電腦玩物

最近幾次的 課程 學員一對一訪談中，不約而同的提到一個類似的問題：「雖然知道了筆記應該以專案、任務為單位，筆記的核心是目標的設定，而不是零散資料。但是，要怎麼樣才能寫出好的目標筆記呢？」

有一次課程中有學員問我：「如果收到一份文件或一封郵件，裡面的內容跟四個專案有關，老師會怎麼整理呢？」我說，我會把內容根據四個專案的不同需要拆成四個部分，更新到每一個專案專屬的筆記或管理頁面中。

近期的一次 筆記課程 中，有學員忽然冒出了這樣一句話：「 Esor 的筆記看起來好像一本書。 」當下雖然這句話就是一閃而過，大家覺得有趣，不過我自己事後回想，發現自己確實用著寫一本書、製作一本書的精神，在撰寫自己的筆記，而且如果單純只算寫在 Evernote 上的筆記，也已經寫了 15 年上萬則內容。

工作上常常有很多臨時交辦事項，會議中接收到很多雜亂資訊，感覺自己當下明明有筆記，但是往往過了一段時間之後，客戶指責你怎麼沒有進度，老闆指責你怎麼交代過還做錯，而你覺得明明是對方當初沒有交代清楚。回頭看自己的筆記，愈看愈不甘心，這裡面到底問題出在哪裡呢？ 其實，「職場筆記」不只是要能接住、記住這些臨時的訊息，更要能「第一時間」轉換成有效的任務與行動。

最近研究「 卡片盒筆記法 」、「 PARA 第二大腦系統 」的過程中，意識到「區分筆記類型」是一個很關鍵的步驟與提醒。 當我們無論使用什麼工具，都覺得自己整理不好專案、任務，寫不好筆記，最後工作也無法有效推進，或是系統依然呈現雜亂的狀態，很有可能就是我們把不同類型的筆記混雜在一起，以及沒有用不同類型筆記需要的管理方法去管理。

之前在電腦玩物分享了「 用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到 」一文後， 我便開始把「間歇式日記」中的某些方法，融合在自己實踐多年的「每週子彈行動清單」習慣中。而這樣實踐了快兩個月的時間後，現在這套「間歇日記結合每週清單」變成我固定的每天執行待辦清單的新習慣。

這幾年流行的 卡片盒筆記法 雖然是以知識管理為主的系統，但也可以帶給我們在職場工作筆記、專案任務筆記、時間管理筆記中的許多啟發。前一篇系列文章，提到卡片盒筆記法中的「 長青筆記 」概念，對應到職場筆記中應該要有更多筆記是保持反覆更新的狀態。今天這一篇文章，要分享另一個相輔相成的概念： 「原子筆記」，掌握住你需要的筆記的原子單位，才不會寫出太過分散，或缺乏彈性的筆記 。

我有時喜歡去看一下自己 Evernote 筆記的版本更新時間（查看「筆記資訊」），看看第一次建立這則筆記的時間點，也看一下最後更新的時間點，而這時候我會找到許多「多年來依然在持續更新」的筆記。

如果你對 Roam research 的強大連結筆記設計有興趣，但想要一個免費、有電腦端單機軟體、自己保存資料為主（但也可雲端同步）的軟體。 如果你喜歡 Obsidian 的免費本機軟體設計，但想要更簡單直覺的編輯模式，還有承襲於 Workflowy 的大綱樹狀筆記。

什麼是「生產力摩擦」？ 例如看到待辦清單上的一個行動，要執行時發現需要一些資料，於是打開自己的雲端硬碟開始把需要的資料找出來，但可能一下子又忘記資料放到哪個資料夾，於是在好幾個步驟後，花了不少時間才終於可以開始執行行動。或者，因為「好幾個步驟」的摩擦力太大，導致自己開始拖延這件事情。

要讓工作任務更輕鬆但更有效的管理，要克服工作中的各種臨時事項的干擾，要讓自己簡單架構一個可以安心不失誤的工作系統，這時候，準備一個暫存工具，是工作流程必不可少的設計。

推進任務、專案，或是提升工作效率的最好辦法，常常是從解決問題出發，而非重新設定目標。 很多時候我們沒有意識到，最好的計畫就在我們原本已經執行的步驟中，只要發現問題，調整原本的步驟流程，或是在自己目前的執行方案中加入一兩個新行動，然後一個更好的成長循環就開始產生。（延伸閱讀： 鍛鍊解決問題、拆解任務思考力，我從練習寫作教學文章開始 ）

前一篇 「 高效能職場筆記法 」 系列文章 「 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？ 」 中，我提到了兩種筆記邏輯的對比：「（相對無效）筆記是照著發生時間寫 VS （相對有效）筆記是照著任務邏輯寫 」、「（相對無效）筆記寫的時候只想要記住資訊 VS （相對有效）筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動 」。今天這篇文章，讓我們繼續深入探討職場筆記的撰寫邏輯，當我們開始改變分散的會議筆記習慣後， 那麼在「一則統整各種碎片資料的任務筆記」中，「這則筆記內」的資料邏輯應該怎麼整理與排序呢？

執行任務難免有很多臨時意外與零散資訊，工作時候本來就有很多會議與討論，我們為了不要忘記，準備一本筆記本，開始把這些事情記下來。不過，筆記是寫了，但為什麼這些筆記往往還是無法有效的拿出來利用，總陷入下面這樣的情況：