電腦玩物

那一天在 線上視訊課程 中，跟許多熱情的學員分享「如何架構專案任務的子彈筆記系統」 ，討論如何建立工作系統的邏輯與方法，課程獲得很棒的回饋與交流。而課程結束後，我又留下時間，繼續跟大家討論延伸的各種問題，這時候，有一位朋友問了下面這個問題，問題的大意如下：

有一段時間，我在電腦玩物上喜歡研究各式各樣的遊戲化 App ，從養成習慣到專案管理，其實都有遊戲化工具，幫助我們展開原本困難、枯燥的行動： 練習專注的遊戲化： Forest 用專注力養育一片森林，動人的時間管理 App 儲蓄習慣的遊戲化： 記帳城市：最會遊戲化台灣團隊幫你「直接上癮」每日記帳習慣 早起習慣的遊戲化： SleepTown 遊戲化養成早起習慣，來自 Forest 台灣團隊開發 走路運動的遊戲化： Walkr 把走路變成最好玩的遊戲，放口袋裡的銀河冒險 目標管理的遊戲化： 玩，很重要！我在 Habitica 跟真實人生玩遊戲的一年後心得 近幾年來，比較沒有發現什麼更有創意的遊戲化工具， 但「遊戲化的拆解」，反而變成我自己在推進任務時的一個習慣。

我們或許會這樣想：「雜事，最好就是把他們交辦出去？」但其實並非如此： 一來，往往那是我被交辦要做的事情，通常沒有下一個人可以交辦。 二來，當我們是主管時，如果只能不斷交辦雜事出去，正代表我帶領的團隊工作流程是混亂的。 每一次我在講授 時間管理或 Evernote 筆記課 時，總會有許多朋友問我，工作上一直被交辦雜事，導致重要的工作都被延誤，應該怎麼辦才好？這個問題，並不一定只能是無奈的現實。

最近幾次在大學演講，不約而同被問到一個類似的問題：「在用即時通討論事情時，常常覺得對方很沒有效率，討論很零散，進度很緩慢，對方的回應有一搭沒一搭，感覺彼此都會拖延到時間。」 而面對一些重要的事情，或是自己很忙時，這樣的即時通討論，反而讓工作的效率降低。 這些時候，我們總覺得是： 對方沒誠意討論？ 對方不專心？ 對方是不是對我有什麼意見？ 這些類似「為什麼已讀不回？」的心理猜測，其實在工作討論中沒有必要，也可以由我們來主動避免。 因為當我們主動發起了「零碎的溝通」，如何讓最後的討論，不陷入低效率、進度慢的困境呢？

忙碌的工作者，常常會被賦予許多的新任務，於是很容易陷入有一個任務就趕快做一個任務的情況，沒有時間仔細思考排程、順序的問題。 但這個「沒有時間」好好做計畫的原因，很有可能正是來自於沒有仔細思考排程、順序本身。正是因為沒有先做好計畫，所以才沒有時間。 不過，我這裡說的計畫與排程，「不是」單純排出事情的優先重要性而已。 而是沒有理清多個任務之間「真正的行動步驟」次序，做好快速工作切換，讓多個任務可以同步並進。於是導致自己在工作上要花掉更多時間，最後更沒有時間做計劃。（可延伸閱讀： 如何在忙碌職場深度工作？反思對深度工作力的 4 個實踐技巧 ）

我這裡說的 清單工作方法 ，不是單純把任務列在清單上，那是塊狀工作。而是先把任務分點拆解，讓任務不需要一次做好，而可以逐步分點完成。（可延伸參考： 兩步驟改寫待辦清單，提升時間利用量、任務達成數 ） 什麼是塊狀工作？ 想要一口氣完成任務，需要一次有兩三個小時以上空檔。 什麼是分點行動？ 把塊狀工作切塊、分點，變成可以一步一步完成，每一個可能是30分鐘以內的時間（當然，沒有很嚴格的時間定義）。舉例像是寫一篇文章這個塊狀任務，可能變成下面的分點行動：

我們的情緒、感覺，有時候和「事情真正的面貌」是有距離的。 當我們被自己的情緒綁架，很有可能被與事實不符的情況中，不僅距離事實愈來愈遠，也讓自己陷入焦慮之中。 這時候如果我們懂得辨識出情緒與事實，那麼可以放下的東西更多。例如現在很流行的正念方法，正是在幫助我們練習自我覺察，而覺察的目的只是在辨識出事實與現象，讓自己不要被表面現象情緒綁架。 個人的心靈可以這樣練習，那麼工作上有沒有類似的方法呢？

首先要說明的是，所謂推薦，也只是我的個人經驗。我不會說：「如果當年，我早知道......」這樣的話，避免犯錯是我們的目標，但犯了錯也並非就是壞事，年輕時很多不知道的東西，要經過許多磨鍊來學習。但就算現在步入中年，若是一直在挑戰新事物，其實還是跟年輕時一樣，充滿挫折，但又充滿成長的熱情。

收到一位老讀者來信，提到他的困擾：「我的工作大多都是例行性事務，像是每天處理固定文件資料、進行固定整理、最後進行固定編排產出。但在工作效率上還是有很多困擾，發現自己常常漏東漏西，會重複犯錯，也不時在工作流程上出現新錯誤。我也很希望能改進這些問題，每天都會寫反省日記，但問題為什麼還是重複發生呢？」

常有讀者問我這個問題：「esor，如果是每天重複的習慣、工作，要不要列在待辦清單上，這樣不是每天都一樣嗎？」而背後沒有問出來的想法就是，一直重複一樣的行動，不是很無聊，很容易缺乏動力嗎？

在我主講的 時間管理、 Evernote 等課程 中，常常會遇到學員詢問我這樣一個問題：「雖然知道要事第一的原則，但工作上就是雜事特別多，而且特別容易被打斷，於是工作壓力愈來愈大，有什麼辦法能解決這樣的問題呢？」

最近讀到時間管理大師大衛艾倫的一篇短文：「 GTD AND INFORMATION OVERLOAD 」，他提到「 資訊爆炸 」是一個假議題，我們之所以覺得資訊爆炸， 並不是資訊太多的壓力，而是「沒有思考與決策」累積的壓力 。 這真是一句很有智慧的話。

上過我的「 講座課程 」的朋友，或許在裡面聽過一個概念：增加工作效率最有效的方法就是「不要做」，比起努力把 10 個瑣事變得熟練，還不如想辦法去掉其中 8 件瑣事。如果可以放下、捨棄或自動化這些雜務，那麼生活與工作自然多出更多自己可以運用的時間，這也就是我的「 減法工作哲學 」。 而最近看到一本有意思的書，叫做《 不辦清單：史上最不勵志的爛泥哲學書 》，我還沒閱讀，只是覺得這個概念很有意思，而且當我回頭檢視自己的工作流程後，發現我心中其實擁有一串很長的「不做清單」，說不定這真的就是讓我覺得可以掌控時間的關鍵之一。 所以今天這篇文章，讓我寫下我自己的「不做清單」，以及不做這些行動後帶來什麼結果的「真實經驗」。目的是邀請大家，也可以想想看自己心中是不是也有一份不做清單？或是有沒有可能你也幫自己強化「不辦清單」，找回人生可以喘息的空間時間。

在這個即時通滿天飛，也有各種企業溝通平台（如 Slack 、 JANDI ）的時代， 寫一封精準有效率的郵件 ，還是商務工作上必備的技巧。 即時通就是即時通訊，適合快速的討論事情，但即使如企業溝通平台都還是有瑣碎、發散的缺點（參考： 我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率 ），而這些缺點在交代一件重要、複雜的任務時，都還是不如一封電子郵件來得明確又精準，並且可以「留下有效的備忘錄」，這是郵件的優點。 我自己在電話溝通一件複雜事情後，或是用即時通討論完一件事情時，都還是會希望彼此「寄一封電子郵件」做確認，以電子郵件上的整理為依據，這在商務工作上可以避免很多錯誤，更加保險，更容易依循與追蹤。

「努力工作」，當然是一種美德，但在努力工作之前，我們可以嘗試先思考「聰明工作」的方法。先懂得聰明工作，接下來努力才會「花在最有意義、最有產值」的事情上，要不然很有可能努力在「不需要做的事情」，結果反而花掉比別人更多的時間，還不一定完成更好的成果。 「聰明工作」然後「努力工作」 ，兩者相輔相成，缺一不可，但前後順序很重要。 假設我們需要十個步驟去完成一件工作，每個步驟需要六分鐘，那麼完成這件工作需要六十分鐘。如果我們透過努力熟練他，或許可以讓每個步驟只需五分鐘，於是我們可以五十分鐘完成它。但更聰明的方式是，先思考「我可不可以減少其中某些步驟」，假如我可以只用五個步驟完成它，那就算不熟練，不是也只要三十分鐘就完成了嗎？

我倒不是一個反對郵件溝通的人，事實上我認為愈重要的事情我愈想用正式的郵件來溝通，一方面給對方考慮思索的時間空間，一方面讓雙方可以留下有憑有據可以查詢的資料。 但是我也發現大家對於太瑣碎的郵件溝通，以及常常出錯的郵件溝通缺乏耐性。 大量多餘的郵件 ，以及 失誤率提高的工作狀態 常常是互為表裡的。當我們為了確認一份文件內容而反反覆覆的郵件往來修改，以為改完了，又臨時想到什麼再改一下，當你以為把最新版本文件寄給大家了，但這時候就很有可能有人漏失了最新版本的確認，因為太繁雜了。