電腦玩物

無論做了什麼計畫，往往都趕不上變化，外在環境的人事物有很多我們無法單純掌控的部分， 如果要說我們真正可以掌控的是什麼，那就是我們能「選擇」持之以恆 ，無論遇到任何意外，一個好的目標能堅持下去，那麼最終會有好的結果發生。

相信對於時間管理、生產力、效率提升有興趣的朋友，都聽過、看過 「 GTD 」（ Getting Things Done ） 這套經典的方法論。 GTD 中的許多觀念突破（例如 清空大腦 ），以及許多技巧（例如 理清下一步行動 ），無論套用在什麼不同的工具，或是什麼不同的管理邏輯中，都是通用的，這也是「 GTD 」之所以經典的原因。

建立有效的「工作流」，是提高生產力很關鍵的一部份，甚至可能是最關鍵的一部份。「工作流」不是需要很多時間整理與完善的複雜系統，相信很多朋友會覺得都已經很忙很累，哪有時間去建立系統。但「工作流」也不是放任事情散亂而不去整理，這樣最後只會傷了自己。 「工作流」是我們處理事情當下採取的行動方式，以及這一連串行動產生的流程，這個流程將會決定我們未來效率的高低。

在最近一次關於 遠距工作技巧的課程 中，練習最後，有學員提問到：「雖然 多人協作文件 很方便，但是公司有自己的公文系統、正式文書格式，這樣使用協作文件的機率會不會反而很低？或者協作後還要轉成公司的公文格式，反而麻煩？」

我自己喜歡實踐的時間管理方法是「系統性」的，也就是能從目標規劃、行動設計、時間安排到覆盤檢視，兼顧工作上的各種專案、雜事，生活裡的多樣目標、習慣，建立一套完整的工作流程。 不過，這樣「系統性」的時間管理方法，雖然不一定就是難以上手，只是一定「需要時間累積」慢慢習慣與建構。

在最近一次時間管理課程中，有學員提出了這樣的問題： 「 Esor 會如何統計工作時間？又如何在統計後最佳化（節省）執行時間呢？」

在工作流程中，會議是不可避免的，有時候我們為了解決某些關鍵問題、建立專案的共識，或是更具體的討論出團隊的下一步行動，一場會議比來回反覆修改、確認更有效。但是，太多會議的現況下，如果又常常有會議超時，或是常常有會議超時還討論不出結果，那就是職場上讓人十分痛苦的事情了。

工作、生活中總覺得時間不夠？或許很多時候，是我們不經意的、習以為常的工作流程，導致： 有些時間原本可以掌控，卻不小心變成了無法掌控。 某些流程花時間，但不一定創造有效成果。 時間有漏洞，覺得時間不夠，並不是因為我們把時間用來休息、拿來休閒、用來陪伴他人。偶爾看看劇、上個網，其實不是真正造成時間漏洞的原因，或者說起碼不是最關鍵的原因。

工作忙碌，於是犧牲更多自己的家庭、生活時間，逼自己去做，用時間換取完成。什麼事情都累積在待辦清單上，硬是去做，但生活品質犧牲了，工作上卻也不一定就獲得好的成果或認同。 我在時間管理課程中，常常會分享兩個重要的思考： 不是要讓自己變成熱情、有意志力、充滿專注力的人。 而是把事情本身「拆解成」容易產生熱情、不需要太多意志力、不需要太多專注力的行動。 不是一開始就用熱情、意志力、專注力去做， 而是在行動過程，「累積」穩固的熱情、累積我做得到的意志力、累積長期的專注力。

有一段時間，我在電腦玩物上喜歡研究各式各樣的遊戲化 App ，從養成習慣到專案管理，其實都有遊戲化工具，幫助我們展開原本困難、枯燥的行動： 練習專注的遊戲化： Forest 用專注力養育一片森林，動人的時間管理 App 儲蓄習慣的遊戲化： 記帳城市：最會遊戲化台灣團隊幫你「直接上癮」每日記帳習慣 早起習慣的遊戲化： SleepTown 遊戲化養成早起習慣，來自 Forest 台灣團隊開發 走路運動的遊戲化： Walkr 把走路變成最好玩的遊戲，放口袋裡的銀河冒險 目標管理的遊戲化： 玩，很重要！我在 Habitica 跟真實人生玩遊戲的一年後心得 近幾年來，比較沒有發現什麼更有創意的遊戲化工具， 但「遊戲化的拆解」，反而變成我自己在推進任務時的一個習慣。

當要處理的工作非常多，但又常常有家庭、有生活想要顧及時，應該怎麼做比較好？ 不斷不斷的加班？全部時間一直投入到工作上？犧牲自己的個人休閒、家庭生活嗎？這可能不是好方法。原因不只是因為犧牲自己，更是因為人的專注力沒辦法持續那麼長，就算我一直把時間花在工作上，也很可能一段時間疲勞後，工作速度反而下降。 當生產力低落，有可能我變成其實正在浪費更多時間去完成工作。 我覺得面對堆積如山的工作壓力，但人又不可能不顧及生活，長期投入工作還可能效率降低，這時最好的做法，是可以「隨時切換」。 就是工作累了，不妨處理一點自己的事，要花時間在家庭、生活活動上，但又能「隨時隨地」切換到「全速工作」的狀態。

我們或許會這樣想：「雜事，最好就是把他們交辦出去？」但其實並非如此： 一來，往往那是我被交辦要做的事情，通常沒有下一個人可以交辦。 二來，當我們是主管時，如果只能不斷交辦雜事出去，正代表我帶領的團隊工作流程是混亂的。 每一次我在講授 時間管理或 Evernote 筆記課 時，總會有許多朋友問我，工作上一直被交辦雜事，導致重要的工作都被延誤，應該怎麼辦才好？這個問題，並不一定只能是無奈的現實。

最近幾次在大學演講，不約而同被問到一個類似的問題：「在用即時通討論事情時，常常覺得對方很沒有效率，討論很零散，進度很緩慢，對方的回應有一搭沒一搭，感覺彼此都會拖延到時間。」 而面對一些重要的事情，或是自己很忙時，這樣的即時通討論，反而讓工作的效率降低。 這些時候，我們總覺得是： 對方沒誠意討論？ 對方不專心？ 對方是不是對我有什麼意見？ 這些類似「為什麼已讀不回？」的心理猜測，其實在工作討論中沒有必要，也可以由我們來主動避免。 因為當我們主動發起了「零碎的溝通」，如何讓最後的討論，不陷入低效率、進度慢的困境呢？

在 時間管理課堂 上，常常有學員會問我這樣一個問題：「如何知道一項工作要花掉多少時間？」這個問題背後，可能包含了幾個不同層面的困擾： 每天的待辦清單上，應該列出多少事項，才不會太滿或太少？ 為什麼自己預估的時間常常不準確，於是工作總是無法準時完成？ 當一個工作比預期的要花更多時間，於是其他排好的工作就會被擠壓，最後就感覺自己每天都要趕趕趕？ 在排時間表時，如何為自己留下充裕的時間，去完成一件真正重要的事情？ 上述這些困擾， 確實都可以從「如何知道一項工作要花掉多少時間？」這個時間管理基本功開始解決。 這篇文章，就來分享我自己如何預判一個任務應該會花掉多少時間，從而讓自己可以更準時完成工作的技巧。

忙碌的工作者，常常會被賦予許多的新任務，於是很容易陷入有一個任務就趕快做一個任務的情況，沒有時間仔細思考排程、順序的問題。 但這個「沒有時間」好好做計畫的原因，很有可能正是來自於沒有仔細思考排程、順序本身。正是因為沒有先做好計畫，所以才沒有時間。 不過，我這裡說的計畫與排程，「不是」單純排出事情的優先重要性而已。 而是沒有理清多個任務之間「真正的行動步驟」次序，做好快速工作切換，讓多個任務可以同步並進。於是導致自己在工作上要花掉更多時間，最後更沒有時間做計劃。（可延伸閱讀： 如何在忙碌職場深度工作？反思對深度工作力的 4 個實踐技巧 ）

當工作特別忙碌的時候，苦惱於工作已經很多了，卻還是常常東跑出一件瑣事、西跑出一件瑣事。明明重要的事情都已經做不完了，為什麼零散的意外還那麼多，且不斷的干擾著我們的工作流程與效率？ （在這裡，把瑣事定義為那些常常臨時跑出來的額外任務，不是無法完成，但看起來也不是那麼重要，卻會不斷吃掉我們工作時間的事情。） 我記得自己剛剛進職場的時候，也覺得瑣事真的是干擾工作效率的元凶。 但更多年的職場經驗累積後，雖然還是不喜歡瑣事（應該沒人喜歡）， 但是我漸漸體悟到，真正的元兇並非層出不窮的瑣事，常常真正的問題還是在我自己的工作流程上：

我這裡說的 清單工作方法 ，不是單純把任務列在清單上，那是塊狀工作。而是先把任務分點拆解，讓任務不需要一次做好，而可以逐步分點完成。（可延伸參考： 兩步驟改寫待辦清單，提升時間利用量、任務達成數 ） 什麼是塊狀工作？ 想要一口氣完成任務，需要一次有兩三個小時以上空檔。 什麼是分點行動？ 把塊狀工作切塊、分點，變成可以一步一步完成，每一個可能是30分鐘以內的時間（當然，沒有很嚴格的時間定義）。舉例像是寫一篇文章這個塊狀任務，可能變成下面的分點行動：

在我的 時間管理課程 中，幾乎每一次都會有朋友詢問這個問題：「 Esor ，有時候我會不小心就投入一件事情到忘了時間：可能是某個工作，結果耽誤了與家人的生活安排。或是某個玩樂或休閒，結果反過來耽誤了應該用來工作的時間。」 這時候，有什麼辦法可以讓自己「適可而止」呢？ 不知道大家會不會有類似的問題？但我確實在每一次的時間管理課程中都會接收到這樣的提問。也有可能因為我在談論「 123每日行動清單 」的法則時，提到每天要為自己起碼找到一件做完會很有價值感的行動，於是大家不免有疑惑，難道不會最後所有時間都變成只做那件自己想做的事情嗎？

我們的情緒、感覺，有時候和「事情真正的面貌」是有距離的。 當我們被自己的情緒綁架，很有可能被與事實不符的情況中，不僅距離事實愈來愈遠，也讓自己陷入焦慮之中。 這時候如果我們懂得辨識出情緒與事實，那麼可以放下的東西更多。例如現在很流行的正念方法，正是在幫助我們練習自我覺察，而覺察的目的只是在辨識出事實與現象，讓自己不要被表面現象情緒綁架。 個人的心靈可以這樣練習，那麼工作上有沒有類似的方法呢？

第一個問題：常常覺得自己的興趣五花八門，覺得什麼都有趣，但大多數只是想想，從未實踐，或是半途而廢，那些玩過的興趣，當下好玩，但事後好像也沒有為自己帶來長遠的影響。於是即使是有些時間去實現興趣，但最後的結果好像還是感到空虛。 第二個問題：另一方面，工作很忙，在工作時間中犧牲了建立與實現自己興趣的時間，雖然工作上感到缺乏成就感與樂趣，但卻不敢多保留一些時間給自己的興趣。姑且不論這樣值不值得，但這樣的方法，會是最有效的做法嗎？ 這兩個問題，或許有同樣一套解決辦法。 我自己在正職工作與家庭生活之外，也很熱衷於培養自己的興趣，例如 寫作 、 跑步 、 料理 、 閱讀 等等。 我對於興趣可以帶來的正向影響，有一些反思，這篇文章提供心得給大家參考。