電腦玩物

「 Subtask 」是一款剛推出不久的專案管理看板工具 ， 2020 年 8 月發布，最近剛剛脫離 Beta 版。從外貌上來看，他的骨架像是 Trello 那樣的看板管理，但血肉上則有許多獨樹一格的特色，要解決的問題也非常有針對性（針對那些在 Trello 上無法做、不易做的管理），例如：

最近有讀者問我，慣用的 Wunderlist 終於被徹底取代為 微軟的 To Do （他一直堅持到 Wunderlist 今年徹底被停用為止），但是他覺得微軟的 To Do 太簡略、用不習慣，有沒有可以替代的待辦清單工具？ 當時我第一時間，推薦他可以試試看「 Todoist 」。 作為最知名、最強大的待辦清單服務之一， Todoist 有幾大特色： 符合 GTD 原則： 收集箱、今日行動、檢視一週、專案拆解，預設關鍵分類，邏輯架構完整 簡潔易用的介面設計： 但也同時蘊藏大量功能 效率評分、Karma 經驗值： 用遊戲化方式，督促我們保持完成任務習慣 可以根據單一專案、單一任務，多人協同合作： 免費版，每個專案最多 5 人合作 付費版功能也結合了標籤、提醒、筆記與檔案整理 而且最近（2020年9月）， Todoist 推出了一個很有針對性的新功能：「看板模式」 ，讓原本待辦清單列表，可以用類似 Trello 的看板進行管理！ 這個新功能，免費版用戶也可使用，電腦網頁端、手機 App 端都可操作。

Taskade 是這幾年快速發展的一個專案任務管理工具。 2017年他從簡單的 Chrome 外掛套件開始，最初是簡單的共用待辦清單工具。（可參考： 共享報告討論、會議任務更輕鬆： Taskade 極簡化協作待辦清單 ） 接著，2018年的時候，Taskade 發展成一個雲端跨平台服務，讓個人或團隊同步管理更龐大的專案，那時候他像是一個結合了筆記與待辦清單的協同合作工具。（可參考： Taskade 更像筆記本的待辦清單，大綱、標籤、跨平台同步管理 ）

「 Whimsical 」是一個多合一的視覺圖工具， 目前包含了流程圖、原型設計圖、便利貼看板，未來還即將開發心智圖功能 。而且不只提供圖表工具而已，「 Whimsical 」還提供了團隊協作，讓專案、想法可以透過這些圖解工具溝通。 「 Whimsical 」在 2017 年上線，他的開發者提到，這個工具是希望讓人們合作溝通想法時更加簡單並享受，藉由這些不同的圖解工具，讓想法好好的傳達。

上週 Trello 預告他們即將推出全新「首頁」。原本 Trello 的首頁長得像是下面這張圖，根據團隊、星號，列出所有看板。

之前我在電腦玩物研究過許多 Trello 專案看板的應用，其中像是「 如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學 」、「 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本 」，尤其受歡迎。而且有不少老師、學生回饋說，他們後來真的用這樣的方法去安排班級活動，或是管理社團收支。

一個大專案在規劃時，可能因為進度管理而需要用看板列表，但也可能為了刺激與組織想法而需要用到心智圖，這是專案規劃流程中的不同變化，所以之前我在電腦玩物介紹過的「 Zenkit 一個專案多種視覺化管理：清單、看板、表格、月曆合一 」（最新版也有心智圖模式了）就很受歡迎。 於是後來有讀者寫信推薦我還可以介紹看看 知名心智圖 MindMeister 推出的任務管理工具：「 MeisterTask 」 ，其實他推出也已經有幾年的時間了，並且頗受好評，而我試用之後，歸納出他的兩大特色。 第一大特色就是「 MeisterTask 」非常像 Trello ，無論功能與邏輯上都很接近，但風格上更多采多姿一些，甚至他支援從 Trello 匯入所有看板的功能，而且匯入的效果很好。 第二大特色則是來自於他本家的 MindMeister ，我們可以在這個 雲端心智圖工具 上構思專案任務，然後把任務指派到「 MeisterTask 」的專案看板上，進行同步的管理。

如果團隊之間想要溝通進度流程，可以使用「 Trello 」這樣的專案溝通工具。如果團隊之間想要即時討論與交代任務細節，可以用「 Slack 」取代郵件與即時通。若是團隊之間需要文件內容的協同合作，則有「 Quip 」、「 Dropbox Paper 」或「 HackMD 」等各種工具選擇。 那麼如果你需要的是一個團隊的「 視覺溝通 」流程時，例如設計封面海報，而覺得大多雲端協作服務都少了「 視覺啟發 」，那麼或許可以試試看這個「 Niice 」服務。 「 Niice 」是一塊視覺收集、圖像搜尋與設計管理的專用看板，它可以讓你在上面排序、討論、關聯各種設計圖，甚至還有人工智慧分析功能幫你「刺激靈感」，而且用在團隊或個人使用皆可。

「 Asana 」是非常知名的專案管理雲端服務 ，特別針對團隊合作有很細密的管理功能，像是 LinkedIn、 Airbnb、 Uber 等都使用 Asana 做專案管理，就我所知台灣也有不少創業團隊、中小企業使用。「 Asana 」的創辦人還是當年與馬克·扎克伯格一起創辦 Facebook 的元老之一，目前依然是 Facebook 大股東，後來他離開 Facebook ，在 2008 年開始創辦「 Asana 」至今。 「 Asana 」原本的特色就是邏輯層次非常分明的清單管理系統，可以根據專案、任務、子任務等多層級整理專案，並設定每一個任務的時間、負責人與檔案資料等細節。在團隊的專案管理中，每個執行者可以過濾出不同專案中指派給自己的任務，並且跟其他成員一起在任務中進行討論。 作為「 專案管理軟體 」，「 Asana 」最大的競爭者之一就是以視覺看板為介面的 Trello ，所以今天看到 Asana 也推出類似 Trello 看板的管理功能，可以說強化競爭力的企圖心十足。

前幾天介紹了：「 Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務 」後，或許很多免費版的 Trello 用戶開始煩惱「每個免費看板只能開啟一個強化功能」時，應該開啟哪一個最好？ 現在不用煩惱了，我推薦大家應該優先試試看這篇文章介紹的強化功能：「 Custom Fields （自訂欄位）」。 「 Custom Fields （自訂欄位）」是什麼用途呢？ 它可以讓我們在 Trello 看板的卡片中「 設計自己需要的欄位 」，例如你的任務卡片可以加入「開始與結束時間」，或是加入「完成與否」的選項，你還能在客戶卡片中建立「聯絡人資料欄位」，或是在卡片中加入「金額填寫」欄位等等 ，基本上想要什麼特殊欄位都可以客製化。

相信很多電腦玩物的讀者都讀過我的這一篇記帳方法文章： 丟掉記帳軟體與 App ，轉個彎，我養成了記帳的習慣 在那篇文章中，我希望跳脫記流水帳，養成一個簡單、輕鬆、真的做得到，而且也有效的記帳習慣，用 Evernote 筆記 就能完成，不一定要用到複雜的 Excel 記帳表格 ，因為我的切入角度是：「理財計畫的目的不是流水帳，而是金錢規劃」。 所以我的記帳方法裡，相較於每一筆花費，我更專注於收入與支出之間的最後「平衡分配」，還有是否達到最終的「存錢計畫」，準確掌控有餘裕的「閒錢額度」。 而這樣的記帳方法，我想到還有一個工具頗適合來管理，那便是「 Trello 」。 2017/3 新增經驗總結 ： 記帳不是只能流水帳，養成有效記帳習慣可以用這七種記帳方法

Trello 這個很多朋友愛用的專案協作服務支援繁體、簡體中文版了 ，這不是新消息，不過最近我看到很多朋友的 Trello 看板還是英文版，一問之下，發現原來大家沒有發現這個更新。 Trello 多國語言版本大概在 2016年的4月20日左右上線，其中支援了繁體中文與簡體中文，而且網頁端與 Trello App 都有很完整的中文介面，讓台灣用戶使用起來也可以很順手。 如果是 Trello Android 與 iPhone App 直接安裝就有中文版了，那麼 Trello 的網頁端怎麼切換語言呢？

在線上開會時，如果覺得像是 Quip  這樣的文件協同合作工具太單調，一些需要想像力的討論難以在上面進行；又或是 Trello 這樣的便利貼看板雖直覺，還是無法完成更有創造性的圖像討論。這時候，我們需要的可能就是一塊可以自由揮灑的線上合作白板，例如我之前推薦過的「 取代會議室大白板！ Conceptboard 讓設計溝通更簡單 」。 而 今天要推薦的「 RealtimeBoard 」，同樣是一個視覺化的協同合作白板，但是在功能上更豐富 ，可以插入更多類型檔案圖表，有更多編輯、討論工具，速度更流暢，從而幫我們在「討論設計」、「規劃進度」、「腦力激盪」時可以有更充滿創意和直覺的溝通方式。 並且「 RealtimeBoard 」強大之餘，免費帳戶也提供了最多三個看板額度，每個看板可以邀請三位協作者，對小型團隊間的討論或許就能滿足需求，例如我用來跟設計師溝通海報設計、我也可以跟作者針對新書做腦力激盪。

當你有一個大計畫需要按照進度執行，當你需要統整管理所有工作的任務與資料，或是當你必須掌控或參與一個團隊的合作，這時候，你或是你們團隊就需要一個好用的專案管理工具，那麼這時後又有哪些免費、好用的 專案管理軟體 值得推薦呢？ 這篇文章，想要總結我這幾年來的工作經驗，以及我對各種工具的實際運用體驗，提供大家一份專案管理軟體的參考推薦清單。

這幾年看到身邊許多的創業團隊、學校社團、辦公室裡的部門，或是個人在需要專案管理、生活管理時，選擇了一個叫做「 Trello 」的雲端服務，這到底是一個什麼樣的管理工具，讓這麼多人都愛用 Trello ？在電腦玩物上，我也從旁敲側擊的角度，寫過幾篇「 Trello 概念」的管理教學文章： 把 Evernote 當作 Trello！ Kanbanote 筆記看板管理法 Google Drive 變身 Trello ！幫雲端硬碟建立專案看板 但是，我自己也一直使用著 Trello ，卻還沒有在電腦玩物上寫過一篇完整的介紹！雖然錯過了幾年前第一時間推薦 Trello 的時機，但在這段時間的使用經驗下，剛好可以讓我整理沉澱自己的使用方法，歸納出「 為什麼值得試試看 Trello 的關鍵特色 」，然後轉化成這篇文章深入淺出的 Trello 上手教學。 2015/6/13 新增： 免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具 2016 年新增 ： 如何將 Trello 切換到繁體中文版？網頁 App 全中文化 2016/7/7 新增 ： 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本 2016/7/13 新增： 如何將網頁資料快速剪貼到 Trello？收集專案資料技巧 2016/8 新增： Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務 2016/8 新增 ： Trello 卡片自訂欄位密技！最想要的強大 Trello 客製化範例教學 2016/11 新增： [時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載 2017/2 新增 ： Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧 2017/6 新增： 如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學 2017/7 新增： 如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧 2017/8/23 新增 ： 如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享

知名專案管理服務  Trello 把看板管理法加上簡單易用的雲端合作，這種視覺化的進度管理方式受到許多專案團隊的喜愛。尤其遇到專案裡有很多瑣碎但又必須依序完成的任務時，「 一張視覺化的看板圖 」能讓每個步驟更清楚落實在他們的流程上。 我除了自己有在使用 Trello 外（雖然一直抽不出時間在電腦玩物專文介紹），我也對其他擁有龐大、多線、複雜、瑣碎訊息的服務可不可以也用類似 Trello 的看板管理法做專案管理很有興趣，例如 Evernote 中大量的筆記，所以之前我特別專文介紹了：「 把 Evernote 當作 Trello！ Kanbanote 筆記看板管理法 」。 而今天，讓我們一起嘗試看看把另外一個很需要專案管理的服務也加上看板管理功能，那就是擁有大量我們工作檔案的雲端硬碟服務：「 Google Drive 」，透過「  Kanbanchi 」這個免費的雲端服務，我們可以在 Google Drive 中建立專案看板，並且把 Google Drive 中的文件檔案丟到看板上和團隊一起進行進度控管。 2015/6/8 新增 ： 為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序

「 看板管理（ Kanban ） 」源自於日本豐田汽車的生產管理方式 ，利用在一個看板上張貼每一個工作流程的任務與關鍵資訊，掌握即時快速生產線流程。後來這樣的方法也衍身為團隊或個人追蹤任務進度的一種時間管理方法。 大家應該都有看過「看板管理法」的便利貼牆樣貌，在一塊大白板或大牆壁上，寫上幾個專案重要的流程，每個流程下張貼便利貼，便利貼代表一個任務，張貼位置表達出這個任務正在專案的哪一個進度上，於是每一個成員都可以在一塊白板上即時的掌握自己還有哪些工作、優先做哪個工作等等細節。