電腦玩物

我這裡說的 清單工作方法 ，不是單純把任務列在清單上，那是塊狀工作。而是先把任務分點拆解，讓任務不需要一次做好，而可以逐步分點完成。（可延伸參考： 兩步驟改寫待辦清單，提升時間利用量、任務達成數 ） 什麼是塊狀工作？ 想要一口氣完成任務，需要一次有兩三個小時以上空檔。 什麼是分點行動？ 把塊狀工作切塊、分點，變成可以一步一步完成，每一個可能是30分鐘以內的時間（當然，沒有很嚴格的時間定義）。舉例像是寫一篇文章這個塊狀任務，可能變成下面的分點行動：

首先要說明的是，所謂推薦，也只是我的個人經驗。我不會說：「如果當年，我早知道......」這樣的話，避免犯錯是我們的目標，但犯了錯也並非就是壞事，年輕時很多不知道的東西，要經過許多磨鍊來學習。但就算現在步入中年，若是一直在挑戰新事物，其實還是跟年輕時一樣，充滿挫折，但又充滿成長的熱情。

收到一位老讀者來信，提到他的困擾：「我的工作大多都是例行性事務，像是每天處理固定文件資料、進行固定整理、最後進行固定編排產出。但在工作效率上還是有很多困擾，發現自己常常漏東漏西，會重複犯錯，也不時在工作流程上出現新錯誤。我也很希望能改進這些問題，每天都會寫反省日記，但問題為什麼還是重複發生呢？」

最近讀到時間管理大師大衛艾倫的一篇短文：「 GTD AND INFORMATION OVERLOAD 」，他提到「 資訊爆炸 」是一個假議題，我們之所以覺得資訊爆炸， 並不是資訊太多的壓力，而是「沒有思考與決策」累積的壓力 。 這真是一句很有智慧的話。

2017 年年初，我在電腦玩物撰寫了「 用心智圖法畫出一年目標與行動， 2017年從這個視覺技巧開始 」一文，獲得很多轉載與迴響。而現在即將邁入 2018 年，我想聊聊如何去找到讓自己更專注、更簡化的數位生活方式。 我也常常聽到這樣的問題：數位工具很多，讓人有選擇焦慮。新資訊太多，生活倍感壓力。因為每個看起來都不錯，如果全部都要想辦法派上用場，那麼到底是更有效率的數位生活？還是更多煩惱的數位生活呢？ 更進一步的，有些數位會直接對生活產生影響，而我們很難規避。像是郵件、即時通、社群、新聞，好像我們如果全部都能善用，就能提高效率？或是乾脆全部斷絕，就能找到效率？不，這都不是我的想法。

上禮拜寫完「 台灣開發 2016 年讓人驚豔的遊戲 App ，電腦玩物12款私心推薦 」一文後，獲得許多讀者的傳閱，而其實那篇文章在我的筆記裡還有後半集！那就是除了遊戲推薦外，在我更關注的數位工作領域，有沒有台灣開發的生產力軟體、 App 值得推薦呢？ 當然有，而且還很多！ 今天這篇文章，就讓我來整理我個人有使用過，而且覺得可以幫助我們提升某部分工作效率的「 台灣開發生產力工具 」，這其中或許有些也對你的工作有所幫助。 2016/12 新增： 台灣免費履歷範本工具 CakeResume 自由設計精美履歷表下載 2017/01 新增： Funliday 台灣開發出國自助旅行行程規劃 App 全球離線自由行 2017/02 新增： 更適合共享討論的心智圖： Milkr 交換你我複雜想法的便捷方式 2017/04 新增： 停車大聲公：節省找停車位的時間與金錢，台灣開車必備 App  2017/10 新增： Ragic：台灣開發 Excel 式企業雲端資料庫，取代 Excel、 ERP

在這個即時通滿天飛，也有各種企業溝通平台（如 Slack 、 JANDI ）的時代， 寫一封精準有效率的郵件 ，還是商務工作上必備的技巧。 即時通就是即時通訊，適合快速的討論事情，但即使如企業溝通平台都還是有瑣碎、發散的缺點（參考： 我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率 ），而這些缺點在交代一件重要、複雜的任務時，都還是不如一封電子郵件來得明確又精準，並且可以「留下有效的備忘錄」，這是郵件的優點。 我自己在電話溝通一件複雜事情後，或是用即時通討論完一件事情時，都還是會希望彼此「寄一封電子郵件」做確認，以電子郵件上的整理為依據，這在商務工作上可以避免很多錯誤，更加保險，更容易依循與追蹤。

在買筆記本時，有一種筆記本叫做「 萬用手帳 」，他裡面同時包含了行事曆、通訊錄，還有各種格式的空白筆記頁，我們可以在裡面安排任務、剪貼圖文、寫日記、抄筆記、做計畫、記帳，因為無所不能，所以「萬用」： 我記得自己學生時代只要一本萬用手帳在手，什麼事情都能解決，而背後依靠的是我們對筆記本無窮無盡的創意妙用。 然而，我們在數位工作時常常忘了當年「萬用手帳」妙用的精神。 於是在手機上為了健康需求安裝了一個跑步 App、一個飲食紀錄 App。為了理財需求安裝了一個記帳 App ；為了時間管理安裝了多個待辦清單、習慣養成 App ；為了規劃旅行又多安裝了幾個行程 App ， 實際使用時，卻發生一件事情要記在多個地方的窘境，要手忙腳亂才能管理生活瑣事，或者有些 App 怎麼用都會半途而廢 。

最近迷上了研究各種「學習」的工具，包含英文寫作的學習，包含玩遊戲學程式的學習，可以看到網路上其實有非常多自學服務，可以幫助我們很好的改進各方面的能力。 新增 ： 英文寫作與英文文法檢查必備軟體！ Writefull 完全免費介面精美 英文寫作不詞窮！台灣研發更強大語言學習搜尋引擎 寫英文信最佳辭典： Netspeak 比 Google 翻譯好用 寫英文信自動潤稿修正！ Ginger 英文文法檢查軟體 拚命玩遊戲就能學寫程式！ CodeCombat 還有中文版 玩知名遊戲學寫程式！ Code.org 一小時學會寫小遊戲 而因為更深入的研究，於是有更多朋友和我推薦相關的其他服務，也就這樣源源不絕的又發現了不少好工具。 今天要推薦的，就是另外一個「線上檢查英文文法」的服務： 「 Grammarly 」，他有兩大特色，第一大特色是他的免費版可以檢查出 100 種英文文法錯誤 ，以及包含其他的拼字錯誤，而他的付費版則號稱可以檢查出 250 種以上的語法錯誤。 第二大特色則是「 Grammarly 」的介面非常清爽，閱讀與書寫起來很舒適 ，速度又快，甚至可以當作一個「線上英文寫作軟體」來使用！ 而且「 Grammarly 」和前幾天介紹的 Ginger 還有一個很大的不同，就是「 Grammarly 」提供的文法錯誤解釋更為詳盡。

之前在電腦玩物陸續寫了幾篇英文寫作專用服務後，開始對這類幫助寫英文信、英文論文、英文報告的工具有了興趣： 英文寫作不詞窮！台灣研發更強大語言學習搜尋引擎 寫英文信最佳辭典： Netspeak 比 Google 翻譯好用 強化英文寫作技巧利器 Grammarly 糾正百種錯誤文法 免費商用英文書信範例 1checker 英文寫作練習中文站 2016/1/9 新增 ： 擺脫中式英文！教你善用5億詞彙美國當代英語語料庫 2016/11/25 新增 ： 英文寫作與英文文法檢查必備軟體！ Writefull 完全免費介面精美 幾番研究後，又發現了一個非常好用的英文寫作「修正」外掛：「 Ginger 」，這是號稱世界第一的知名英文文法檢查工具，他分別有推出 Windows 軟體版與 App 版，但我今天這篇文章想要特別介紹他的瀏覽器外掛版。 因為當我們在 Gmail 網頁撰寫一封英文信，或是在國外社群論壇撰寫一篇英文文章時， 「 Ginger 」瀏覽器外掛可以幫我們「即時」檢查文法、拼字、用詞錯誤，並且還提供「自動」修正功能 ，比 Word 的英文拼字檢查還厲害好幾倍。

上週分享了幫助我們在工作上寫英文信的好工具後，今天讓我們在電腦玩物上繼續來討論： 一般回覆工作郵件時，有哪些好習慣可以幫助我們加速工作效率？ 寫英文信最佳辭典： Netspeak 比 Google 翻譯好用 英文寫作不詞窮！台灣研發更強大語言學習搜尋引擎 在目前的職場上，電子郵件還是溝通討論任務最重要的管道之一，無論如何你不太可能完全不處理郵件，即使你的公司內部已經使用像是「 Slack 」這樣的最新專案溝通系統，但免不了其他外部的工作依然會用郵件來處理。 既然郵件就像是一個任務接收、排程、處理的管道，一旦管理不好，那麼工作的節奏與速度自然就會被打亂，這時候除了使用像是「 Gmail 」這樣的高效率郵件系統來加速工作外，還是有一些基本的習慣是在任何系統上處理郵件都應該具備的，可以說是回覆工作郵件的基本功。

有時當我們要呈現複雜的資料時，圖像化的表達可以更清晰呈現重點。 有時當我們要把難纏的思緒梳理時，圖像化的思考說不定可以理清頭緒。 有時當我們要記憶或學習新知識時，圖像化的組織與練習，讓我們大腦留下更深刻印象。 如果我們需要圖像思考、表達、記憶與學習時，有沒有哪些圖像化愛好者會需要的雲端數位工具可以幫上忙呢？今天這篇文章就針對電腦玩物上介紹過的各種圖像化工具來做一個階段性整理。 2016/5 新增 ： 活用 Mindomo ，在清單思考與心智圖思考間自由轉換 2016/10 新增 ： Freeplane 免費中文版心智圖軟體教學，飛快的 Freemind 進化版

昨天和創易九宮格筆記的 蔡巨鵬老師 聊天，我們講到九宮格筆記、心智圖、清單思考，乃至於現在最流行的康乃爾筆記法價值，我們講到為什麼要套一個方法在自己的創意思考或知識整理上？因為想法與世界是混沌的迷霧，雖然有很多未知的地方不能套用公式必須我們自己去開拓，但如果我們先有一張地圖來指出基本道路，才能先進入核心出發點，然後才有自己找到道路的機會。 蔡巨鵬老師的九宮格筆記，或是大家使用的心智圖、康乃爾筆記法，還是我在電腦玩物分享自己的「 數位三層筆記法 」， 都是在幫我們先找到一個「思考架構」，從而可以釐清混亂頭緒。 要不然若是冒然的進入「 腦力激盪法（頭腦風暴） 」、「 心智圖法 」，卻沒有先理解出應該有一個思考架構，那麼很有可能激盪了很多延伸想法、畫出了很多枝節點子，最後卻依然還是非常發散而混亂，真正派得上用場的卻不多。你是否也曾經遇到這樣的難題？那麼這其實都是因為我們忘了先從一個基本的思考架構出發，忘了先去找到思考的流程或地圖。