電腦玩物

很多時候我們其實並不真的掌握到自己把時間花費在哪些地方 ，只是覺得時間一直在溜走，但說不定我花了很多時間在郵件與即時通上，說不定我不知不覺上網佔了太多時間，說不定我在工作中常常自己在很多工具、任務之間切換而不夠專注。

每一次在上 時間管理課程 的時候，常常會遇到有人提出這類問題：「工作上太忙碌了，所以真正重要的目標常常都無法推進。」、「太常被打斷、干擾，所以排好的計畫也往往拖延。」 這時候，通常我們第一時間的反應大多是：「如何減少干擾與臨時任務？」、「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間？」、「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情？」

在最近一次時間管理課程中，有學員提出了這樣的問題： 「 Esor 會如何統計工作時間？又如何在統計後最佳化（節省）執行時間呢？」

我和孩子之間會進行一項遊戲化的小挑戰，情境可能是晚上或假日，爸爸需要處理一下文章的最後收尾，或是準備課程的其中一小段，但是孩子很想要跟爸爸一起玩。這時候我會跟孩子說，爸爸需要 30 分鐘完成一個任務，並且我會按下一個計時器（通常就是手機上的倒數計時器），讓孩子明確知道爸爸需要多少時間、還剩多少時間，而爸爸也努力的在這段時間中把任務處理到一個段落。

時間管理方法是科學方法，很多時候真正的問題可能和我們的感覺不一樣，需要一些實際的計算，才能找出解決真正問題的計畫。 例如有時候我們覺得自己好像工作時間不夠，但仔細一計算，或許就發現可能上網看新聞就花掉太多的時間。（可延伸閱讀： 工作愈忙愈要量化拆解知識性工作，讓企劃思考看得見才能提升效率 ）

當我上 時間管理課程 ，講到進攻行事曆安排，或是任務行動清單拆解時，常常有人會問到，那麼你是如何知道自己應該花多少時間去做？又怎麼知道你切割的行動真的能夠在20~30分鐘的零碎空檔中完成？這時候我的回答往往是：「 我會實際紀錄追蹤看看，然後根據數據調整改進。 」 這類時間追蹤工具，也還有一個效果，會產生類似 番茄鐘工作法 的效應，當你按下計時器，看到時間已經開始跑，就會覺得我應該更專注投入在這件事情上。

「 將自己的時間用途數據化 」，是一個可以提升效率的技巧。 無論是想要精進自己的時間管理方法，或是自雇者需要追蹤各個工作專案的工時與計價，還是遠距工作團隊需要管理每一個合作者的工作時間，這時候，一個「追蹤工作時間」的工具，都會節省許多時間。 之前有多年的時間，我慣用的工作時間追蹤工具是：「 打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器 」。 最近這一年，我換成一個比較輕鬆簡單，但對個人時間管理一樣有效的方法：「 Google日曆 變身時間塊統計工具，追蹤養成習慣與工作時數 」。 今天要介紹的，是一個類似 Toggl 的追蹤工時服務，叫做「 Clockify 」 ，他在介面結構、管理邏輯上都和 Toggl 非常一致， 但是這個工具訴求免費版本就可以：進行更多專案管理的任務拆解、時薪費用統計功能。

「 進攻行事曆 」是我平常規劃重要目標時間的方法，已經實踐了許多年，一直都是幫助我掌控時間大方向的必備系統。 而今天要分享的這個方法，不是做時間的規劃，而是反過來做「時間記錄」。在每一天執行任務的時候，就在行事曆上記錄這段時間做了什麼。 方法本身非常的簡單，而且不像是時間規劃時需要絞盡腦汁，也不用害怕計畫趕不上變化。 因為只是做記錄，無論怎麼變化，就是記錄下來即可。 但是實踐這樣「單純記錄」一段時間後，我們將會發現這樣的記錄也可以對時間管理帶來很「積極」的幫助。 （就像如果不會拆解任務，那麼先從記錄開始，也是有效的方法： 工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵 ） 甚至這時候不需要用什麼複雜或精巧的時間記錄工具，我覺得最有效的其實就是你平常慣用的「 行事曆 」，但最好是能展開到每天每個小時為單位的行事曆。然後就是打開行事曆，隨時把現在我做了什麼，把這段時間的真實利用，寫上行事曆即可。 這樣的記錄，可以幫我看出時間管理的幾個問題，並帶來積極的影響。

最近幾次採訪，都被採訪者詢問到一個類似的問題：「我要怎麼知道自己時間管理得夠好？是不是要計算我利用了多少時間？」 確實，在電腦玩物的前幾年，我有陣子很喜歡介紹「計算時間利用」的工具。例如「 時間塊 」、「 Toggl 」等。 這些工具，我原本預期他們可以帶來兩個效果： 第一個效果 ，就是讓我具體知道執行某個特定任務，通常需要花掉多少時間。尤其像是 Toogl 這樣的工具，可以實際計算出平均寫一篇文章、做一份簡報大概需要的時間。而這樣可以幫助我「對時間長度更敏感」，知道應該為不同任務預留多少充足的執行時間。 第二個效果 ，我以為當可以看到自己每周、每月時間利用統計圖後，能夠激勵自己，保持或促進更多時間的充分利用。也能提醒自己，是不是花費太多時間在額外事情上。 這兩個預期效果，第一個效果是確實可以做得到的，尤其在我們對一些新任務還沒有明確時間概念時，更應該利用工具，實際計算看看，而不要憑空亂想。（我曾把這樣的方法，稱為時間數據化： 新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化 ） 但第二個預期效果，雖非完全無效，然而現階段的我，卻會對其持保留的態度。

時間管理是一種習慣，在這個習慣養成的過程中，需要練習對時間運用的敏感度、掌控力，解決幾個關鍵問題： 不知道自己的時間花在哪裡，沒有警覺。 不知道自己實際上完成一件事情到需要多少時間。 不知道自己有哪些時間可以安排，或無法安排。 即使有時間了還是無法專注。 這時候，妥善運用「時間追蹤的工具」，確實可以幫助養成時間管理習慣的過程更容易。 不過，我自己目前其實已經有段時間沒有使用這些時間追蹤工具了！ 不是他們沒有用，而是在實際的經驗反省中， 或許我們應該「在不同的時間管理習慣養成階段」，利用不同的時間追蹤工具，直到最後一個階段不再需要時間追蹤工具為止。 今天這篇文章，我想分享自己多年來真實的經驗，反思自己在不同的階段如何透過不同的時間追蹤工具解決問題。

常常遇到很多讀過「 Evernote 子彈筆記術 」，或是上過我的「 時間管理相關課程 」的朋友，總會詢問我一個問題：「那麼我接下來應該如何養成時間管理習慣？應該如何建立時間管理系統？」 這個問題中，隱藏了一個可能的陷阱， 我們不小心把「手段」當成了「目標」。

當我們遇到挫折時，會產生自我懷疑的情緒，甚至自我懷疑會巨量膨脹，讓自己開始覺得什麼都做不好，什麼事情都找不到成就的喜悅。 可能是工作上的挫折，努力完成的工作沒有得到老闆或客戶的認同，許多日常辦公流程也常常犯錯。 可能是好不容易完成了一個任務，沾沾自喜之餘，才發現別人做得比自己更成功。 或是想學一套方法，想完成一件覺得有價值的事情，但總是半途而廢，失敗告終。 這些時刻的累積，就會讓自我懷疑成為一種障礙，阻礙我們去找到快樂與成就感，而這又會讓自己更容易陷入自我懷疑的惡性循懷。 尤其在忙碌的工作職場中，挫折如影隨形，而自我懷疑更會形成讓自己什麼都做不好、什麼都不想做的困境，是需要解決的緊迫問題 。

「 數據化自己的時間利用 」，是我認為很有幫助的時間管理第一步，從這樣的紀錄中，可以知道自己會把時間花在哪些事情上？有沒有善用每一天的空檔與不同情境？通常在某些事情上需要花掉多少時間？而這些都有利於接下來時間管理的進一步推動。 所以在電腦玩物上，我介紹過許多「數據化自己的時間利用」的工具與方法，例如： 打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器 「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App，我的用法心得 RescueTime 拯救時間利器上手教學，自動時間記錄與生產力評分 或是延伸出最近在實踐中的這個方法：「 自製 KLI 關鍵生活績效指標，新年成功目標量化管理表格下載 」。

我一直都會使用時間追蹤工具，記錄自己時間分配，看出把時間花在什麼事情上，有提醒的效果，也有計畫的功用。 例如這兩年最常使用的是「 「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App，我的用法心得 」或「 打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器 」。但是有時候要手動記錄，難免會增加一些麻煩，有沒有什麼樣的時間記錄工具，可以「自動」幫我記錄每一種工作的時間，但又能達到最後需要的統計分析、反省激勵的效果呢？

手機比任何數位工具都深入我們的生活與工作，它可以成為帶來效率的一環，但也有可能成為影響生活品質的一部分。雖然手機其實沒錯，是我們要好好設定自己的使用習慣。我之前寫過「 戒除手機成癮、練習行動專注：我實踐過四階段方法 」一文，來討論我的方法。或者我也常常提到像是「 Forest 用專注力養育一片森林，動人的時間管理 App 」這樣的 App 幫助用戶隔離手機使用。

為什麼我們不知不覺耗費大量時間在 Facebook、 YouTube，或某些擁有源源不絕新聞與討論的網站、社群上？可能是社群上各種自動內容推送，原本我只是要上去找個工作資料，但一打開就忘記原本正式工作目的，被源源不絕的推薦轉移注意，甚至忘記了時間。

今年我陸續撰寫的兩篇關於「時間記錄方法」的文章，都獲得不少迴響，工具推薦篇是：「 新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化 」。而背後我使用的方法論篇則是：「 練習記錄「優質的時間」，而非記錄工時：一年實作統計與心得 」。