電腦玩物

Dropbox 今天正式推出了 「 Dropbox Extensions 」擴充外掛功能 ，讓 Dropbox 雲端硬碟中的檔案，可以透過線上外掛服務，「直接在網站中」進行編輯、修改與延伸服務。 於是我們不一定要把檔案下載到電腦，不需要安裝電腦軟體，只要瀏覽器開啟 Dropbox 網站，就能針對 Dropbox 雲端硬碟裡的檔案，線上完成修圖、編輯 PDF、簽名傳真、編輯 Office 等等需求。

目前擁有 1600萬用戶的 Trello ，是很多朋友喜歡使用的專案管理、團隊合作服務，我在電腦玩物也寫過多篇應用教學： 為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序 如何將 Trello 切換到繁體中文版？網頁 App 全中文化 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本 而今天 Trello 帶來了一個實用的改變，那就是 開放 Trello 免費用戶 也可以在自己的團隊看板裡插入 Evernote 筆記、 Hangouts 視訊聊天室等「 Power-Ups 強化功能」 。 Trello 原本就有 Power-Ups 強化功能，讓用戶在卡片中連結第三方應用程式，但原本只針對企業帳號用戶開放（每用戶每月9.99美金），今天開始開放免費用戶與黃金用戶也能使用，值得你試試看。

從我以前學生時代到進入職場， PDF 標註工具一直是我必備的軟體之一，有時是在論文上畫註解，後來則是校稿的必備工具，而像是海報、封面校對時，也可以在圖檔 PDF 上「大做文章」。

在 Windows 電腦中， TXT 純文字檔案是一個看似簡單，卻常常在工作上很重要很有幫助的文件，因為他沒有格式干擾的本質，所以可以用來傳遞單純的文字內容，而且在複製貼上時不會因為不同環境不同軟體的設定而格式錯亂。 另外，相信很多電腦使用者也曾經跟我一樣，會用 TXT 檔案來作速記，因為他簡單沒有多餘格式，讓我們能夠快速剪貼內容，方便速寫 筆記 。 而今天要來推薦一個雲端時代的記事本服務： 「 Writebox 」，雲端時代的純文字編輯軟體 ，除了擁有最簡潔的介面、最單純的文字格式外，他還有一個關鍵功能就是可以和 Google Drive 與 Dropbox 同步編輯 TXT 檔案。 或許你會說， Windows 已經內建了純文字記事本了啊？那麼起碼「 Writebox 」對使用 Chromebook 的朋友會有幫助，而即使在 Windows 或 Mac 上，跨平台可雲端同步的「 Writebox 」也會是一款滿足特殊需求的 TXT 純文字編輯器。

2016/8/4 更新 ： Dropbox Paper 開放所有人都可以立即註冊試用。並且開放 Dropbox Paper Android App 與 iOS App 下載。 上禮拜才在電腦玩物寫完「 Dropbox新工作術：10個你可能不知道的檔案整理功能 」一文，今天就看到 Dropbox 又發佈了一個重量級新服務：「 Paper 」。 Dropbox Paper 源自於前幾個月測試中的 Note ，改名為 Paper 後，也從筆記概念服務，變身為 現在團隊工作中最熱門的雲端即時協同合作平台。 「 Dropbox Paper 」目前也還需要申請邀請才能使用，剛好我之前通過了申請 ，所以就讓我來實際測試「 Dropbox Paper 」，帶大家打開這個新工作平台的面紗。 說到雲端協同合作平台，你可能會馬上聯想到幾個我在電腦玩物上常常介紹到的服務，那麼「 Dropbox Paper 」相比之下有什麼特色？和誰類似？我將在這篇文章裡，從介紹目前用途、特色功能開始，到與其他雲端合作服務進行比較作結束，讓大家了解目前的「 Dropbox Paper 」。

如果說之前的 Dropbox 是專注在同步、共享的雲端硬碟服務， 那麼在 2014 年到 2015 年之間的 Dropbox ，可以說非常努力的朝著職場工作平台的方向邁進 ，除了依然還是有穩定流暢的同步速度，以及簡單易用的檔案共享外，還多了許多更進階的 新檔案整理功能 。 尤其在 2015 年明顯感受到加速推出的多個 Dropbox 新功能，開始讓我們不僅僅只把 Dropbox 當作一個儲存檔案的空間，更可以當作多人管理專案的平台，應用在職場團隊合作，或是學校的報告交流上，新功能都帶來更高的效率。 所以今天這篇文章，就以 Dropbox 的新工作術教學為題，除了大家都知道的檔案同步外，還有哪些你可能不知道，但卻非常有用的進階檔案整理技能呢？當然，這些技能都是免費版就能使用的！

你在使用 Dropbox 的時候有沒有常常遇到「 衝突的複本 」：和工作夥伴共享一個資料夾，有一天卻發現裡面一份 Excel 報表檔案多出了好幾個複本，這是怎麼回事？原來是當 Dropbox 發現我們多人同一時間編輯儲存同一份檔案時，為了避免重要內容被覆蓋，所以只好用不斷建立檔案複本的方式來避開版本衝突，只是這也造成後續整理的麻煩。 畢竟 Dropbox 不像 Google Drive 提供了以 Google Docs 為首的線上多人即時協同編輯。 幸好 Dropbox 也想要解決這個問題，所以之前在企業版中， Dropbox 推出了一個叫做「 Dropbox badge 」（ Dropbox 協作圖示）的功能，當多人同一時間開啟同一份 Word、 Excel、 PowerPoint 文件時，會在旁邊出現一個「多人即時協同合作」的氣泡。 而且今天開始，「 Dropbox badge 」（ Dropbox 協作圖示）將對所有用戶免費開放使用！

Dropbox 雲端硬碟同步服務最近的改進腳步確實加快許多，尤其在「工作需求」功能上的進化，增加了許多真的對中小企業團隊工作很有幫助的功能，例如下面三個新設定就非常值得好好利用： Dropbox 整合進 Gmail ！推出郵件插入雲端檔案外掛 比分享更好用！ Dropbox 推出向任何人請求檔案功能 共享檔案也能即時通！ Dropbox 推出留言協作大更新 聚焦在「雲端辦公室」的 Dropbox 改革最新一步， 則是把原本只能在「 Dropbox 企業版」使用的 團隊專案協作功能 ，下放到讓免費版、 Pro 付費版用戶都能使用！ 如果你在學校、創業、中小企業團隊中想使用 Dropbox 合作，但又還不到購買比較貴的企業版的程度（每月每個用戶 15 美金，最少 5 位用戶），那麼現在一般的免費版、付費版（每月9.99美金）就能做到企業版中的團隊管理方式。

Dropbox 曾經在 2012 年底舉辦了第一屆全球 Dropbox 大專盃競賽，邀請每間學校學生參加活動來累積全校積分，只要全校的積分達到門檻，參與活動的該校 Dropbox 用戶都可以獲得不斷升級的免費空間，當年台灣的台大還獲得全球第二名積分。不過當年獲得免費空間的學生們，在兩年後，也就是今年後免費空間就過期了。 記得在那一次活動之後，台灣增加了很多 Dropbox 用戶，但在今年空間到期後，也聽到很多人想要轉換 雲端硬碟 的聲音。 不過如果你覺得 Dropbox 還是很穩定好用而不捨得放棄的話，那麼還是學生或記得學生帳號的你現在又有一次機會， 因為 Dropbox 現在開始舉辦 2015 年的全球大專盃活動 ，同樣邀請具有學校郵件帳號的用戶參加競賽，可以幫自己學校的 Dropbox 用戶們增加最多 25 GB 的免費空間！而且期限同樣是可以用到兩年後 2018 年 1 月才結束。

我自己管理檔案的主力雲端服務雖然是 Google Drive 雲端硬碟 ，但是為了和不同的客戶與工作夥伴溝通，所以同時使用 Dropbox ，這可能也是許多工作者會面臨的情況：同時使用不同的檔案儲存服務。 而電腦玩物上應該有些讀者跟我一樣使用著 Chromebook ，這時候你可能也會面臨跟我之前一樣的困擾：在 Chrome OS 內建檔案總管預設的「 Google 雲端硬碟」與「本機硬碟」之外，有沒有可能像是 Windows 或 Mac 那樣也加入大家常用的 Dropbox 或 OneDrive 雲端硬碟呢？ 原本做不到的這件事，在 Chromebook 最近某一次改版後， 開始允許在新版檔案總管整合其他的雲端檔案硬碟服務！ 這樣我們就能更輕鬆的在 Chrome OS 裡使用、存取、同步 Dropbox 的檔案了。

如果要說 Android 上有沒有那種充滿個性、強調風格的 App ？那麼最具代表性的就是由開發者 Jack Underwood 所設計的一系列 App ，他專注在 Android 上的軟體開發，並且非常在意使用者體驗與操作的細節，不是那種華麗的風格，而是在使用者需要、順手與順眼中，追求一種簡單卻極致的平衡，他的最具代表性作品就是電腦玩物也常常推薦的行事曆 App ：「 Today Calendar 」。 而最近 Jack Underwood 又推出了一款同樣專注在細節體驗的 Android App ，他的名字叫做：「 Monospace Writer 」，是一款寫作軟體，走極簡設計，想要提供使用者能夠 沉浸在撰寫草稿、構思靈感的最舒適體驗 。

Dropbox 今年開始似乎更認真的想把自己打造成多功能的工作檔案管理中心，之前一系列的功能更新，都讓團隊檔案合作更有效率，尤其像是： Dropbox 整合進 Gmail ！推出郵件插入雲端檔案外掛 不只能預覽！ Dropbox App 支援同步編輯 Office 文件 共享檔案也能即時通！ Dropbox 推出留言協作大更新 而今天 Dropbox 又再次推出一個讓我夢寐以求的新功能，現在我再也不需要使用常常可能失效的第三方服務來做到，那就是 Dropbox 的全新「 檔案請求 」功能，我可以請任何人（包含非 Dropbox 用戶）直接上傳檔案到我指定的 Dropbox 資料夾，無論是大量或大型檔案皆可，這在很多時候真的解決了檔案傳送的問題。

身為出版社主編，我之前在製作一本一本新書的專案工作流程中，常常需要協調團隊多方夥伴的時間與意見，例如跟作者、美編討論封面設計，這時候有沒有一個可以共享封面檔案，又能 在檔案上進行修改、留言、進度追蹤的協同合作平台 呢？之前我通常會選擇使用 Evernote 的 WorkChat 功能 ，把封面檔案共享到筆記，和作者用 Work Chat 溝通意見，並且把重要意見或進度註記到筆記當中。 而今天要跟大家推薦的，就是我認為類似 Evernote Work Chat 意義的功能，不過這次落實在更多人使用的雲端檔案同步服務 Dropbox 上，所有免費版 Dropbox 用戶現在開始可以在分享檔案後：「 在 Dropbox 檔案共享網頁上和團隊夥伴留言互動 」，並且還具備了一些合作管理的進階選項，值得大家試試看。

在之前幫免費資源網路社群站長 Pseric 製作《 Dropbox 不用整理的檔案整理術2 》這本新書時， Pseric 就提到 Dropbox 看似簡單卻可以用來「 改造整個團隊工作流程 」。 Dropbox 最近的戰略正是成為各種以辦公室協同合作為基礎的雲端檔案同步服務，本質是一個最快速穩定的檔案整理中心，但用戶可以透過雲端連結把這些整理好的 Dropbox 檔案運用到各式各樣的工作需求之上，例如： Gmail： Dropbox 整合進 Gmail ！推出郵件插入雲端檔案外掛 Office： 免安裝 Office！ Dropbox 內建 Office Online 即時編輯 而這兩天最新的消息是， Dropbox 即將推出「 Dropbox Notes 」新服務，一個以 Dropbox 檔案同步為基礎的多人協同合作雲端筆記平台，準備發展另一種辦公室裡的重要合作需求：改造我們開會筆記、收集意見的工作流程。

Dropbox 這個雲端檔案同步服務與微軟 Office 這個辦公室文書處理工具的合作愈來愈有看頭了，繼之前 免費的 Office App 可以整合 Dropbox 同步檔案後，現在 Dropbox 宣布自己的 網頁版 Dropbox 今天開始直接內建 Office Online 即時編輯功能！ 這代表什麼意思呢？以結果來說， Dropbox 即日起具備類似 Google Drive 那樣的線上文書編輯功能， Dropbox 不再只是單純的線上檔案同步服務，更可以是一個雲端的辦公室工作平台，並且他支援的還是最多人使用的 Office Word、 Excel、 PowerPoint 文件格式的最完美即時編輯。

繼微軟前一週推出送美國地區 Bing 用戶 額外 OneDrive 免費空間 100 GB 兩年 後，今天微軟又推出全新的送空間活動。不過這一次卻是針對他既合作又競爭的夥伴： Dropbox 的用戶，微軟推出認證網頁，只要你同時是 OneDrive 與 Dropbox 用戶，進行線上登錄，就能獲得 OneDrive 額外再增加的 100 GB 空間 ，不過這次有效期限只有一年。 Dropbox 最近其實和微軟有許多的合作，例如 Office 與 Dropbox 之間的緊密同步整合 ，讓用戶利用 Dropbox 在行動裝置與電腦之間同步編輯文書檔案。 但是看起來微軟還是沒有放棄繼續幫自家的雲端檔案同步服務 OneDrive 多拉攏一些使用者。不過，你也確實可能同時使用 OneDrive、 Dropbox 這樣的同步服務啊！所以如果你是這樣的使用者，那麼這個加碼贈送的 100 GB 額外空間對你也會有所幫助。

你在使用 iPhone、 iPad 時會不會有下列這樣的需求：瀏覽 iOS 相簿時看到一張照片想要傳送到 Dropbox 分享，在繪圖 App 中畫好一張圖想要直接轉存自己的 Dropbox， 在內建電子郵件軟體收到的任何附加檔案想要備份到 Dropbox 雲端硬碟，可不可以把 Dropbox 當作你的 iOS 裝置所有 App 預設的檔案轉存、分享服務呢？ 今天更新的 Dropbox iOS 8 App 最新版，讓上述的需求有了更好更快的實現方式，現在我們可以把 Dropbox 設定成 iPhone 與 iPad 的檔案傳送中心，在大多數 App 中實現把 App 內檔案 直接儲存到 Dropbox （而不需另外開啟  Dropbox ）。

讓我們先從一個知名小故事開場。在 2009 年，蘋果的賈伯斯找來 Dropbox 創辦人談想要收購 Dropbox 的議題，那時候賈伯斯說了一句後來流傳很廣的名言：「 Dropbox 是一個功能（特色），而不是一個產品。」 雖然賈伯斯可能帶著貶意來說這句話，但這樣的描述或許成為現在 Dropbox 依然是雲端同步服務領先者之一的最好註解。 我們看看 Dropbox 最近的發展正是：讓「功能」成為一種無孔不入的穿透武器。

雖然這是一個看似小小的功能，但是 Dropbox 卻願意像他們 在部落格上 所說的：「在過去幾個月努力完成這個技術挑戰」，可見這樣的技術突破確實有他的意義，這個功能就是： 讓你可以在瀏覽器的 Dropbox 檔案網站、檔案分享網址上，直接呼叫目前電腦安裝的對應桌面軟體開啟檔案。 他的意義是「讓網頁瀏覽器、桌面檔案總管、桌面軟體， 真正的一起工作。 」 我在 Dropbox 網頁中看到想要編輯的簡報檔案，直接在網頁中按下開啟，就能呼叫電腦中安裝的簡報軟體打開來編輯，編輯完成檔案也保持同步。

微軟 Office 最近一年在雲端工作、行動應用上的改進，其實很值得我們數位工作者一起好好關注，並且給予很大的讚賞。從結果來看，無論是加入多人即時協同編輯的「 雲端 Office Online 」，強大筆記排版「 OneNote 」的跨平台，還是可以在手機、平板進行專業編輯的「 Office 全新 App 」系列，都是我認為非常優異的產品，也組建出一套完整的雲端行動工作方案，並且上述工具還全部都「免費」。 而現在，微軟 Office 更找到一個非常棒的合作夥伴： Dropbox ，雖然微軟自己也有 OneDrive 雲端同步服務，但是和更多人「真正在工作上交換檔案時使用」的 Dropbox 合作，對兩者來說應該是雙贏。 今天 Dropbox 正式宣布了在 Android 與 iOS App 上的大更新，現在開始，你可以從 Dropbox App 中直接打開 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint 文件進行編輯，編輯後的內容自動同步在 Dropbox 中。以實際工作流程來看，就是 Dropbox 在行動端不再只是單純的檔案同步服務，也可以是 Office 文件同步編輯平台了！