電腦玩物

這是我很常被詢問的問題：「 Esor ，雖然我知道時間管理就是自我管理，就是專注自己的重要事情。但問題我的工作上就是無法專注，因為每天都有老闆、客戶臨時加入的大量工作，而且每件意外工作都說是緊急又重要，導致就算我想專注重要工作，最後重要專案還是都卡關。」

「 Notion 」是一個結合了筆記、文件、任務管理、資料整理的工具，我在電腦玩物中曾經做過介紹「 Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具 」。

東西要放在需要的地方，這樣需要的時候，自然看到這個東西 ，便能夠更有效、更迅速的使用到他。例如為了提醒自己明天出門時不要忘記帶某個包裹去寄，今天我就先把這個包裹放在出門一定會看到的門口。

很多朋友跟我說，對於「工作常常被打斷」感到很困擾：老闆總是隨心所欲，想到就臨時交代任務？專案進行中總是會有一些意外突發狀況？這些都是工作可能被打斷的原因。

跟同事交代著接下來的工作行程，看到同事把它隨手寫在筆記本的任意一頁中，我好奇問她：「這樣不會忘記嗎？平常有慣用的行事曆嗎？」她說有慣用的行事曆，但沒有統一把事情都記在上面的習慣，於是有些行程在行事曆上，有些在筆記本中，確實有時會漏掉筆記本上記下的事件。

首先要說明的是，所謂推薦，也只是我的個人經驗。我不會說：「如果當年，我早知道......」這樣的話，避免犯錯是我們的目標，但犯了錯也並非就是壞事，年輕時很多不知道的東西，要經過許多磨鍊來學習。但就算現在步入中年，若是一直在挑戰新事物，其實還是跟年輕時一樣，充滿挫折，但又充滿成長的熱情。

今年， Google 與 Apple 在推出新手機系統時，有志一同的開始內建「提升數位生活品質」的功能。像是隔離通知干擾、紀錄 App 使用。 Google 甚至說要在我們看太久 YouTube 時，主動提醒我們要休息一下。

收到一位老讀者來信，提到他的困擾：「我的工作大多都是例行性事務，像是每天處理固定文件資料、進行固定整理、最後進行固定編排產出。但在工作效率上還是有很多困擾，發現自己常常漏東漏西，會重複犯錯，也不時在工作流程上出現新錯誤。我也很希望能改進這些問題，每天都會寫反省日記，但問題為什麼還是重複發生呢？」

大概是從 2009 年開始吧！我每天看傳統新聞報導的習慣，就從一個一個打開媒體報紙來看，改成先看「 Google 新聞 」的篩選推薦。並且常常寫文章推薦大家可以使用 Google 新聞。例如可以回顧這篇我最早最早撰寫的文章：「 利用 「Google搜尋」、 「Google新聞」自訂功能變化來追蹤查詢最即時資訊 」。

如果我們看到一篇文章時，覺得這篇文章某一段寫得很好，或是某一處心中還有點疑惑，而且又很想知道解答，很想跟人討論，我們可能就會在文章底下留言，邀請作者、其他讀者一起來參與知識的交流。

或許我取這樣的題目很奇怪，因為長期追蹤 電腦玩物 的讀者，都知道我是一個 RSS 閱讀工具優先的使用者。

提升生產力有一個最簡單的方法，只是我們反而常常忽略他，這個方法就是：「 讓下一次可以做得比這次更快更好。 」或許這一次的生產力還不好，但如果下一次的生產力可以優於這一次，那麼下下次、下下下次時，通常我們就能創造出大多數人所沒有的生產力了。

在我主講的 時間管理、 Evernote 等課程 中，常常會遇到學員詢問我這樣一個問題：「雖然知道要事第一的原則，但工作上就是雜事特別多，而且特別容易被打斷，於是工作壓力愈來愈大，有什麼辦法能解決這樣的問題呢？」

在 2016 年我撰寫了一篇介紹 時間管理方法 的文章：「 做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則 」，文章中用「 1-3-5 」的規則去規劃每日任務清單。一開始，我也只是想介紹一種方法而已，但實踐過程中，我發現這規則真的對「改善待辦清單」非常有幫助，於是寫完文章後，我繼續利用這樣的規則來規劃每日清單，一轉眼，居然也維持這個習慣有一年半的時間了！

老師如果想要做一個給學生看的「數位學習工具」的推薦網站、賣家想要架出一個「熱門商品」介紹主頁、作家想要列出「書籍」或「講座活動」清單網頁，如果是臨時需要，如果自己也沒有程式技術，有沒有什麼速成一個堪用網頁的方法呢？

去年（2017年）開始，因為孩子誕生，有大量的時間要照顧孩子、處理更多家務，原本下班後可以為自己空出來的寫作時間也被這樣的事情佔據（我並非專職部落客，另外有正職工作）。

我們通常都聽過用「 心智圖 」等工具可以幫助構思，但如果你有實作一段時間，你可能會發現並不是從中心點會畫延伸線就好，更重要的是背後的「思考方法」，也就是我在「 心智圖方法教學我的真實經驗版，發散到收納複雜思考的9步驟 」一文中所要說的。有了「思考模型」，才能去善用工具。 有了「思考模型」，也能幫助我們解決問題時，更快想通難題的前面幾個關卡，因為，你會開始知道怎麼去想更有效 。 「思考模型」則有很多變化，同一個問題可以有不同思考流程，不同問題會有不同思考套路。 今天這篇文章，就讓我來整理幾種帶有特殊思考模型的工具與範本，有的會引導你做出年度計畫，有的則會引導你整理一套新知識，重點都在於「有一種特殊的引導規則」，於是你可以循著步驟，更快理清、進入難題的核心。

「樞紐分析表（資料透視表）」是使用 Excel 或 Google 試算表整理資料時，很重要的一種資料統計方法，我曾在「 Google 試算表樞紐分析表範例教學，像 Excel 般資料快速重整 」一文中寫過教學。當資料數值很雜亂時，只要善用樞紐分析，就能快速的總結出一些統計結果。 例如我在「 出國旅行記帳分帳不混亂教學：免裝 App 的記帳表格範本下載 」這個應用案例中，就用樞紐分析，來拆出每個人應該平均負擔的帳款。 只是要設計出自己的樞紐分析表，對不熟練的朋友來說可能還要想一想，操作設定上也可能要花一點時間。 不過，如果你使用 Google 試算表， 那麼 Google 現在「會主動建議你應該使用什麼樣的樞紐分析」，而且「幫你直接做好樞紐分析表」 ，於是我們只要直接插入即可！

在購物網站、旅館機票網站，搜尋一大串需要比價、研究的商品清單，或許是工作上需要製作一份競爭產品列表，也許是要抓資料來跟朋友討論旅行規劃。這時候， 有沒有高效率的方法，讓我不用一個一個手動複製與整理資料，如果可以把網頁資料直接抓取成 Excel 表格有多好 。 又或者你在搜尋「 電腦玩物 」的某主題文章（網站右上角有搜尋功能喔！），找到了一大串你想讀的文章搜尋結果，有沒有辦法直接把搜尋結果裡十幾、二十篇的文章，自動轉換成表格清單。在類似的百科、資料、學習網站中，就能更快的整理你需要的參考資料。 今天要介紹一個可以幫你更快完成上述動作的工具：「 Listly  」， 這個工具只要輸入網頁網址，就能把網頁中的品項清單、資料內容，自動下載並轉換成 Excel 表格 。而且我的實際測試裡，對中文內容的購物網站、資料網站皆可支援，免費帳號也有一定程度的使用量。

新的一年，當然還是要繼續貫徹我在「 社群時代，你還在手工訂閱嗎？ 」、「 我如何保護上網閱讀注意力？ 」兩篇文章提到的網路資訊閱讀方法： 利用由我作主的 RSS 訂閱，以「集中」、「高效率」、「手動挑選」的方式，幫助自己更深入的閱讀值得深入了解的資訊 。 像是 Feedly 或 Inoreader 這類文章訂閱服務，他們可以： 「集中」：把我最需要、最喜歡的網站文章或影音，集中在一個閱讀器裡閱讀。 「高效率」：新文章準確送達，閱讀時統一介面，再結合一些整理功能，帶來更高閱讀效率。 「手動挑選」：由我自己選擇自己要的文章來源，也只會有我自己選擇的文章，讓閱讀更專注。 面對社群源源不斷的訊息更新，以及被機器服務推薦所主導的閱讀方式。我還是喜歡回到像是 Feedly 與 Inoreader 這樣的 RSS 閱讀器中，手工訂閱自己喜愛的網站，認真閱讀他們上面發表的文章。