Google 試算表，來介紹一下這條可以「自動彙整多份試算表，並同步更新資料」的函數公式教學 。對於常常要做報告總表的朋友來說，說不定可以節省不少時間。

在工作上難免會有很多「瑣碎煩人」的事情，這些事情可能是重複、單調的步驟，但不得不做，可是做起來又很花時間，容易讓人疲倦，消磨我們的動力，而且手動去做還很有可能常常出錯，檢查、彌補錯誤又更花時間。 這時候要減少瑣碎煩人事情的方法之一，就是建立更自動化的工作流程。 今天要介紹一個最近簡單研究的工具：「 Sheetgo 」， 如果你有很多報表、試算表需要管理，並且常常需要追蹤、統計會整的數據資料，那麼可以利用「 Sheetgo 」來建立一個彙整報表的自動化流程。

在電腦玩物上有兩篇 Google 工具的延伸活用文章很受歡迎，分別是：「 Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學 」、「 Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學  」。在這兩篇文章中，我分別用實際的應用案例，分享了這些簡單工具的意想不到用法。

我對「時間軸」的整理工具，一直頗有興趣。老師可以利用這樣的時間軸整理歷史年表，影迷可以利用時間軸整理電影故事發展史，並且不需要會寫程式碼，就能把精彩的時間軸分享到網路上，提供大家瀏覽。

在微軟 Office 文書工具中，「巨集（Macro）」是行之有年的功能，在 Excel 中透過錄製巨集就能「自動完成重複操作」，節省大量整理表格時間。以更白話來說， 簡單的「錄製巨集」，就是機器把我「第一次的操作記下來」 ，接下來就能交給機器重複第二次、第三次到無數次操作，免除我自己手動重複一樣操作的時間。

老師如果想要做一個給學生看的「數位學習工具」的推薦網站、賣家想要架出一個「熱門商品」介紹主頁、作家想要列出「書籍」或「講座活動」清單網頁，如果是臨時需要，如果自己也沒有程式技術，有沒有什麼速成一個堪用網頁的方法呢？

「樞紐分析表（資料透視表）」是使用 Excel 或 Google 試算表整理資料時，很重要的一種資料統計方法，我曾在「 Google 試算表樞紐分析表範例教學，像 Excel 般資料快速重整 」一文中寫過教學。當資料數值很雜亂時，只要善用樞紐分析，就能快速的總結出一些統計結果。 例如我在「 出國旅行記帳分帳不混亂教學：免裝 App 的記帳表格範本下載 」這個應用案例中，就用樞紐分析，來拆出每個人應該平均負擔的帳款。 只是要設計出自己的樞紐分析表，對不熟練的朋友來說可能還要想一想，操作設定上也可能要花一點時間。 不過，如果你使用 Google 試算表， 那麼 Google 現在「會主動建議你應該使用什麼樣的樞紐分析」，而且「幫你直接做好樞紐分析表」 ，於是我們只要直接插入即可！

前一篇文章聊到「 記憶閃卡 」的相關工具，就很巧地看到一個「用 Google 試算表製作記憶閃卡」的線上工具：「 Flippity.net 」。 他的效果就是，我只要在 Google 試算表 表格中，輸入我想要練習背誦的資料，就能自動轉化成類似 Anki 或 Quizlet 這類記憶閃卡遊戲 。而這樣一來，我的單字、考題等記憶資料庫放在自己的 Google 試算表中，但是又能達到閃卡練習的效果。 而且「 Flippity.net 」提供的 Google 試算表範本非常簡單易用。我自己又在裡面加了一些變化，加上了「自動英翻中」的函式，這樣一來，就能更輕鬆地在 Google 試算表建立起 背英文單字 的記憶閃卡囉！

我要提供一些訂購單給客戶填寫，訂購單上有些內容是我這邊填寫好的，客戶只要修改其中一小部分欄位即可，但如果整份文件給客戶，很可能客戶一不小心填錯了地方，這時候有沒有辦法在文件中「 主動提醒和限制 」客戶應該填寫和不應該填寫的欄位？ 或者有一份備忘錄要讓合作者查看，請他在其中有爭議或有需要之處填上自己的意見，但又不希望他改動到備忘錄其他地方，有沒有辦法在合約中「 加上密碼限制 」，只允許對方修改部分地方，若要修改其他地方必須知道密碼的人才能解鎖？ 這時候假如使用微軟的 Office 文書工具，那麼在 Word 和 Excel 中，都有很簡單的功能可以「限制編輯區域」、「加上密碼保護」，這樣一來無論是訂購表單、合約文件，都能安全地傳遞給客戶查看，並且避免他們改錯地方。

「 樞紐分析表 」是 Excel 裡一個快速分析資料的實用功能，而且號稱高手都一定要會用，他的名字聽起來很厲害，其實操作起來「 很簡單 」。因為「樞紐分析表」原本的目的就是要「化繁為簡」，解決大量龐雜的資料表格很難讀出重點的問題，幫你快速建立起「摘要」，簡單重新整理成有彈性的統計報表。 舉實際的例子來說明的話： 像是原本在試算表中建立一個花費帳目表，但是每一筆花費只是根據支出日期排列，就是一個流水帳，而裡面的支出人、消費類別、消費形式等等都是錯綜雜亂的，這樣的流水帳目，就可以利用「樞紐分析表」來快速建立一個「以支出人、支出類型重新分類」的試算表。 又或者公司裡有一份銷售報表，裡面有每一個單位的每一個產品的銷售數據，可是這份報表原本依照銷售數字排序，所以 A 單位的五個產品散落在不同欄位、 B 單位的十個產品也錯雜在不同地方，這時候，可以利用「樞紐分析」來快速建立一份 A、 B、 C 等單位各自所有產品的總銷售量報表。 在報告、統計時，善用「樞紐分析表」，就能以更精確、更聰明的方式「透視」原本雜亂的報表，會讓你的報告看起來更專業。

這其實應該是早就該有的功能， Google 試算表 終於加入了「 表格文字旋轉 」的功能，幫助我們做出更齊整又精簡的表格。 我之前在用 Google 試算表製作一些表格時，可能遇到欄位名稱比較長，但填表內容其實是很短的數字文字時，因為欄寬要一致，導致表格很多空白，整個表格太寬太大。這時候，就會想要像 微軟 Office Excel 那樣可以旋轉文字。 而現在 Google 試算表終於推出了同樣的功能，可以將表格內的文字旋轉各種傾斜與垂直角度，你可以回頭試試看修齊那些原本讓你困擾的表格了。

什麼時候你需要快速建立大量行事曆行程呢？ 例如你是老師，排好了這個學期的課程，需要在行事曆上一次建立超過五六十個以上的行程。或者你是排班人員，需要在月曆上建立近百個當月班表。還是說你是專案管理人員，需要把開完會議後討論的十幾個新進度添加到你們的行事曆上。 這時候當然也可以一個一個行程、班表手動在行事曆上新增，但是這樣一來要一直切換編輯行程畫面很不方便又多花很多時間，假如有些資料可以複製貼上時也不容易複製， 所以你可能就需要這樣的方法 ：先把所有行程、班表建立在表格上（ Excel 或 Google 試算表皆可），然後一次匯入行事曆（例如本文要教的是 Google 日曆 ）。 先在表格上建立好已經的行程表，方便的地方是表格容易快速輸入、剪貼、複製內容，這就節省了內容製作的時間。然後接著只要一個簡單的匯入動作，就可以把 Excel 或 Google 試算表的表格轉換成 Google 行事曆行程。

雖然市面上很多可以 計算熱量 、 追蹤時間 、 紀錄帳目 的 App ，但這類紀錄工具如果沒有一個的設計是符合你的特殊需求，那麼其實可以利用自己慣用的筆記軟體、 Excel 表單等來製作，有時候更有彈性，資料還更容易掌控在自己手上。（延伸閱讀： 萬用型 App 優先法則！提升產能，節省時間的工作術 ） 例如我之前寫的「 Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用 」，就是用 Google 表單自己設計記帳 App ，滿足我想要「有特殊消費評分格式」、「可以和老婆一起記帳」的特殊需求。 而前幾天，看到 國外的 Reddit 論壇 有人張貼了一個自己設計的「 自動時間精算 Excel 表 」，他同樣也說到：因為自己有精密計算時間的需求，但找不到真正滿足自己特殊需要的 App ，所以乾脆用 Excel 表格做出一個自動化的特殊時間計算工具。

之前我在電腦玩物介紹過不同平台的甘特圖軟體，研究了製作甘特圖的流程教學，我自己也開始會針對一些複雜專案，嘗試用甘特圖來計算排程： 在Google Drive免費協作畫甘特圖！ Gantter 排程教學 GanttProject 免費中文專案管理軟體下載，製作甘特圖快速教學 於是我就想說：那能不能在我自己最慣用的「 Google 試算表 」上製作甘特圖呢？ 進一步研究之後，發現有一個「 Google 試算表外掛」可以做到，這個外掛叫做「 ProjectSheet 」，使用起來也很簡單，免費就能幫我們建立一套 甘特圖的 Google 試算表範本 ，裡面還包含了自動排程、統計進度等等設計。

當你完成了一份試算報表，羅列整理了大量數據後，為了讓一些「比較」與「分析」更具體，你應該會想製作各種類的「 統計圖表 」，例如用直條圖比較優劣、用折線圖展示趨勢、用堆疊圖（面積圖）呈現各部分在整理所佔比例的關係等等，讓你呈現報告時更有力量。 我之前在製作周勝輝老師的《 銷售的科學：如文案一般的說話，像心理師一樣的觀察，40個讓客戶買單的提案技巧 》這本書時，對裡面解析圖表用途的一段話印象深刻：「圖表要看『勢』，如果要看細節，就看數字報表會更仔細，所以我們必須要 將數字轉為『勢』 ，以便客戶在瞬間就能理解整個圖表態勢。」 但是要怎麼將「一大堆的數字」，轉換成一張具體呈現態勢的「好圖表」呢？有時候製作圖表可能真的很花時間，而且對初學者來說，要去分析轉化這些數字，或是挑選一種適合的圖表來呈現並不容易，這時候怎麼辦？

今天來跟大家分享我自己在 製作表格 時很需要的技巧：「 如何把純文字的筆記清單，快速轉換成表格？ 」 為什麼需要這樣的方法呢？因為製作表格前的構思和收集資料階段，我喜歡在 Evernote 筆記中用單純文字清單做紀錄，這樣很快很直覺，而且轉換電腦與手機平台都能快速記錄，不用煩惱格式，即使我用 Onenote 時，也覺得先以文字清單方式組織表格內容更方便。 或者說當腦袋中浮現出一個表格圖像，如果正在移動中，手機上不方便畫表格，那麼我很有可能就是打開筆記，用文字清單方式先做筆記。 但是當我想要把純文字清單轉換成表格時，有沒有快速的方法呢？

最近大家在看 電腦玩物 文章時，應該有發現我開始在一些「比較類」文章裡放入表格，讀者回饋都很喜歡這樣的改變，讓一些比較文章看起來更加專業清晰，例如：「 Email App 比較表 」。 也因此有讀者 來信詢問 ，這樣的網頁表格如何製作出來呢？有什麼優點？ 設計網頁表格有很多方法，你可以利用網頁語法來寫，或是利用部落格編輯器插入（如果有支援的話）。但如果上述方法都行不通，或是想要更多表格的變化，我們又不是網頁語法高手時怎麼辦？ 我自己選擇一個超快速、最簡單，不需要懂太多網頁表格語法就能設計出完美表格的方法 ，那就是利用「 Google 試算表 」製作並張貼網頁表格。 2016/6/ 新增： Airtable 最強大線上表格製作，免費資料庫重整任何事 效果如下面這個 kkbox、 Apple music、 Spotify 比較表 。

今天在臉書上看到幾位朋友分享了一張動畫圖（ 來源 ），動畫圖中顯示了一個把 Google 試算表當作多國語言自動翻譯機的範例，十分讓人驚艷！ 於是我立刻開始研究，並將動畫中的某些語法加以改良，這篇文章，就要來教大家怎麼用 Google 試算表就能自製多國語言自動翻譯機，並且提供大家範本下載。

回到總整理目錄： [年度精選] 辦公室裡一定用得上的100種免費資源下載 我對於表格、試算表的運用不是很擅長，每每看到那些 Excel 高手時往往只有讚嘆，除了公式函數運用外，還有很多 Excel 專家可以在看似普通的表格欄位中，變化出五花八門的各式圖表、預算表、計劃表，在他們手上彷彿 Excel 就像是一個完美設計工具一般。 這時候，或許對像我這樣的工作者來說，找到一些已經製作完成的 Excel 範本模版，直接套用來滿足工作需求，或是好好拆解研究裡面的活用方法，不失為一個好管道。 那麼哪裡有大量專業的 Excel 試算表、工作表格範本可以下載呢？ 今天推薦的「Vertex42」或許是一個不錯的選擇，上面收集了大量（上百種）專業的 Excel、 Google 試算表、 Open Office 表格範本： 從行事曆、預算表、發票登記表、計劃表、行程表、時間登記表、甘特圖、回家作業表到上課課程表，涵蓋各種工作領域的範本，大多都能免費下載。 總整理： Google 試算表活用教學：你可能還不知道的10個技巧