電腦玩物

最近在 Podcast 節目「高效人生商學院」中，和趙胤丞老師一起聊了「年底如何做斷捨離」這樣的議題 ，一開始我們從怎麼捨棄、如何丟掉不需要的東西、如何放下過去的焦慮開始談起，不過最後我們都有一個共通的結論：那就是最有效的斷捨離，不是一直糾結著要丟掉什麼東西、任務、心情，而是拿回自己的主導權，建立自己決定的使用、處理流程，這時候，自然就會放下那些干擾自己的雜物。

從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務，可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的，但是很多工具用久了，資料愈來愈龐大，但卻開始感覺工具愈來愈難用： 稍後閱讀儲存了一堆永遠不讀？ 剪貼網頁收集了一堆從沒使用？ 筆記日誌整理了卻還是難以找到？ 我自己早期使用這類工具，也會有這樣的問題，後來逐步修正自己的整理方法，到了現在，可以建立起一個「大量收集但用得到，簡單整理但找得到」的使用邏輯。 這個方法如果跳脫特定數位工具的功能，可以歸納成「3W資料收集法」，是我在收集任何類型資料時，一定會做的三大關鍵步驟。

前一陣子在網路上讀到一篇文章，分享「個人的物品庫存整理系統」，管理自己平常家居生活購買、收藏、收納的物品。他的方法是整理出一份非常鉅細靡遺的表單，有清楚的分類邏輯架構。但是該文作者也提到， 他自己整理出這套表單系統，確實花了不少時間，而且也發現最終有些資料其實很少有機會用到，甚至用不到。 我們在尋找一個好用的工作、生活管理方法時， 其實很容易遇到這樣的困境：「先從理論上最完美的方法開始」，但最終可能不小心「為了方法而方法」 ，結果雖然花了很多心力去架構系統，卻不一定實用，反而因為太花心力而容易半途而廢。 建立物品的庫存表單系統，可能是最完美的方法。如果是公司要管理自己的倉庫庫存、設備清單，當然需要建立一個非常嚴謹的表單資料庫，因為每一項物品都是公司財產帳目，汰舊換新時更要緊密追蹤。 可是如果是自己家居生活的物品，一來數量可能沒有那麼龐大，二來有些物品的資料不嚴謹也無傷大雅。這時候是不是要花很多時間清點物品，建立庫存表單，其實是可以有彈性的。

我常常會收到讀者關於「整理」的問題，可能是資料的整理，可能是筆記的整理，更多時候真正的問題核心在於人生怎麼整理。 一個好的整理系統，就是讓物品、資料、任務擺放在「有效的位置」，「需要的時候」可以「快速的取用」，甚至「不怕遺漏」。這是我們希望建立的整理方法。  我在「 Evernote 子彈筆記術 （相關課程與書籍）」當中，也建立了一套這樣的整理邏輯，並在 Evernote 中用來整理專案、任務、資料，甚至也用來整理想法，還可以整理家居物品。後來我延伸到 Google 雲端硬碟上面的檔案整理，都採用相似的整理邏輯。

我喜歡把生活、工作、學習中的大小事，建立一套專案、資料庫整理系統 。「一個路徑清晰的系統」，其實就能幫助我們更容易推進目標、聚焦目標、創造成果。我在《 大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統 》這本書中，也一再強調，真正缺乏效率、缺乏成就的問題，不是自己的個性，也不一定是環境，而是往往在於缺乏為自己建立一套系統。 我自己用來建立這套系統的工具，是 Evernote （目前依然如此）。而 Notion 是一個我也觀察、研究許久，覺得也很適合用來建立這套系統的工具。 所以今年我有一個目標，希望對 Notion 做更深入的研究，並跟大家分享我研究後的整理方法。 對我個人來說，不是要轉換到 Notion 。而是我想試試看自己在 Evernote 中建立的系統，如果轉換到 Notion ，可以做哪些調整？又可以建立怎麼樣的專案、資料庫整理系統？ 這對我來說，是很有趣的練習。 而對讀者來說，也可分享給想要試試看、已經在使用 Notion 的朋友。 當然，我也在這樣的過程中，更清楚分析了一些 Notion 與 Evernote 的應用差異，不過這就等到之後的文章再說吧！

重新整理，去除無用的東西，讓有用的東西放在有用的位置。可以幫助我們增加使用東西的速度、準確度。 整理，不只是居家收納的整理，我們的日常工作流程、使用的數位工具與產生的雜亂資料，也很需要整理。 今天這篇文章，我想分享自己在不同工作流程、數位工具與資料上的整理方法，提供大家一份 2020 工作整理的參考。

《 怦然心動的人生整理魔法 》是我很多年前閱讀的一本書，作者近藤麻理惠被稱為日本的整理教主、整理女王。最近她又因在 Netflix 上播出的收納整理教學影集，再次受到很熱烈的討論。而在這之前，麻理惠的整理術在日本、歐美就已經非常知名，且擁有許多支持者。 雖然在很多物品，像是衣服、書籍、文件等的整理上，我並非真的採用近藤麻理惠的整理技巧。 但從《怦然心動的人生整理魔法》中汲取的某些關鍵反思，經過我自己的驗證後，也成為我在做各種人生管理時的思考基礎。 我翻開自己多年前為《怦然心動的人生整理魔法》這本書做的讀書筆記 ，列出我信服的幾個書中觀點，並帶出自己將其驗證在不只衣物整理，也是在生活整理、工作整理、時間整理時，所引發的各種心得，整理成這篇文章，跟大家分享。

剛剛過去的 2018 年，對我來說是關於「整理」的一年。

在農曆春節前，大家都會做一次家裡的大掃除，除了實體居家環境的大掃除，或許我們可以搭配數位工具，來幫我們的大掃除做一次更有效的延伸收納整理。

如果只是把物品照著他的原貌去整理，其實只是做到了儲存、分類。但儲存、分類的東西，為什麼很多都用不到，或是要使用時還要花很多時間找出來呢？一個關鍵的原因就在於，不能只有整理物品，更重要的是建立你自己的行動流程，也就是你會如何使用這個物品的真實流程。（例如我的家居整理： Evernote 家居收納整理方法一年後心得 ） 單純儲存物品，就會存成一堆很難用、忘記要用來幹嘛、要用時找不到的東西。 我們只要回想自己曾經大量收集某種東西，而後留下一堆沒用過的東西的經驗，就知道有這個問題存在。 單純分類物品，則會跟著物品的屬性去分類，卻不是跟著你的行動來決定。這時候，你會花很多時間去分類那些你根本不需要的物品，例如你花了一整天把電腦裡所有資料又一次重新整理好，但其中 80% 的資料可能你永遠用不到，但為什麼一直花時間整理他們呢？ 所以一個有效的整理，不是整理物品，而是至始至終都在「建立我的行動流程」而已 。整理和物品本身的關係其實很低，而是跟我要創造什麼目標關係很高，不過我們卻很容易反過來整理。

常常有讀者問我現在會怎麼在瀏覽器中整理 網頁書籤 ？就讓我先從這個小故事說起。 書籤： 我自己很久以前會很用心的幫每一個網頁書籤分門別類，公司用、部落格用、電影類、音樂類、 電腦遊戲類 、 線上工具 、 免費圖庫 等等，總之有無數的分類，收藏無數的網站。我的書籤分類表非常豐富，我也覺得很有成就感。 但是後來我發現，這樣的整理對我使用那些網站並沒有幫助，事實上， 90%收在書籤的網站我都沒有打開過，而大多數分類我甚至沒有進去過。只是，我「習慣性的」在收集與分類。

只把任務完成，並不是最好的工作方法，因為你可能忽略了未來有一天會需要使用這一次經驗的可能性。我在昨日的「 我所養成的 10 個最有生產力習慣，以及我如何養成這些習慣 」一文中，寫到我有一個習慣是「反省時寫下下一次想要怎麼做」，有讀者來信問我說這是什麼意思？有沒有更多實例？ 剛好前陣子發生一件有趣的事情，我和老婆一起逛大賣場，看到賣場裡擺出很多品牌的義大利麵，平常很喜歡煮各種口味義大利麵的我，想到家裡的義大利麵儲量快用完了，就提議再買幾包。那時當下看著有許多牌子的義大利麵條，猶豫起來應該買哪個牌子好呢？ 於是出現了兩個情況，我看著一款藍色 D 牌的義大利細麵，疑惑著之前買的時候他的麵條有這麼細嗎？我們是不是買過他的粗一點的麵條比較好吃呢？於是決定先跳過這個藍色 D 牌。

你平常如何有效管理自己的「付費訂閱」與「定期支出」呢？尤其當這些定期支出愈來愈多樣化時，如何 記住 、 提醒 ，並做好 支出預算的管理 ？這篇文章我就來分享自己利用 Evernote （或者你也可以使用具有類似功能工具），管理好所有定期支出的方法。 現在有愈來愈多的工具軟體、線上服務採取「付費訂閱」的機制，還有像大至「保險費」，小至「停車費」與「公寓管理費」，都需要每年或每月持續扣款。 一開始我想得比較簡單，這些付費訂閱大多可綁定信用卡自動扣款，所以我就第一次設定好，然後讓他自己扣就好，應該不需要什麼管理？但是等到要訂閱的付費服務愈來愈多，使用的信用卡有不同選擇或需要替換時，或者有些不能自動扣款時，就開始出現一些新問題。

為什麼我們要整理資料？是為了資料有個存放位子，還是為了讓資料看起來很整齊，又或者是讓資料「更好用」？我相信這三個選項，大多數朋友會選擇最後一個答案：「讓資料更好用」。 而什麼是「 讓資料更好用 」呢？可以有三個解釋： 讓資料未來要用的時候可以很快找到。 讓未來有需要時知道要使用什麼資料。 讓未來資料被使用時可以適合使用。 整理資料的行動是當下，而著眼的是未來，未來某一天我們要很有效率地去使用這些資料，所以我們整理他。

讀者來信詢問我下面的問題：「想要請教 Evernote 的應用問題，我常常是 看到不錯的網頁就存下來 （例如：美食部落格介紹餐廳、好書推薦、電影推薦...），但每次吃飯要找餐廳時，找 Evernote 看很久還是沒想法，結果都是打開 Google Maps 看附近評價高的餐廳去吃。我有點 迷失在自己收集的資訊之中 ，請問我是不是哪邊觀念有問題？或是要搭配甚麼作法才能建立更有效個人知識庫？希望您能給我一點意見。」 其實這樣的問題不只出現在 Evernote 上，像是我們買了很多書但是大多數都沒有看，在 Pocket 收藏很多稍後閱讀文章但大多數都還沒讀，在 Feedly 訂閱很多網站可是文章多到沒時間看完。 或是，在待辦清單排上很多想做要做的事情，但從來沒有完成待辦清單。這時候怎麼辦呢？

我們面臨著一個資料與資訊量都非常龐大的工作環境，面對爆炸的數位資料，應該如何整理才好呢？ 幸運的是，我們也身處一個數位科技持續發展的時代，在這樣的時代裡，有更好的數位工具，可以幫助我們用「 不一樣的思維 」完成有效的 數位資料整理 。 這篇文章，我想從自己的經驗出發，提供五個整理思考角度和具體作法。我自己的工作經驗是需要大量的文件整理、靈感整理、素材整理與經驗整理，所以下面的整理方法，也會和我的工作方式息息相關。

因為我在電腦玩物上常常分享很多我的整理方法，也獲得很多迴響，所以相信讀者裡應該有不少跟我一樣的整理收納愛好者： [年終整理術3] Evernote 家居收納整理方法一年後心得 [筆記術-7] 編輯教你整理一本書最快的索引筆記法，紙筆記可用 最好的整理就是最少的整理，不需要整理的整理術 然而，感性上我很希望任何東西都被整整齊齊、乾乾淨淨、井然有序的收納起來，理性上我卻知道這樣的整理通常「要花很多時間」，卻又「不會完成重要事情」，而且「對未來使用不一定有效」（可參考： 分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯 ）。 可是那個想要把所有東西收納整齊的「癮」難耐怎麼辦？最近我發現了一款（或者應該說是一系列）對收納整理（尤其是 收納整齊 ）愛好者很療癒的遊戲，今天特別跟大家推薦。

在寫完前面兩篇 Evernote 整理術後，很多朋友問我：你告訴大家要善用「標籤」來做多層分類，要用「目錄清單」來分類筆記，那我們的「記事本」要用來幹嘛？ Evernote 整理3部曲-1：建立多層樹狀分類的知識結構 Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法 就我個人的經驗來看 ， 記事本最好的用法不是用來分類，而是用來管理。 分類和管理是不同的，「 分類 」是說我們幫任務與資料找一個存放位置，方便以後找到： 「 管理 」卻是我們建立一個可以順暢工作的流程，一個高效率的作業情境 。 而 Evernote 記事本對我來說最好的用法就是用在「管理」上，今天就要跟大家揭開我目前完整的 Evernote 整理架構，我個人可以說只用了「八本記事本」來整理所有的個人筆記，其他多出來的分類記事本則是為了跟工作同事和家人朋友共用，而不得不區分出來的（因為共用記事本的基礎是要先分類出一個記事本）。

很多朋友過去幾年一直收看著我在 電腦玩物 上應用數位工具改變個人效率、改善個人生活的心得，於是當大家知道我在 2014 下半年結婚後， 還真的有不少朋友寫信或留言給我，期待看看我在家庭生活中會不會也有應用數位工具的心得？ 當然有的，秉持著善用數位，就不會被工具所役的精神，之前我也初步分享成「 共享數位溫情：我和老婆喜歡這樣一起做的數位應用 」一文。 而在最近我撰寫的一系列「年終整理術」文章裡，我正分享著自己 2015 年年底如何給自己一番重頭改變的機會，以更輕盈、明確的姿態迎接 2016 年的挑戰，之前的系列文包含了： [年終整理術1] 應對網路時代，數位斷捨離七條新法則 [年終整理術2] 我的手機斷捨離計畫，找回生活九步驟 但是斷捨離的終點不是掏空，在沒有數位工具的時候，我們的生活雜物或許需要用斷捨離的管理方式讓自己「懂得善用物品」、「懂得善待自己」。

我在電腦玩物這一系列年終整理術的總論中（ [年終整理術1] 應對網路時代，數位斷捨離七條新法則 ）提到：「斷捨離的核心不是清理，而是建立一條最直覺舒適、最大回饋價值（整合）的流程。」 斷捨離的整理目的不是什麼都不做，而是「 做最有意義的事 」。 所以來到第二篇：手機的整理、手機的斷捨離計劃，我要談的也不是一般討論裡所謂的斷絕與手機的來往、讓自己一個禮拜不使用手機這種事情。相反的，我要談的是如何在手機內部適度的斷捨離後，我們可以發揮行動科技、雲端網路最大的價值，甚至能因此改善我們的生活品質、讓我們在成長路上加速前進。 而這也就像我最常說的，工具性的清理、優化雖然可以加快我們幾秒鐘的時間，但是如果我們達成的是一整天「工作流程」的精簡與整理，那麼加快的可能是好幾個小時、好幾天的時間。