電腦玩物

Canva 除了是許多人使用的設計海報、圖像工具外，這幾年也開始推出各種跟辦公室文書相關的功能 ，例如 製作簡報 、 設計圖表 、 繪製白板 ，乃至於 剪輯影片 等等。結合 Canva 原本的大量圖像設計素材與模板，還有簡單易用的多人協作功能，慢慢也打造出一套屬於 Canva 的「視覺優先」辦公室軟體系統。

當我們在會議中、學習過程中，總是打開空白筆記頁面從零開始記錄，有時候甚至會覺得當下快速筆記就已經來不及了，更不用說當下還能做有效的整理與思考 。但是，這樣一來雖然當下記錄了許多流水帳，可是之後想要整理這些資料時，反而事後變得更難整理，為什麼呢？大概有三個原因：

可以替換 Google Chrome 瀏覽器新分頁的外掛套件很多，之前電腦玩物也介紹過不少，有幫助我們專注與聚焦每天重要工作的選擇，也有讓我們更放鬆紓壓的畫面，有興趣的朋友可以參考下面四種不同的新分頁套件：

2023/9 新增教學 ： Gmail 預約會議時間新功能教學，讓客戶一鍵挑選安排會議行事曆 安排會議時間的工具並不少見，因為當雙方需要約定會議時，或者當你常常需要跟客戶約定下次會議，如果沒有有效率的做法，那麼流程上就會浪費掉許多時間。 例如寄出一封詢問時間的郵件，對方回了幾個可能或不可能時段，再次寄出一封確認時間郵件，然後雙方在行事曆上註記提醒，這些流程跑下來，常常會拖延不少時間。

在討論重要專案進度、解決任務問題的開會過程當中，做好會議記錄筆記絕對是重要的。 只是會議記錄要怎麼寫才有效率呢？如何讓與會者可以對會中討論、會後行動更有共識，避免重工？無論是實體會議、視訊會議，這都是需要解決的關鍵問題。

在工作流程中，會議是不可避免的，有時候我們為了解決某些關鍵問題、建立專案的共識，或是更具體的討論出團隊的下一步行動，一場會議比來回反覆修改、確認更有效。但是，太多會議的現況下，如果又常常有會議超時，或是常常有會議超時還討論不出結果，那就是職場上讓人十分痛苦的事情了。

之前在電腦玩物分享過：「 Google 文件朝 Notion 進化，推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能 」，當時有許多新功能都還在陸續更新，我也是在之後幾個月才慢慢體驗了其中某些很有用的功能， 其中就包含了今天要跟大家分享的「會議記錄（ Meeting Notes ）」這個快速筆記範本。

在這段期間，相信大家都更習慣不同的 視訊會議軟體 、 遠距協作工具 ，不知道大家是否同意，在遠距會議的過程中，視訊其實是其次，真正提升效率的關鍵在於有沒有方便的「遠端多人共同合作工具」，讓收集意見、產出結果、討論內容的步驟更直覺、更簡便。

最近讀到一篇介紹卡片盒筆記法的文章：「 卡片笔记法、Roam Research 与个人笔记体系的建立——拯救「写过就忘」 」，切入「拯救寫過就忘」這個主題，我覺得很有意思。雖然我的管理方法和該篇文章採用的「 卡片盒筆記法 」不同，但也讓我想談談自己在職場與任務筆記中，如何避免寫過就忘的方法。 「避免寫過就忘」，正向目的就是：「 希望自己寫下來的東西，在需要這個資料時可以有效地拿出來使用，並且看得懂自己寫下來的筆記、用得上自己寫下來的筆記。 」

視訊會議軟體 、 Google 文件，這是大家都已經熟知到的工具。 這兩個熟悉的工具搭配，則可以做為視訊會議中快速的會議紀錄輔助。 其實我之前在面對面的實體會議時，就常常利用「 Google 文件的語音轉文字 」功能，來進行快速的會議記錄。 而最近用視訊會議軟體進行會議，想說是否也能同樣適用呢？於是測試了一下，也沒有問題。其實說穿了，這不是什麼厲害的技巧，但或許你沒想到可以這樣搭配利用，所以也分享給大家參考。

工作很忙，每天開會時討論了許多行動，老闆與客戶臨時交代事情，我很認真的想要把他們都筆記下來。但事情太多、討論太快，來不及邊講邊做筆記，最後漏東漏西，事後還要再去詢問，對方就覺得我不夠專業，甚至以為我不夠認真。 你是否有遇過類似上面的處境呢？ 這是「工作愈忙系列」的第二篇文章，（前一篇： 工作愈忙愈要降低決策疲勞， 6 個方法避免選擇癱瘓 ）我想嘗試來解決忙碌職場工作者，會面臨的一些實際工作問題。 以及如何在忙碌現實中，找出自己的輕鬆有效率之道。

有時候開會變成聊天，結果一件事情討論了很多次，最後專案卻還是沒有什麼進度。有時候開會時大家都很努力，但討論的時間拉得太長，講的話失去焦點，讓會議變成一件累人的事情。

最近發現一個很好用的「線上視訊會議服務」，叫做「 Oorja 」，它是由個人開發者 Akshay Kumar 利用瀏覽器技術開發的線上多人視訊會議工具，透過直接點對點傳輸，影音資訊都會加密。 並且所有資料不會儲存在雲端，都只儲存在個別用戶的瀏覽器內。 （你可以在這裡查看 Oorja 的原始碼 ）

開會時需要一起腦力激盪，收集點子，或是想要討論某個設計草案。上課時要寫一些板書，甚至想要讓學生也參與板書創作。這時候，除了真的有一塊白板外，也可以利用線上數位白板，一方面解決遠端會議、教學的需求，另一方面也可以有線上互動創意。

這不是一個新功能。「微軟翻譯」在 2016 年時有幾個重大的變革，例如當年我比較過的「 微軟翻譯與 Google 翻譯的離線拍照翻譯功能比一比  」，而在 2016 年底， 微軟翻譯還推出了一個「跨裝置翻譯對談」功能，可以讓三國語言以上的對話者同時交談，自動同步翻譯成各自語言 。其中像是中文、英文、日文、德文、法文、西班牙文等國語言，還支援語音的同步翻譯。 微軟翻譯的「跨裝置翻譯對談」最強大之處，在於可以在電腦上直接打開網頁就使用，而且具備「臨時即時通」的功能，讓你把多國語言的與會者拉入這個即時通，大家都不需安裝額外軟體，但是就能開始多國語言的同步翻譯會議。這樣就搞定了大家裝置、軟體、語言不一致的大問題。 這時候，每個與會者，都會在自己的電腦或手機上，看到用自己語言翻譯成的內容，甚至聽到翻譯後的語音。類似大型會議會使用的多國語言同步翻譯、口譯。 前面說過，這個功能推出已久，不過最近一個例子讓我感受到這個工具的用處，所以分享出來給大家參考。

我自己工作上確實常常遇到這樣的問題：要跟客戶、作者約一個開會時間，寫了一封郵件過去，列出了幾個有空檔的時段，例如下禮拜一早上十點、下禮拜三下午四點、下禮拜四早上十一點，詢問對方哪個時間最方便？然後對方回信給我後，也只是在郵件裡口頭約定，如果要更嚴謹通知，我還要再發一次會議行事曆邀請給對方。 這個流程雖然解決問題，但有點繁瑣，我先一次信件列出可選時間，對方選好後回一次信給我，我還要再發一次會議通知給對方。 有沒有可能少掉後面兩個步驟，讓對方選好時間後，我們彼此的行事曆上就會確認會議時間呢？ 今天要介紹的這個「 Calendly 」工具，就是要解決這樣的問題。他可以在 Gmail 中直接插入讓對方挑選的會議時間按鈕，對方選好後，我們彼此的 Google 或慣用行事曆上就自動加上通知。 來看看他如何做到。而想了解更多會議技巧的朋友，推薦可以參考：「 開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議 」一文。

「 腦力激盪法（ Brainstorming ，又稱頭腦風暴會議 ）」，由美國 BBDO 廣告公司創始人亞歷克斯‧奧斯本於1938年首創，他希望能透過與會者拼命丟出想法的過程，追求點子數量的最大化，並且在丟出想法的過程中先不做批評，從而讓一些更新的觀點與方法被激發出來，最後才來做想法的建設性整合。 這看似美妙的會議方法，卻讓有些經歷過腦力激盪會議的朋友叫苦連天，有時候那個丟出點子的過程會變得非常漫長，讓會議超時。有時候雖然丟出的想法很多，但是真正新鮮的想法沒有出現，反而陷入都是同類想法的現象！ 為什麼頭腦風暴有時無效？ 可能有幾種原因：

在之前我使用 iPad 時，很喜歡一款叫做「 Paper by FiftyThree 」的 App ，他原本是一款非常易用但也十分有創意的繪圖 App ，後來慢慢發展，開發出了 手繪圖表 的功能， 又進展成結合手繪、筆記、圖表功能的 手帳 App  ，目前依然是 iOS 最棒的手繪筆記工具之一。 我很喜歡「 Paper by FiftyThree 」的原因是，這款手繪工具改變了大多繪圖 App 難用的缺點，用非常簡易又流暢的介面，讓任何人都能輕鬆畫出賞心悅目的 視覺筆記 。 而 FiftyThree 團隊最近又推出了一款新作品：「 Paste by FiftyThree 」，這個新的線上服務要讓「 製作好看又實用的工作簡報 」變得簡單快速，省去麻煩的步驟，我們就能輕鬆整理出一份有趣有用的工作報告。

在這個即時通滿天飛，也有各種企業溝通平台（如 Slack 、 JANDI ）的時代， 寫一封精準有效率的郵件 ，還是商務工作上必備的技巧。 即時通就是即時通訊，適合快速的討論事情，但即使如企業溝通平台都還是有瑣碎、發散的缺點（參考： 我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率 ），而這些缺點在交代一件重要、複雜的任務時，都還是不如一封電子郵件來得明確又精準，並且可以「留下有效的備忘錄」，這是郵件的優點。 我自己在電話溝通一件複雜事情後，或是用即時通討論完一件事情時，都還是會希望彼此「寄一封電子郵件」做確認，以電子郵件上的整理為依據，這在商務工作上可以避免很多錯誤，更加保險，更容易依循與追蹤。

常常有客戶和我開會結束時都會跟我說：「這次會議好快！」「比他們原本以為的時間要短！」「好有效率的一次討論。」其實我也沒有什麼訣竅，就是在開會前會多做幾步準備工夫，而且這幾步工夫不會多花太多時間，甚至可能花更少時間，因為找對方向，其實可以省下許多步驟，無論開會前還是開會時。 開會的目的很簡單，不外乎要討論某種現況，做出一個選擇（行動），而且有時候我要說服對方進行某種選擇 。要怎麼達成這個開會的目的呢？我會在開會前進行下面四個步驟的「有效」企劃：（延伸閱讀： 開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議 ） 1. 收集：了解概況 2. 整理（第一步分析）：分析現況 3. 判斷（第二步分析）：導出「詮釋」 4. 推論（第三步分析）：做出選擇或列出選擇 「開會時」沒有效率，很多時候是開會前只做了第一步：「收集資料」，於是開會時沒有人知道應該討論什麼？應該朝哪個方向進行？便會花上很多時間繞圈圈。