電腦玩物

雖然我們都會列待辦清單，但是如果工作太多太雜，有很多同時並行的專案，加上每天臨時的雜事，一大堆新舊工作如果只是一股腦地列在待辦清單上，那麼待辦清單往往只會累積愈來愈多做不完的工作。

在前一篇文章：「 2022起始：九個立即提升生產力技巧值得試試看而且簡單可行 」，分享了一個小技巧：「做了什麼清單」，先從累積自己剛剛執行了什麼開始，其實往往就能更有動力的推進繼續下去的行動。

在這幾年的新興筆記管理軟體中，有著彈性資料庫管理功能的 Notion ，或是開創反向連結整理的 Roam Research 、 Obsidian ，都是流行的領導者，許多工具會模仿他們的功能，創造出類似的工具。 但今天要分享的這款「 Doit.io 」，雖然在 2020 年推出，但卻有點不一樣，反而走著簡單老派的道路。

在時間管理中，我們通常都知道要記住要做的事情，排出優先順序（但在我的 時間管理方法 中，我則強調應該要先拆解任務），這是大多數人使用「 待辦清單 」的原因。但即使如此，不一定能夠專注、高效率的去做，為什麼呢？可能因為： 專注力不夠 工作習慣不好 受到情緒影響

大多數待辦清單工具的設計，都是「消去法」。我們消去愈多，代表生產力愈高。但偏偏要做的事情永遠消去不完。 如果試試看「累積法」呢？把每天的待辦清單，翻轉成「做了什麼清單」。不是消去要做的事情，而是記錄剛剛做了什麼： 讓我們先看到做了什麼，而不是還沒做什麼 鼓勵自己增加做了的事，而不是逼自己消去還沒做的事 這是一份完成清單，而非未完成清單 幫助自己更有成就感、更有動力 從修正已經做到的事情出發，一樣是一種成長

「 子彈筆記法（Bullet Journal） 」是這幾年風行的筆記方法，由紐約設計師 Ryder Carroll 所創，在其基本法則外，也有許多愛好者衍伸出各種筆記變化。 而今天這篇文章想介紹的這個 「 Bullet Journal App 」，實際上是一個線上工具，能夠在電腦端、手機端使用，顧名思義，這是一款根據子彈筆記法則設計的待辦清單工具。 在「子彈筆記法」中，從一個月、週、日的行動清單規劃開始： 月計畫：鎖定月目標，以及列出這個月每一天的重要行程或進度。 週計畫：鎖定週目標，並列出這一週每一天的待辦清單。 日清單：記錄每一天的任務、筆記、事件。 而這款「 Bullet Journal App 」，正是根據上述月、週、日子彈筆記格式而設計。

很多讀者會寫信來詢問我一個困擾：「自己每天列出來的待辦清單常常做不到」，應該如何解決這樣的問題呢？ 很不會列待辦清單，更不會安排時間，每次花了許多心力做出來的計畫，最後都成為無法達成的明日清單，於是讓安排時間愈來愈挫折。 你是否也遭遇這樣的困擾呢？ 有沒有什麼簡單的方法，可以讓自己更容易排出有效的待辦清單呢？ 讓我來試試看一層一層拆解這樣的問題。

工作很忙，每天開會時討論了許多行動，老闆與客戶臨時交代事情，我很認真的想要把他們都筆記下來。但事情太多、討論太快，來不及邊講邊做筆記，最後漏東漏西，事後還要再去詢問，對方就覺得我不夠專業，甚至以為我不夠認真。 你是否有遇過類似上面的處境呢？ 這是「工作愈忙系列」的第二篇文章，（前一篇： 工作愈忙愈要降低決策疲勞， 6 個方法避免選擇癱瘓 ）我想嘗試來解決忙碌職場工作者，會面臨的一些實際工作問題。 以及如何在忙碌現實中，找出自己的輕鬆有效率之道。

2018年4月，許久沒有大變動的 Gmail 和 Google Tasks（工作表） 發表了新版本，在介面與功能都有了很大的不同。 Gmail 吸收了 Google Inbox 的時間管理特性，而 Google Tasks 甚至成為 G Suite 企業端的標準任務管理功能。

我喜歡用筆記的方式來管理任務，而非單純待辦清單的方式。因為一個任務需要很多拆解，筆記可以幫我整理拆解過程。而如果筆記系統本身可以排序、設定日期、分類專案的話，那麼筆記系統本身就能成為任務管理系統。這也是我在「 Evernote 子彈筆記術 」這門課中想要分享的系統。

朋友問我，如果我的事情很簡單，可能每天重複，可能腦袋就能記住行動，那麼還需要待辦清單這樣的工具或方法嗎？

每當有朋友問我：「 Esor 你的待辦清單會不會累積很多從前幾天延後而來的任務呢？」我總有信心的說：「幾乎沒有！」朋友很驚訝：「所以 Esor 你真的可以利用時間管理方法，把每天的任務都準確完成？？」我說：「當然沒辦法，人又不是機器人，每天都有很多意外，怎麼可能 100% 把自己安排的任務都完成？」

你喜歡用「大綱層級」的方式來整理重點、排序待辦清單嗎？我自己很喜歡這樣的方式，所以寫過一篇「 主題樹狀筆記法：上課讀書筆記第一次寫就有條理  」，分享如何利用大綱，把混亂的思緒、複雜的任務，梳理出行動理路。

當你只是想要專注在「我必須完成的行動」時，可能會覺得大多數 待辦清單軟體 、 專案管理工具 都太複雜，或許你心中這麼想：「我希望有一個很簡單的工具，沒有多餘的操作與介面，沒有額外的干擾，就是讓我專注完成每天在工作、生活中必須完成的事情。」

我在 2017 年初的時候，推薦過一個線上待辦清單工具：「 共享報告討論、會議任務更輕鬆： Taskade 極簡化協作待辦清單 」，那時候我鎖定的重點是，當時 Taskade 不須註冊登入，只要記住網址，就能快速建立多人協同合作的臨時待辦清單。我認為這很適合做快速的會議筆記、臨時活動任務清單來使用。

提升生產力有一個最簡單的方法，只是我們反而常常忽略他，這個方法就是：「 讓下一次可以做得比這次更快更好。 」或許這一次的生產力還不好，但如果下一次的生產力可以優於這一次，那麼下下次、下下下次時，通常我們就能創造出大多數人所沒有的生產力了。

前幾天發現一個有趣的時間管理工具，叫做「 Task Fighter 」，看他的名字，很直覺可以想到是一款遊戲化的任務管理工具，像是「 玩，很重要！我在 Habitica 跟真實人生玩遊戲的一年後心得 」，或是「 記帳城市：最會遊戲化台灣團隊幫你「直接上癮」每日記帳習慣 」。 而且「 Task Fighter 」的畫面可能深得遊戲老玩家的心，在模擬老舊電視的風格中，他將每一個任務變成快打旋風般的格鬥遊戲敵人，任務就是戰鬥，幫妳用遊戲的方式統計勝利與失敗的次數。 不過仔細研究一下後發現， 「 Task Fighter 」其實最有特色之處不是他把任務清單變成格鬥畫面這麼簡單，而是它是一個「 整合 Google 日曆 」的任務管理工具，並且背後有一套「 專注完成一週任務 」的時間管理思維 。 就讓我來介紹一下這個有趣的服務，說不定他很適合你來試試看。

「Complete your tasks each day before they go away.（每天完成你今日列出來的任務，在他們消失之前。）」這是這個叫做「 Gone 」的待辦清單的宗旨，也是他的「功能」。 你在「 Gone 」中列出的任務，如果 24 個小時內沒有完成，他就會永遠消失，你連後悔拖延的機會都沒有。 其實這背後蘊藏了一個簡單而關鍵的 時間管理原則 ： 每天把你選擇的真正重要任務完成，今天就完滿了。時間管理、任務管理，也不過就是如此簡單的兩句話而已。

這是我之前在電腦玩物寫完「 如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學 」一文後，有一位 愛用 Evernote 也愛用 Trello 的朋友進一步來信詢問的方法：「請問 Esor， 如果我已經用 Evernote 收集了很多旅遊必備資料，那我可以用 Trello 來排程 Evernote 筆記做旅程計畫嗎？」當然可以！今天就來介紹這個方法。 這其實是我一直想好好介紹的利用方式，結合兩大便利工具，組合出滿足完整需求的工作流程： 收集工作上的各種資料格式、企劃想法、討論紀錄：用 Evernote 排程任務並連結之前在 Evernote 收集的資料：用 Trello

我之前寫了「 20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器 」一文後，就常常收到讀者來信詢問我： 「有沒有待辦清單可以和行事曆完美整合的工具推薦？」 我推測可能有兩種需求，第一種是希望任務不只可以用清單排序的方式條列，也可以「在行事曆那樣的格式上規劃時間」，安排每一天足夠完成重要任務的時段。 第二種是平常行程會放在 Google 日曆，而任務寫在待辦清單，如果可以統一管理，或許能節省規劃的時間，並且「看到自己還剩多少時間」。 我自己其實是沒有這樣的需求，我更喜歡 Google 日曆管理行程與專案進度 ，然後 Evernote 專心列出任務計畫 ，讓任務不要被制約的時間所拘束。 但是每個人本來就會有不同的需求，以及不同的工作方法與情境，所以，現在有一個待辦工具可以做到和行事曆的完美整合了！那就是知名的 「 Todoist 」 ， 在今天推出了與「 Google 日曆 」 即時雙向同步 的深度整合功能 。