電腦玩物

每次開始專案流程、撰寫文章報告，每天早晨重新規劃行程、進行運動鍛鍊時， 你是否經常發現自己在重複規劃任務的筆記格式？我們日常許多任務都是有重複性的 ，例如專案規格、課程計畫、部落格文章架構、旅行準備清單，或每日習慣養成的記事，其實有固定的步驟、版面、基本邏輯，若是每次都要從頭開始，就讓工作失去應有的專注與效率。

過去一年（2024年）， Evernote 的新團隊帶來了很多實用的改進，也讓我在原本數位第二大腦工作流程中，有了一些新的應用方式，這篇文章做一次統一的分享。

對於不喜歡或不擅長整理資料的人來說，「  Evernote 的 AI 搜尋」 可以幫助我們 用自然語言處理（NLP）快速找到所需筆記 ，而（本來就） 不需花時間整理或使用複雜的標籤系統 。或者，當用戶 需要找到非常特定的資訊（例如關鍵知識的摘要、特定日期的下一個會議等） ，但這些資訊可能分散在多個筆記之中，這時候 Evernote 的 AI 搜尋可以從多則筆記總結重點，或是直接秀出隱藏在某則筆記中的答案。 在做學習研究，或處理大量工作資料的情況下，能迅速獲得重點摘要可以明確提高效率。

你有沒有想過如何更有彈性、更輕鬆有效的管理自己的個人知識與資料筆記？

通常一個專案或任務只要執行的時間一長，一定不斷的有新變動，一直都會有新的資料出現，這時候我們可能開始在自己的資料夾、筆記本中堆積這些新內容，但時間一久，這些資料、檔案、文件、筆記開始變得錯亂、重複， 雖然資料都儲存下來了，但我們卻無法高效率的找到相關的資料？也沒辦法快速準確的使用需要的資料？明明我都很努力地記下來，為什麼還會變成這樣呢？

最近研究「 卡片盒筆記法 」、「 PARA 第二大腦系統 」的過程中，意識到「區分筆記類型」是一個很關鍵的步驟與提醒。 當我們無論使用什麼工具，都覺得自己整理不好專案、任務，寫不好筆記，最後工作也無法有效推進，或是系統依然呈現雜亂的狀態，很有可能就是我們把不同類型的筆記混雜在一起，以及沒有用不同類型筆記需要的管理方法去管理。

如果你常常覺得自己需要整理的資料非常的龐雜，不知道如何做好有效的分類。或是各種雜亂的資訊混在一起，要決定下一步行動的時候覺得非常干擾，但真的要找參考內容時又找不到。也可能努力的整理出一個看起來很豐富的資料庫，但執行目標、創造價值的產出沒有提升，反而是花了太多時間再整理。

要解決工作忙亂、雜事干擾、無法判斷輕重緩急、工作效率遲遲無法提升等問題，關鍵在於從「寫好一則任務筆記」開始。（延伸閱讀： [高效能職場筆記法-1] 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？ ）很多人的筆記、待辦清單其實是流水帳，很多人的任務管理其實只是有什麼做什麼的行動管理，這時候，都難以建立一個有效的工作管理系統。

最近在研究很多工作效率低落的個案時，發現有一個普遍的情況，就是往往他們都沒有做好有效的檔案管理，導致在執行工作的過程中，卡關的不是自己的專業技能，而是花太多時間在找資料、整理文件、確認檔案上。

什麼是「生產力摩擦」？ 例如看到待辦清單上的一個行動，要執行時發現需要一些資料，於是打開自己的雲端硬碟開始把需要的資料找出來，但可能一下子又忘記資料放到哪個資料夾，於是在好幾個步驟後，花了不少時間才終於可以開始執行行動。或者，因為「好幾個步驟」的摩擦力太大，導致自己開始拖延這件事情。

要讓工作任務更輕鬆但更有效的管理，要克服工作中的各種臨時事項的干擾，要讓自己簡單架構一個可以安心不失誤的工作系統，這時候，準備一個暫存工具，是工作流程必不可少的設計。

新的一年啟動，或許你準備開始許多個新的年度計畫，現在就已經開始感覺到壓力與煩惱。或許，目前你還在剛剛結束舊的一年專案的暫時休息狀態，可是可以預知的是，慢慢的會有許許多多的新任務、新專案、新意外出現，於是自己開始會愈來愈忙碌，甚至陷入一種忙碌漩渦的狀態，然後就在一團手忙腳亂中，可能一下子一年又過去了。

在上 時間管理課程 、 數位子彈筆記課程 時，我通常都會示範很多自己的真實任務筆記案例，這時候往往都會看到我在 Evernote 中利用標籤快速切換各種專案、任務筆記，非常便利。於是常常會有學員問我： 「如何利用"標籤"（Tag）來管理大量的筆記資料呢？」 今天這篇 2021 回顧，我想統整自己實驗、實踐、調整了 10 年以上的標籤運用系統，分享一個「標籤」整理的方法論，並且無論  Evernote  ，還是 Obsidian 、  Notion  這些擁有標籤（或類似標籤）功能的工具中，其實都可應用。

當 Evernote 中的筆記整理邏輯，以一則一則專案任務筆記的方式建立起來了，那麼接下來如何做時間管理、時間提醒呢？ 在每一則任務筆記中規劃該任務的行動清單，但是如何統整在不同筆記中的待辦清單呢？如何看出當下應該優先推進的任務呢？如何提醒自己這個時間點最關鍵的下一步行動在哪裡？

這是在 筆記課程、時間管理課程 中都常常有朋友問我的問題：「Esor，剛剛看到你秀出來的筆記記錄中，有大量的育兒筆記、孩子成長日記，讓我看得很感動，原來寫筆記可以寫到這樣。」但通常接下來會開始出現三種提問：

Evernote 上個月推出了「工作事項」的 to do list 集中管理功能後（參考： Evernote 10.15 推出最適合任務筆記邏輯的「待辦清單管理」全新功能！ ），現在又推出了一項重大的新功能：「行事曆（日曆活動）」。 在這個新功能中可以滿足幾種需求：

什麼是在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接處理工作？為什麼這樣的工作習慣可能有問題？ 根據郵件、即時通的通知順序處理工作，甚至變成自己主要的控制中心，反而打亂自己的工作節奏 回信就以為處理完成，把執行過程，留在分散的郵件、即時通與待辦清單中 只是把事情記在待辦清單，或是記在郵件、即時通，只是處理分散的雜事，缺乏目標視野的統整與拆解

最近幾次的 Evernote 課程、時間管理課程 ，遇到愈來愈多組夫妻檔學員，常常是其中一人聽過課程後，下一次邀請另一半一起前來。 上個周末的 Evernote 子彈筆記課程，就遇到一對組合，是家族的哥哥、弟弟，以及哥哥的老婆一起來上課，他們說希望能夠產生一種對時間管理、工具運用的共識，朝著家族共同的目標努力。

在寫了幾篇關於「 Zettelkasten 卡片盒筆記法 」的文章，還拍了解說影片後，有讀者問我：「是不是要從 Evernote 換到另外一個軟體（例如 Obsidian ），才能實踐卡片盒筆記法呢？」其實不用，因為我自己平常在寫書、規劃課程、做企劃，甚至有時管理任務的過程中，就常常在自己慣用的 Evernote 中，實踐「 Zettelkasten 卡片盒筆記法」。

前一陣子在網路上讀到一篇文章，分享「個人的物品庫存整理系統」，管理自己平常家居生活購買、收藏、收納的物品。他的方法是整理出一份非常鉅細靡遺的表單，有清楚的分類邏輯架構。但是該文作者也提到， 他自己整理出這套表單系統，確實花了不少時間，而且也發現最終有些資料其實很少有機會用到，甚至用不到。 我們在尋找一個好用的工作、生活管理方法時， 其實很容易遇到這樣的困境：「先從理論上最完美的方法開始」，但最終可能不小心「為了方法而方法」 ，結果雖然花了很多心力去架構系統，卻不一定實用，反而因為太花心力而容易半途而廢。 建立物品的庫存表單系統，可能是最完美的方法。如果是公司要管理自己的倉庫庫存、設備清單，當然需要建立一個非常嚴謹的表單資料庫，因為每一項物品都是公司財產帳目，汰舊換新時更要緊密追蹤。 可是如果是自己家居生活的物品，一來數量可能沒有那麼龐大，二來有些物品的資料不嚴謹也無傷大雅。這時候是不是要花很多時間清點物品，建立庫存表單，其實是可以有彈性的。