電腦玩物

在分享 專案管理 工具的時候，很多朋友常常問我：「當遇到有任務相依性的時程，如何在調整其中一個環節後，其他部分可以『重新自動排程』？」 這樣可以在時間變動時，更簡單地完成任務時程規劃，也避免任務重疊、進度混亂的困擾。如果有一個具備自動排程功能的專案管理軟體，或可以建立任務從屬關係的甘特圖工具，就可以節省我們一些管理時間。 而 Notion 作為一個團隊協作專案管理工具，也具備了這樣的功能，可以設計成一個具備自動排程功能的專案管理工具 。

當我們要製作一份專案簡報時裡面可能有一頁是關於專案的進度時程報告，這時候如何製作出專業、精美的任務時間軸、進度甘特圖呢？ 如果從甘特圖軟體來截圖可能對簡報需求來說太複雜，但是在簡報軟體中要繪製時間軸、甘特圖又要花上很多手動設計與調整時間。

當我們規劃一個專案的過程中，除了拆解出要執行的大大小小任務外，也想要在「一個時間軸」上，排出這些「任務需要的時間資源」，以及「什麼時候開始、什麼時候交付」的進度。這時候，可能除了單純的待辦清單，還會動用簡單或複雜的 甘特圖工具 來繪製進度圖表。 而現在 Notion 這個專案、筆記、資料庫管理工具，也推出了屬於他的甘特圖功能。 當然， Notion 上的甘特圖功能目前還是很簡單的版本，主要用來規劃時間進度，至於其他資源分配、任務依存關係等管理尚無法解決。 所以 Notion 也將這個功能稱呼為「 Timeline 」，符合其目前功能的設定，主要是幫我們畫出專案中大大小小任務的時間進度圖。 今天這篇文章，就來拆解一下 Notion Timeline 有哪些功能、技巧可以運用，可以用在什麼樣的案例上。

「 甘特圖 」是專案管理中進度排程、資源分配的專業工具。專業的甘特圖軟體，用來計算專案的人力、時間資源，並且可以進行動態排程。 但是轉換一下需求， 當我們在簡報、企畫案，因為「報告時的視覺需要」，想插入一張「表達目前專案進度的甘特圖」時，要怎麼做最能滿足需求呢？ 雖然可以把專業甘特圖軟體的圖表直接呈現，但這樣也可能太複雜，在會議、簡報、企畫案的報告文件中不一定適用。要用 PowerPoint 或是 Excel 畫，也無法一時之間快速完成，或是畫得不好看，因為沒有專為甘特圖設計的工具流程。 這時候， 或許今天介紹的「 Gantt.io 」就能派上用場，這是一個免費的線上繪製甘特圖工具，幫助我們 5 分鐘內畫出簡單清楚、漂亮美觀的甘特圖「圖檔」。

Trello 是一個很視覺化的專案管理工具，透過看板、列表、卡片，組合出專案的拆解與進度。 但是在「時程安排」上，則是 Trello 比較難第一時間透過原生功能實現的需求。 （原生的專案管理功能可參考： 如何活用 Trello 專案管理？完整技巧案例教學一次學會懶人包 ） 我想設定每個任務需要多少時間？而非只有截止日？ 每個任務卡片應該排在哪些時間上？並且能看到每個任務的時間表？ 並且任務之間，甚至專案看板之間，時程可以不互相衝突？ 而今天要介紹的「 GoodGantt 」這個 Chrome 外掛，就是一款「 Trello 甘特圖輔助工具」，個人使用時免費，她的功能很特別，也很實用：

我在電腦玩物上介紹過幾款甘特圖軟體，有付費服務，有免費單機軟體，還有直接用 Google 試算表建立的甘特圖： GanttProject 免費中文專案管理軟體下載，製作甘特圖快速教學 用 Google 試算表製作甘特圖！範本直接套用與自動排程教學 在 Google Drive 協作畫甘特圖！ Gantter 排程教學 今天再來介紹一款也是行之有年的 線上甘特圖工具：「 TeamGantt 」 ，這款雲端甘特圖軟體有幾個特色： 簡單操作的任務排程、時間計算與進度追蹤 清楚易懂的人力資源分配 雲端進行討論與文件溝通 內建甘特圖、待辦清單、行事曆三大檢視模式

雖然我是一個很喜歡「寫字」的人（當然，或許說「打字」更準確些），不只在電腦玩物上每天撰寫文章分享，平常我在構思、寫企劃、做筆記時，也都喜歡以文字優先，這一點到現在也沒有改變，我也覺得這是對我來說最舒服的記錄與思考方式。所以看我之前分享的「 筆記術 」，大多都是以文字紀錄為主。 但文字的思考也有侷限，例如之前我在規劃自己 一整天的 Google 雲端辦公室、 Evernote 知識整理術、時間管理實作等課程 時，當需要統籌的資料量、任務量很多，我會需要將其整理成一個簡潔明晰的大綱，例如一份清楚的課程流程表，這樣我才能去蕪存菁，理清起承轉合的脈絡，並且幫我更聚焦與強化每一個課程橋段的重點。

我最近讀到兩篇文章，對如何使用 Trello 進行專案管理很有收穫：第一篇是 Zapier 團隊去採訪 Trello 團隊成員如何使用 Trello ：「 How Trello Uses Trello to Collaborate, Plan, and Communicate as a Team 」。第二篇則是 Trello 團隊自己整理了前一篇文章的精華，重新解釋自己使用 Trello 時的管理邏輯：「 How Teams At Trello Use Trello  」。 100 多人的 Trello 團隊，如何利用 150 多個團隊共用的 Trello 看板（不包含 Trello 成員自己建立的個人看板），來管理有 1700 多萬用戶的 Trello 服務呢？ 我身為 Trello 的使用者之一，仔細研讀了這兩篇文章裡提到的各種方法，並且實際嘗試一遍，加上我的理解、整理和個人看法，幫大家也重新詮釋一篇 Trello 團隊自己使用 Trello 的工作哲學 。

之前我在電腦玩物介紹過不同平台的甘特圖軟體，研究了製作甘特圖的流程教學，我自己也開始會針對一些複雜專案，嘗試用甘特圖來計算排程： 在Google Drive免費協作畫甘特圖！ Gantter 排程教學 GanttProject 免費中文專案管理軟體下載，製作甘特圖快速教學 於是我就想說：那能不能在我自己最慣用的「 Google 試算表 」上製作甘特圖呢？ 進一步研究之後，發現有一個「 Google 試算表外掛」可以做到，這個外掛叫做「 ProjectSheet 」，使用起來也很簡單，免費就能幫我們建立一套 甘特圖的 Google 試算表範本 ，裡面還包含了自動排程、統計進度等等設計。

之前我在電腦玩物介紹過一系列「專案管理軟體」與「畫甘特圖軟體」，但大多以雲端服務為主，大家可以參考下面兩篇文章： 在Google Drive免費協作畫甘特圖！ Gantter 排程教學 免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具 所以有不少讀者也希望我推薦 單機離線可用的「 真正專案管理桌面軟體 」，我研究了一段時間後，想跟大家推薦這一款：「 GanttProject 」 。 「 GanttProject 」是一款可以在 Windows、 Mac、 Linux 跨平台安裝的桌面專案管理軟體，不需網路就能使用，對於「輕度使用者」與「一般專案」來說，是好上手，又免費，可相容與取代 Microsoft Project 的工具。

當你有一個大計畫需要按照進度執行，當你需要統整管理所有工作的任務與資料，或是當你必須掌控或參與一個團隊的合作，這時候，你或是你們團隊就需要一個好用的專案管理工具，那麼這時後又有哪些免費、好用的 專案管理軟體 值得推薦呢？ 這篇文章，想要總結我這幾年來的工作經驗，以及我對各種工具的實際運用體驗，提供大家一份專案管理軟體的參考推薦清單。

 更新 ：根據讀者回報，目前此工具改成免費試用 30 天，此後需要付費使用。 「 甘特圖 」作為專案進度的管理方法（工具）之一，被許多職場上的專案經理、工作團隊所使用，但其實也不是只有複雜的、大型的、多人的專案才需要甘特圖，如果你正在執行的是一個學期論文研究、有一個個人的年度計劃，或是小型工作室的案子、社團的活動排程，也都可以利用甘特圖來畫出「綜觀全局」、「明確流程」、「權責劃分」、「時間排程」的專案管理圖，讓我們更容易掌控專案。 畫甘特圖可以有很多方法：手繪、 Excel 圖表、流程圖繪圖軟體都可以製作甘特圖，但是，一個專門的「甘特圖軟體」，在滿足上述的專案管理排程需求外，還有一個最重要的用途，那就是專業甘特圖軟體可以幫我們「 自動分析 」工期、步驟來找出專案排程的問題所在，在未來需要調整時間時只要調整問題項目就能「 自動排程 」新的進度表。