電腦玩物

Canva 除了是許多人使用的設計海報、圖像工具外，這幾年也開始推出各種跟辦公室文書相關的功能 ，例如 製作簡報 、 設計圖表 、 繪製白板 ，乃至於 剪輯影片 等等。結合 Canva 原本的大量圖像設計素材與模板，還有簡單易用的多人協作功能，慢慢也打造出一套屬於 Canva 的「視覺優先」辦公室軟體系統。

當我們在會議中、學習過程中，總是打開空白筆記頁面從零開始記錄，有時候甚至會覺得當下快速筆記就已經來不及了，更不用說當下還能做有效的整理與思考 。但是，這樣一來雖然當下記錄了許多流水帳，可是之後想要整理這些資料時，反而事後變得更難整理，為什麼呢？大概有三個原因：

可以替換 Google Chrome 瀏覽器新分頁的外掛套件很多，之前電腦玩物也介紹過不少，有幫助我們專注與聚焦每天重要工作的選擇，也有讓我們更放鬆紓壓的畫面，有興趣的朋友可以參考下面四種不同的新分頁套件：

在討論重要專案進度、解決任務問題的開會過程當中，做好會議記錄筆記絕對是重要的。 只是會議記錄要怎麼寫才有效率呢？如何讓與會者可以對會中討論、會後行動更有共識，避免重工？無論是實體會議、視訊會議，這都是需要解決的關鍵問題。

最近讀到一篇介紹卡片盒筆記法的文章：「 卡片笔记法、Roam Research 与个人笔记体系的建立——拯救「写过就忘」 」，切入「拯救寫過就忘」這個主題，我覺得很有意思。雖然我的管理方法和該篇文章採用的「 卡片盒筆記法 」不同，但也讓我想談談自己在職場與任務筆記中，如何避免寫過就忘的方法。 「避免寫過就忘」，正向目的就是：「 希望自己寫下來的東西，在需要這個資料時可以有效地拿出來使用，並且看得懂自己寫下來的筆記、用得上自己寫下來的筆記。 」

工作很忙，每天開會時討論了許多行動，老闆與客戶臨時交代事情，我很認真的想要把他們都筆記下來。但事情太多、討論太快，來不及邊講邊做筆記，最後漏東漏西，事後還要再去詢問，對方就覺得我不夠專業，甚至以為我不夠認真。 你是否有遇過類似上面的處境呢？ 這是「工作愈忙系列」的第二篇文章，（前一篇： 工作愈忙愈要降低決策疲勞， 6 個方法避免選擇癱瘓 ）我想嘗試來解決忙碌職場工作者，會面臨的一些實際工作問題。 以及如何在忙碌現實中，找出自己的輕鬆有效率之道。

有時候開會變成聊天，結果一件事情討論了很多次，最後專案卻還是沒有什麼進度。有時候開會時大家都很努力，但討論的時間拉得太長，講的話失去焦點，讓會議變成一件累人的事情。

最近發現一個很好用的「線上視訊會議服務」，叫做「 Oorja 」，它是由個人開發者 Akshay Kumar 利用瀏覽器技術開發的線上多人視訊會議工具，透過直接點對點傳輸，影音資訊都會加密。 並且所有資料不會儲存在雲端，都只儲存在個別用戶的瀏覽器內。 （你可以在這裡查看 Oorja 的原始碼 ）

這不是一個新功能。「微軟翻譯」在 2016 年時有幾個重大的變革，例如當年我比較過的「 微軟翻譯與 Google 翻譯的離線拍照翻譯功能比一比  」，而在 2016 年底， 微軟翻譯還推出了一個「跨裝置翻譯對談」功能，可以讓三國語言以上的對話者同時交談，自動同步翻譯成各自語言 。其中像是中文、英文、日文、德文、法文、西班牙文等國語言，還支援語音的同步翻譯。 微軟翻譯的「跨裝置翻譯對談」最強大之處，在於可以在電腦上直接打開網頁就使用，而且具備「臨時即時通」的功能，讓你把多國語言的與會者拉入這個即時通，大家都不需安裝額外軟體，但是就能開始多國語言的同步翻譯會議。這樣就搞定了大家裝置、軟體、語言不一致的大問題。 這時候，每個與會者，都會在自己的電腦或手機上，看到用自己語言翻譯成的內容，甚至聽到翻譯後的語音。類似大型會議會使用的多國語言同步翻譯、口譯。 前面說過，這個功能推出已久，不過最近一個例子讓我感受到這個工具的用處，所以分享出來給大家參考。

我自己工作上確實常常遇到這樣的問題：要跟客戶、作者約一個開會時間，寫了一封郵件過去，列出了幾個有空檔的時段，例如下禮拜一早上十點、下禮拜三下午四點、下禮拜四早上十一點，詢問對方哪個時間最方便？然後對方回信給我後，也只是在郵件裡口頭約定，如果要更嚴謹通知，我還要再發一次會議行事曆邀請給對方。 這個流程雖然解決問題，但有點繁瑣，我先一次信件列出可選時間，對方選好後回一次信給我，我還要再發一次會議通知給對方。 有沒有可能少掉後面兩個步驟，讓對方選好時間後，我們彼此的行事曆上就會確認會議時間呢？ 今天要介紹的這個「 Calendly 」工具，就是要解決這樣的問題。他可以在 Gmail 中直接插入讓對方挑選的會議時間按鈕，對方選好後，我們彼此的 Google 或慣用行事曆上就自動加上通知。 來看看他如何做到。而想了解更多會議技巧的朋友，推薦可以參考：「 開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議 」一文。

「 腦力激盪法（ Brainstorming ，又稱頭腦風暴會議 ）」，由美國 BBDO 廣告公司創始人亞歷克斯‧奧斯本於1938年首創，他希望能透過與會者拼命丟出想法的過程，追求點子數量的最大化，並且在丟出想法的過程中先不做批評，從而讓一些更新的觀點與方法被激發出來，最後才來做想法的建設性整合。 這看似美妙的會議方法，卻讓有些經歷過腦力激盪會議的朋友叫苦連天，有時候那個丟出點子的過程會變得非常漫長，讓會議超時。有時候雖然丟出的想法很多，但是真正新鮮的想法沒有出現，反而陷入都是同類想法的現象！ 為什麼頭腦風暴有時無效？ 可能有幾種原因：

在之前我使用 iPad 時，很喜歡一款叫做「 Paper by FiftyThree 」的 App ，他原本是一款非常易用但也十分有創意的繪圖 App ，後來慢慢發展，開發出了 手繪圖表 的功能， 又進展成結合手繪、筆記、圖表功能的 手帳 App  ，目前依然是 iOS 最棒的手繪筆記工具之一。 我很喜歡「 Paper by FiftyThree 」的原因是，這款手繪工具改變了大多繪圖 App 難用的缺點，用非常簡易又流暢的介面，讓任何人都能輕鬆畫出賞心悅目的 視覺筆記 。 而 FiftyThree 團隊最近又推出了一款新作品：「 Paste by FiftyThree 」，這個新的線上服務要讓「 製作好看又實用的工作簡報 」變得簡單快速，省去麻煩的步驟，我們就能輕鬆整理出一份有趣有用的工作報告。

在這個即時通滿天飛，也有各種企業溝通平台（如 Slack 、 JANDI ）的時代， 寫一封精準有效率的郵件 ，還是商務工作上必備的技巧。 即時通就是即時通訊，適合快速的討論事情，但即使如企業溝通平台都還是有瑣碎、發散的缺點（參考： 我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率 ），而這些缺點在交代一件重要、複雜的任務時，都還是不如一封電子郵件來得明確又精準，並且可以「留下有效的備忘錄」，這是郵件的優點。 我自己在電話溝通一件複雜事情後，或是用即時通討論完一件事情時，都還是會希望彼此「寄一封電子郵件」做確認，以電子郵件上的整理為依據，這在商務工作上可以避免很多錯誤，更加保險，更容易依循與追蹤。

常常有客戶和我開會結束時都會跟我說：「這次會議好快！」「比他們原本以為的時間要短！」「好有效率的一次討論。」其實我也沒有什麼訣竅，就是在開會前會多做幾步準備工夫，而且這幾步工夫不會多花太多時間，甚至可能花更少時間，因為找對方向，其實可以省下許多步驟，無論開會前還是開會時。 開會的目的很簡單，不外乎要討論某種現況，做出一個選擇（行動），而且有時候我要說服對方進行某種選擇 。要怎麼達成這個開會的目的呢？我會在開會前進行下面四個步驟的「有效」企劃：（延伸閱讀： 開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議 ） 1. 收集：了解概況 2. 整理（第一步分析）：分析現況 3. 判斷（第二步分析）：導出「詮釋」 4. 推論（第三步分析）：做出選擇或列出選擇 「開會時」沒有效率，很多時候是開會前只做了第一步：「收集資料」，於是開會時沒有人知道應該討論什麼？應該朝哪個方向進行？便會花上很多時間繞圈圈。

JANDI 一定不想被稱為只是繁體中文版的 Slack ，不過這其實是我 2015 年初見他時的第一印象。 在去年（2015年）介紹了「 Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道 」之後，就常有讀者來信詢問，想把在國外如日中天的團隊溝通神器 Slack 導入自己團隊，但往往卡在全英文的介面上，這時候如果要尋找類似工具： 那麼這個來自韓國開發，但在台灣有本地團隊營運，整個介面與功能都有繁體、簡體中文支援的「 JANDI 」確實是很棒的選擇 。 從 2014 年誕生， 2015 年進入台灣市場到現在 2016 年， JANDI 這個雲端團隊溝通平台也不斷進化，發展出了屬於自己的特色，除了相較 Slack 有更完美的中文支援外， JANDI 在介面上更符合東方的鮮明色彩風格，對台灣用戶更親切，有線上中文客服，免費版的功能又硬是要比 Slack 多一點點。

我自己很喜歡維基百科裡呈現的「資料網」整理方式，每一個資料與資料之間可以互相連結，而非是一個個割斷的檔案。 透過「互連」，我就可以快速從一個資料連到另一個相關資料，甚至建立起一群資料的目錄架構。 所以無論在 Evernote 或 Onenote 這樣的知識庫工具中，我也推薦大家優先採用「筆記互連、目錄連結」的整理方法，比傳統資料夾的分類法更有效： Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法 那麼在傳統的硬碟文件管理中，有沒有辦法在檔案之間建立「文件互連網」呢？這個概念或許在 Google Drive 雲端硬碟中可以被一定程度的實現， 讓 Google 文件、簡報、試算表 與其他 Google 文件、一般檔案，甚至 Gmail 郵件之間 建立起目錄大綱的快速連結 。 Google 的文件檔案之間可以變成像是一個維基百科那樣的互聯網絡，這對寫論文、寫作、會議紀錄等需求都很有幫助。

好的會議，不只是做好會議通知，更要從好的會議文本管理開始： 會議前的準備文件 會議中的記錄文件 會議後的追蹤文件 如果這些資料可以跟會議通知系統整合，甚至構成團隊內的協同合作流程，那麼更容易達成高效率的會議。 在高效率會議文件的方法上，我之前已經在兩篇電腦玩物的文章裡討論過： Do.com 讓 Google 日曆吃大補丸，幫你開高效率會議 開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議 而在相同的方法流程上，今天我想把這樣一套策略，搬移到 Google 系統上使用，讓我們一起來試試看大家相對更熟悉的 Google 日曆 與 Google Drive 結合，是不是能打造出更強大的團隊會議系統。

「 Do.com 」是這一年來在國外很流行的會議管理服務 ，他很受歡迎，用我之前在電腦玩物介紹的「 看看知名團隊都用什麼工具 」的服務去查詢，可以看到包含 Evernote、 Costco ，甚至 Google、 Apple、 Facebook 團隊內部都有使用「 Do.com 」，到底這個「會議管理服務」有何神奇之處？他到底要管理什麼？ 當我們心中浮起這樣的疑惑：「安排會議時間地點、通知大家開會，那不是用 Google 日曆就好嗎？」這時候「 Do.com 」跳出來說：不！這遠遠不夠，當你發現自己每次開會都浪費又拖延時間時，你就知道一個好的會議服務還應該幫你： 把會議前中後需要的議程、討論、資料全部整合在一起 讓會議前中後的通知、提醒、摘要變得更加簡單 讓開會流程從安排到結束都可以雲端協同合作 整合 Google 日曆 、 Evernote 、 Slack 等生產力工具

之前和作者、客戶面對面開會時，常常在熱烈的討論中聊到一篇網頁資料想要提供給對方立即參考，這時候要怎麼做呢？雖然我們已經面對面開會，但還是要打開筆電中的即時通或郵件服務，找到對方的聯絡資料，然後複製網址、貼上訊息後傳送給對方，而對方一樣要重新打開即時通或郵件服務，接收訊息才能打開這個網頁。 既然我們已經面對面開會，那麼有沒有更便捷的分享資料方法？或許 ，有時候我們會口頭請對方上 Google 搜尋某某關鍵字去找到網頁，但來來回回確認之間，又浪費了不少時間。 而 Google 實驗性推出的這個「 Google Tone 」工具，就是讓我的電腦「口頭」告訴對方的電腦要打開哪個網頁，然後 對方電腦「聽到」 後就能準確打開正確連結，電腦間的對談比人之間的說明更加準確、更加快速！

很多時候會議主持人喜歡在開場時說：「等一下希望會議上大家能暢所欲言」，於是一個人接著一個人，鼓勵大家發言，輪流討論，把會議當成議會，把發言當成會議目的。但是，慢慢的我們發現整場會議下來大家愈來愈累，直到最後好像沒有時間完成有效結論？ 不是所有的會議都是一個自我表現的場合，尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」，這時候發言不是目的，解決問題才是。