電腦玩物

「 YouCanBook me 」這個工具，在網站首頁開宗明義的描述了自己的用途：「不要用電子郵件來回溝通時間，讓預訂會議、行程更簡單。」 雖然像是 Google 日曆可以跟專案團隊共用行事曆，或是公司內部的 Outlook 行事曆系統可以發送團隊開會通知。我之前也寫過以工作、家庭團隊為核心的行事曆合作方法： 最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學 用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學 但也有很多情況是，我沒辦法跟對方共用整個行事曆，但又想要讓對方可以「方便的」直接在「我個人的行事曆」預約我「有空」可以開會、服務的時間。

最近在幫小朋友預約一個親子活動，這個活動每一場人數都有限制（而且不多），但有很多個活動時段可以選。我看到對方利用一個網頁報名表，讓想報名的人可以直接選擇還有名額的時段，而且當下報名成功後，我的行事曆上也立即自動出現該場活動的通知。

當你用 Google 表單 設計了一份活動報名表或是線上問卷， 希望填寫完畢後，可以寄送一封確認郵件給對方，讓對方知道報名成功，或是提供需要的額外資訊 。這樣的流程，除了手動寄出，如何自動化呢？ 兩年前，我有介紹過「 Simply Send 如何讓 Google 表單報名成功後自動寄出確認通知信？ 」，這是一個 Google 表單的外掛程式，他就能根據表單內容客製化郵件，自動寄送確認信給填表者。不過，這個 Simply Send 外掛已經很久一段時間沒有更新了。 還有另外一個外掛程式可以做到類似的事情：「 Email Notifications for Google Forms 」，他的評價頗高，使用者眾多，並且 2018 年還保持更新，同樣可以根據表單內容，客製化確認郵件，並且自動寄信給填寫成功的填表者。

「 Google 表單 」，大多數朋友都知道是可以設計問卷、報名表的工具。甚至如果好好利用，像我還嘗試過用來記帳：「 出國旅行記帳分帳不混亂教學：免裝 App 的記帳表格範本下載 」。或是製作生活習慣養成表：「 贏得好習慣，而非養成習慣：設計一張生活遊戲挑戰表 」。 而當逐漸大量運用 Google 表單，遇到一些重複的問題設計需求時，就會想說：「 有沒有辦法直接插入之前在另一張表單設計過的問題呢？ 」 例如我用 Google 表單設計了許多 我的公開課程 的課前問卷，不同的課程會重新設計新問題，但也一定有一些問題會重複利用，例如已經設計好的「學員職業調查」，好不容易輸入完成各種基本職業的選項，之後如果其他問卷表單要用，就不想重複製作一次。 那麼，有沒有辦法把 A 表單已經設計過的單一問題，複製到 B、 C 等更多表單中，直接插入使用，不用花力氣重新製作一遍呢？

我之前在上「 Google 雲端辦公室實作班 」課程時，常有學員會問我 Google 表單的一個共通問題。用 Google 表單  做報名網頁、購物填表網頁很方便，但是有沒有辦法： 「限制問卷裡每個選項的可被選擇數量」，並且讓某個選項「額滿時」可以自動移除，以免超額預約。 以實際購物表單案例來說，我要網拍一些多餘的物品，在表單裡列出了五個物品選項，每個物品的剩餘數量不一，有沒有辦法讓 A 物品的登記者已經達標時，自動在 Google 表單裡把 A 物品的選項移除，讓大家不能再登記這個物品？ 又或者老師要讓學生登記想做的研究課題，總共有 10 個課題可以選，每個課題有限制的研究人數，那麼可不可以在 A 研究課題達到人數時，把 A 研究課題的選項從 Google 表單自動移除呢？ 這個「自動統計每個選項的登記人數」，並且「自動移除人數達標選項」的需求 ，可以用非常非常簡單的方法在 Google 表單裡實現，步驟好上手，相信任何人都能立刻學會，下面這篇文章就來分享方法。

什麼時候你需要設計一個「讓別人可以上傳檔案」的網頁呢？我自己實際碰過幾個需求： 建立讓多個班級學生統一繳交作業的系統 活動報名時需要報名者上傳照片或特殊資料 舉辦比賽或徵選，要讓參加者上傳履歷或作品檔案 而我之前用過幾個方法來解決這個問題，例如 使用 Drive Uploader 讓對方到特定網址上傳檔案到我的 Google 雲端硬碟 ，或是 使用 Google Script 建立上傳檔案網頁 ，但缺點都是沒辦法和報名表、活動表本身結合。 其實，本身就很適合製作報名表、徵選網頁的「 Google 表單」， 原本在 G Suite 帳戶底下 Google 表單就有提供「檔案上傳」功能 ，讓你可以在製作完成的問卷中插入「繳交作業」、「上傳作品」。只是原本限於 G Suite 用戶使用，而且只能讓同一個 G Suite 網域下的同公司、同學校使用者上傳檔案。但這個限制，今天開始 全面解放 了！

之前我在電腦玩物撰寫了一系列 Google 表單設計問卷活用教學後： Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學 Google 表單新介面你試過嗎？快速設計時尚問卷調查 Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用 文章底下就有很多朋友留言問我這個問題：「 用 Google 表單設計報名網頁後，可不可以自動寄送報名成功的確認信？ 」 這是其他專業報名網站會幫我們做的事情，一旦對方完成報名，就會有一封確認信，告訴對方報名成功，甚至信件裡還會附上活動地圖等圖文資料。 那麼，我們用 Google 表單設計的報名網頁也可以做到自動寄出確認通知信嗎？可以的，這就是今天要介紹的這個 Google 表單外掛：「 Simply Send 」。