電腦玩物

「 SavvyCal 」是一款從簡單到進階功能都一應俱全的安排時間專用行事曆工具。 如果只是需要設計一個讓大家投票決定重要會議時間、票選下次聚會日期的網頁，那麼「 SavvyCal 」的免費版本就能簡單滿足需求，設計出漂亮的投票專用行事曆網頁。

之前在電腦玩物中也介紹過幾款「喬時間」工具，這類快速安排會議時間服務，大致上又可分為兩種類型， 第一種類型是「提供他人可預約我的空檔時間」 ，用在讓他人預約會議、預約服務、預約個人面談等等需求上。 第二種類型，是「提供多人投票表決某個共同會議、共同活動時間」 ，用在決定部門會議日期、部門聚餐日期等等需求上。

之前在電腦玩物介紹過不少「讓其他人簡單預約我的 Google 日曆時段」 的服務，例如： Koalendar 免費易用讓學生客戶預約你的 Google 日曆與 Meet 視訊 利用 Google 日曆製作預約行事曆網站，完整步驟圖解教學 YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間

我習慣使用 Google 日曆管理自己的行程，但公司工作上則有 Outlook 行事曆會公告各個重要會議、活動時間，當然我們會希望把兩個行事曆整合在一起，可以統一查看時間表，以防漏掉重要的事件。 我之前在電腦玩物有介紹過一款軟體：「 Outlook CalDav Synchronizer 雙向同步 Outlook Google日曆教學：設定簡單的免費開源軟體 」 ，該款免費、開源的軟體，可以設定 Outlook 與 Google 日曆「雙向同步」，不只是整合兩個行事曆，還可以在 Google 日曆修改 Outlook 行程，或反過來做。只是需要電腦上安裝軟體，兩者才能同步。 但是最近這幾年來，我慢慢發現，其實對我自己來說，並不需要真的用到「雙向同步」。

因為之前介紹了幾個工具，可以讓客戶、學生來預約我們的工作行事曆： YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間 讓其他人用 Google 表單預約我的 Google 日曆時段，實測教學 於是有台灣開發者來信，推薦了他們開發的一款「客戶預約專用行事曆 App 」，名字叫做：「 Anytime 」。 「 Anytime 」特別開發給許多一對一提供服務的個人工作室， 像是家教、美髮、美甲、美容、按摩、健身教練等等。

我和家人一直有共用 Google 日曆的習慣：「 用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 」，從一開始家庭雜務的協同合作，到後來利用 Google 日曆一起規劃旅遊行程表、孩子成長日記，利用的內容愈來愈豐富。 最近，老婆問我說， Google 日曆看起來有點死板，不能像是紙本手帳或是一些可愛風格的數位行事曆那樣（例如： Mori手帳：手機重現手帳創作，輕鬆製作生活感手帳日記可匯出 ），針對不同行程，貼上可愛的或相應的圖案，讓行程表看起來更有動力嗎？ 例如旅遊行程表，可不可以根據餐廳、景點作不同的圖案變化？孩子成長日記可否放上可愛的寶寶生活貼圖？ 我一想很有道理，之前自己比較理性思考，只想到效率， 忘了感性的圖解其實也可以刺激我們去使用和執行這套流程。

我在 電腦玩物 中常常介紹 專案管理軟體 ，於是也有很多團隊在需要建立一個合作工作流程時，會來信詢問我的意見。 有時候當他們需要更密集溝通討論，我會建議 Slack 或 Jandi 。當他們需要清楚又簡單的進度安排，那麼建議試試看 Trello 。當然也有更進階的專案排程，可以利用「 甘特圖軟體 」完成。 但是之前有一封來信讓我重新思考了這個問題：

雖然 Google 日曆 也可以共用行事曆，不過來自日本特別針對「共享與溝通行程」而設計的「 TimeTree 」，在輕鬆而便捷的「 聊天化 」介面中，確實帶來了一個更生動、溫暖而且有趣的共用行事曆專門 App ，尤其適合家人、情侶、朋友，要用在工作團隊上也無不可。 「 TimeTree 」雖來自日本，但有很好的台灣本地化，像是繁體中文介面與很多朋友需要的農曆。他以手機操作為主，可以免費下載其 Android 與 iOS App ，最近也推出了可以直接登入的電腦網頁端。 和 Google 日曆的不同 ，在於 Timetree 可以在家人或許比較方便使用的手機上完成共用行事曆的設定與加入（ Google 日曆這部份要回到電腦網頁操作），並且 Timetree 有特別針對家人共用而設計的留言討論、留言傳照片功能，讓每一個行程像是「聊天室」一樣熱鬧，還能具體的看出哪些人參加了哪些活動。後面這些功能雖然 Google 日曆也可「換個方式」實現，但畢竟沒有像 Timetree 那麼「生動」。 而且 Timetree 還有一個 Google 日曆所沒有的，但我覺得還滿實用的功能，就是可以「預留尚未決定日期的項目」，讓家人先知道還有哪些事情要安排時間，然後隨時可以排上行事曆。

什麼時候你需要快速建立大量行事曆行程呢？ 例如你是老師，排好了這個學期的課程，需要在行事曆上一次建立超過五六十個以上的行程。或者你是排班人員，需要在月曆上建立近百個當月班表。還是說你是專案管理人員，需要把開完會議後討論的十幾個新進度添加到你們的行事曆上。 這時候當然也可以一個一個行程、班表手動在行事曆上新增，但是這樣一來要一直切換編輯行程畫面很不方便又多花很多時間，假如有些資料可以複製貼上時也不容易複製， 所以你可能就需要這樣的方法 ：先把所有行程、班表建立在表格上（ Excel 或 Google 試算表皆可），然後一次匯入行事曆（例如本文要教的是 Google 日曆 ）。 先在表格上建立好已經的行程表，方便的地方是表格容易快速輸入、剪貼、複製內容，這就節省了內容製作的時間。然後接著只要一個簡單的匯入動作，就可以把 Excel 或 Google 試算表的表格轉換成 Google 行事曆行程。

上週在電腦玩物中撰寫「 如何在電腦 Outlook 行事曆軟體中同步查看 Google 日曆行程？ 」一文後，讀者留言表示自己更需要的其實是「在自己慣用的 Google 日曆中統一管理來自公司 Outlook 上的行事曆」，也就是一個「 Google 日曆與 Outlook 行事曆軟體可以 雙向同步 的工具」，而在另一則留言中，感謝讀者曾大樹推薦了一個可以解決這個問題的好軟體：「 Outlook CalDav Synchronizer 」。 其實早年 Google 有推出一款  Google Calendar Sync 軟體可以雙向同步 Outlook 與 Google 行事曆，但後來 Google Calendar Sync 改成只有 G Suite 企業版帳戶才能使用。 而今天這篇文章要介紹的「 Outlook CalDav Synchronizer 」，是一款 免費開源 的軟體，可以安裝在電腦端的 Outlook 軟體內，只要「 簡單設定 」，就能自動同步 Outlook 上的公司行事曆內容到個人的 Google 日曆上（也能反過來同步），而且是雙向同步，兩邊都能同時新增與修改行程並自動完成同步。

2017/2/6 新增 ： 雙向同步 Outlook Google日曆教學：設定簡單的免費開源軟體 如果你的公司是使用 Outlook 軟體、 Microsoft Exchange 帳號來管理公司行事曆，但是你個人又習慣使用 Google 日曆來管理行程，一邊是公司行程、一邊是個人行程，可不可以 在統一的軟體中一起查看 呢？ 如果是手機上，可以使用：「 Gmail App 開放 Exchange 信箱、日曆、聯絡人同步 」，或是「 Outlook 完美同步 Exchange Gmail 」，看你習慣用 Google 還是微軟 App ，手機上都能在同一個 App 中同時管理 Outlook 與 Google 行事曆。 那麼電腦上呢？你可以試試看這篇文章裡的簡單作法：在 Outlook 軟體中，加入 Google 日曆內容，可同步查看 Google 行事曆上的行程。

很多朋友愛用的 Sunrise 行事曆 即將在 2016 年 8 月 31 日停止服務，所以最近讀者們紛紛寫信問我，之後還可以使用哪個行事曆工具來同步 Evernote 的時間提醒筆記 ？ Sunrise 下架的原因是被微軟收購後，微軟打算將 Sunrise 功能整合到新的 Outlook App 中，所以我們之後可以用 Outlook App 來同步 Evernote 的提醒筆記。 我先分享如何在 Outlook App 行事曆中同步 Evernote 筆記提醒的方法。最後再補充我現在自己的做法為何。

不少使用 Evernote 的朋友跟我提過，希望讓 Evernote 上的任務提醒也能同步出現在常用行事曆上（例如 Google 行事曆 ），這樣一來我們就能在統一的月曆畫面中管理所有的行程與所有的任務，甚至統一用 Google 日曆提醒。 基於這個需求，有讀者朋友請我幫忙測試一個叫做「 Cronofy： Evernote Calendar Connector 」的服務。他可以做到直接連結 Evernote 與多種雲端日曆服務，讓 Evernote 的任務提醒同步出現在 Google 行事曆上，甚至可以在 Google 日曆上修改提醒時間與標題名稱，一樣可以同步回 Evernote 。 這效果看起來很吸引人，尤其不像之前的「 Sunrise 」還要透過第三方 App 查看， 這一次的「 Cronofy 」能讓我們真正在 Google 日曆網頁、 App 中同步管理 Evernote 的任務提醒。 於是我實際測試了一段時間，今天這篇文章是幫忙解答那位讀者朋友的需求。

每年的 10 月，是手帳（筆記本）愛用者最忙碌的時刻，因為這通常是我們必須開始準備下一年筆記本的時候，許多文具廠商也會在這個時節推出最新款的萬用手帳，讓我們根據自己明年計劃來選一本自己的年度新筆記本。 我雖然對手帳品牌本身沒有特別研究，但是之前也在電腦玩物寫過一篇：「 十大創意手帳內頁 DIY 下載網站：免費列印年計畫表 」，如果你喜歡使用活頁夾萬用手帳，那麼你可以到那篇文章介紹的不同網站去列印自己需要的計畫頁、行事曆或特殊設計內頁，自己列印組合出 2016 年獨一無二的個人萬用手帳本。 不過如果是電腦玩物的長期讀者，當然知道我個人更偏愛數位手帳的方法， 那麼如果要為 2016 年選一本可以同時「 計畫、管理、記錄一整年 」的數位萬用手帳本 ，我會怎麼選擇？以及除了我個人的選擇外，還可能有哪些值得推薦的不同組合？

對不善時間管理的朋友來說，或許常常遇到的一個情況是答應接下太多的會議、活動或是額外任務的要求，結果把自己的工作節奏打亂，核心的重要專案反而無法如期完成。這時候，我們看到很多時間管理的文章都會說：要懂得拒絕，但又有另外一類文章告訴我們應該多嘗試新的挑戰。於是，問題來了，我們怎麼知道什麼時候應該拒絕？什麼時候可以接受挑戰？ 我自己工作上常常接觸到很多善於時間管理的講師、管理者，我發現他們都有一個共同的特質，那就是在我邀約他們參與或幫忙某個任務時，當他們要拒絕時，都有一個明確的理由叫做：「那段時間（下週，下個月）我要進行XX專案，所以可能沒有額外的時間幫忙。」 重點就是， 對於這些善於「 時間管理 」的人來說，他們明確知道自己未來幾週，甚至未來幾個月的「時間重心」（無論這時間是留給工作、家人或人生規劃） ，於是他們就能很明確的知道當有額外的任務進來時，他們什麼時候可以接受（可能剛結束或剛開始專案）？什麼時候不能接受（那段時間正是專案需要投注最多身心的時候）？

這裏說的「 Doodle 」，不是現在廣為人知 Google 每天在搜尋首頁上千變萬化的那個塗鴉，而是在網路工具、線上工作剛剛開始盛行時，為了解決多人線上「約時間」問題而出現的一個簡單卻能解決大問題的工具。 那是好幾年前，那時大家雖然習慣了用 email 溝通，但是一旦遇到要約開會時間、聚會時間的問題，來來往往的郵件隨著參加的人數而等比級數成長，導致負責喬時間、排行程的那個人最可憐，很容易花了許多時間卻找不到一個完美結論。 於是這個叫做「 Doodle 」的線上工具在那時候推出了，它提供了一個簡單易用的線上投票頁面，讓每個人自己上去針對可以的時間投票，最後統計出最佳結果， 這樣一來負責喬時間的人不麻煩了，大家也能輕鬆表達自己可以或不可以的時段，用最快的方式統計出結果 。

新增說明：底下的文章為 2014 年年底撰寫，但同樣的方法也可以使用在即將到來的 2016 年行事曆上。 即將邁入 2015 年，除了結束前一年工作，計畫新一年工作外，我們也別忘了生活的規劃。在2015 年台灣人事行政局公告的假期中，可以歸納出有七次的連休假日，包含即將開始的元旦假期，後續的春節假期、和平紀念日補假、兒童節清明節補假、端午節補假、中秋節假期、國慶日補假。 而這時候大家通常會想做的一件事情，就是把這些重要節日、假日，放進自己的行事曆中。在之前，我們可能要去找一些日曆來下載，或者要參考人事行政局網站自己新增。 但是現在這些動作都不需要了， 因為最多人使用的「 Google 日曆 」已經「 內建 」了台灣人事行政總處正式公告的民國 104 年（2015年）的假期行事曆 ，只要直接新增即可！

我要先說明的是， 我個人非常喜歡 新版的「 Google 日曆 Android App 」 ，首先他的「 漂亮視圖模式 」讓我清楚看到自己下一個行程的地點預覽；再者我期待他的「 智慧型助理 」功能未來真的可以讓 Google Calendar 成為一個聰明秘書，而非只是一張行程清單。但是我也承認，上述兩點目前在新版 Google 日曆 App 中也都還有進步空間。 不過在 Google Play 上，新版 Google 日曆遭受到許多舊用戶的壞評價，而且原本愈喜歡舊版 Google 日曆 App 的老朋友，愈難以太快接受新版的改變。我幫忙歸納有幾個用戶想要的功能無法在新版 Google 日曆 App 上實現：

Google 日曆是目前最多人使用的免費、雲端行事曆服務之一，尤其當需要 在電腦、手機、平板等不同裝置同步自己的行程 時， Google 日曆是一個最好的「湯底」，把行程都儲存在 Google 日曆來方便在不同地方獲得自己的行程，例如各式各樣的行事曆 App 中：「 從時間管理情境推薦 8 款 Android 行事曆 App 比一比 」。 不過，對很多朋友來說，可能也會覺得 Google 日曆乍看之下好像很簡單，甚至太過陽春，所以當湯底很好，要真的煮成一鍋料理，或許還需要其他工具的幫忙，例如雖然湯底在 Google 日曆，但是平常管理時卻在功能更豐富的 Sunrise 中料理行程。 然而 Google 日曆真的像外表看起來的一樣這麼陽春嗎？ 其實不是，在 Google 日曆樸實無華的功能中，擁有很多最佳化個人行程，增加團隊合作效率的隱藏功能，只是我們不一定會發現。所以今天這篇文章，要從我長期使用 Google 日曆，並且真的主要在 Google 日曆上完成進度管理的經驗，跟大家分享那些 Google 日曆中的隱藏功能與應用情境。 2014/11/4補充：新版 Google 日曆 App 概念： 全新 Google 日曆 App 將重新定義你的智慧型行事曆 2015/1/28 補充 ： 我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享   2015/2/12 補充： Google 開發 Google 日曆 Chrome 小工具 2.0 大更新！ 2015/3/10 補充 ： 用 Google 日曆打造完美課表：滿足老師學生10大需求 2015/7 補充： 實作進攻型行事曆：學會留時間給自己的進度排程心法 2015/12 新增： Google 日曆 App 全新待辦事項清單的 7 大特色解析 2016/4 新增： 幫你成為更好的人！ Google 日曆自動為夢想找時間 2016/4 新增： 10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統 2016/6/2 新增 ： Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學 2017/6/7 新增 ： 用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧

當遇過的人愈來愈多，就會發現你很難絕對的去區分好人壞人。當碰到的事情愈來愈多，就會知道從不同的角度可以發掘事件不同的意義。而當試過的工具愈來愈多，就會知道這個世界上沒有最好的工具，但也不是說所有的工具都有缺陷，而是每個軟體、服務有他們設計的目的，於是就有了適合不同的人、不同需求的不同選擇。 如果以 Android 上的各種行事曆 App 來看，行事曆是每個人必備的工具，那麼哪一款 App 可以在行動端幫你最好的管理時間呢？有的人覺得 Google 官方日曆 App 那麼陽春，怎麼會有人需要？但換個角度，正是有人喜歡那樣的簡單易用，在輕巧的前提下，就會有人願意接受像是 Google 日曆沒有月文字檢視的功能，因為對於他們來說那不一定有必要。 那麼如果要比較這些 Android 上知名的眾多行事曆 App ，應該怎麼比較呢？我覺得不是去比較每一個細碎功能的有無，那樣會陷入「每一個工具都無法完美滿足我」的無限迴圈。 要挑選一款「好用」的行事曆，最關鍵的是知道「這個行事曆 App 設計的最大重點是什麼？ 他能滿足的最核心需求是什麼 ？」 所以今天這篇文章，讓我來嘗試看看，不是從瑣碎的數據、表格進行比較，而是回歸到真實的使用情境，從「不同的時間管理情境」下，嘗試推薦 Android 上 8 款已經廣受好評，但其實可以滿足不同使用需求的行事曆 App 。