電腦玩物

在前幾天的「 Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學 」一文中，有朋友問到：「那麼微軟的 Microsoft Teams ，和 Zoom 相較，哪一個更好用呢？」我答應那位讀者，會徹底研究一下微軟的 Microsoft Teams，而這篇文章，就是我測試研究後的分享。 以結論來說， Zoom 是專業的視訊會議軟體，在視訊會議的功能豐富性、穩定性上，都更加優勝。微軟的 Microsoft Teams，本質上是一個團隊溝通討論的平台，只是也內建了視訊會議功能，加上各種擴充應用： 可以讓 Microsoft Teams 成為團隊遠端工作的一個管理中心。 2016 年推出的 Microsoft Teams ，是微軟想要和知名的同類工具 Slack ，一起競爭企業溝通協作的市場。一開始是打包在 Office 365 的企業套裝中。 不過在 2018 年後， Microsoft Teams 也開放免費版，一般擁有微軟帳號的使用者（例如你的 OneDrive 帳號、 outlook 帳號），也可以免費註冊使用。 今天這篇文章， 我想分享如何更有效率運用 Microsoft Teams ？如何建立更有效率的工作流程？

最近微軟的 Office 手機版 App ，正式推出了一個「把所有辦公室功能整合在一起」的新版本。 其中最大的改變，就是以後在手機上編輯 Word、 Excel、 PowerPoint 檔案，不需要安裝三種 App ，只要安裝一個 Office App 即可。 這是一個更有效率的改變。

前一個月有許多新聞提到 Google 雲端硬碟可以透過「安裝 Google 文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」，線上直接編輯 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint 。 不過，這其實是一個「不正確」的過時消息。 因為這個擴充外掛在 2014 年就已經推出了，那時候 Google 雲端硬碟本來就可以線上直接編輯 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint ，我在當時的電腦玩物也有寫過介紹：「 誰都能隨時編輯 Office 了！就用 Google 文件簡報試算表 」（這是 2014 年推出的功能）。 那麼，為什麼前一個月會有這麼多類似消息出現呢？

好幾年前開始，我主要的文書作業平台就是以 Google 文件、簡報、試算表為主，協同合作、分享、純線上工具的特點，符合我工作上的便利需求。不過在這樣的工作過程中，還是難免會遇到對方希望我提供給他 Office 檔案的時候，當然， Google 文件、簡報、試算表，都可以另外下載成相應的 Word、 PowerPoint、 Excel 格式。

前陣子看到這個功能即將推出，就一直很期待，而昨天開始，我也終於在自己的 Google 雲端硬碟中獲得這個新功能，實際測試了一遍，來跟大家分享這個功能的一些細節與用途。

你有沒有在文書工作上遇到下面這種麻煩： 要一次製作數十張包裹寄送名條（或者製作會議活動上不同參加者標籤、製作不同客戶收據報告、製作大量客製化的不同通知信），不斷複製貼上收件人、頭銜、地址、電話等不同資料，花掉許多時間，而且又很怕複製貼上時出錯。 這時候，我們已經有客戶通訊名單的資料庫，只是要把每一個不同客戶的資料，客製化成不同的名條、郵件、標籤、通知文件等內容，那麼最便利的文書工作技巧 不是自己複製貼上 ，而是： 利用「 合併列印 」功能讓他們「自動」客製化成我需要的文書格式。 在微軟 Office 的 Word 中，長久以來就內建了這個「合併列印」功能，非常的強大好用，幫助我們「 節省重複文書工作的時間 」，又能「 增加做這些瑣事的正確率 」，是文書工作者一定要學會的功能。

上週在電腦玩物中撰寫「 如何在電腦 Outlook 行事曆軟體中同步查看 Google 日曆行程？ 」一文後，讀者留言表示自己更需要的其實是「在自己慣用的 Google 日曆中統一管理來自公司 Outlook 上的行事曆」，也就是一個「 Google 日曆與 Outlook 行事曆軟體可以 雙向同步 的工具」，而在另一則留言中，感謝讀者曾大樹推薦了一個可以解決這個問題的好軟體：「 Outlook CalDav Synchronizer 」。 其實早年 Google 有推出一款  Google Calendar Sync 軟體可以雙向同步 Outlook 與 Google 行事曆，但後來 Google Calendar Sync 改成只有 G Suite 企業版帳戶才能使用。 而今天這篇文章要介紹的「 Outlook CalDav Synchronizer 」，是一款 免費開源 的軟體，可以安裝在電腦端的 Outlook 軟體內，只要「 簡單設定 」，就能自動同步 Outlook 上的公司行事曆內容到個人的 Google 日曆上（也能反過來同步），而且是雙向同步，兩邊都能同時新增與修改行程並自動完成同步。

如果偶爾工作遇到要幫照片去背，自己又不太熟悉 Photoshop 等 專業修圖軟體 操作，這時候可以使用一些「自動圖片去背」工具，例如我之前介紹過的：「 照片線上去背神器 Background Burner 免費快速全自動 」。 但若是剛好你的公司電腦 有安裝 Word 2010 或 PowerPoint 2010 以上版本，那麼你其實已經擁有了一個更強大快速、品質更好的自動照片去背工具 ！千萬不要忽略他，值得好好利用。 我自己實際測試用 Word 來進行照片去背，速度快反應即時，而且也懂得「自動」偵測並去除多餘背景，還有手動微調的空間，更棒的是完成去背圖後，可以匯出原始解析度的高品質 PNG 圖檔。 今天這篇文章，就讓我來筆記操作流程，提供還不知道的朋友參考。 2016/9/15 最新教學： 五款最輕鬆圖片去背軟體，修圖苦手也會用的全自動照片去背 2017/7/8 新增「直接下載去背好的圖庫」 ： Pngimg 免費下載28000張去背圖檔，做簡報免花時間自己去背 2017/8 新增 ： 用小畫家 3D 自動去背圖片， Windows 10 完整去背步驟教學

這算是一個我自己在編輯工作上偶爾會用到的需求，整理成一篇文章，當作自己的筆記，也分享給需要的朋友，如果有機會的話，也歡迎讀者提供其他可能更高效率的方法。 有時候拿到 Office Word 文件 ，或是 Power Point 簡報 ，文件裡與簡報中插入了很多需要的圖檔，想要拿出檔案裡的所有圖片，可以使用什麼樣的方法最快呢？ 最正統的作法，其實都不是用下面的技巧，而是直接詢問 Word、 PPT、 Excel 檔案的製作者，請他直接提供給我原始圖檔！因為在新版 Office 2007 之後的文件，插入圖檔時其實都已經將圖檔壓縮，如果我從文件取出圖檔，取出的都是較低品質的圖片。 但有時候不一定需要原圖，或者找不到原始製作者，那麼要快速取出文件裡的圖片，下面的方法就可以依據不同情境來試試看。

回到總整理目錄： [年度精選] 辦公室裡一定用得上的100種免費資源下載 我對於表格、試算表的運用不是很擅長，每每看到那些 Excel 高手時往往只有讚嘆，除了公式函數運用外，還有很多 Excel 專家可以在看似普通的表格欄位中，變化出五花八門的各式圖表、預算表、計劃表，在他們手上彷彿 Excel 就像是一個完美設計工具一般。 這時候，或許對像我這樣的工作者來說，找到一些已經製作完成的 Excel 範本模版，直接套用來滿足工作需求，或是好好拆解研究裡面的活用方法，不失為一個好管道。 那麼哪裡有大量專業的 Excel 試算表、工作表格範本可以下載呢？ 今天推薦的「Vertex42」或許是一個不錯的選擇，上面收集了大量（上百種）專業的 Excel、 Google 試算表、 Open Office 表格範本： 從行事曆、預算表、發票登記表、計劃表、行程表、時間登記表、甘特圖、回家作業表到上課課程表，涵蓋各種工作領域的範本，大多都能免費下載。 總整理： Google 試算表活用教學：你可能還不知道的10個技巧  

你不一定要安裝 Office 2016 或購買 Office 365 才能在工作上編輯 Office 的文件，除了有很多 替代性的 Word、 Excel、 PowerPoint 編輯軟體 外，其實和 Office 相容度最高的莫過於微軟自己的 Office Online 雲端文書系統，或者說如果微軟自己都不相容，那其他人也沒辦法了。 而且如果你有仔細用過微軟最近一年的雲端 Office 服務，他不僅免費，介面、功能和速度都有非常大的進步，除了可以線上免安裝、免費編輯 Word、 Excel、 PowerPoint、 Onenote 外，像是多人即時協同編輯等功能也都已經內建。 那麼，如果我在電腦不打算安裝 Office 軟體，我在 Chromebook 想要更快編輯 Office 檔案，有沒有什麼便利的工具讓我的電腦可以與 Office Online 完美整合？ 今天要介紹的， 就是微軟最新推出的 Google Chrome 外掛：「 Office Online Chrome 版」 ，不需要事先安裝 Office 軟體，就能讓你雲端工作時更快速新增 Office 各種文件、編輯已經存在的 Office 檔案，讓雲端工作流程更順暢。

不落 Dropbox 之後（參考： 微軟開放 Office App 免費編輯！完美整合Dropbox同步 ）， Google 也在今天推出了將 Google Drive 整合到微軟 Office 的外掛工具，讓 windows 用戶可以直接在 Word、 Excel、 PowerPoint 中同步編輯與儲存 Google 雲端硬碟上的檔案。 在此之前，微軟最新版的 Office 已經和 Onedrive 與 Dropbox 有很棒的整合，整合模式大致上差不多。所以換個角度說，微軟的 Office 本身現在可以和幾個主要的雲端硬碟服務很好的完成檔案同步的工作。 你只要在 Ｗindows 與微軟 Office 系統中安裝 「 Google 雲端硬碟外掛程式微軟 Office 版」 ， 就算電腦中沒有安裝 Google Drive 同步軟體 ， 也能開始同步編輯 Google Drive 中的 Office 相關文件 。

這是一個可以記下來，以備不時之需的小技巧（我自己一直忘記有這樣一個簡單的利用方式，導致之前遇到一些編輯情境時，還費了一番工夫）。什麼情境呢？如果當我在電腦中沒有安裝 Office 軟體時，獲得了幾個 Office Word、 Excel、 PowerPoint 文件檔案，有沒有辦法在沒有上網時，不使用雲端工具也能在本機電腦完成編輯修改的需求？ 之前我在電腦玩物中介紹了一系列雲端免費編輯 Office 的線上工具（註1），也介紹了一系列可以免費安裝的 Office 替代軟體（註2），但是獨獨漏掉今天要分享的這個簡單但愈來愈有效的做法： 直接把 Office 檔案拖曳到 Google Chrome ，就能離線編輯微軟的 Word、 Excel、 PowerPoint ，並且在編輯時自動儲存更新本機檔案。

對需要行動文書工作的 Android 手機用戶來說或許有所期待的微軟 Office Word、 Excel、 PowerPoint 三款免費 Office App 手機版，今天開始終於正式在 Google Play 開放下載，不再只有 Android 平板用戶可以使用，也不再需要申請測試帳號。 微軟 Office Word、 Excel、 PowerPoint 三款免費 Office App 的 Android 手機版除了需要登入微軟帳號才能使用編輯功能外，基本上免費版就能使用大多編輯功能，包含許多你在電腦版 Office 中常用的像是 插入圖片 、 繪圖 、 註解 、 表格 、 函數 與 簡報動畫設計 等。 部分進階功能，像是追蹤修訂，則需要有付費 Office 365 帳號才能使用。

2015/6/25 新增： 微軟 Office App Android 手機版推出支援11個重點功能 不久前，我在電腦玩物寫下：「 這 10 個免費的新微軟工作術，和你想的不一樣！ 」一文，分享這兩年來微軟在雲端工作、行動工作上的革新，以及許多優秀的產品。如果你用過目前雲端、行動端完全免費的微軟 Office 軟體，你可能也有跟我一樣的感覺，尤其去年（2014）在 iPad、 iPhone 上推出的 Office Word、 Excel 和 PowerPoint App ，其完整的功能、穩定的相容性和優異的速度，一定會讓你驚艷。 以前我可能會在行動裝置上找所謂的 Office 替代軟體，但現在微軟 Office App 自己優異的品質加上同樣免費，其實就不再需要其他替代工具了。唯一可惜的就是， 新版 Office Word、 Excel、 PowerPoint App 之前一直尚未支援 Android 手機，直到今天，終於有了改變。

許多上班族可能認命的認為自己離不開微軟 Office 軟體， 許多新團隊則認為微軟的工具已經落伍，但這兩種看法或許都沒有看到微軟這兩年來的許多改變，以及他們在雲端化、行動化思維下推出的一系列新工具、新應用， 全新的微軟工作術 可能不再是落後的一方，並且需要傳統 windows 用戶也一起改變思維，進入不同的工作效率世界。 對我來說，很多微軟新工具（或者舊軟體的新世代版本）、新方法，現在也開始成為我推薦的選項之一。

今天開始，微軟推出了 Office 2016 Windows 公開預覽版 ，開放所有 Windows 7 以上的使用者免費下載，可以一直免費使用 180 天（約 6 個月時間），直到 2015 年秋天時 Office 2016 正式版推出為止。 之前 Office 2016 曾經在 2015 年 3 月先推出了「 Office 2016 for Mac 的免費預覽版 」，也在當時推出了針對 Windows 10 技術預覽平台測試的 Office 2016 技術預覽版。而在今天推出的，則是可以「讓所有一般 Windows 用戶下載」的公開測試版本。

Dropbox 這個雲端檔案同步服務與微軟 Office 這個辦公室文書處理工具的合作愈來愈有看頭了，繼之前 免費的 Office App 可以整合 Dropbox 同步檔案後，現在 Dropbox 宣布自己的 網頁版 Dropbox 今天開始直接內建 Office Online 即時編輯功能！ 這代表什麼意思呢？以結果來說， Dropbox 即日起具備類似 Google Drive 那樣的線上文書編輯功能， Dropbox 不再只是單純的線上檔案同步服務，更可以是一個雲端的辦公室工作平台，並且他支援的還是最多人使用的 Office Word、 Excel、 PowerPoint 文件格式的最完美即時編輯。

微軟 Office 最近一年在雲端工作、行動應用上的改進，其實很值得我們數位工作者一起好好關注，並且給予很大的讚賞。從結果來看，無論是加入多人即時協同編輯的「 雲端 Office Online 」，強大筆記排版「 OneNote 」的跨平台，還是可以在手機、平板進行專業編輯的「 Office 全新 App 」系列，都是我認為非常優異的產品，也組建出一套完整的雲端行動工作方案，並且上述工具還全部都「免費」。 而現在，微軟 Office 更找到一個非常棒的合作夥伴： Dropbox ，雖然微軟自己也有 OneDrive 雲端同步服務，但是和更多人「真正在工作上交換檔案時使用」的 Dropbox 合作，對兩者來說應該是雙贏。 今天 Dropbox 正式宣布了在 Android 與 iOS App 上的大更新，現在開始，你可以從 Dropbox App 中直接打開 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint 文件進行編輯，編輯後的內容自動同步在 Dropbox 中。以實際工作流程來看，就是 Dropbox 在行動端不再只是單純的檔案同步服務，也可以是 Office 文件同步編輯平台了！

前兩天看到這樣一篇文章：「 別再瞎忙了！SkyDrive就可以把PDF轉成Word來編輯啦~ 」，覺得很實用，於是自己也找了幾個平常需要編輯的 PDF 來試試看， 只要原本的 PDF 不是複雜的圖形排版， SkyDrive 都能成功轉換為 Word 進行內容編輯 。 當然或許你已經知道在 Office 2013 中支援直接編輯 PDF 的功能（其實應該和本文介紹的是同一個技術，只是一個單機、一個雲端），但是 Office 2013 畢竟是付費套裝軟體，一般人無法免費隨意使用。 而 試過很多 PDF 轉成 Word 檔案的工具 後， SkyDrive 已經是「相對完美」的一個選擇： 一來他是線上工具隨時可以使用，二來完全免費，三來轉換繁體中文與簡體中文快速正確，四來 SkyDrive 還能讓你直接線上編輯轉換完成的 Word 檔案內容，非常值得試試看。 2015/4/21 新增推薦： PDF 轉 Word 線上 Cometdocs 完美的中文版面轉檔