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待辦清單的效率陷阱？ 「 待辦清單 」幾乎成了一講到時間管理就好像不可或缺的工具，它不僅是一張簡單的紙條或是數位清單，更是許多人記住與管理無數工作生活事務的方式。然而，這個看似有用的工具真的就是時間管理的最佳解藥嗎？或者它更常是一個讓我們陷入無止境焦慮的效率陷阱？

當一天事情很多很亂時，兩個小動作，可以幫助自己獲得更有掌控力的一天。 第一個小動作是：每天早上花個 5 分鐘回看一下 待辦清單 ，確認今天的重心，幫助自己減少混亂中的失誤，在繁忙中掌握關鍵，並且懂得取捨，知道如何停止。（延伸參考： 8 種待辦清單方法指南，從 GTD 到子彈筆記，選擇適合你的更有用 ）

很多朋友會利用待辦清單來記下自己每天要做的事情。工具是相對次要的，因為大多數待辦清單的需求，即使是最簡單的筆記工具也能解決。不過， 待辦清單的方法倒是有很多變化。從經典的 GTD （Getting Things Done），到前幾年 子彈筆記 流行時的待辦清單方法 ，還有各式各樣在這些經典方法底下衍生出來的待辦清單技巧。

在幾次的《 防彈筆記法 》新書線上導讀會中都有朋友問到這類問題： 「以任務為導向的整理邏輯，在很明確被交付任務的工作環境適用，但是在生活中也能這樣做筆記嗎？」「如果我的工作上都是瑣事怎麼辦？」「如果生活中的興趣與學習怎麼設定任務？」

之前在電腦玩物分享了「 用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到 」一文後， 我便開始把「間歇式日記」中的某些方法，融合在自己實踐多年的「每週子彈行動清單」習慣中。而這樣實踐了快兩個月的時間後，現在這套「間歇日記結合每週清單」變成我固定的每天執行待辦清單的新習慣。

雖然我們都會列待辦清單，但是如果工作太多太雜，有很多同時並行的專案，加上每天臨時的雜事，一大堆新舊工作如果只是一股腦地列在待辦清單上，那麼待辦清單往往只會累積愈來愈多做不完的工作。

在前一篇文章：「 2022起始：九個立即提升生產力技巧值得試試看而且簡單可行 」，分享了一個小技巧：「做了什麼清單」，先從累積自己剛剛執行了什麼開始，其實往往就能更有動力的推進繼續下去的行動。

最近在電腦玩物寫了兩篇文章，獲得不少回饋，一篇提到要幫自己打造一個時間管理入口，可以統整自己重要專案進度、安排並統一看見今日要做的重要行動清單（參考： 2022起始：建立自己的時間管理入口，以我的 Evernote 系統為例 ）。另一篇有讀者提到他的時間管理入口是 Google 日曆，想知道如何把他變成像是單機專注視窗的軟體（參考： 避免瀏覽器雜亂分頁干擾工作，把常用線上工具安裝成專注應用 App ）。

通常的待辦清單軟體，設計目的是可以幫我們盡可能地收集、排程、分類大量的任務。但是累積了大量任務是一回事，能不能有效的執行完成是另外一回事。 一旦待辦清單上反而因為堆積了許多未完成事項，變成我們的煩惱清單，這樣反而適得其反。

Google 最近分享了一份免費電子書檔案，任何人都可免費下載。 這份 PDF 電子書由 Google 的執行生產力顧問 Laura Mae Martin 撰寫，整理她多年來協助 Google 員工提升工作生產力所發展出的幾個有效技巧。

當我們規劃好專案的工作流程、要做的待辦清單後，根據不同的需求，其實會需要不同的「檢視方式」 ，所以像是 Notion 這樣的工具，透過資料庫的設計就可以展現不同情境下的不同需要（可參考： 用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學 ）。例如：

我和孩子之間會進行一項遊戲化的小挑戰，情境可能是晚上或假日，爸爸需要處理一下文章的最後收尾，或是準備課程的其中一小段，但是孩子很想要跟爸爸一起玩。這時候我會跟孩子說，爸爸需要 30 分鐘完成一個任務，並且我會按下一個計時器（通常就是手機上的倒數計時器），讓孩子明確知道爸爸需要多少時間、還剩多少時間，而爸爸也努力的在這段時間中把任務處理到一個段落。

「 Matter 」是一款很簡單的線上待辦清單工具 ，說是工具，其實比較像是一個小外掛，如果你的需求只是「 每天早上，列出今天要做的事，看到重要性次序，晚上結束前一一完成 」，那麼或許「 Matter 」是個快速有效的選擇。

在這幾年的新興筆記管理軟體中，有著彈性資料庫管理功能的 Notion ，或是開創反向連結整理的 Roam Research 、 Obsidian ，都是流行的領導者，許多工具會模仿他們的功能，創造出類似的工具。 但今天要分享的這款「 Doit.io 」，雖然在 2020 年推出，但卻有點不一樣，反而走著簡單老派的道路。

雖然我從十幾年前開始就有列待辦清單的習慣，也有使用 To Do List 工具（參考： 待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案 ），不過從 2016 年一月後，我開始實踐一個「每週列子彈行動清單」的新方法，而且這個方法一轉眼就持續了超過 5 年。

在時間管理中，我們通常都知道要記住要做的事情，排出優先順序（但在我的 時間管理方法 中，我則強調應該要先拆解任務），這是大多數人使用「 待辦清單 」的原因。但即使如此，不一定能夠專注、高效率的去做，為什麼呢？可能因為： 專注力不夠 工作習慣不好 受到情緒影響

從 Firefox 到 Google Chrome ，如果說有哪一個關鍵功能（或擴充套件）是我多年來持續使用並且獲得最大效率提升的，那麼應該就是「分頁群組」了。 對我來說，瀏覽器可以處理絕大多數的工作（例如 Google 雲端硬碟 、 Trello 、 Evernote 、 Notion   等雲端服務），當然更可以研究大量的網路資料。所以無論是職場工作管理、個人部落格撰寫、生活旅行研究、休閒興趣娛樂，都可以在瀏覽器上完成。 而這時候，如果不同工作的網頁混雜在一起，不僅分頁量太多，瀏覽器變慢，工作也就比較沒有效率。 一個好的分頁群組功能、工具，就能解決上述問題， 從 2018 年來，我覺得最好的分頁群組套件就是「 Workona 」 ，即使這幾年也有陸續嘗試幾個新工具，但 Workona 一直都是我目前的心中首選。

Trello 的創始開發者之一賈斯汀·加拉格爾（Justin Gallagher），也是一個時間管理、生產力的專家，他曾經分享過自己每天都使用的時間管理模板，目的是提高他自己的個人生產力。 當然，這個模板是建立在 Trello 上的（使用 Trello 的朋友可以套用這個模板： Mise-En-Place Personal Productivity Template ），不過其實我們可以把他的系統套用在其他數位工具、待辦清單、筆記工具上，一樣通用。

想要避免瞎忙，想要專注，想要減少拖延，想要解決工作常被打斷等問題，關鍵之一是拆解出任務的下一步行動。為什麼呢？

「 Taskade 」是這幾年也很受到討論，並且進步十分迅速的一款待辦清單、專案管理工具。每一年都有一些重大的進展 ： 在 2017 年首次推出時， 「 Taskade 」還是一個 Chrome 上的待辦清單外掛。到了 2018 年發展為一個跨平台雲端待辦清單服務，並且十分強調同步協作功能。到了 2019 年又進一步推出了待辦清單之外，結合心智圖、流程圖、看板管理的模式，讓更龐大的專案更容易管理。