電腦玩物

今天這篇文章分享我的「 AI 版卡片盒筆記法流程」：用 NotebookLM 把外部資料轉換成「自己的有效學習資料庫」，利用「 卡片盒筆記法 」（Zettelkasten）的技巧，從雜亂資料變成文獻整理，產出融合自己想法的永久筆記，幫助自己快速輸出任務、教案、簡報報告等成果，並且還能利用這個卡片盒持續復盤。

資料、筆記之間最好的「連結」關係是「任務」，而不是屬性、相關性 ，這也是在 AI 時代擁有大量自動分析資料工具後， AI 依然無法為我們代勞的整理技巧。也是幫助你不再努力分類、標籤、連結後，還是出現「用不到」、「找不到」、「只是蒐集沒在用」的狀況。

如果你的第二大腦常常越整理越混亂，或在大量資訊中難以行動，覺得筆記越做越多，但效率反而下降？這代表你可能陷入了「認知超載」的筆記陷阱。 這篇文章將帶你用三步驟減少認知負載，並在需要時精準運用資料，完成輸出。

筆記越記越多，卻越來越難找到實用的內容？你是否浪費了大把時間整理從未使用過的資料？其實很多時候： 「放下資料，不整理」，就是最有效的整理方法。 就像「精實管理」中強調的：「需要的東西，在需要的時候，只提供需要的量。」減少庫存、人工的額外浪費。當我們在打造個人第二大腦時，也可以把握這個整理原則。

在 第二大腦 中，知識和資料管理固然重要，但更關鍵的是有效捕捉、整理自己的經驗，因為「經驗」才能被反覆利用。 這篇文章將教你如何捕捉經驗，建立一個真正能夠解決問題、提升效率的經驗筆記系統。

最近我收到一位《 高效人生工作法圖解 》讀者的提問，分享了一個困擾：他正在挑戰連續 30 天發表短文的目標，但上週六卻因為去看演唱會而完全忘記了這件事，導致挑戰中斷。雖然他在行事曆中排好演唱會的行程，也在待辦工具上設定了每天晚上 8 點 30 分撰寫文章的提醒，但當演唱會當天提醒出現時，他已經在現場，無法處理發文任務，結果計畫被打斷了。

能夠有效使用 ChatGPT 這類內容生成 AI 的人，大致分為兩類。第一類是深刻理解任務專業邏輯的人，能夠設計出有效的提示語，引導擅長文字接龍的 AI 根據專業邏輯生成符合需求的內容。第二類則是擁有第二大腦的知識管理工作者， 我們在第二大腦系統中儲存的筆記，可以通過 AI 進行結構化處理，最終有效生成並輸出所需的各種內容。

傳統的筆記方法，希望筆記出現在準確又固定的位置，但往往筆記一多就變得不好管理，管理不好則讓找到資料變得更加困難。但是在數位筆記的世界，筆記不一定有固定位置，反而可以更有彈性的在各種不同需求情境中出現，只要需要時搜尋得到，其實就代表整理完成。 搜尋，是更好的整理，而這就和如何命名筆記標題，有很大的關係 。

當我們的電腦使用久了遇到問題時，有時僅需重啟即可解決。同樣地，我們的大腦和自身行為模式也可能需要類似的「重新開機」。雖然大多數人（包括我自己）無法徹底重置自己的生活或環境， 但通過一些簡單的方法來讓大腦或某些負面習慣重啟，可以是重新獲得動力、恢復生產力，以及打破惡性循環的有效途徑。

許多朋友會利用 ChatGPT 或相關的 AI 工具來分析文獻資料，我自己有時候會「 利用 ChatGPT 提示語突破字數限制教學，深入分析摘要2萬字資料 」，讓 ChatGPT 記住並可以分析長篇內容。有時候為了節省一點時間，也會把 PDF 文件上傳到「 測試 ChatPDF 用 AI 整理 PDF 論文摘要、註明來源與回答重點問題 」，直接進行問答分析。

利用 ChatGPT 或相關的 AI 工具來摘要文章、報告，甚至影片內容，這是許多朋友會做的事。不過雖然相關的摘要工具很多也很方便， 但我自己還是喜歡回到 ChatGPT 上處理文章的閱讀、學習與筆記，為什麼呢？在這篇文章中，跟大家一一分享我目前的做法。

上個禮拜我參加了王永福老師在 海課教育平台 舉辦的 ChatGPT 論壇，分享了自己使用 ChatGPT 的幾個方法，還從福哥那裡學到了一個很重要的技巧： 那就是如何在對話中使用「標記」，讓 ChatGPT 可以一口氣幫助我們解讀更大量的資料內容。

有些朋友會焦慮在各種 AI 工具不斷推陳出新的時代，有 AI 寫作、寫文案、製作簡報工具，最基本的 ChatGPT 也能直接透過問答生成郵件、報告、企劃，除了擔心會不會有些工作被取代（其實如果真的可以取代一些工作步驟，才能節省更多工作者的時間去做重要的事），也有些朋友問我說： 會不會這樣一來做筆記、整理資料這些我們做個人知識管理的方法也就沒那麼重要了？

你有沒有想過如何更有彈性、更輕鬆有效的管理自己的個人知識與資料筆記？

最近幾次的企業內訓或公開班 課程 ，常常被問到一個問題， 如果建立了第二大腦系統，會不會太依靠這些筆記的記憶，反而讓大腦遲鈍了呢？ 資料收集了，大腦記憶卻變差？第二大腦工具很完整，但需要第一大腦當下思考與選擇時卻完全沒有排上用場？可是不寫筆記，大腦的很多記憶細節又常常失準、遺忘？這時候要怎麼辦呢？

你覺得自己時間管理、工作效率的瓶頸往往卡在哪裡呢？ 我常常在自己的 提升生產力相關課程 中詢問這個問題，而往往收到最多的答案都集中在： 「要處理的事情太多、太雜、太亂，又有很多臨時變動與意外。」 這個答案是很正確的，也是現在職場、生活中最常遭遇到的挑戰。但關鍵在於處理這個挑戰的方法，是希望現實中事情不再雜亂與變動？還是幫助自己建立一套管理這個現實的系統呢？後者，才是所謂的生產力方法、時間管理技巧。

最近開學了，有不少同學 寫信到電腦玩物 詢問我，之前介紹過很多背單字 App ，有沒有我自己最推薦的選擇？我想他們看到的是我之前的這篇總整理文章：「 10款背單字 App 推薦：不是死背的零碎時間記住英文單字技巧 」。 這個問題讓我聯想到自己這一年來的記憶經驗，我記的不是單字，而是我自己對 時間管理 與 個人目標 的各種思考。為什麼我要記這些東西呢？因為我發現自己是一個思考很快速但很龐雜的人，想的很多，於是也丟掉很多。但那些過去的想法很多可以用作未來的刺激，於是我利用一些「記憶技巧」來幫助我「深刻記住」其中關鍵的部分。 我用的方法，則是「 背單字卡 」的技巧，也被稱之為「 記憶閃卡方法 」 ，把我的想法筆記轉換成記憶閃卡，然後搭配自動化的重複複習系統，就能有效的在一段時間反覆複習後，真的把某些東西記住，內化成自己基本認知的一部分。

拍照不一定是為了分享或炫耀，也不一定是單純的記錄。 你可以利用一張照片來解放大腦的焦慮 。 前一陣子我讀到這樣一篇文章：「 Take Photos of Stove Dials Before You Leave for Vacation 」，提到在準備離開家去度過長假時，拍一下家裡的壁爐或恆溫器，用照片確認你真的有把他們都關閉，這樣你在假期時就不會一直煩惱自己家裡有沒有東西沒關好？就算焦慮時，看一下照片，你就可以放心自己真的有把他們都安置好。 一個很簡單的動作：「拍張照片」，不用再一直瞻前顧後，不會再一直顧慮著自己之前有沒有忘記做哪個動作？因為即使我做了，但我也會擔心自己是不是忘記做，這時候一張照片確實能幫我再次確認。

這是一個在「 電腦玩物部落格 」中，起碼被讀者問過十幾次以上的問題： Esor，你寫的文章裡常常有很多參考連結，跟你之前寫的文章串連在一起，你寫的文章起碼數千篇，你是怎麼記得自己寫過這些文章的呢？ 其實，這確實是一個整理資料時很需要的技能：「你要如何記得收集過什麼資料？」更重要的是： 你要如何在未來工作時，很快很輕鬆的用上自己收集過的資料、寫過的筆記？ 這個技能不只在我寫文章時每一次都用得到，他還會在下面這些情況派上用場：整理一份公司報告，很快的歸納出可能是很久之前收集或研究的資料。準備「 電腦玩物的各種課程 」簡報，很快地條列出可用的案例和筆記。寫一本「 Google 或 Evernote 工作方法新書 」，只花一點時間就完成所需資料的重新整理。

我很喜歡 Dynalist 創辦人在介紹這個工具時說過的一段話：「让每个用户都把脑中压得人喘不过气的信息输入和整理在 Dynalist 里。」（來自其在 知乎上的問答 ） 當訊息儲存在大腦中時，除了要面對大量遺忘的必然，也通常呈現著渾沌的狀態，遺忘與渾沌並非不好，但當我們需要「行動」時，就必須把這些訊息從腦中提取出來，用具體可見的文字呈現，用邏輯理路加以組織，然後才能「理出頭緒」「付諸執行」。這是我一直以來在電腦玩物中提倡的工作方法之一，無論是最近寫過的「 大腦 SPA 筆記方法 」、用「 心智圖整理思路的技巧 」，乃至於多年來我個人一直「 使用 Evernote 當作第二大腦 」的工作流程，都和這個思路有關。 而「 Dynalist 」以大綱清單的形式，內涵筆記整理、任務管理的功能，幫我們在簡潔但又變化多端的介面中「 整理思緒 」，這個工具最好的精神說明，或許就是我之前寫的這篇文章：「 [筆記術-6] 解除壓力與焦慮的大腦 SPA 筆記術，起碼每週做一次 」，文中的方法正好在 Dynalist 上可以優雅舒適的實現。