電腦玩物

我們需要建立的不是事後整理的工具系統，而是執行的工作流程。 如果工作流程掌握了有效的步驟，那麼事後整理的時間可以降低到最少，自然的建立起自己需要的執行系統。如果要在工具、整理上花費太多時間，這個系統反而更容易陷入自我滿足的困境，卻不一定可以有效幫助自己完成目標。

在上 「防彈筆記法」課程 時，常常接收到類似問題：「Esor 你是不是每天要花很多時間寫筆記？或者晚上要空出時間整理筆記？」、「透過筆記建立工作系統看起來效果美好。但工作已非常忙碌，還有時間做這麼完整的筆記規劃嗎？」、「雖然建構出第二大腦能提升效率，但會不會在建立過程就花掉許多時間？」 在繁忙工作生活中，我們還有力氣和時間去建構 第二大腦 嗎？雖然系統和工具起來都很好，但真正的問題可能在於我們沒有強大的執行力去完成 。

在分享 專案管理 工具的時候，很多朋友常常問我：「當遇到有任務相依性的時程，如何在調整其中一個環節後，其他部分可以『重新自動排程』？」 這樣可以在時間變動時，更簡單地完成任務時程規劃，也避免任務重疊、進度混亂的困擾。如果有一個具備自動排程功能的專案管理軟體，或可以建立任務從屬關係的甘特圖工具，就可以節省我們一些管理時間。 而 Notion 作為一個團隊協作專案管理工具，也具備了這樣的功能，可以設計成一個具備自動排程功能的專案管理工具 。

面對一個不斷變動的任務，常常會讓人覺得一個頭兩個大。但是，愈是重要、困難的任務，愈是會充滿各種新增的資料、調整的行動，而且我們也往往更需要有效的完成這些任務，才能凸顯出工作價值，才能讓專案往前推進。

時間管理的很多焦慮，來自於自己想做、要做的事情很多，不只工作上的任務希望依照時程完成，也希望把生活、家庭過得精采，還要認同自己的價值。

在工作上有時候我們需要為任務設定截止日期，或者當他人交付我們任務時直接給我們訂了一條死線， 無論哪一種 Deadline ，這時候太逼人的截止線會累死自己，太遙遠的截止線讓人現在沒有動力去做（太無解的也是）。

當你要管理一大堆任務、文件時，可能會設計一個包含「進度狀態」欄位的表格 （像是 Notion 、 AirTable 等專案表格工具都有類似功能），專門用來標記目前每個任務處理到什麼階段，或是每個檔案是否還需要追蹤或修改。

如果你常常覺得自己需要整理的資料非常的龐雜，不知道如何做好有效的分類。或是各種雜亂的資訊混在一起，要決定下一步行動的時候覺得非常干擾，但真的要找參考內容時又找不到。也可能努力的整理出一個看起來很豐富的資料庫，但執行目標、創造價值的產出沒有提升，反而是花了太多時間再整理。

新的一年啟動，或許你準備開始許多個新的年度計畫，現在就已經開始感覺到壓力與煩惱。或許，目前你還在剛剛結束舊的一年專案的暫時休息狀態，可是可以預知的是，慢慢的會有許許多多的新任務、新專案、新意外出現，於是自己開始會愈來愈忙碌，甚至陷入一種忙碌漩渦的狀態，然後就在一團手忙腳亂中，可能一下子一年又過去了。

那一天在 線上視訊課程 中，跟許多熱情的學員分享「如何架構專案任務的子彈筆記系統」 ，討論如何建立工作系統的邏輯與方法，課程獲得很棒的回饋與交流。而課程結束後，我又留下時間，繼續跟大家討論延伸的各種問題，這時候，有一位朋友問了下面這個問題，問題的大意如下：

為什麼用工具建立時間管理系統後，發現沒有真正提升效率？發現工具功能強大但自己的系統混亂？發現沒有動力去推動這個系統？或是感覺整理好了，卻不知道下一步行動是什麼？

Notion 無論是在筆記功能、資料管理上都是近年來走在時代尖端的生產力工具 ，讓專案任務管理、筆記資料庫編排有了新的可能性，而 Notion 在 2021 年 6 月又推出了一個看起來很有發展性的新功能：「 Synced blocks 」，即使是目前的雛型狀態，就已經可以節省許多工作時間。

在最近一個多月講了很多次關於「 遠距工作效率 」的課程，其中最常被詢問的一類問題就是： 管理者想要能追蹤團隊的進度，執行者其實也很想讓團隊與客戶知道自己的進度。雙方其實都有「知道彼此在做什麼工作」的需求。

時間管理，很多時候不只是自己的事情。 因為很多任務必須跟他人和合作，這時候是不是不只我們需要懂得時間管理、專案管理，我們的合作夥伴也需要有高超的時間管理技巧，要不然事情是否一樣會陷入沒時間、沒效率的惡性循環呢？ 在我的 時間管理課堂 上常常有這樣的提問：「 任務會拖延是別人的問題，計畫被打亂是他人犯錯，這時候我要如何做好時間管理？ 」 有時候其實問題可能是在雙方身上，有時候真的是對方出錯，無論如何，我們無法真正改變他人，只能改變自己的「操作手法」。 而很多時候，我的「作法」改變了，或許問題就會解決，或者問題變得比較小一點。

想要避免瞎忙，想要專注，想要減少拖延，想要解決工作常被打斷等問題，關鍵之一是拆解出任務的下一步行動。為什麼呢？

「 Subtask 」是一款剛推出不久的專案管理看板工具 ， 2020 年 8 月發布，最近剛剛脫離 Beta 版。從外貌上來看，他的骨架像是 Trello 那樣的看板管理，但血肉上則有許多獨樹一格的特色，要解決的問題也非常有針對性（針對那些在 Trello 上無法做、不易做的管理），例如：

Notion 彈性的功能，可以讓專案、任務管理擁有不同的選擇，但選擇一多，也可能造成我們不知道如何選擇，或是反而要花更多時間去設計整理。 這篇文章，來談談 Notion 的專案管理、任務整理的技巧，看看哪一種方法更適合你的需求。

今天這篇文章，跟大家聊聊在《 Shape Up 》這本書中看到的一個翻轉思考流程的專案管理、時間管理概念：「 appetite 」，他們稱呼為這是設定目標的胃口，我覺得也可以意譯為「時間邊界」。 《 Shape Up 》來自於知名專案管理工具「 Basecamp 」開發團隊，他們一向被認為是最高效率的開發團隊之一（也撰寫過多本關於生產力的書籍），這本書正是他們多年來工作流程的淬鍊結晶，書中包含了很多對於傳統方法的反思、驗證與突破。 「 appetite 」這個概念，想說的是：「When shaping（書中定義為設定一個工作目標）, we focus less on estimates and more on our appetite. 」這段話的意思是： 當設定一個工作目標時，首先要關注的不是估計任務需要多少時間，而是應該更多關注在我們覺得花多少時間是值得的？我們想要花多少時間？

最近 課程 中，無論是針對青年的職涯訓練，或是時間管理方法，都被詢問到一個類似問題： 「整理郵件、即時通等碎片的工具學會了，但我們也想知道 Esor 實際上怎麼管理郵件、即時通的完整工作流程。」 這是一個很棒的問題，工具的功能是一回事，但運轉這樣的工具背後，有沒有什麼關鍵的使用習慣呢？ 有可能正是這樣的工作習慣，才能真正確保郵件、即時通成為工作助力，而非讓工作更加雜亂、干擾。

「 Quire 」是一款推出多年的專案管理工具，也可以當作待辦清單來使用。 雖然名氣沒有很大，但網頁版與 App 版的使用者評價都不錯，而且在看似簡潔的介面中，包含了許多很有彈性的工作整理功能。 「 Quire 」的基礎是一份大綱式的專案清單，可以在上面拆解專案的不同任務、行動細節。 但是他的核心訴求是「 Unfold Your Ideas 」，可以用有彈性的方式展開你的不同想法 ，例如當你想要用進度的方式查看目前任務？或是根據時間關注今日要事？還是想要查看某項任務的筆記細節？全部都在這個大綱清單中可以直接實現，不需使用其他工具，也不需複雜的管理方式。 目前「 Quire 」還是在免費公測期間（從 2014 年發布一直到現在），但即將在 2020 年推出正式版本。而免費帳號下，可以建立 35 個組織分類、 80 個專案、 30 個團隊協作成員。