電腦玩物

那一天在 線上視訊課程 中，跟許多熱情的學員分享「如何架構專案任務的子彈筆記系統」 ，討論如何建立工作系統的邏輯與方法，課程獲得很棒的回饋與交流。而課程結束後，我又留下時間，繼續跟大家討論延伸的各種問題，這時候，有一位朋友問了下面這個問題，問題的大意如下：

最近讀到一篇介紹卡片盒筆記法的文章：「 卡片笔记法、Roam Research 与个人笔记体系的建立——拯救「写过就忘」 」，切入「拯救寫過就忘」這個主題，我覺得很有意思。雖然我的管理方法和該篇文章採用的「 卡片盒筆記法 」不同，但也讓我想談談自己在職場與任務筆記中，如何避免寫過就忘的方法。 「避免寫過就忘」，正向目的就是：「 希望自己寫下來的東西，在需要這個資料時可以有效地拿出來使用，並且看得懂自己寫下來的筆記、用得上自己寫下來的筆記。 」

有一段時間，我在電腦玩物上喜歡研究各式各樣的遊戲化 App ，從養成習慣到專案管理，其實都有遊戲化工具，幫助我們展開原本困難、枯燥的行動： 練習專注的遊戲化： Forest 用專注力養育一片森林，動人的時間管理 App 儲蓄習慣的遊戲化： 記帳城市：最會遊戲化台灣團隊幫你「直接上癮」每日記帳習慣 早起習慣的遊戲化： SleepTown 遊戲化養成早起習慣，來自 Forest 台灣團隊開發 走路運動的遊戲化： Walkr 把走路變成最好玩的遊戲，放口袋裡的銀河冒險 目標管理的遊戲化： 玩，很重要！我在 Habitica 跟真實人生玩遊戲的一年後心得 近幾年來，比較沒有發現什麼更有創意的遊戲化工具， 但「遊戲化的拆解」，反而變成我自己在推進任務時的一個習慣。

不久前在電腦玩物分享：「 用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學 」，獲得很多的迴響。也有不少讀者朋友詢問我：「 那如果是職場、工作上的專案、任務、資料， Esor 會如何利用 Notion 來建立一個管理系統呢？ 」 當面對的是職場上的管理，有幾個關鍵需求要被解決： 時程、進度，需要更嚴謹的管理 專案流程、待辦清單，需要更清晰的排序 大量瑣事、資料需要整理，而且他們彼此相關 如果我要用 Notion ，也應該會從上面三個角度，來設計自己的職場工作專案管理系統（我目前當然是 用 Evernote 子彈筆記系統來建立管理 ）。

當要處理的工作非常多，但又常常有家庭、有生活想要顧及時，應該怎麼做比較好？ 不斷不斷的加班？全部時間一直投入到工作上？犧牲自己的個人休閒、家庭生活嗎？這可能不是好方法。原因不只是因為犧牲自己，更是因為人的專注力沒辦法持續那麼長，就算我一直把時間花在工作上，也很可能一段時間疲勞後，工作速度反而下降。 當生產力低落，有可能我變成其實正在浪費更多時間去完成工作。 我覺得面對堆積如山的工作壓力，但人又不可能不顧及生活，長期投入工作還可能效率降低，這時最好的做法，是可以「隨時切換」。 就是工作累了，不妨處理一點自己的事，要花時間在家庭、生活活動上，但又能「隨時隨地」切換到「全速工作」的狀態。

最近幾次在大學演講，不約而同被問到一個類似的問題：「在用即時通討論事情時，常常覺得對方很沒有效率，討論很零散，進度很緩慢，對方的回應有一搭沒一搭，感覺彼此都會拖延到時間。」 而面對一些重要的事情，或是自己很忙時，這樣的即時通討論，反而讓工作的效率降低。 這些時候，我們總覺得是： 對方沒誠意討論？ 對方不專心？ 對方是不是對我有什麼意見？ 這些類似「為什麼已讀不回？」的心理猜測，其實在工作討論中沒有必要，也可以由我們來主動避免。 因為當我們主動發起了「零碎的溝通」，如何讓最後的討論，不陷入低效率、進度慢的困境呢？

忙碌的工作者，常常會被賦予許多的新任務，於是很容易陷入有一個任務就趕快做一個任務的情況，沒有時間仔細思考排程、順序的問題。 但這個「沒有時間」好好做計畫的原因，很有可能正是來自於沒有仔細思考排程、順序本身。正是因為沒有先做好計畫，所以才沒有時間。 不過，我這裡說的計畫與排程，「不是」單純排出事情的優先重要性而已。 而是沒有理清多個任務之間「真正的行動步驟」次序，做好快速工作切換，讓多個任務可以同步並進。於是導致自己在工作上要花掉更多時間，最後更沒有時間做計劃。（可延伸閱讀： 如何在忙碌職場深度工作？反思對深度工作力的 4 個實踐技巧 ）

我這裡說的 清單工作方法 ，不是單純把任務列在清單上，那是塊狀工作。而是先把任務分點拆解，讓任務不需要一次做好，而可以逐步分點完成。（可延伸參考： 兩步驟改寫待辦清單，提升時間利用量、任務達成數 ） 什麼是塊狀工作？ 想要一口氣完成任務，需要一次有兩三個小時以上空檔。 什麼是分點行動？ 把塊狀工作切塊、分點，變成可以一步一步完成，每一個可能是30分鐘以內的時間（當然，沒有很嚴格的時間定義）。舉例像是寫一篇文章這個塊狀任務，可能變成下面的分點行動：

我們的情緒、感覺，有時候和「事情真正的面貌」是有距離的。 當我們被自己的情緒綁架，很有可能被與事實不符的情況中，不僅距離事實愈來愈遠，也讓自己陷入焦慮之中。 這時候如果我們懂得辨識出情緒與事實，那麼可以放下的東西更多。例如現在很流行的正念方法，正是在幫助我們練習自我覺察，而覺察的目的只是在辨識出事實與現象，讓自己不要被表面現象情緒綁架。 個人的心靈可以這樣練習，那麼工作上有沒有類似的方法呢？

這兩天， Google 在台灣上線了他的「職缺搜尋服務（人才招募服務）」 ，這是一個「搜尋工具」，可以讓使用者一次搜尋國內外各大人力資源網站的資料，找到台灣的相關工作職缺。

第一個問題：常常覺得自己的興趣五花八門，覺得什麼都有趣，但大多數只是想想，從未實踐，或是半途而廢，那些玩過的興趣，當下好玩，但事後好像也沒有為自己帶來長遠的影響。於是即使是有些時間去實現興趣，但最後的結果好像還是感到空虛。 第二個問題：另一方面，工作很忙，在工作時間中犧牲了建立與實現自己興趣的時間，雖然工作上感到缺乏成就感與樂趣，但卻不敢多保留一些時間給自己的興趣。姑且不論這樣值不值得，但這樣的方法，會是最有效的做法嗎？ 這兩個問題，或許有同樣一套解決辦法。 我自己在正職工作與家庭生活之外，也很熱衷於培養自己的興趣，例如 寫作 、 跑步 、 料理 、 閱讀 等等。 我對於興趣可以帶來的正向影響，有一些反思，這篇文章提供心得給大家參考。

這是我很常被詢問的問題：「 Esor ，雖然我知道時間管理就是自我管理，就是專注自己的重要事情。但問題我的工作上就是無法專注，因為每天都有老闆、客戶臨時加入的大量工作，而且每件意外工作都說是緊急又重要，導致就算我想專注重要工作，最後重要專案還是都卡關。」

很多朋友跟我說，對於「工作常常被打斷」感到很困擾：老闆總是隨心所欲，想到就臨時交代任務？專案進行中總是會有一些意外突發狀況？這些都是工作可能被打斷的原因。