電腦玩物

在電腦玩物上有兩篇 Google 工具的延伸活用文章很受歡迎，分別是：「 Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學 」、「 Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學  」。在這兩篇文章中，我分別用實際的應用案例，分享了這些簡單工具的意想不到用法。

在購物網站、旅館機票網站，搜尋一大串需要比價、研究的商品清單，或許是工作上需要製作一份競爭產品列表，也許是要抓資料來跟朋友討論旅行規劃。這時候， 有沒有高效率的方法，讓我不用一個一個手動複製與整理資料，如果可以把網頁資料直接抓取成 Excel 表格有多好 。 又或者你在搜尋「 電腦玩物 」的某主題文章（網站右上角有搜尋功能喔！），找到了一大串你想讀的文章搜尋結果，有沒有辦法直接把搜尋結果裡十幾、二十篇的文章，自動轉換成表格清單。在類似的百科、資料、學習網站中，就能更快的整理你需要的參考資料。 今天要介紹一個可以幫你更快完成上述動作的工具：「 Listly  」， 這個工具只要輸入網頁網址，就能把網頁中的品項清單、資料內容，自動下載並轉換成 Excel 表格 。而且我的實際測試裡，對中文內容的購物網站、資料網站皆可支援，免費帳號也有一定程度的使用量。

前一篇文章聊到「 記憶閃卡 」的相關工具，就很巧地看到一個「用 Google 試算表製作記憶閃卡」的線上工具：「 Flippity.net 」。 他的效果就是，我只要在 Google 試算表 表格中，輸入我想要練習背誦的資料，就能自動轉化成類似 Anki 或 Quizlet 這類記憶閃卡遊戲 。而這樣一來，我的單字、考題等記憶資料庫放在自己的 Google 試算表中，但是又能達到閃卡練習的效果。 而且「 Flippity.net 」提供的 Google 試算表範本非常簡單易用。我自己又在裡面加了一些變化，加上了「自動英翻中」的函式，這樣一來，就能更輕鬆地在 Google 試算表建立起 背英文單字 的記憶閃卡囉！

當你的公司或團隊逐漸發展，有大量客戶訂單需要管理，有陸續增加的人資差勤資料要統整，還有許多團隊內部需要的費用報支、資產清單、出差會議要跑行政流程。當面對上述的需求，如果員工各自使用 Excel、文件、郵件來跑資料管理流程，會導致檔案分散、無法統整且不利協同合作。但是如果公司或團隊想要導入 ERP 之類的資料管理系統，無論導入套裝軟體，或是自己客製化，也都是一個大工程。 這時候，台灣團隊開發的「 Ragic 」，就是一個想要解決上述兩大問題的服務。 「 用 Excel 管理資料太分散？行政流程缺乏協作與即時性？ 」 Ragic 提供了雲端協同合作，甚至線上簽核的資料行政管理流程。 「 自己做 ERP 或資料庫，難度高、不好用？ 」 Ragic 提供了類似 Excel 的親切介面，還有各種商務資料範本，你可以快速組合，建立出自己需要的資料庫系統。而且幾乎任何人都會用，因為完全不需要寫程式，甚至連資料管理都因為有範本而變得很簡單。

我要提供一些訂購單給客戶填寫，訂購單上有些內容是我這邊填寫好的，客戶只要修改其中一小部分欄位即可，但如果整份文件給客戶，很可能客戶一不小心填錯了地方，這時候有沒有辦法在文件中「 主動提醒和限制 」客戶應該填寫和不應該填寫的欄位？ 或者有一份備忘錄要讓合作者查看，請他在其中有爭議或有需要之處填上自己的意見，但又不希望他改動到備忘錄其他地方，有沒有辦法在合約中「 加上密碼限制 」，只允許對方修改部分地方，若要修改其他地方必須知道密碼的人才能解鎖？ 這時候假如使用微軟的 Office 文書工具，那麼在 Word 和 Excel 中，都有很簡單的功能可以「限制編輯區域」、「加上密碼保護」，這樣一來無論是訂購表單、合約文件，都能安全地傳遞給客戶查看，並且避免他們改錯地方。

「 樞紐分析表 」是 Excel 裡一個快速分析資料的實用功能，而且號稱高手都一定要會用，他的名字聽起來很厲害，其實操作起來「 很簡單 」。因為「樞紐分析表」原本的目的就是要「化繁為簡」，解決大量龐雜的資料表格很難讀出重點的問題，幫你快速建立起「摘要」，簡單重新整理成有彈性的統計報表。 舉實際的例子來說明的話： 像是原本在試算表中建立一個花費帳目表，但是每一筆花費只是根據支出日期排列，就是一個流水帳，而裡面的支出人、消費類別、消費形式等等都是錯綜雜亂的，這樣的流水帳目，就可以利用「樞紐分析表」來快速建立一個「以支出人、支出類型重新分類」的試算表。 又或者公司裡有一份銷售報表，裡面有每一個單位的每一個產品的銷售數據，可是這份報表原本依照銷售數字排序，所以 A 單位的五個產品散落在不同欄位、 B 單位的十個產品也錯雜在不同地方，這時候，可以利用「樞紐分析」來快速建立一份 A、 B、 C 等單位各自所有產品的總銷售量報表。 在報告、統計時，善用「樞紐分析表」，就能以更精確、更聰明的方式「透視」原本雜亂的報表，會讓你的報告看起來更專業。

有讀者詢問：「可否將 Google 日曆 無痛匯出成 Excel 月曆格式？或是列印成顯示完整行程內容的紙本行事曆？」針對這個問題，我進行了一些測試與研究，統整出三種方法，不能說是找到完美解法，但既然已經研究比較，也就寫成一篇文章跟大家分享。 方法一 ，就使用 Google 日曆網頁版內建的「列印」功能，可列印成紙本，可轉成 PDF ，這個方法最簡單，列印出來的行事曆也漂亮，還可列印成多種格式的行事曆。缺點就是有些真的太長的會議行程名稱，就算縮小字體也可能無法完整顯示內容。 方法二 ，使用線上工具「 gcal2excel 」直接將 Google 日曆匯出成 Excel 表格，使用簡單，比起自動手動匯出轉換要省去很多工夫與技術，而且行程、地點、筆記等完整內容都能匯出。缺點則是轉換出來的真的就只是表格，適合用來計算工時或當作待辦清單，但要顯示成月曆格式需要自己手動重新調整。 方法三 ，使用單機軟體「 WinCalendar 4.0 」，可以在 Excel 中匯入 Google 日曆的 iCal ，並且自動轉換成月曆的格式，真的很無痛又簡單。但這是一款付費軟體，免費版只能讓我們試試看效果，會有匯出內容數量上的限制。

雖然市面上很多可以 計算熱量 、 追蹤時間 、 紀錄帳目 的 App ，但這類紀錄工具如果沒有一個的設計是符合你的特殊需求，那麼其實可以利用自己慣用的筆記軟體、 Excel 表單等來製作，有時候更有彈性，資料還更容易掌控在自己手上。（延伸閱讀： 萬用型 App 優先法則！提升產能，節省時間的工作術 ） 例如我之前寫的「 Excel 記帳雲端進化！ Google 表單比記帳 App 還好用 」，就是用 Google 表單自己設計記帳 App ，滿足我想要「有特殊消費評分格式」、「可以和老婆一起記帳」的特殊需求。 而前幾天，看到 國外的 Reddit 論壇 有人張貼了一個自己設計的「 自動時間精算 Excel 表 」，他同樣也說到：因為自己有精密計算時間的需求，但找不到真正滿足自己特殊需要的 App ，所以乾脆用 Excel 表格做出一個自動化的特殊時間計算工具。

我不是念商管出身，工作上也比較少遇到統計報表需求，所以試算表裡的函數運算等專業功能我不是那麼熟練，但即使如此， 雲端的 Google 試算表 仍然是我常常使用的工具，除了真的拿來做表格外，還有很多工作與生活上的活用方式 。 之前我只要發現或想到一個 Google 試算表的活用方法，例如拿來做多國語言翻譯機，或是設計成自己的記帳 App ，我都會在電腦玩物進行分享，而這一路寫來，也累積了一系列的文章。 對於想要活用 Google 試算表的朋友，或許這些範例可以提供大家更多的想像，所以我將其整理起來，方便大家一次查詢。

今天在臉書上看到幾位朋友分享了一張動畫圖（ 來源 ），動畫圖中顯示了一個把 Google 試算表當作多國語言自動翻譯機的範例，十分讓人驚艷！ 於是我立刻開始研究，並將動畫中的某些語法加以改良，這篇文章，就要來教大家怎麼用 Google 試算表就能自製多國語言自動翻譯機，並且提供大家範本下載。

回到總整理目錄： [年度精選] 辦公室裡一定用得上的100種免費資源下載 我對於表格、試算表的運用不是很擅長，每每看到那些 Excel 高手時往往只有讚嘆，除了公式函數運用外，還有很多 Excel 專家可以在看似普通的表格欄位中，變化出五花八門的各式圖表、預算表、計劃表，在他們手上彷彿 Excel 就像是一個完美設計工具一般。 這時候，或許對像我這樣的工作者來說，找到一些已經製作完成的 Excel 範本模版，直接套用來滿足工作需求，或是好好拆解研究裡面的活用方法，不失為一個好管道。 那麼哪裡有大量專業的 Excel 試算表、工作表格範本可以下載呢？ 今天推薦的「Vertex42」或許是一個不錯的選擇，上面收集了大量（上百種）專業的 Excel、 Google 試算表、 Open Office 表格範本： 從行事曆、預算表、發票登記表、計劃表、行程表、時間登記表、甘特圖、回家作業表到上課課程表，涵蓋各種工作領域的範本，大多都能免費下載。 總整理： Google 試算表活用教學：你可能還不知道的10個技巧