電腦玩物

當你在使用 Google 文件 處理報告和整理資料的過程中，是否曾經遇到下面這些困擾呢？ 在協作中容易因不同文件分散導致找不到最新版本或相關資料？長文檔中難以快速找到不同章節或重點內容，影響效率？花費時間整理資料夾，卻還是沒辦法更高效地整理專案、報告、書稿等文件資料？

當我們想要在團隊中收集大家意見，投票討論決策時，小至訂個便當，大到決定工作方向，可能我們都習慣利用像是「 Google 表單 」這樣的工具進行問卷調查。不過，既然 Google 文件本身就可以進行多人協作， 有時候我們要討論的內容就在原本的 Google 文件上（例如會議記錄、專案企劃文件），那有沒有更簡單的方式，在我們日常的文件流程中就能完成投票決定？

現代的文件，不只是完成文書的功能，文件也可以是專案流程的管理，文件也可以是多人討論的管道。 Google 文件作為一個很多人常用的文件協作工具，近期推出了 6 個可以提升上述工作效率的新功能，不只節省文書時間，還能做更多樣化的任務管理，甚至還能提升工作專注度！

Canva 除了是許多人使用的設計海報、圖像工具外，這幾年也開始推出各種跟辦公室文書相關的功能 ，例如 製作簡報 、 設計圖表 、 繪製白板 ，乃至於 剪輯影片 等等。結合 Canva 原本的大量圖像設計素材與模板，還有簡單易用的多人協作功能，慢慢也打造出一套屬於 Canva 的「視覺優先」辦公室軟體系統。

原本比較呆板簡單的 Google 文件表格功能，最近幾年也逐漸的強化，之前可以開始自動排序資料、快速插入與拖曳欄位、固定標題等等：「 Google Docs 文件表格功能大強化，自動排序、固定標題圖解教學 」。

在真實的工作流程中，有時候最簡單的 Google 文件協作，其實就是團隊中大家最好上手的工作方式，我們不只可以把他當做文書工具，也可以當作專案企劃、待辦清單的工具來使用。尤其這幾年來， Google 文件陸續強化了待辦清單、專案模板、任務進度等相關功能，其實可以看出 Google 文件自己也想變成文件型的管理工具：

這是常常有人詢問我的問題：「如果有很多份 Google 文件、簡報、試算表都在跟不同人協作，我要如何知道哪些文件被修改呢？」尤其有些重要的文件，或是修改中與我有關的部分，有沒有什麼更準確的方法，可以幫助自己「確實」收到有誰修改、修改了什麼地方的通知？

Google 文件前一陣子新增的「 進度標籤 」功能，結合更容易彈性管理的 新表格 ，讓我們可以在 Google 文件中設計出「專案進度表」，如果加上之前 Google 文件中的待辦清單、檔案連結、協作者標籤 等等功能， 現在我們也可以在 Google 文件中設計出一個類似 Notion 的簡易版專案管理協作頁面。

當你要管理一大堆任務、文件時，可能會設計一個包含「進度狀態」欄位的表格 （像是 Notion 、 AirTable 等專案表格工具都有類似功能），專門用來標記目前每個任務處理到什麼階段，或是每個檔案是否還需要追蹤或修改。

近期 Google Meet 與 Google 文件、簡報、試算表有了更統一的新介面，在經過了一年多前的預告後，最近這個我期待已久的新功能終於上線：「可以在 Google 文件右方開啟 Google Meet 視訊畫面。」

最近 Google 文件 加入了自動偵測 Markdown 語法的新功能 ，支援在撰寫、編輯內容時，使用更多種常見的 Markdown 語法，快速在你的文字內容中設定各種格式，插入需要的超連結等等。優點是，只要記住幾種關鍵語法，那麼會比使用編輯功能選單，甚至使用快捷鍵還要節省時間。

近期 Google 文件推出了一個很有用的新功能：「 在 Google 文件中直接撰寫郵件內容，並直接發送 Gmail 。 」這個新功能應該已經更新到絕大多數用戶的系統中，一般用戶就可以使用。仔細研究一下，我覺得這個新功能，可以徹底改變我們撰寫郵件的工作流程，並且大幅度地提升工作效率，為什麼呢？

在最近一次關於 遠距工作技巧的課程 中，練習最後，有學員提問到：「雖然 多人協作文件 很方便，但是公司有自己的公文系統、正式文書格式，這樣使用協作文件的機率會不會反而很低？或者協作後還要轉成公司的公文格式，反而麻煩？」

如果想要在 Google 文件（不是 Google 試算表）中插入與編輯表格，之前只有簡單的合併儲存格等功能。這時候如果有一些稍微複雜一點，但是又不需要動用 Google 試算表的需求時，就比較兩難， 到底要繼續在 Google Docs 文件上比較麻煩的處理表格，還是要換用 Google 試算表呢（但還有其他資料是在 Google 文件中，不想分開）？例如：

在 Google 雲端硬碟 上進行 Google 文件、簡報、試算表的協作，除了一起編輯、校對、統整內容外，真實的辦公室流程裡還常常會出現另外一種工作需求：「公文書簽核、合約審查、統計報表批准」， 而現在 Google 的文件、簡報、試算表工具，終於開始正式內建了可以「請求核准」的簽核功能。

之前在電腦玩物介紹過：「 Google 文件朝 Notion 進化，推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能 」 ，在 2021 年， Google 文件陸續推出一些新的「內容格式（模塊、 block ）」，其中一部份的概念看起來類似 Notion  ，可以快速在文件中插入像是待辦清單、會議筆記等模組，或是快速連結相關文件、行事曆內容。

之前在電腦玩物分享過：「 Google 文件朝 Notion 進化，推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能 」，當時有許多新功能都還在陸續更新，我也是在之後幾個月才慢慢體驗了其中某些很有用的功能， 其中就包含了今天要跟大家分享的「會議記錄（ Meeting Notes ）」這個快速筆記範本。

2020 年的時候， Google 推出了 Google Workspace 的整合計畫，除了新的付費模式外， 還希望能將 Google 系統的各種工作工具進行「整合」，讓 Gmail 、 Google 雲端硬碟 、 Google Meet 、 Google 日曆 、 Google Tasks 真正進入一個統一的工作空間，更方便使用，更方便協作。 這一年來陸陸續續有些整合功能推出，不過大多數適用在企業版的 Google Workspace 帳戶中。直到現在， Google 宣布將要讓 Workspace 的更多整合功能開放給一般 Google 帳號使用者使用。

這是一個 Word 上行之有年的功能，不過 Google 文件上遲遲沒有支援。那就是「將圖片擺放在文字上層或文字下層」 ，缺少這個功能，就無法在 Google 文件中快速製作類似標題圖片這樣的需求。

  Google 文件的協作系統發展多年，準備在 2021 年迎來最重要的更新，讓文件超越傳統的編輯功能，晉身為工作時需要的資料整理、任務管理工具。 如果用類比的方式來想像，那就是 Google 文件將在接下來幾個月，陸續推出類似 Notion 的特殊內容筆記區塊、多樣資料檢視模式等功能。