電腦玩物

我們平常免不了會拿到大量的紙張資料，應該如何整理這些資料，提升效率呢？例如： 工作時大量的會議文件、筆記、單據 學習時的書籍、論文資料整理 生活中的各種收據、說明書、個人資料 當我在進行紙張資料的整理時，有三個目的，為了滿足這三個目的，所以我採用 Evernote 來建立一個「所有紙張的資料庫」： 如何有效歸類？ 比起實體的資料夾分類， Evernote 的記事連結、標籤，可以讓分類更有彈性。 如何有效搜尋？ 比起實體的翻找， Evernote 的關鍵字搜尋，加上紙張內文的辨識索引，可以加快速度。 如何重複利用？ 比起實體的複印， Evernote 的筆記功能，讓紙張的利用更多元。 今天這篇文章，是我的真實應用案例分享，歸納為六種紙張數位化後的整理邏輯。跟大家聊一聊，我如何利用 Evernote ，來建立一個滿足上述需求的紙張資料庫。 一，目錄索引：（案例）寶寶的檢查報告 第一個整理方法，就是用 Evernote 筆記連結 建立目錄索引，取代實體紙張的資料夾分類。 從老婆懷孕，到孩子誕生初期，一年多的時間裡，要做許許多多的檢查，也拿到了很多紙本的報告資料。這些資料中，有些想要留作紀念（例如產檢時的超音波照片），有些則是覺得要以備不時之需（例如小孩的各種檢查報告，或是重要的醫療紀錄）。 我自己整理這些陸陸續續出現的檢查報告資料的方法是： 每次拿到一份新的紙本報告，當下就 用 Evernote 掃描成一則筆記 ，漸漸的會有許多則這樣的掃描筆記。 一開始就建立一則「統整所有小孩檢查報告的目錄筆記」，目錄筆記只會有一則。 每次掃描一則新的檢查報告筆記，就用記事連結，連到目錄筆記中。 在唯一一則統整小孩檢查報告的目錄筆記裡，做分類與排序。 之後這一則小孩檢查報告的目錄筆記，就可以幫助我快速的索引到之前的所有報告紙本資料了。 要搜尋到這一則小孩檢查報告的目錄筆記，很簡單。 如果想要用關鍵字去搜尋每一次不同產檢、檢查的報告，則相對有難度。 所以我只要建立好目錄筆記，能夠用關鍵字搜尋到目錄筆記，再用記事連結去索引，這是找到大量零散資料的好辦法。（功能教學，可參考： Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法 ）...

前幾天，台灣用戶 Google 相簿的 Android 與 iPhone App ，開始內建了「 Google 智慧鏡頭」功能，可以辨識照片中的建築、畫作、動植物資訊：「 Google 相簿「智慧鏡頭」上線，讓你用不一樣的方式回味照片 」。 我本來就是用 Google 相簿整理所有照片（ 如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片？13個整理技巧 ），所以這幾天繼續試用這個「智慧鏡頭」，想要試試看可以和相簿照片產生那些實際用途。 結果多嘗試了幾天後， 覺得目前「 Google 智慧鏡頭」最強大也最容易發揮應用的功能，還是在：「文字的辨識、翻譯」上 （可參考： Google 智慧鏡頭 AR 翻譯英日文票券菜單，大勝 Google 翻譯 ）。

一台手機，一個 Evernote App ，當然也就可以滿足輕便隨身筆記的需求。不過對於紙筆的愛好者，或是為了應付特殊需求：「刻意遠離網路」（參考： 避免數位干擾，我如何適時回歸紙本手寫筆記方法 ），除了帶著厚重筆記本外，也可以試試看自製「口袋筆記本」。

我在工作流程上喜歡把紙張文件做數位掃描，用數位方式整理可以帶來一些額外的優點，之前我在電腦玩物寫過後面這篇文章來分享這樣的「紙本用數位整理」經驗：「 用簡單數位方法提升六種整理紙本資料的效率 」。 所以我之前也測試過許多掃描 App ，幫我在手機上也能快速完成掃描工作，其中有些還具備 OCR 中文辨識的功能，這部分我之前也做過統整比較：「 五款免費中文 OCR 文字辨識軟體下載，建立強大無紙化辦公室 」。 但今天一時興起，想要來比較看看幾款知名且受到好評的手機掃描軟體，實際掃描出來的文件效果如何呢？於是我在自己的 Android 手機上安裝了六款掃描 App ，測試掃描同一份文件，比較看看效果如何，也分享出來給大家參考。 當然每一款掃描軟體除了可以清晰掃描文件外，也會有其他特色，但今天這篇文章，就讓我們專注來看看他們的 掃描效果 吧！

首先我要說的是，我並不排斥或否定紙本筆記或紙本資料的整理，有時候紙本工作依然有其必要性，也有其優勢，所以我在電腦玩物一樣寫過很多跟紙筆工作技術有關的文章，例如： 回顧我的一年份「紙筆」筆記本，那些手寫圖像記錄更好的筆記 [筆記術-7] 編輯教你整理一本書最快的索引筆記法，紙筆記可用 十大創意手帳內頁 DIY 下載網站：免費列印年計畫表 但同一時間，我也喜歡把很多工作流程無紙化，而在將紙本資料做數位整理的過程中，帶來了一些獨特的便利。 今天這篇文章，就來分享一些我實際在工作、生活中「常常使用」的數位整理紙本資料的經驗與方法，分享他們可以帶來哪些整理效率的提升。

日常工作上，有時難免還是會有紙張文件的往來，但是如果辦公桌上要堆積太多紙張，不只不好整理，要搜尋也不容易，這時候最好的方式就是將紙張數位化，建立「 無紙化的辦公桌與辦公室 」。 在紙張「數位化」的過程中，除了可以利用像是「 無紙化掃描器 App： Tiny Scanner 」將紙張拍照成 PDF ，或是利用「 Evernote 智慧拍照 」將名片轉成數位通訊錄外，我們還可以利用許多「免費但強大」的 OCR 中文辨識軟體，將照片上的中文內容轉成數位文字檔案。 這樣不僅可以減輕紙張整理的壓力，當紙張上的內容真的變成數位文字後，我們要重新編輯、取用、搜尋也都方便多了。

繼之前 Evernote Windows 版本迎來了無論效能或功能上的大更新，並且聚焦在核心的知識管理需求後（參考： Evernote Win 有感升級，五個新功能推薦專業工作者 ），今天，對於 Evernote 用戶來說又有一個好消息，那就是 Evernote Android App 也推出了一次重要的大升級。 如果說電腦端的 Evernote 核心是知識庫與專案資料庫的管理 ，那麼手機上的 Evernote 主力就是「快速收集」與「便捷筆記」，而這次 Evernote Android App 的更新正是聚焦於此。 最立即可見的，就是 Evernote Android 版的拍照筆記終於加入 scannable 功能！讓拍照掃描更聰明且自動化，收集紙張、文件與名片更快速簡單。

我曾經有幾次遇到要跟民宿或旅行社訂購某個行程，對方傳了一個 PDF 刷卡單檔案給我，希望我列印出來填寫後傳真或郵寄回去。還有一次，我收到一張紙本的訂購單，一樣希望我填寫後再傳真。 這時候，如果我想當下馬上處理，又不想浪費時間列印掃描，那麼在紙筆工具外，就需要有一個效率的軟體，來解決在 PDF 、紙張上 數位填表簽名 的需求。 而今天要介紹的「  Adobe Fill & Sign 」這款免費 iPad App、 Android App，是最近我發現一個可以讓上述流程更順暢的數位工作者專用工具。

3M 公司在 1970 年發明了「 Post-It」，從此這種一張背後有條可撕黏膠的顏色空白紙片，就成為許多人在辦公、學習、閱讀時必備的關鍵文具，而他的通俗名稱就叫做：「便利貼」。時至今日，即使數位 App 、行動裝置如此普及，對於大多數人來說， 準備一疊便利貼 ，隨時把重要事情寫上去，是讓自己記住瑣事的好方法。 更有甚者，許多時間管理、專案管理達人也推崇便利貼的延伸應用，我們可以準備一面佈告牆，利用便利貼（ Post-It ）幾個特性：可撕（調整次序）、顏色（標明重點）、簡易（快速記錄），在一面佈告牆上我們可以透過張貼多張便利貼去組成靈感樹、進度圖。 如果你是這些顏色小紙片的愛用者，但是在這個網路時代也漸漸開始利用雲端服務整理內容，那麼，今天要推薦大家一個把紙本與數位世界連結的好方法，這個方法也正是由 3M 公司所推出，透過一款目前在 iPhone、 iPad 最新上架的 「 Post-it® Plus 」 App ，我們可以用數位的方法重新整理紙本便利貼牆，並且將這些便利貼永久保存、便利分享。

Google Drive 作為雲端同步硬碟服務之一的優勢來自於背後文書處理平台產生的工作價值，我不只可以用它來同步檔案，更可以隨時在網頁端、手機端進行多人協同編輯，甚至可以有愈來愈完整的線上辦公室附加功能。 Google Drive 不只幫我們 同步檔案 到不同裝置，而且幫助我們在不同裝置 處理（編輯）檔案 。 而今天這個我愛用的雲端辦公室服務推出了新版 Google Drive Android App，持續改進讓工具愈來愈好用，這一次整體流暢度又再度強化，新的「窗格預覽」方式讓我們更快找到需要的檔案；另外， 在往「 無紙化 」目標邁進的路上，這個雲端工具終於加入了「 紙本文件掃描 」的功能 。

「 手機掃描 」功能的意思就是透過手機相機拍下紙本內容，經由軟體端最佳化處理來達到接近紙本掃描效果 ，讓儲存的照片或 PDF 滿足白紙黑字的清楚閱讀需求，之前我曾經推薦、比較過：「 CamScanner、 Handy Scanner 免費掃描軟體 App 掃描PDF 」，兩款免費版的優質手機掃描 Android App。 但是「手機掃描」到底 可以用在哪些情境下 呢？ 當然不會是真的要你用手機去掃描一整本書，但如果掃描出幾頁書摘則很適合，或是把名片掃描成易讀的圖檔，還是說把自己寫在便利貼上的手寫備忘錄掃描到手機內。甚至是開會時寫在白板上的文字也可以透過手機拍照掃描，直接以照片記錄出清楚易讀的文字內容效果。 如果仔細去想想，生活中、工作上還真的有不少情境可以用手機掃描「快速解決記錄的問題」，所以這類工具值得大家裝一個備用。而今天就要介紹另外一個在社群中有朋友強力推薦的 免費 Android 掃描軟體：「 Droid Scan Lite 」 。