電腦玩物

最近 Google 地圖 App 的更新，帶來了已經被取消的 Google Inbox、 Google Trips  等服務中的「行程郵件整理」功能。 那些自助旅行時預訂的機票、旅館確認郵件，寄到 Gmail 信箱之後，原本散落各處。透過這個「行程郵件整理」，可以自動排序成一個完整的行程表。並且在行程表中，自動擷取來自郵件裡的機票時間、旅館地址等關鍵資訊。 之前 Google Inbox 停用後，我寫過這篇文章：「 Google Inbox 停用後，五個還能自動整理旅遊行程郵件的方法 」。而當這樣的行程郵件自動整理，內建到 Google 地圖中，那麼查看行程資訊確實又更加節省時間。

電腦玩物在 2016 年的時候介紹過 iOS 版的 Spark ：「 [革命郵件App 06] Spark 集大成最佳 iPhone 郵件App 」。多年之後， Spark 在 iOS 上依然是評分最高的郵件 App  之一，剛剛確認，他的評分有高達 4.8 分。而現在， Spark 終於推出了他的 Android 版本。 用 Spark 管理來自 Gmail、 iCloud、Exchange 的郵件，有什麼特別的優點呢？這是一款集合了各種郵件管理軟體的特殊功能，但是操作介面又能保持簡潔流暢的工具。 尤其 Spark 上有非常豐富多樣的 郵件任務排程工具 ，可能對大多數朋友都有幫助，例如延遲處理、排程寄信、稍後追蹤等等。 在以時間管理邏輯整理郵件的 Google Inbox 即將被退休之際， Spark 登上 Android ，說不定會成為某些使用者的新選擇。

Google Inbox 郵件服務，最近開始在網頁上彈出了「即將在 3 月底終止服務」的通知。我自己其實也在去年知道 Inbox 要淘汰的消息後，就轉用回新版 Gmail 。

我很愛用「 Google 航班 」這個服務，用來查航線時間、機票比價，對我來說很方便，又能設定票價追蹤，我之前常用在這個用途上：「 自動追蹤廉價航空最新機票票價、航班開放，設定通知步驟教學 」。

今天 Google 在 Twitter 上宣布 ，「 Google Inbox 」這個郵件工具 將在 2019 年的 3 月走入歷史 ，下台一鞠躬，結束他四年來的郵件功能嘗試。而其中好用的郵件延後提醒等功能，將會整合到新版 Gmail 當中。

2018 上半年 Gmail 推出新版：「 如何立即開啟 Gmail 新版介面，以及八個改版新功能實測簡介 」，其中有一項功能在台灣用戶的 Gmail 上遲遲未見，直到最近才陸續開放，便是能夠讓郵件內容傳遞更加保密的「 Gmail 機密模式（ confidential mode ） 」。

前陣子宣布的 Gmail 新版網頁介面，今天開始對全球用戶逐步更新，無論是企業版用戶，還是個人版用戶，都可以獲得這個新版本。

有時候 Gmail 收到重要郵件，而且是某個時間點需要處理的郵件，或許你會想要把郵件添加到 Google 日曆上，這樣到了那個行程，就能更快查看郵件，或是記得處理那封郵件。

在「怦然心動的人生整理魔法」這本書中提到了一個「整理節慶」的概念，作者近藤麻理惠説整理要像節慶一樣，一次做好做滿，不要東整理一點西整理一點，而是下定決心一次整理到位，那麼以後就再也不會回到混亂狀態。

圖片來源： Gmail is working on snooze, smart grouping, and a Material Design interface for the web 今天許多國外的媒體網站紛紛報導 Gmail 即將進行大改版，來自 The Next Web 的消息「 Google: Gmail will get a ‘major’ redesign soon 」提到 Gmail 將有全新的網頁版外觀，以及一些來自於 Google Inbox 的聰明功能。而在 Android Police 的文章「 Gmail is getting a new web UI with snooze, smart replies, and more in Early Adopter Program 」則引述了 Google 官方發言人的說法： Gmail 確實在進行一些重大改版，但都還在草案階段。

「 Google Inbox 」是更進階的 Gmail 郵件管理系統，從他推出至今三年多的時間，我用它來管理自己的 Gmail 郵件，獲得非常大的效率提升。其中一個關鍵，就在於：

你有沒有遇過這樣的困擾：明明有其他重要工作可以做，但忍不住一直打開電子信箱查看有沒有新郵件。或是想要處理信箱裡某一封重要郵件任務，但一開信就被其他剛剛出現的新郵件拉去注意力。結果就是 大量的時間一直花費在處理一封又一封不斷出現的新郵件上，真正有價值的任務卻沒時間處理 ！ 如果你有「忍不住一直開信箱」、「一直被新郵件干擾」的困擾，不想要再「過著被新郵件拖著走」的工作節奏，那麼這個「 Inbox When Ready 」，或許就是你需要的工具（當然，如果你的工作就是處理新郵件，那就另當別論）。 「 Inbox When Ready 」是一個 Google 瀏覽器擴充套件 ，可以改造我們的 Gmail 與 Google Inbox 信箱（是的！他支援改造 Inbox 介面），讓我們打開信箱後可以更專注，他說他想達成三個目的： 讓你「用合理的頻率」查看信箱，而不再著迷開信。 幫你養成好的「查看新郵件」、「處理工作」間的時間平衡。 減少你浪費在又處理一封新郵件的時間。

前一篇時間技客文章：「 莫法特休息法，面對高壓力工作的積極休息技巧  」寫完後，獲得非常多的讀者迴響，還有很多讀者寄信跟我說，這真的改變了他們思考如何休息的方法。而在這許多封回饋郵件裡，有讀者寄來一封信，推薦我也可以在「 時間技客系列文章 」中研究並分析一下「 Yesterbox 」這個郵件管理技巧。 讀者說他常常在電腦玩物看到我分享「 清空收件匣 」的相關技巧，但他卻是一位郵件拖延者，每天有大量的郵件任務必須處理，郵件信箱本身就是他的工作核心之一，然而常常舊的郵件還沒處理完，新的郵件就進來了，導致有大量郵件動輒被拖延好幾天而遲遲無法完成有效答覆，中間免不了漏失一些重要工作，不知道怎麼辦才好，直到他看到「 Yesterbox 」這個方法。 「 Yesterbox 」，這個名稱來自於「 Yesterday Email Inbox」，他把收件匣分成「今日收件匣」與「昨日收件匣」，並且提倡不要處理今日的新郵件，而是「把昨天的收件匣當作今日的工作任務清單」，並且「 清空昨日的收件匣 」就好。

前陣子寫過一篇文章：「 Google 文件合併列印教學，把 Google 試算表合併列印標籤信封 」，透過安裝外掛，可以在 Google 文件與試算表實現合併列印功能，就能像微軟的 Office 那樣一次列印大量的客製化信封、標籤名牌。 而今天再來幫 Google 的 Gmail 與 Google 試算表 應用，補足一個微軟 Office 行之有年的合併列印功能：「 合併列印郵件 」。 利用「 Yet Another Mail Merge 」這個 Google 試算表外掛，只要在 Google 試算表設定好客製化的欄位，就能用 Gmail （或 Google Inbox ）一次寄出大量客製化的電子郵件，對方會收到「 看起來彷彿特別為每一個人親自撰寫的獨特郵件內容 」，郵件內文有專屬的姓名稱謂、內容關鍵字，但其實我們是一次輕鬆大量寄出的！

這篇整理文章，其實也是許多讀者來信詢問的文章。很多電腦玩物的讀者會問我類似這樣的問題：「看了你的文章，想要開始從頭學 Gmail ，請問應該從哪篇文章開始看起比較好？」 確實，這幾年來，我陸續針對新的 Google 工具個人應用心得撰寫文章，並沒有管學習的前後次序，也沒有像編輯成書籍那樣會整理成系統，更不會汰舊換新。很多 Google 相關教學文章就是照著發表時間這樣散落在電腦玩物中。 想一想，也確實應該幫他們理出一個次序了，就像最近我發表的： 2017年 Android App 下載推薦（下）：60+需求200+工具總整理 免費軟體下載推薦懶人包，電腦玩物的 50+ 單機軟體短評清單 設計師懶人包：90+免費設計工具與免費設計資源總目錄整理

從電腦玩物收到的回饋來看，愈來愈多朋友開始使用「更適合時間管理與任務管理」的 Google Inbox 當作郵件系統，而 Inbox 也持續強化其基本郵件功能，包含前一陣子加入「 插入 Google 雲端硬碟檔案 」等，都讓其不只有創新的介面，在傳統郵件功能上也更接近 Gmail 。 如果你想知道如何利用 Google Inbox 與 Google 服務做時間管理，可以參考：「 Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理 」一文。 而今天要分享的是， 最近 Google Inbox 又增加了一個傳統郵件管理常常用到的功能：「罐頭訊息」，或稱為「 郵件範本 」 ，你可以在 Inbox 建立多套內容範本、簽名檔範本，並在回信時自由選擇插入，而且建立的範本可以和 Gmail 罐頭訊息同步。

其實我之前有寫過「 簡單有效 Google 時間管理系統： Keep+ Inbox+ 日曆 」，那時候想說這三個工具剛好符合「 時間管理系統 」中需要的：收件匣（Inbox）、待辦清單（ Keep 筆記）、行事曆（ Google 日曆），並且還能彼此互通，所以撰文推薦了這個做法。 而最近我撰寫了「 Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版 」一文後，決定在我自己實際慣用的 Evernote GTD 方法之外，也來幫廣大 Google 使用者們，研究一套 Google 系統上有效的 GTD 時間管理流程。 實驗了一段時間後，今天就來跟大家分享這個我構想的 Google GTD 時間管理流程，只要利用最新的 Google 三大工具： Google Keep、 Google Inbox、 Google 日曆（新版），就能搞定我們日常的想法、瑣事、任務和專案。

今天 Google Inbox 宣布了一系列的更新，像是現在可以自動摘要來自 Trello 專案管理服務 與 Google alert 快訊 的通知，讓我們不用打開郵件，也能快速看到這些郵件的重點。 不過另外一個更新更是我期待已久的，就是 Google Inbox 的 App 終於內建支援直接插入 Google Drive 檔案。 同樣的功能 在 Gmail 行之有年 ，在 兩個月前也出現在網頁版的 Google Inbox 中 。不過對於喜歡在 行動的零碎時間 處理郵件的我還是來說，則苦等這個功能出現在 App 版許久。

「郵件」的本質就是別人交給你的「任務」，所以「收件匣」本質其實是「任務清單」，只是傳統的郵件信箱看起來太過雜亂，缺乏時間管理功能，讓我們沒辦法找到有效率的郵件管理方法。 一直到 Google 推出 Google Inbox ，並且讓郵件可以成為 Google 日曆上的任務後，我們開始可以幫郵件加上任務時間提醒，在郵件上做任務筆記，用行事曆管理郵件，這一系列 Google 時間管裡教學可參考電腦玩物上的： 完全解密 Google Inbox ！十大功能改造Gmail實測教學 Google 日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒！ 簡單有效 Google 時間管理系統： Keep+ Inbox+ 日曆 但是有些朋友用不慣 Google Inbox 的介面，而又想要讓郵件信箱也可以直接變成任務時間管理系統，這時候有沒有其他方法呢？有的，那就是今天要介紹的： 「 Sortd Smart Skin for Gmail 」，他可以把雜亂的 Gmail 收件匣清單，瞬間變成井然有序的 Trello 風格任務進度看板 ，在直覺快速的介面中進行郵件管理。 2017/3 新增 ： Sortd for Slack： 改造 Slack 討論串介面變成專案任務排程看板

Google Inbox 是非常優秀的郵件服務，尤其對善於時間管理、需要任務管理的朋友來說， Google Inbox 更可以說是目前做得最好的郵件系統（可參考評比： [革命郵件App 07] 終極版七款 Email App 推薦比較表 ）。 而前一陣子開始， Google Inbox 終於加入了一個很重要的功能： 可以在插入郵件附加檔案時，選擇直接插入 Google 雲端硬碟上的檔案與資料夾！ 這是一個更好的郵件附加檔案方法，一來插入雲端檔案就「沒有郵件附檔大小限制」，二來郵件附檔不再額外佔用 雲端硬碟空間 ，三來雲端檔案可以協同合作、即時更新，讓「溝通流程同步不出錯」（可參考： 一人之力為何有團隊之效？我的 Google 圓心工作策略 ） 這也讓偶爾要切換回 Gmail 使用某些特殊功能的情況又少了一個，文章開頭就是我示範這個功能的教學影片。