電腦玩物

在很多次的 時間管理課程 中，我常常會被問到「情緒如何管理」的問題。即使已經掌控了某些時間管理工具，或是某些方法之後，我們可能最終過不去的是自己的心情與感受這一關。 例如雖然我已經知道如何利用工具來節省工作時間，也練習了如何拆解目標，但是在執行的過程中，面對到自己或他人的情緒時，往往這些計畫就感覺派不上用場了。

每一次在上 時間管理課程 的時候，常常會遇到有人提出這類問題：「工作上太忙碌了，所以真正重要的目標常常都無法推進。」、「太常被打斷、干擾，所以排好的計畫也往往拖延。」 這時候，通常我們第一時間的反應大多是：「如何減少干擾與臨時任務？」、「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間？」、「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情？」

要找回對時間的掌控權，其實是從許多可能細微的小習慣開始。 因為時間之所以溜走、被占用，往往是我們的一個小動作而交出了原本屬於自己的時間。 這篇文章作為一個 2020 年的總結，我分析自己目前進行中的許多時間管理的小習慣，跟大家分享。

最近 課程 中，無論是針對青年的職涯訓練，或是時間管理方法，都被詢問到一個類似問題： 「整理郵件、即時通等碎片的工具學會了，但我們也想知道 Esor 實際上怎麼管理郵件、即時通的完整工作流程。」 這是一個很棒的問題，工具的功能是一回事，但運轉這樣的工具背後，有沒有什麼關鍵的使用習慣呢？ 有可能正是這樣的工作習慣，才能真正確保郵件、即時通成為工作助力，而非讓工作更加雜亂、干擾。

最近讀到一個概念：「無邊際」，覺得很有警世意味。什麼是無邊際呢？像是好像永遠有讀不完訊息的 Facebook ，永遠有看不完影片的各式各樣影音工具。或者說，整個世界本身（不只是網路，真實世界也是如此），我們要研究的任何主題都有無邊際的資訊量可以查看。 無邊際，是一個現實狀態，這本身也是好事，代表我們永遠可以不斷有所進步，永遠可以更新。 但是如果我們沒有小心注意，警覺到世界本身是無邊際的，甚至警覺到很多工具刻意設計成沒有邊際，想要跟著走，最後就會發現永遠走不到終點，而且還離目標愈來愈遠。

工作上被交付任務，目標是相對明確容易掌握的。反而回到生活中，雖然我們依然想要「做點什麼」，卻往往想做的事情很多，想改變的習慣很多，生活怎麼好像依然還是在同樣的迴圈當中打轉，沒有真正往前邁進的實際感受。 我常常在電腦玩物中，提到設定目標的重要性，也一定說過生活應該像專案、像任務那樣管理的話。（例如這篇文章： 「專案」「管理」我的生活，才是及時行樂的幸福方法 ） 最近，我自己在看孩子成長的過程中，又再次體驗了生活目標管理的重要與效果。

「 Pomodor 」是我最近看到的一款值得推薦的番茄工作法工具。 雖然 番茄鐘工具 已經很多，我多年來在電腦玩物上也介紹過不少， 而這款「 Pomodor 」值得推薦的原因，不是他有什麼特別厲害的功能，而是他「沒有太多功能」。 因為沒有太多功能，所以「 Pomodor 」不一定要註冊帳號，不需安裝軟體，操作非常簡易，並且核心功能都有： 自訂番茄鐘時間 ，每 25 分鐘專注，5分鐘休息，但可以手動調整適合自己的節奏。 就算不登入帳號，也可以在單機瀏覽器中追蹤統計 每日、每週、每月的番茄時間利用。 雖是線上工具，但可以離線使用 ，適合專注時也想斷絕網路的使用者。

前陣子剛剛 寫完新書 ，即使是自己再熟悉的主題，但寫一本書的過程依然還是很有壓力。諸多問題像是：寫到卡關？寫得不滿意？截稿時間？很多其他任務同時進行？都會不斷的累積焦慮。 雖然有時候，壓力、焦慮累積到一個程度後，也有可能刺激我們激發更好的想法與行動（這是真的！）。 不過如果超過我能承受的臨界值而不好好釋放一下，卻可能讓自己長期處於情緒低潮的不快樂狀態，甚至很有可能連其他事情都無法做好。

覺得自己做事情已經很熟練，也認為自己的專業技能足夠，並且沒有什麼拖延的問題，大多數事情都會努力認真去做。但是，即使如此，卻還是覺得自己忙不過來、時間不夠，效率與生產力就停滯在那邊，無法繼續提升上去。 這時候，突破效率瓶頸的方法，或許在於建立一個「不浪費」的時間管理流程。 事實上，如果能反過來做更好，更有效的時間管理方法，先從「不浪費原則」開始，你會發現，這些原則的調整，往往能夠帶來最大的時間節省，與產能提升。

我們的待辦事項分散在太多地方 （郵件、即時通、某個或某些個待辦清單軟體、某個或某些行事曆上，以及某本或某幾本筆記本上）， 往往導致時間管理難以執行，做事容易遺漏，或是覺得管理壓力很大。 確實，很多工具都很好用，各有特色，但也各有缺點，所以每個我都想用，或是想用不同工具處理不同任務。 但是， 太多的生產力工具會造成一些「反時間管理需求」的結果： 會有過多的通知 會需要花更多時間整理 會花時間搞定不同的整理邏輯 需要花更多時間去確認分散的任務 而依然很容易遺漏重要的事情

我們都希望自己可以更有效率的工作，都希望可以節省時間、掌控時間，都希望自己能夠輕鬆解決工作問題。 這些問題其實有一個最實際可行的解決辦法，就是：「善用經驗、持續改善，讓下一次比這一次做得更快更好」。 或許我們很難一次做出完美計畫，很難第一次就做出最有效率行動，我們不一定是天才，不一定一開始就是專家。 但只要做好 PDCA 的查核與改善，那麼大多數朋友都能透過快速進步，讓自己快速的提升效率。

這本書如果從我計畫開始寫的時間點來看，到現在已經有三年的時間了。從 2017 年年初，我受邀開設「 電腦玩物 Esor 的時間管理哲學 」這門課開始，我便計畫要利用課程的實踐，寫出一本對讀者有幫助的時間管理書籍。 有我的筆記為證，雖然這三年來陸續寫了其他的書籍，但這個計畫一直都在進行中。 而三年過後，時間管理課程的演練愈發熟練，這本《 時間管理的30道難題 》新書也於焉誕生。 依照去年的慣例，這次我也分享「 新書的第一章PDF 」，提供大家參考。

「 進攻行事曆 」是我平常規劃重要目標時間的方法，已經實踐了許多年，一直都是幫助我掌控時間大方向的必備系統。 而今天要分享的這個方法，不是做時間的規劃，而是反過來做「時間記錄」。在每一天執行任務的時候，就在行事曆上記錄這段時間做了什麼。 方法本身非常的簡單，而且不像是時間規劃時需要絞盡腦汁，也不用害怕計畫趕不上變化。 因為只是做記錄，無論怎麼變化，就是記錄下來即可。 但是實踐這樣「單純記錄」一段時間後，我們將會發現這樣的記錄也可以對時間管理帶來很「積極」的幫助。 （就像如果不會拆解任務，那麼先從記錄開始，也是有效的方法： 工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵 ） 甚至這時候不需要用什麼複雜或精巧的時間記錄工具，我覺得最有效的其實就是你平常慣用的「 行事曆 」，但最好是能展開到每天每個小時為單位的行事曆。然後就是打開行事曆，隨時把現在我做了什麼，把這段時間的真實利用，寫上行事曆即可。 這樣的記錄，可以幫我看出時間管理的幾個問題，並帶來積極的影響。

「 time blocking （時間保護、時間塊、時間盒） 」是這幾年頗流行的時間管理技巧，在行事曆上，預先把自己的時間保護下來，去做那些更有價值的事情。 今天要介紹的這款工具：「 Calendarist 」，正是一個「 time blocking 」的追蹤統計工具，幫助我們追蹤運動、閱讀，或是工作、家庭的時間。聽起來很常見？ 但最有意思的是， 「 Calendarist 」搭配 Google 日曆，幫我們統計的是在 Google 日曆上的時間利用！ 這就讓「 Calendarist 」不同於一般的時間追蹤工具，例如「 「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App 」或「 RescueTime 拯救時間利器上手教學，自動時間記錄與生產力評分 」。

這一次的影片，關於日常生活中確實可行的時間管理技巧。 花了比較多的時間思考、簡化，加上近期我正在寫自己今年的新書，所以延後了每週影片推出的時間。 但是就像這段影片中所說的，我依然還是把製作影片這個任務，拆解成很多的小步驟，只要一有空檔，我依然保持推進一兩個小步驟。 這樣一來，雖然時間不夠，雖然空檔更少，但在逐步地累積之下，一段我自己滿意的影片，還是最終完成了。 這次的影片，要從我自己多年來同時兼顧正職工作、斜槓工作、家庭生活的經驗，分享自己在亂中保持有序的五個時間管理技巧。

在電腦玩物撰寫了一系列的 Notion 專案應用文章 後，相信電腦玩物的讀者們，也跟著我一起了解 Notion 上的頁面、資料庫、時間提醒等等核心功能的變化。 今天這篇文章，讓我來做一個方法論的總結， 如果要利用 Notion 執行自己的完整時間管理系統，那麼： 如何實踐經典的 GTD 時間管理方法 ？ 並且可以有效的規劃出自己的每週行動清單？

大多數待辦清單工具的設計，都是「消去法」。我們消去愈多，代表生產力愈高。但偏偏要做的事情永遠消去不完。 如果試試看「累積法」呢？把每天的待辦清單，翻轉成「做了什麼清單」。不是消去要做的事情，而是記錄剛剛做了什麼： 讓我們先看到做了什麼，而不是還沒做什麼 鼓勵自己增加做了的事，而不是逼自己消去還沒做的事 這是一份完成清單，而非未完成清單 幫助自己更有成就感、更有動力 從修正已經做到的事情出發，一樣是一種成長

我常常在課堂、書籍、文章中，提到自己的時間管理，後來不喜歡使用 待辦清單工具 管理，也不要先列待辦清單。有些朋友會進一步追問是什麼意思？這篇文章，進一步來解釋看看。 我自己最早最早使用的待辦清單軟體，是「 Remember the milk  」，在電腦玩物上，我也有一段時間做過許多介紹。「記得買牛奶」這個概念，成為我那段時間以為的待辦清單使用方法：「待辦清單，就是把要記住的事情寫上去，提醒自己不會忘記。」 後來一段時間，我介紹各種待辦清單軟體，大概也都是在強調怎麼收集怕忘記的事情？怎麼提醒要記住的事情？然後覺得達到「記得買牛奶」的「結果」，待辦清單就功德完滿。但是，真的是這樣嗎？ 現在的我可能會反問那時的自己：「 記得買牛奶，又怎樣呢？忘記買牛奶，又會怎樣嗎？ 」 一個有效的待辦清單，不應該只是用來幫我記住要做的事情。

最近幾次採訪，都被採訪者詢問到一個類似的問題：「我要怎麼知道自己時間管理得夠好？是不是要計算我利用了多少時間？」 確實，在電腦玩物的前幾年，我有陣子很喜歡介紹「計算時間利用」的工具。例如「 時間塊 」、「 Toggl 」等。 這些工具，我原本預期他們可以帶來兩個效果： 第一個效果 ，就是讓我具體知道執行某個特定任務，通常需要花掉多少時間。尤其像是 Toogl 這樣的工具，可以實際計算出平均寫一篇文章、做一份簡報大概需要的時間。而這樣可以幫助我「對時間長度更敏感」，知道應該為不同任務預留多少充足的執行時間。 第二個效果 ，我以為當可以看到自己每周、每月時間利用統計圖後，能夠激勵自己，保持或促進更多時間的充分利用。也能提醒自己，是不是花費太多時間在額外事情上。 這兩個預期效果，第一個效果是確實可以做得到的，尤其在我們對一些新任務還沒有明確時間概念時，更應該利用工具，實際計算看看，而不要憑空亂想。（我曾把這樣的方法，稱為時間數據化： 新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化 ） 但第二個預期效果，雖非完全無效，然而現階段的我，卻會對其持保留的態度。

「 Stayfocusd 」是一款行之有年，經典而知名的專注力練習工具。 作為一款免費的 Google Chrome 瀏覽器套件，他設計了一套簡單有效、環環相扣的「限制網站使用時間設定」。最近有朋友問我，常常上網會不知不覺在一些社群網站、影片網站花掉太多時間，應該如何控制？我就首先推薦他這款「 Stayfocusd 」套件。 上網時間，不一定就是浪費時間。像是要處理重要郵件，線上專案協作，或是運用線上工具，這些時間其實也是生產力時間。 但因為都打開了瀏覽器，於是也很容易「一個按鍵」，就分心跑到其他跟工作無關的網站上 （什麼網站跟工作無關，或是什麼網站對你來說是時間浪費，這因人而異）。 而且我們也不需要完全克制自己不能上網，或是不能逛逛社群、新聞、影音網站。 與其克制，其實「控制」更有效：