電腦玩物

行事曆是大家都需要的簡單工具，只是如果要記錄會議時間，如何安排可以讓會議更有效率？如果要處理待辦事項，如何讓行事曆的安排是有效的，而不是變成壓力日曆？ 除了行事曆的特殊工具功能外，這篇文章，想要分享的是行事曆的通用管理策略。 這些管理策略是我多年實踐、修正後累積的方法，當然沒有一種策略可以適合所有人，但是或許可以從這些真實經驗中，提供大家 5 個有效的思維參考。

「 進攻行事曆 」是我平常規劃重要目標時間的方法，已經實踐了許多年，一直都是幫助我掌控時間大方向的必備系統。 而今天要分享的這個方法，不是做時間的規劃，而是反過來做「時間記錄」。在每一天執行任務的時候，就在行事曆上記錄這段時間做了什麼。 方法本身非常的簡單，而且不像是時間規劃時需要絞盡腦汁，也不用害怕計畫趕不上變化。 因為只是做記錄，無論怎麼變化，就是記錄下來即可。 但是實踐這樣「單純記錄」一段時間後，我們將會發現這樣的記錄也可以對時間管理帶來很「積極」的幫助。 （就像如果不會拆解任務，那麼先從記錄開始，也是有效的方法： 工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵 ） 甚至這時候不需要用什麼複雜或精巧的時間記錄工具，我覺得最有效的其實就是你平常慣用的「 行事曆 」，但最好是能展開到每天每個小時為單位的行事曆。然後就是打開行事曆，隨時把現在我做了什麼，把這段時間的真實利用，寫上行事曆即可。 這樣的記錄，可以幫我看出時間管理的幾個問題，並帶來積極的影響。

到了年底，又是準備新一年筆記本的時刻。雖然可以買一本現成的筆記手帳，不過裡面可能少了一些自己需要的特別頁面。 例如需要一份台灣版的例假日行事曆、一頁式的年度時間表、長期目標規劃九宮格、每日待辦計畫表、習慣養成表格，或是手帳紙張用完時額外的格狀筆記補充頁面。 喜愛做手寫筆記的朋友，這時候或許會自己列印範本，黏貼、裝訂到自己的筆記本中。 而今天這篇文章，就以自己做一本 2020 年記事本為題，分享幾個列印筆記範本的相關網站。

雖然數位工具可以做到習慣紀錄、時程安排，但有時候，你可能覺得就是需要一張紙本的月曆，貼在房間牆上，幫助記錄自己養成運動習慣的達成天數，達成的日期上打勾，每天看到，每天提醒，而連續不間斷的 習慣鎖鏈 ，也讓習慣更有成就感，增強持續的動力。 或者，你最近有一個重要的考試專案、工作專案，一次要規劃好接下來幾個月的進度時程，除了在 Google 日曆 上做規劃，你也希望列印一張橫跨幾個月的行事曆，把這個重要專案時程畫上去，貼在工作桌前面，每天提醒自己。 今天要介紹一個簡單的線上工具，可以幫我們快速列印一張包含好幾個月的行事曆表格 ，讓你可以貼在牆上，用做習慣養成紀錄，或是規劃接下來幾個月的 進攻行事曆 。

我和家人一直有共用 Google 日曆的習慣：「 用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 」，從一開始家庭雜務的協同合作，到後來利用 Google 日曆一起規劃旅遊行程表、孩子成長日記，利用的內容愈來愈豐富。 最近，老婆問我說， Google 日曆看起來有點死板，不能像是紙本手帳或是一些可愛風格的數位行事曆那樣（例如： Mori手帳：手機重現手帳創作，輕鬆製作生活感手帳日記可匯出 ），針對不同行程，貼上可愛的或相應的圖案，讓行程表看起來更有動力嗎？ 例如旅遊行程表，可不可以根據餐廳、景點作不同的圖案變化？孩子成長日記可否放上可愛的寶寶生活貼圖？ 我一想很有道理，之前自己比較理性思考，只想到效率， 忘了感性的圖解其實也可以刺激我們去使用和執行這套流程。

最近在研究各種 年度計畫方法 的過程中，也發現了一些有趣的規劃表範本，其中有一個很特殊的方法，叫做：「 Your Life in Weeks 」，用每一週為單位，紀錄與規劃自己的一生。 把一生擁有的 4680 週，變成一張紙就能填滿的 4680 個規劃空格。 這個方法我初次見到，是在「 Your Life in Weeks 」這篇文章中。做出來的表格如下圖範例，這就是我們一生的縮影。

我在電腦玩物介紹過一種每日待辦清單的筆記方法：「 Chronodex 一張圓錶圖完滿每一天，視覺系手帳行事曆上手教學 」，將一天的行程從直線的行事曆或待辦清單，轉「畫」成像是時鐘的圓錶，在視覺化的魅力與視野中，提供了鳥瞰未來時間分配藍圖的效果。

紙本手帳的愛用者，不僅追求高效率的筆記技巧，更追求視覺化的記錄創意。「 Chronodex 」正是在這兩個前提下，誕生的一種「記錄時間」（也可規劃時間）的方法。

常有朋友問我如何隔絕數位網路服務的干擾？尤其現在工作上不得不使用數位工具，但打開網路又很容易被臉書或各種新聞、娛樂所吸引，要怎麼樣才能擁有更高的注意力，也創造更多 優質的時間呢 ？

前幾天發現一個有趣的時間管理工具，叫做「 Task Fighter 」，看他的名字，很直覺可以想到是一款遊戲化的任務管理工具，像是「 玩，很重要！我在 Habitica 跟真實人生玩遊戲的一年後心得 」，或是「 記帳城市：最會遊戲化台灣團隊幫你「直接上癮」每日記帳習慣 」。 而且「 Task Fighter 」的畫面可能深得遊戲老玩家的心，在模擬老舊電視的風格中，他將每一個任務變成快打旋風般的格鬥遊戲敵人，任務就是戰鬥，幫妳用遊戲的方式統計勝利與失敗的次數。 不過仔細研究一下後發現， 「 Task Fighter 」其實最有特色之處不是他把任務清單變成格鬥畫面這麼簡單，而是它是一個「 整合 Google 日曆 」的任務管理工具，並且背後有一套「 專注完成一週任務 」的時間管理思維 。 就讓我來介紹一下這個有趣的服務，說不定他很適合你來試試看。

今天是 2017 年的最後一天，所以來幫大家準備一篇「 列印 2018 年度行事曆 」的文章。在這篇文章裡，我準備了五種列印行事曆的方法，有的可以幫你做好年度計畫後列印出來，有的則可以列印出精美月計劃日曆，到時候放入筆記本或貼到牆上，開始新的一年的行動。 我也有這樣的做年度計畫習慣，在電腦玩物也分享過我的方法：「 用心智圖法畫出一年目標與行動， 2017年從這個視覺技巧開始 」、「 承諾日曆，幫你實現 2017 年願望的有效合約 」，而一年前坐下的幾個承諾：部落格文章有更多方法的系列、撰寫自己的方法新書、開設更好的課程、照顧好家庭生活等等，在這一年裡也陸續達成。 做好年度計畫，確實是有用的，幫助我們在一整年裡確認目標方向，就算有挫折難關，也總是可以朝著方向逐步邁進，就算緩慢，起碼也是朝終點前進。

我們常常會抱怨自己「沒有時間」，事實上擁有很多時間不一定是好事。 我記得自己以前單身時，有很多時間寫部落格，卻很容易把時間花費在找新玩意，什麼都想寫，卻沒有真正專研好內容。 而「時間很少」，事實上，也不一定就是問題。 我現在沒那麼多時間了，工作上更多的專案必須執行（我有正職工作，並非專職部落客），家裡有孩子需要照顧，還有很多時間要拿去辦講座課程，但我現在卻覺得自己寫文章更有效率、更專注，並且達成的成果更好，更是我自己想要的成果。（這個真實經驗的心得，可以參考：「 新手爸媽3個月時間管理心得：你有足夠時間完成更多想做的事 」一文。）

這是 Google 日曆 App 一個小而關鍵的更新。 我在電腦玩物寫過自己如何 利用 Google 日曆進行專案時間管理 、 課表管理 ，甚至利用 Google 日曆建立「 家庭日曆 」、「 寶寶成長日記 」，只要發揮創意，很多時間管理相關記錄，都可以在 Google 日曆上完成。 而當跟時間相關的任務集中在 Google 日曆管理，難免就會常常遇到要「 調整時間 」的需求，原本早上的會議要改到下午？原本今日的行程要移動到明天？在 Google 日曆網頁版時，可以直接按住這個行程，直接拖曳到行事曆其他位置，就能修改行程的時間。 但是在手機上操作時怎麼辦？很多 行事曆 App 早就支援可以「 直接拖曳 」調整時間，這個方便直覺的功能，今天也終於更新到「 Google 日曆 Android App 」中。

最近有同學寫信來詢問我他遇到的問題，隨信附上了他的行事曆安排，她提到自己 很努力的「分配」自己每天的時間 ，例如早上10點到12點練習英文，下午2點到3點運動，3點到4點閱讀，下午4點到6點準備論文資料。時間安排看起來很完整，但現實中卻「 達成率很低 」。 她擔心自己在接下來的暑假中，也無法有效地達成這樣的時間安排，導致暑假時間被大量的浪費，於是這位 電腦玩物 讀者想詢問看看我有什麼建議？ 這時候應該怎麼做比較好呢？以我的經驗來說，我會思考用兩個行動來改善這樣的問題：「 掌握空檔 」、「 培養習慣 」來取代時間分配式的排程。

「為某件事設定了一個時間提醒，結果等到提醒出現時，卻常常忽略它、延後它，這時候怎麼辦呢？」這是很多讀者寫信來跟我討論的問題。 例如設定一個早起的提醒，鬧鐘響起，卻反悔了自己之前早起的決定，而選擇不斷延後提醒。又或是設定了一個讀書計畫的提醒，但時間到了，自己正熱衷於前一個尚未結束的電視節目，於是選擇忽略這個讀書計畫的提醒。 這樣的情況下，如果大多數提醒都沒辦法「當下發揮效用」，是不是乾脆不要做提醒好呢？倒也不是，今天這篇文章，就從幾個我自己實際經歷過的案例，來分享怎麼設定有效的「時間提醒」的心得。

之前在電腦玩物寫完下面兩篇文章後： Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版 Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理 我就開始著手嘗試利用 微軟 Office Outlook 進行 GTD 精神的時間管理， Outlook 本身就內建了可以接收處理郵件（亦即任務）、安排行事曆、建立待辦清單的功能，可說 天生就適合做一個時間管理中心 。 所以這篇文章要做的，就是再透過我這段時間的實測心得，更善用 Outlook 上的一些特殊功能與技巧，來建立一個快速流暢、條理分明的任務管理流程。 你不一定要跟我的方法一模一樣，但或許可以提供給你一些參考與啟發。

有讀者詢問：「可否將 Google 日曆 無痛匯出成 Excel 月曆格式？或是列印成顯示完整行程內容的紙本行事曆？」針對這個問題，我進行了一些測試與研究，統整出三種方法，不能說是找到完美解法，但既然已經研究比較，也就寫成一篇文章跟大家分享。 方法一 ，就使用 Google 日曆網頁版內建的「列印」功能，可列印成紙本，可轉成 PDF ，這個方法最簡單，列印出來的行事曆也漂亮，還可列印成多種格式的行事曆。缺點就是有些真的太長的會議行程名稱，就算縮小字體也可能無法完整顯示內容。 方法二 ，使用線上工具「 gcal2excel 」直接將 Google 日曆匯出成 Excel 表格，使用簡單，比起自動手動匯出轉換要省去很多工夫與技術，而且行程、地點、筆記等完整內容都能匯出。缺點則是轉換出來的真的就只是表格，適合用來計算工時或當作待辦清單，但要顯示成月曆格式需要自己手動重新調整。 方法三 ，使用單機軟體「 WinCalendar 4.0 」，可以在 Excel 中匯入 Google 日曆的 iCal ，並且自動轉換成月曆的格式，真的很無痛又簡單。但這是一款付費軟體，免費版只能讓我們試試看效果，會有匯出內容數量上的限制。

上週在電腦玩物中撰寫「 如何在電腦 Outlook 行事曆軟體中同步查看 Google 日曆行程？ 」一文後，讀者留言表示自己更需要的其實是「在自己慣用的 Google 日曆中統一管理來自公司 Outlook 上的行事曆」，也就是一個「 Google 日曆與 Outlook 行事曆軟體可以 雙向同步 的工具」，而在另一則留言中，感謝讀者曾大樹推薦了一個可以解決這個問題的好軟體：「 Outlook CalDav Synchronizer 」。 其實早年 Google 有推出一款  Google Calendar Sync 軟體可以雙向同步 Outlook 與 Google 行事曆，但後來 Google Calendar Sync 改成只有 G Suite 企業版帳戶才能使用。 而今天這篇文章要介紹的「 Outlook CalDav Synchronizer 」，是一款 免費開源 的軟體，可以安裝在電腦端的 Outlook 軟體內，只要「 簡單設定 」，就能自動同步 Outlook 上的公司行事曆內容到個人的 Google 日曆上（也能反過來同步），而且是雙向同步，兩邊都能同時新增與修改行程並自動完成同步。

電腦玩物 部落格的讀者們新年快樂！今年就邁入我寫部落格的十週年了，不知道看到這篇文章的你，是從多久前開始看電腦玩物的呢？ 在過去的 2016 年裡，我在部落格中更努力撰寫了跟 時間管理 有關的系列文章，並且前幾天還透過下面這篇文章跟讀者們期許在 2017 年一起繼續進步： [時間技客-9] 承諾日曆，幫你實現 2017 年願望的有效合約 文章中我是用 Google 日曆來畫出我的 2017 年承諾合約，但除了必備的數位日曆，或許你也會想「 隨身攜帶一張承諾行事曆紙卡 」，或是張貼在自己辦公桌前，或是放入皮夾中隨時提醒。 所以在 2017 年的電腦玩物第一篇文章，我想跟大家介紹的是一個免費、簡單的線上工具： timeanddate 列印出你的新年行事曆。

「你不需要一個新年新計畫，你只是需要一個承諾。」知名行銷作家賽斯‧高汀說。 「你真正需要的 2017 年計畫，是如何把 2017 年的時間籌碼，『事先支付』給自己。」我則這樣解釋。 當我說，我有一個新年願望，我希望明年我要讀超過 50 本書！結果這其實是我從 10 年前開始立下的願望，但每一年我都重新發願，因為她從來沒有被實現過。 為什麼呢？因為當我們問自己：新年願望是什麼？明年我想要做什麼？新的一年我想變成什麼？這時候，其實我們問錯了問題，所以自然回答了不完整的答案。