電腦玩物

在最近一次關於 遠距工作技巧的課程 中，練習最後，有學員提問到：「雖然 多人協作文件 很方便，但是公司有自己的公文系統、正式文書格式，這樣使用協作文件的機率會不會反而很低？或者協作後還要轉成公司的公文格式，反而麻煩？」

最近「遠距工作（ Remote Work ）」再次成為話題，而且這一次不是因為新鮮潮流，是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化，開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。 其實， 遠距工作真正的難處，可能不是工具的問題，而是方法與文化的問題。 想在家工作，搭配相應工具就可以。但如何把家（或是任何你當作辦公室的私人地方），當成一個真正的辦公室？如何清楚劃分工作與私人的界線？這其實包含了個人的工作習慣，也包含公司如何規劃與管理。 遠距工作有可能有助提高生產力，但也可能更要求每個人的 時間管理方法 ，團隊的 專案管理方法 。

團隊一起開會討論專案規劃、產品設計， 為了把大家的想法表達得更清楚，需要將各種思考視覺化，把各種計畫圖解化。 例如用 心智圖 展開專案流程，用 系統思考法 釐清專案關鍵環節，或是畫一張 商業模式精實畫布 。 面對面開會時，我們可以在會議室的大白板上，畫出這些圖解。 但如果想要遠距工作、遠端會議，這時候，就可以利用「線上協同合作的白板工具」 。這類遠距視覺會議的工具其實也不少，我之前介紹過的簡單版工具就有： Witeboard 世界上最簡單快速的協同合作白板，開會上課利器 Awwapp 觸控靈敏線上共用白板，免註冊電腦平板手機立即可用 但說到功能強大，可以滿足各種視覺會議的圖解需求，就不能不提到： 「 Miro 」這個線上視覺圖解白板工具。

當要處理的工作非常多，但又常常有家庭、有生活想要顧及時，應該怎麼做比較好？ 不斷不斷的加班？全部時間一直投入到工作上？犧牲自己的個人休閒、家庭生活嗎？這可能不是好方法。原因不只是因為犧牲自己，更是因為人的專注力沒辦法持續那麼長，就算我一直把時間花在工作上，也很可能一段時間疲勞後，工作速度反而下降。 當生產力低落，有可能我變成其實正在浪費更多時間去完成工作。 我覺得面對堆積如山的工作壓力，但人又不可能不顧及生活，長期投入工作還可能效率降低，這時最好的做法，是可以「隨時切換」。 就是工作累了，不妨處理一點自己的事，要花時間在家庭、生活活動上，但又能「隨時隨地」切換到「全速工作」的狀態。

當你用 Google 表單 設計了一份活動報名表或是線上問卷， 希望填寫完畢後，可以寄送一封確認郵件給對方，讓對方知道報名成功，或是提供需要的額外資訊 。這樣的流程，除了手動寄出，如何自動化呢？ 兩年前，我有介紹過「 Simply Send 如何讓 Google 表單報名成功後自動寄出確認通知信？ 」，這是一個 Google 表單的外掛程式，他就能根據表單內容客製化郵件，自動寄送確認信給填表者。不過，這個 Simply Send 外掛已經很久一段時間沒有更新了。 還有另外一個外掛程式可以做到類似的事情：「 Email Notifications for Google Forms 」，他的評價頗高，使用者眾多，並且 2018 年還保持更新，同樣可以根據表單內容，客製化確認郵件，並且自動寄信給填寫成功的填表者。

前幾天看到 XMind Cloud 雲端同步功能要關閉，我也在昨天寫了「 XMind Cloud 雲端同步即將停止服務，記得下載你的心智圖檔案 」一文。而這幾天，我陸續花了時間來測試幾個可以跨平台雲端同步的心智圖軟體， 趁著這個機會，重新檢視自己「使用心智圖的需求與流程」，並看看能不能產生一個更有效率的新選擇 。 我陸續測試了 SimpleMind、 MindNode、 Mindmeister、 Mindomo 和 Coggle ，最後我決定來選擇「 Coggle 」，展開新的心智圖工作模式。今天這篇文章，就想來跟大家分享我如何選擇的理由，你不需要跟我一樣，但或許你剛好跟我對心智圖的想像和需求相似，那麼或許可以看看我對 「 Coggle 」的分析。 以功能性來說， XMind 依然是我用過功能最棒、介面漂亮，把簡潔易用與專業技巧「結合得最好」的心智圖軟體，我也是 XMind Pro 專業版 的購買用戶，嘗試利用過專業版裡的簡報、 腦力激盪 、 甘特圖 功能。即使沒有雲端同步功能了， XMind 依然優秀，我們還是可以透過 Google 雲端硬碟等服務自己來同步心智圖檔案。

昨天的「 Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學 」一文，分享了如何在免費的個人 Google 日曆中，建立起一套會議室預約、設備預約，以及團隊專案共用的流程，關鍵是如何讓每個人都能新增行程時，卻可以不要誤改他人行程。 那篇文章其實源自於我最近對 G Suite 版 Google 日曆的研究。 在公司、學校使用的 G Suite 中，可以用簡單的方法建立設備資源預約系統 ，這套系統有幾個優點： 每個員工可以用自己的個人 Google 日曆，直接預約公司場地、設備。 員工預約時，從自己的 Google 日曆就能查看可預約狀態。 管理者也有統一預約時間表，可以管理所有設備預約權限。 不僅讓員工預定設備變得更簡單更統一（我看過有些公司是要先去填寫設備或場地預約單，然後再自己把行程或會議安排到行事曆，變成分開的兩個步驟），對管理者來說也方便統整所有資源的使用狀態。 如果你們公司或學校使用 G Suite ，那麼可以使用這個方法，直接就在 Google 日曆建立起會議室、公務車、錄影設備、教學器材的預訂系統。

我之前在電腦玩物撰寫的「 Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學 」一文，提到了可以利用 Google 共用日曆來建立「公司內的會議室預約系統」、「請假系統」，步驟簡單而效果實用。 後來我又進一步撰寫了「 最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學 」，分享一個團隊如何利用 Google 日曆來一起管理專案與活動。以及「 用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 」，分享我自己如何利用共用日曆和老婆做好家庭生活溝通與管理。 不過這裡其實有一個問題，那就是共用 Google 日曆雖然簡單， 可是協作者都可以改行事曆上的內容，這樣會不會有同事誤改別人預約的會議室？或是合作者誤改重要的專案行程與活動呢？ 在家人、少數人合作上問題不大，但是如果真的要用 Google 日曆達成團隊的遠端協同合作，可就不能讓人誤改行程了！

最近常常被問到這個問題：「我在電腦上用 Google 雲端硬碟的同步軟體，把電腦裡的檔案資料夾都上傳雲端後， 我想刪除本機的檔案，只保留雲端上的版本 ，這時候我要怎麼做比較好呢？」 其實對於熟悉 Google 雲端硬碟邏輯的朋友，這應該是一個很簡單的問題。但因為最近無論在課程中、文章下，都有朋友問我同樣的問題，並且他們原本採用的解決方法都不好，或是不知道怎麼辦，所以我想應該真的有朋友在這樣的工作邏輯下遇到麻煩，決定來幫大家寫一篇簡單的教學。 可能是你的筆電空間不夠，所以你希望檔案上傳 Google 雲端硬碟後，本機的檔案刪除，但檔案依然保留在 Google 雲端硬碟上。 也可能有一些私人或工作的檔案，你不希望混雜出現在工作的筆電上，希望雲端保留，但本機刪除。 這時候，正確的解決方法如下。

2021/7 更新 ： Google 雲端硬碟電腦版同步軟體整合，個人用戶將有哪些功能改變？ 2021/9  更新： 新版 Google 雲端硬碟電腦版心得教學，如何管理與設定檔案串流 2017 年的 7 月開始， Google Drive 雲端硬碟 針對「 個人使用者 」推出了電腦端的全新「同步與備份處理軟體」，我有兩篇主要的心得，分享了這個新同步軟體的功能教學：「 Google 備份與同步處理全新軟體下載！同步備份整台電腦教學 」、「 Google 備份與同步處理軟體使用兩個月心得：優缺點與最佳化 」。想要了解這個「 Google 備份與同步軟體」的朋友，前面這兩篇應該會是目前最詳細深入的教學。 而在 2017 年的 9 月底開始， Google Drive 針對「 企業版與教育版使用者 」，推出了另外一種叫做「 雲端硬碟檔案串流（ Drive File Stream ） 」的新機制。 企業內員工或校園的老師，在自己的工作電腦安裝「雲端硬碟檔案串流（ Drive File Stream ）」的軟體，就可以同步公司的檔案資料。但關鍵的不同在於，他是用「自動串流」的方式同步，這樣的機制有幾個優點：

在無紙化工作方式中，偶爾的列印傳真需求，不一定要自己擁有一台事務機，我之前分享的「 不需買印表機也免隨身碟， 7-11 全家雲端列印超方便教學 」，就是方便、便宜的方案。列印紙本，當然一定要跑趟便利商店，如果是傳真的話，則甚至連找台傳真機都不用，利用「 線上傳真服務 」，就能直接把文件傳送到對方的傳真機。 我自己偶爾要傳真文件時，都是這麼做的，而且直接在 Google 雲端硬碟裡，就可以把我要傳真的圖片、文件（甚至連 Google Docs 都行），線上傳真到對方的實體傳真機。想了解這個工作流程的朋友，可以參考我在電腦玩物撰寫的「 無紙化雲端傳真、簽名、免列印方法，節省做瑣事時間 」一文。 我自己之前慣用的線上傳真服務是：「 HelloFax 」。這兩天則看到幾個友站在推薦「 FAX.PLUS 」這個服務，這個服務其實也行之有年，而且提供每個月免費 10 頁的傳真額度，對於偶爾傳真一次的朋友來說，幾乎可以免費使用，於是我也興起了實際試試看的念頭。

當你的公司或團隊逐漸發展，有大量客戶訂單需要管理，有陸續增加的人資差勤資料要統整，還有許多團隊內部需要的費用報支、資產清單、出差會議要跑行政流程。當面對上述的需求，如果員工各自使用 Excel、文件、郵件來跑資料管理流程，會導致檔案分散、無法統整且不利協同合作。但是如果公司或團隊想要導入 ERP 之類的資料管理系統，無論導入套裝軟體，或是自己客製化，也都是一個大工程。 這時候，台灣團隊開發的「 Ragic 」，就是一個想要解決上述兩大問題的服務。 「 用 Excel 管理資料太分散？行政流程缺乏協作與即時性？ 」 Ragic 提供了雲端協同合作，甚至線上簽核的資料行政管理流程。 「 自己做 ERP 或資料庫，難度高、不好用？ 」 Ragic 提供了類似 Excel 的親切介面，還有各種商務資料範本，你可以快速組合，建立出自己需要的資料庫系統。而且幾乎任何人都會用，因為完全不需要寫程式，甚至連資料管理都因為有範本而變得很簡單。

2021/7 更新 ： Google 雲端硬碟電腦版同步軟體整合，個人用戶將有哪些功能改變？ 2021/9  更新： 新版 Google 雲端硬碟電腦版心得教學，如何管理與設定檔案串流 Google 正式公告，今年年底開始就會逐步停止「舊版」的 Google 雲端硬碟桌面同步軟體，不過不用擔心，不是服務要停止，只是要大家都更新到「新版」的「 Backup and Sync from Google（ Google備份與同步處理 ） 」。 事實上，現在如果妳去 Google 雲端硬碟、 Google 相簿的網站要下載桌面同步軟體時，會發現已經都只能下載「Backup and Sync from Google（ Google備份與同步處理 ）」， 舊版軟體已經被新版軟體取代了 。 補充說明：這篇文章是給已經在使用的朋友看的深入分析。如果您是輕度使用者，或者剛剛開使用，可以先看我的這篇簡單圖解：「 [簡報分享] Google Drive 沒有退役！簡單圖解新版桌面同步軟體 」。 2017/10/17 更新：針對企業版與教育版的新機制 ： Google Drive 雲端硬碟檔案串流：不佔空間更高效率的新制教學

這幾天看到國外文章在討論一款 Mac 軟體 ：「 FlagTimes 」，它的功能是在 Mac 選單列直接顯示好幾個國家的時間（功能簡單實用，價格也只要 0.99 美金）。類似功能的工具還有免費的「 Clocker  」，他是在選單列插入一個顯示多國時區的下拉列表。 這讓我想到，確實自己之前也有遇過幾次：「 想要在電腦桌面顯示多時區時鐘 」的需求。 有一陣子我跟住在美國洛杉磯的作者合作他的新書，需要抓準對方可以討論的時間溝通。還有一陣子我的好友跑去倫敦，偶爾要跟他上線聊天時想要知道他的時間。也有幾次我自己出國旅行，例如到義大利時，我就會想在打開筆電時同時知道義大利時間與台灣時間。 當然有一些「 時區換算的網頁工具 」可以使用，但如果使用頻率很頻繁，就會想要直接顯示在電腦桌面上，讓工作時隨時都能查詢。

兩個禮拜前，「 Google 備份與同步處理」新軟體推出，我先寫了一篇基本功能教學：「 Google 備份與同步處理全新軟體下載！同步備份整台電腦教學 」。然後也針對照片備份寫了另外一篇新的教學：「 讓 Google 相簿保留原硬碟資料夾分類！ Google 同步備份活用 」。 但是我心中還在想著另外一種「應用方式」：我有一台 Mac 筆電、公司是 Windows 桌上電腦、家裡是另一台 Windows 桌機，有時候工作時會把臨時需要的檔案先丟在「桌面上」，有沒有辦法利用「 Google 備份與同步處理」軟體來更順暢的「 同步不同電腦裝置上的桌面工作 」呢？ 下面我就一步一步來分析如何達成這個需求。

最近在跟老婆討論，之前我們照顧新生兒的頭一個多月時，兩人手忙腳亂，這時候「 寶寶生活記錄 App 」確實幫上我們大忙，讓我們可以快速紀錄孩子的喝奶、睡覺、大便小便等作息時間，也讓我們知道如何去認識一個小朋友的生活習慣與健康資訊。 但漸漸的，我們開始上手這些基本的育兒流程，於是對於幫孩子寫成長日記，開始有了不同的想像。 我開始想到：「要幫孩子留下可以傳承給他的成長日記與健康記錄，而非只是父母自己的記錄。」 而我的老婆則開始在意：「更方便的兩人協同合作，更方便查詢資料，更方便修改過去的時程。（因為上手後，也就漸漸不是那麼在意當下紀錄，而會想事後補充）」 於是我從自己擅長的工具去思考，那麼我已經跟老婆一起共用當作家庭行事曆的「 G oogle 日曆 」，可否也 另外新增一個行事曆 當作「寶寶成長日記」呢？ 我想是可以的，也做了一些實際測試，發現很好用，我覺得「用 Google 日曆當作寶寶成長日記」有下面的優點： 方便匯出 ：可以單純「 匯出成行事曆檔案 」，也可以「 列印成月曆 」，未來要移出或換工具，相對方便。 方便協同合作 ：簡單設定多人協作，我和老婆可以一起紀錄，彼此修改（很感謝老婆在我的多年薰陶下，也養成了 一定要使用協同合作的工具 的習慣）。 方便轉移（傳承） ：雖然我不知道 Google 這個服務會存活多久（就算 Google 倒了，我也相信前面的匯出可以幫助轉移），但我期待未來有一天可以把孩子加入這個成長日記，讓他擁有一份自己從出生到未來的行事曆。 了解這篇文章的前因後果： 「前因」：前陣子我陸續寫了兩篇 Google 日曆協同合作的文章：一篇關於家庭：「 用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 」，一篇關於工作專案：「 最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學 」。 其實這樣簡單的合作，就能創造很緊密的連結。如何你還不知道如何「 設定 Google 日曆共用 」，也可參考前面這兩篇文章，我這裡就不再贅述。 「後果」：在「想要留給孩子的成長日記」上，我還是會搭配 Evernote 與 Google 相簿，一方面我 會在 Evernote 留下 更詳細的育兒心得筆記、關於孩子的故事、掃描孩子的各種資料。另一方面我則在 Goog...

之前讀到一篇文章：「 「速度」怎麼幫助企業增加競爭力，前Google應用程式總裁的2點建議 」，裡面提到一段話：「千萬不要等待前一個人把事情做完再開始執行自己的部分，不要用連續性的思維來工作，要用平行的方式思考，各自執行自己的任務！」而這正是善用雲端工作裡的「 協同合作 」的價值。 這裡所說的「協同合作」，是指比起一來一往的訊息溝通、資料傳遞，比起等前一個人完成任務後傳給我繼續接手，不如有一個「 共同的工作平台 」，讓團隊合作者可以在這個「工作平台」上一起看到需要的資料，一起進行編輯、整理與執行，反而可以： 「降低不必要的溝通次數」，並且「增加彼此的一致性與正確性」，與「同步進行提升工作效率」。 目前很多可以協同合作的雲端服務，都具備類似的效果，像是 Trello 、 Quip 、 Evernote 、 Onenote 等等，今天就以我真實工作經驗裡發生過的協同合作案例來舉例，看看如何善用這些雲端協同合作的功能，來改進我們的工作流程。

我在 電腦玩物 中常常介紹 專案管理軟體 ，於是也有很多團隊在需要建立一個合作工作流程時，會來信詢問我的意見。 有時候當他們需要更密集溝通討論，我會建議 Slack 或 Jandi 。當他們需要清楚又簡單的進度安排，那麼建議試試看 Trello 。當然也有更進階的專案排程，可以利用「 甘特圖軟體 」完成。 但是之前有一封來信讓我重新思考了這個問題：

雖然即時通、電話討論「很快」，但更多時候其實我心底的願望是希望合作者「好好寫一封工作郵件再寄給我討論」。 我想一定也有朋友跟我有類似的感觸：雖然可以在即時通上快速的討論事情，但一旦有人插話，或是討論中斷，那麼之後同一件事情的討論就會變得很片段瑣碎。加上即時通和電話的屬性，會讓人「想到什麼講什麼」，這樣一件好好的工作的討論就更破碎了。還不如，靜下心來好好寫一封郵件，把任務描述清楚，然後我們再來針對這件事溝通。 這或許就是今天要介紹的這個「 Twist 」最新服務的初心，他當然是一個類似 Slack 的服務，但又以 克服 Slack 最終容易討論失焦、分心的問題 為目標，這個新服務來自知名待辦清單工具「 Todoist 」的開發團隊，以其任務管理流程的專長，重新改造了一個不同的工作團隊溝通平台。

Google 的機器學習技術，不只運用在圍棋上打敗人類，也不只運用在「 Google 相簿中幫我們辨識與搜尋照片 」，在以 Google Drive（ Google 雲端硬碟）為主體的辦公室平台裡，也有「機器學習技術」幫助我們 讓工作更加自動化 。 當然，目前的很多 AI 和智慧型助理功能會受限於語言，在英文版裡的應用可能性又多於中文版。例如在 Google Allo 這個其實是智慧型秘書的通訊工具中，就有中英文的不同限制，但如果仔細使用，中文用戶還是可以發揮一些應用效果，例如：「 Google Allo 聊天可用 Google 個人助理中文指令 15則實測教學 」。 不過因為我長期使用 Google 雲端硬碟來處理文書工作，所以起碼在我的文書處理經驗裡，還是可以確認 Google 雲端硬碟中有一些機器學習功能，雖然沒有英文版強大，但是也對中文文書處理很有幫助。