電腦玩物

最近在一堂 防彈筆記法 課後，有位學員來問我：「打造個人的第二大腦系統很棒，但我常常要在手機上工作，沒有電腦那麼方便，這時候就會覺得建立系統變得很麻煩，怎麼辦？」

最近在好幾次的 時間管理、防彈筆記課程 中，常常被問到一些類似的問題，這些問題其實也都是時間管理上的經典難題：「每天的事情太多太亂，要怎麼有效利用四象限區分輕重緩急？」「工作常常被打斷、干擾，要如何維持工作效率？」「我常常無法專注，很容易分心，要如何提升我的專注力？」

最近我收到一位《 高效人生工作法圖解 》讀者的提問，分享了一個困擾：他正在挑戰連續 30 天發表短文的目標，但上週六卻因為去看演唱會而完全忘記了這件事，導致挑戰中斷。雖然他在行事曆中排好演唱會的行程，也在待辦工具上設定了每天晚上 8 點 30 分撰寫文章的提醒，但當演唱會當天提醒出現時，他已經在現場，無法處理發文任務，結果計畫被打斷了。

人，不可能不分心，起碼我是沒辦法控制自己要專注就專注，也做不到有意志力去克制自己的分心衝動。所以許多常見的分心技巧，對我來說往往不一定能發揮效用。

前幾天在《 高效人生工作法圖解 》的最後一場重量級來賓直播活動中，我們邀請了楊斯棓醫師（《人生路引》、《要有一個人》作者）來跟大家分享他自己的高效人生心法。斯棓醫師提出了一個當場大家都非常認同的觀點，那就是： 「長期主義」是高效人生的核心原則。

我們需要建立的不是事後整理的工具系統，而是執行的工作流程。 如果工作流程掌握了有效的步驟，那麼事後整理的時間可以降低到最少，自然的建立起自己需要的執行系統。如果要在工具、整理上花費太多時間，這個系統反而更容易陷入自我滿足的困境，卻不一定可以有效幫助自己完成目標。

無論做了什麼計畫，往往都趕不上變化，外在環境的人事物有很多我們無法單純掌控的部分， 如果要說我們真正可以掌控的是什麼，那就是我們能「選擇」持之以恆 ，無論遇到任何意外，一個好的目標能堅持下去，那麼最終會有好的結果發生。

待辦清單的效率陷阱？ 「 待辦清單 」幾乎成了一講到時間管理就好像不可或缺的工具，它不僅是一張簡單的紙條或是數位清單，更是許多人記住與管理無數工作生活事務的方式。然而，這個看似有用的工具真的就是時間管理的最佳解藥嗎？或者它更常是一個讓我們陷入無止境焦慮的效率陷阱？

「把已經寫到一半的文章寫完，把做到一半的事情做完，看似簡單，實則困難。」有時我會發現自己陷入 「開始者症候群」 ，很容易開始新鮮的嘗試，更容易因為遇到挑戰與難關就暫停，然後，繼續開始其他新的嘗試。某些時刻，「好像」多一點新鮮的體驗，是幫助自己擴展視野、突破想法窠臼。

在工作和生活中，待辦清單常被視為推進專案和任務的利器。 但有時，真正能幫助我們節省時間，甚至提升生產力的，可能是一份「不要做清單」。 這種清單上列舉的是那些我們應該在某些時刻避免做的事情，因為這些行動往往不知不覺、習以為常，但卻會無謂地消耗我們寶貴的時間，甚至把我們拉入惡性循環的深淵。

當一天事情很多很亂時，兩個小動作，可以幫助自己獲得更有掌控力的一天。 第一個小動作是：每天早上花個 5 分鐘回看一下 待辦清單 ，確認今天的重心，幫助自己減少混亂中的失誤，在繁忙中掌握關鍵，並且懂得取捨，知道如何停止。（延伸參考： 8 種待辦清單方法指南，從 GTD 到子彈筆記，選擇適合你的更有用 ）

在安排時間的時候，我們通常聚焦在如何設定提醒時間，提醒自己什麼時候要開始推進某些任務或者專案。 不過我們也可能常常發現就算設定了提醒，也不代表一定會去做，反而往往過度安排，最後時間安排還是一團混亂。 即使如此，如果不設定任何時間管理的界線，我們更有可能處在一直工作，永遠停不下來的狀態。或是反過來處於一直不工作，缺乏明確開始的動力，永遠都在拖延的狀態。

為什麼很多時候做計劃想要 克服拖延 ，反而讓我們更容易拖延？ 可能大家都有過類似的經驗：當我們要開始一項重要工作時，我們會想要先整理一下資料，清潔一下書桌，調整環境或氣氛，或者想想還有沒有未完善的計畫細節。結果這些事情東拉西扯，不知不覺中原本的專注時間就消耗掉了。如此一來，事情本身反而沒有進展。

《 防彈筆記法 》 推出後一年多來增加了許多企業、學校邀約，分享這一套以任務為導向的筆記、第二大腦、工作管理系統。許多朋友回饋，這套方法給予他們很大的工作流程啟發，並且確實可行。如果想要透過影音學習這套系統如何操作的完整細節，推薦可以參考有 10 個小時以上的 線上課程：「 個人數位生產力 」 ，因為他跟防彈筆記法同時間推出，正是我的一套數位工作系統集大成版本，並且可以適用在不同工具的搭配組合上。

我們會追求生產力提升，希望能更高效地完成工作。但有時候， 我們卻陷入了不斷地尋求完美工具和更新更有效的工作方法，以為這就是提高效率的迷思 。這導致我們會花費過多的時間和精力在這些工具與技巧上，卻忽略了最核心的問題：真正的效率不僅僅來自於如何使用工具與方法論， 更來自於我們是否完成有價值的成果、是否解決工作上的問題。 今天這篇文章，讓我們回歸自己真正的生產力需求，找到一個更平衡的做法，不再為了追求效率而筋疲力盡。

當我們的電腦使用久了遇到問題時，有時僅需重啟即可解決。同樣地，我們的大腦和自身行為模式也可能需要類似的「重新開機」。雖然大多數人（包括我自己）無法徹底重置自己的生活或環境， 但通過一些簡單的方法來讓大腦或某些負面習慣重啟，可以是重新獲得動力、恢復生產力，以及打破惡性循環的有效途徑。

「因為......所以我沒辦法做到......」這是我也常出現的糾結心情， 結果往往就是某件事情又開始拖延了。 因為時間不夠、因為能力不夠、因為事情太難、因為太多干擾，我們往往想要解決這些「因為」，但最終變成「等到......再說」，等到有時間、等我先鍛鍊能力、等找到事情解法、等沒有干擾的時候，我就能......？ 但是等到天荒地老之後，反而陷入更大的沒時間恐懼中。

很多朋友會利用待辦清單來記下自己每天要做的事情。工具是相對次要的，因為大多數待辦清單的需求，即使是最簡單的筆記工具也能解決。不過， 待辦清單的方法倒是有很多變化。從經典的 GTD （Getting Things Done），到前幾年 子彈筆記 流行時的待辦清單方法 ，還有各式各樣在這些經典方法底下衍生出來的待辦清單技巧。

在「 防彈筆記法 」的概念中，核心的目的不是整理出漂亮的系統、精美的筆記，而是能夠有效地推動專案、任務，能夠快速找到需要的資料，並往前推進下一步行動。（ 防彈，是保護我們專案、任務的生產力，抵擋各種臨時事務的攻擊 ）

  最近讀到一個拖延現象的研究，裡面提到了「時間動機理論」（Time Motivation Theory，簡稱 TMT），研究結果認為人類大腦存在著這樣一種思維模式： 趨向短期、具體的目標，而忽視遙遠未來、抽象的目標。簡單來說，當「完成的時間長度」愈長，我們的「動機（動力、快樂感等）」會因此降低愈多 。