電腦玩物

這是一個在 Office Word 行之有年的功能，也有許多單機軟體可以做到，幫你比較兩份不同版本的文件檔案，找出其他的差異，方便你做進一步的校對、修改、合併。 而在 2019 年的 6 月之後， Google 文件中也陸續加入了「比較文獻」的功能。 例如老師、學生要比較新舊版本論文報告中，做了哪些修改？ 或是編輯、作者要確認原稿與改稿之間，有了哪些調整？ 還是辦公室裡的合約新舊版、行政公文新舊版，要確認有沒有出現修改之處？

「 YDNW 」是 You Don't Need WordPress 這個線上工具的縮寫，意思是你不需要搞定 WordPress 等架站程式，用最簡單的「 Google 文件 」就能架出一個部落格，而 Google Drive 就是你的內容後台。

我最近進行的幾個專案，都在嘗試用這個新方法，來整理 Google Drive 雲端硬碟 上的混亂檔案資料，嘗試了幾個專案後，也覺得應該有效（起碼對我有效）。所以今天這篇文章就來跟大家分享。

  因為實務工作上的需求，我整理了自己在 Google 文件畫表格的經驗，寫成了「 Google 文件畫複雜表格教學（一）：表格並排、特殊格式實作 」一文。前一篇文章最後還留下一個問題，今天這篇文章要來解決， 就是如何對齊 Google Docs 文字，尤其對齊表格中的文字 。 像是下圖這樣，表格中的編碼、中文關鍵字、英文關鍵字各自靠左、靠右對齊，看起來整齊不雜亂。 在 Office Word 中，有「定位點」功能用來對齊文字。在 Google 文件裡，也是一樣的對齊文字方法。

當然， Word 裡有更強大的表格工具，例如「手繪表格」功能，就可以讓你自由畫出各式各樣的表格樣貌。 不過，對於文書處理主要都以 Google Docs （ Google 文件）為主的我來說， 也還是想要盡量的試試看用 Google 文件可以做表格做到什麼程度？如果要畫特殊格式的表格，或是要畫出雙欄並排的表格時，有沒有辦法可以做到呢？ 所以這一篇文章，整理一下我在工作上實際利用 Google 文件畫表格的經驗，舉的例子是最近要列印的課堂教材，來看看怎麼畫出我需要的表格內容。 這是我的實際經驗分享，如果你還知道更快速有效的技巧，也歡迎留言跟我說。

有老師寫信來詢問我，在學校中他常常要發布一些活動公告、課程說明，或是課後回饋的網頁，給學生、家長與其他老師參考。他本來想要使用學校已經在用的 Google 文件 ，看到裡面有「發佈成網頁」功能，想說 Google 文件打好內容、做好排版後，直接發佈成公開網頁，這樣應該很省事。 可惜事與願違， Google 文件編輯好後雖然可以發佈成網頁，但是原本排版好的頁面寬度就會跑掉，導致網頁看起來文字與圖片失去了原本排版的設計，看起來很醜。 這時候怎麼辦呢？我之前倒是沒有這樣應用過（把做好的 Google 文件直接發佈成網頁），不過既然讀者有需求，我便來研究看看，於是發現了「 Google Doc Publisher 」這個線上工具可以解決這個問題。

Google Drive 中的 Google Docs 等文書工具，雖然功能比較簡單，但是可以透過「 線上安裝額外的應用程式 」，來擴充文件編輯的功能，於是可以做到像是： Google 文件合併列印教學，把 Google 試算表合併列印標籤信封 如何在 Google 文書簡報直接插入免費圖庫？安裝 Pixabay 外掛 而這篇文章要介紹的另一個外掛，則可以讓 Google Docs 打英文文章時用語更有變化。如果你希望文章用詞看起來不再千篇一律，期待用 Google Docs 打出來的英文報告、英文信、英文文件看起來更精彩，那麼可以試試看這個「 Writefull Thesaurus 」應用。 是的，他源自於我在電腦玩物介紹過的「 英文寫作與英文文法檢查必備軟體！ Writefull 完全免費介面精美 」，這個免費的英文文法電腦軟體。

一個月前， Google 將 Google Keep 整合到了 Google Docs 中：「 Google Keep 整合進 Google Docs！ 提升寫作生產力最佳輔助 」，我對這個新功能非常感興趣，因為我平常就是利用 Google 文件 來編輯文稿、製作公文、撰寫稿件，所以我很想知道 Google Keep 在 Google 文件中實際可以產生什麼提升效率的效果。 剛好最近一個月我正在編輯一位作者的新書，是由得來素連鎖素食早餐店共同創辦人關登元所撰寫的《 成功開店計畫書：小資本也OK！從市場分析、店面經營、行銷規劃，你要做的是這20件事 》，我便開始利用 Google Keep 來輔助 Google Docs 編輯這本書的所有文稿。 經過了一個月，從文稿潤飾、修正、重新編排的過程中，我發現 Google Keep 確實可以讓 Google文件在編輯稿件上增加很多效率，今天這篇文章，就來分享我體驗到的幾個應用優點。

今天開始， Google Keep 筆記服務 更深入的整合 到 Google Drive 雲端辦公室 的工作系統中！關鍵改變就是可以在 Google Docs 文件中直接呼叫 Keep 記事本、插入筆記內容、新增筆記任務，就好像是你寫作過程的靈感資料庫、剪貼簿工具一樣，將能幫你提升寫作的生產力。 而且不只一般用戶可以獲得這個功能， G Suite 企業版 用戶也正式可以開始使用 Google Keep ，並同樣都能整合到 Google Docs 的文件撰寫過程中。 立即可以應用的工作流程像是這樣：我在 Google Keep 中收集、剪貼了許多圖片、文字內容，包含寫作需要的 圖庫素材 ，包含隨時腦袋裡出現的 靈感想法 ，然後在 Google Docs 撰寫文章時，我可以輕鬆地把這些筆記卡片「 拖曳 」到文稿裡直接成為內容。

在工作上你有沒有遇過下面的問題：你有一個隨時會更新數據的資料庫，當你在一份報告文件中引用了這個資料庫的數據做成某張圖表，如果後來資料庫的數據不斷更新，那麼有沒有可能你在報告文件裡插入的圖表也跟著更新數據，呈現出最新的統計圖呢？ 對於常常要做銷售報告、實驗報告、問卷調達報告的朋友來說，面對不斷更新的資料庫，讓你的文件報告裡的圖表也能自動更新資料庫數據，會是一個很酷也很便利的功能。 現在最新版的「 Google 文件 」加上「 Google 試算表 」，可以幫我們滿足上述的需求了！我們可以利用新功能， 在 Google Docs 中插入某份 Google 試算表裡的圖表，並且以後試算表資料有任何更新，都可以同步反應到 Google 文件中。

前一週，我陸續整理了過去一段時間我在電腦玩物介紹的 Google 試算表技巧，以及我偏好使用 Google 簡報的心得： Google 試算表活用教學：你可能還不知道的10個技巧 我為什麼喜歡用「 Google 簡報」做簡報的十個理由 今天這篇文章，則繼續針對「 Google Docs 」做統整。 我自己平常寫書、編輯文稿，甚至做大多數的報告，或是開線上會議，都是使用 Google Docs 進行工作，除了它可以「 多人即時協同編輯 」外，其實 Google Docs 還有很多延伸的功能與應用方式，可以解決商務上的進階問題。 所以這篇統整，讓我們以具體需求作為切入點，看看 Google Docs 文件有沒有辦法幫我們解決這些問題。

這是我期待很久的 Google Docs 功能，也是在 Office Word 裡行之有年的功能， Word 以前叫他「文件引導模式」，現在新版中則透過「功能窗格」來開啟大綱導覽，他的用途就是在文件左方顯示一個目錄清單，讓我可以快速跳轉到文章的任何一個標題段落。 這對寫論文、寫書、寫長文章時非常有幫助，之前 Google Docs 也不是不能顯示大綱導覽模式，但必須安裝外掛來實現（參考： Google Drive 文書處理大開外掛之門！強化編輯外掛程式實測 ） 。 而今天開始， Google Docs 終於內建了「文件大綱引導模式」 ，可以非常快速流暢的（用外掛時速度會有點慢），在文件左方開啟跟 Word 上一樣的大綱導覽，就如同上圖一樣。

今天開始， Google Docs 文書編輯服務正式支援了一個重要的功能：「 匯出成 EPUB 出版格式」 ，可以把排版好的文件直接轉存電子書。 當然，類似的 EPUB 電子書轉檔工具很多，但 Google Docs 直接支援依然是好事。 例如對很多學校使用的 Google Apps 工作平台來說，老師們可以透過 Google Docs 共同合作教材，然後直接轉檔輸出成 EPUB ，放進學生的電子書載具中。而其他簡單的出版需求（例如想製作一些免費試閱 EPUB ），也能利用 Google 雲端協同合作更快速的完成。 我實際測試，用 Google Docs 轉出來的 EPUB 檔案在 Google Play 圖書中可以很流暢的閱讀，像是章節目錄等格式也都能支援，以下，就來分享我實際測試的一些細節。

之前讀者在「 超深入剖析 OneNote 教學！筆記術專家必備17個功能 」的留言討論裡，提醒了我一個很重要的功能，就是 Onenote 筆記可以像微軟 Office Word 一樣插入數學方程式，這對資訊科系、數學科系的老師、學生，或是職場報告中需要打數學公式時都很方便。 而這也讓我聯想到另外一個問題，我常常推薦大家使用， 台灣也有不少學校使用的 Google Drive 裡的 Google Docs 文件，可不可以打出數學公式呢？ Google docs 其實也內建了插入方程式功能，一般情況我們用 Google docs 直接輸入最方便，以後也好修改。但如果需要額外功能，則可再利用 gMath 這個擴充功能來滿足。 大家都知道 電腦玩物 不是唸理工，所以老實說這些數學方程式不是我的好朋友，但這篇文章我指出可行的方向與工具，需要與更懂公式的朋友應該就能自行運用。

之前在電腦玩物的「 Google Drive 文書處理大開外掛之門！強化編輯外掛程式實測 」一文中，我提到 Google 雲端文件、試算表、表單等文書系統可以安裝額外的「外掛」，透過外掛，就能擴充原本的功能，創造原本做不到的內容格式。例如，可以讓 Google 線上問卷自動在報名人數額滿時關閉：「 Google 表單自動關閉回覆教學：時間人數到達就過期 」。 而在 Google Docs 文書處理中，也可以透過各種外掛在線上文件裡畫出原本無法製作的各種圖型圖表。除了常見的心智圖、流程圖外，甚至音樂曲譜都能直接在 Google Docs 中畫出！ 今天這篇文章，就來介紹 一個可以在 Google Docs 中畫出五線譜的外掛：「 VexTab Music Notation 」 ，可以讓音樂課老師畫出甚至包含「歌詞」的樂譜，也可以讓正在學習吉他或樂器的學生畫出包含指法的曲譜。

2016/8/4 更新 ： Dropbox Paper 開放所有人都可以立即註冊試用。並且開放 Dropbox Paper Android App 與 iOS App 下載。 上禮拜才在電腦玩物寫完「 Dropbox新工作術：10個你可能不知道的檔案整理功能 」一文，今天就看到 Dropbox 又發佈了一個重量級新服務：「 Paper 」。 Dropbox Paper 源自於前幾個月測試中的 Note ，改名為 Paper 後，也從筆記概念服務，變身為 現在團隊工作中最熱門的雲端即時協同合作平台。 「 Dropbox Paper 」目前也還需要申請邀請才能使用，剛好我之前通過了申請 ，所以就讓我來實際測試「 Dropbox Paper 」，帶大家打開這個新工作平台的面紗。 說到雲端協同合作平台，你可能會馬上聯想到幾個我在電腦玩物上常常介紹到的服務，那麼「 Dropbox Paper 」相比之下有什麼特色？和誰類似？我將在這篇文章裡，從介紹目前用途、特色功能開始，到與其他雲端合作服務進行比較作結束，讓大家了解目前的「 Dropbox Paper 」。

我們都知道 Google Docs 有多人協同編輯的功能，可以讓同一份文件由多個人一起負責修改。我自己在工作上很喜歡和作者使用這個功能同步進行文件的編輯。但是， 有時候協同合作的人一多，一份文件被多人改動了多次，我要怎麼在下一次查看時快速、準確的知道「 是哪些人改的？ 」以及「 他們修改了哪些地方？ 」 一個方法就是要求大家使用 Google Docs 上的追蹤修訂功能：「 建議編輯 」，但這要建立在大家都願意遵守這個流程上，而且改稿還要經過審核，有時候有點麻煩，不是每種工作流程都適合。 還好，最近兩天 Google Docs 上的「修訂版本記錄」功能進行了更新，在新版的歷史回溯功能中可以更快速回顧「你上一次查看之後」所做的所有變動，並且明確的指示出「是誰」「改了哪些地方」，更方便的解決上面這個多人協同編輯的大問題，一起來看看怎麼使用。

今天 Google 為開學日準備了一系列的 Google Drive 雲端辦公室 功能更新，讓我們線上文書協同合作有更多可能性，這些新功能我將在電腦玩物網站中一一為大家寫心得分享。而其中第一個要推薦的新功能， 就是 Google Docs 雲端文件現在開始支援 40 種語言的 語音聽寫 ，其中包含中文語音輸入支援 ！ 在什麼樣的情況下，我們可能會需要語音聽寫的功能呢？當然是不方便打字的情況，像是在進行雲端會議時，我喜歡用 Google Docs 搭配 Hangouts 和遠端同事開會，大家可以一邊討論一邊把會議記錄輸入 Google Docs ，而現在支援語音輸入，是不是可以一邊說明一邊讓語音自動聽寫呢？ 下面，我們就來看看如何開啟 Google Docs 文件裡的語音輸入功能。 2016/7/29 更多語音轉文字工具比較： 三個免費線上語音轉文字工具，做即時中文聽寫筆記 2016/10/21 新增： 免費中文語音輸入法實測：訊飛, Swype, Google 語音輸入誰好用

現在許多公司裡的行政系統都有所謂的電子簽核流程，讓一份報表、文件、申請單送出後，自動依序轉呈給不同單位簽核，確認後才完成送出或作業。那麼，如果當你打算在團隊內使用 Google Drive 雲端硬碟來工作時， 在 Google Drive 內有沒有辦法實現線上簽核流程呢 ？ 或許今天要介紹的這個「 Collavate 」的服務，以及它提供的可以安裝到 Google Drive 文件中的外掛值得試試看，我雖然還沒有深入研究到它後面更複雜的管理作業，但初步使用上，要建立簡單的文件簽核流程是沒有問題的。 2016/10 新增， Google 文件內建功能 ： Google 文件、試算表與簡報「內建」任務指派與確認簽核功能

去年 Quip 開始在國外竄紅的時候，我其實心中一直有個疑惑：「 Quip 多人一起編輯文件的功能看起來就像是一個 Google Docs 」，對於已經很高度活用 Google Drive 的我來說，因此一直提不起興趣去試試看。（延伸閱讀： Google Drive 超工作術：16招雲端硬碟變最強辦公桌 ）。 一直到今年，有一次跟朋友合作一個小專案，朋友提議使用 Quip 來進行線上會議、合作企劃文件，我從善如流，便跟著試試看，才知道我之前對 Quip 有很大的誤解，雖然 Quip 裡確實有個主要功能是多人即時線上協同編輯，但他的設計解決了許多 Google Docs 協作平台上溝通不順的問題。 從設計精神上來說，如果說 Google drive 是以檔案為主的雲端協作平台，而「 Quip 」是以「 人的溝通 」為主的雲端協作平台。 2015/7/9 新增： Quip 桌面版推出，挑戰 Word, Google Docs, Evernote