電腦玩物

Excel、 Google 試算表這樣的工具，除了做數據的統計運算外，因為其表格的特性，也有很多人會拿來做為專案排程、任務清單使用。透過表格的格式，每一條任務還可以標註進度、指派、時程等等細節。 像是 Airtable ，或是 Notion 中的表格功能，更把這樣的專案表格需求發揚光大，提供了在多人合作下，也能製作出清晰易讀、格式統一、填寫不出錯、輕鬆好管理的表格。 那麼， Google 試算表 是否也可以做出類似的專案任務表格呢？

大家好，我是電腦玩物的 Esor 。最近開始每週讓自己練習做一部教學影片，這週我想分享的是：「利用 Google 文件結合 Google Keep 的協同合作流程，提升會議的效率」。 在這次的影片練習中，我嘗試製作更多教學特效，讓電腦操作畫面的示範更加清楚。 而這個主題要解決的問題是，雖然協同合作不是什麼新功能，但我也發現還是很多朋友不知道何時如何利用，或是未能充分利用。 而這段影片中，我就用一個真實的會議討論案例，來說明最簡單的 Google 文件與 Keep 協同合作，如何節省大量時間。

最近「遠距工作（ Remote Work ）」再次成為話題，而且這一次不是因為新鮮潮流，是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化，開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。 其實， 遠距工作真正的難處，可能不是工具的問題，而是方法與文化的問題。 想在家工作，搭配相應工具就可以。但如何把家（或是任何你當作辦公室的私人地方），當成一個真正的辦公室？如何清楚劃分工作與私人的界線？這其實包含了個人的工作習慣，也包含公司如何規劃與管理。 遠距工作有可能有助提高生產力，但也可能更要求每個人的 時間管理方法 ，團隊的 專案管理方法 。

團隊一起開會討論專案規劃、產品設計， 為了把大家的想法表達得更清楚，需要將各種思考視覺化，把各種計畫圖解化。 例如用 心智圖 展開專案流程，用 系統思考法 釐清專案關鍵環節，或是畫一張 商業模式精實畫布 。 面對面開會時，我們可以在會議室的大白板上，畫出這些圖解。 但如果想要遠距工作、遠端會議，這時候，就可以利用「線上協同合作的白板工具」 。這類遠距視覺會議的工具其實也不少，我之前介紹過的簡單版工具就有： Witeboard 世界上最簡單快速的協同合作白板，開會上課利器 Awwapp 觸控靈敏線上共用白板，免註冊電腦平板手機立即可用 但說到功能強大，可以滿足各種視覺會議的圖解需求，就不能不提到： 「 Miro 」這個線上視覺圖解白板工具。

開會時需要一起腦力激盪，收集點子，或是想要討論某個設計草案。上課時要寫一些板書，甚至想要讓學生也參與板書創作。這時候，除了真的有一塊白板外，也可以利用線上數位白板，一方面解決遠端會議、教學的需求，另一方面也可以有線上互動創意。

數位科技工具對我來說是工作的生產力工具，也是促進家人彼此溝通合作的方法。而這些可以增進生活溝通的數位科技，不只有最常被利用的 LINE 等即時通，還有許多更沒有溝通副作用的應用（相對不會有溝通壓力），其實更能聯繫彼此的情感。

昨天的「 Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學 」一文，分享了如何在免費的個人 Google 日曆中，建立起一套會議室預約、設備預約，以及團隊專案共用的流程，關鍵是如何讓每個人都能新增行程時，卻可以不要誤改他人行程。 那篇文章其實源自於我最近對 G Suite 版 Google 日曆的研究。 在公司、學校使用的 G Suite 中，可以用簡單的方法建立設備資源預約系統 ，這套系統有幾個優點： 每個員工可以用自己的個人 Google 日曆，直接預約公司場地、設備。 員工預約時，從自己的 Google 日曆就能查看可預約狀態。 管理者也有統一預約時間表，可以管理所有設備預約權限。 不僅讓員工預定設備變得更簡單更統一（我看過有些公司是要先去填寫設備或場地預約單，然後再自己把行程或會議安排到行事曆，變成分開的兩個步驟），對管理者來說也方便統整所有資源的使用狀態。 如果你們公司或學校使用 G Suite ，那麼可以使用這個方法，直接就在 Google 日曆建立起會議室、公務車、錄影設備、教學器材的預訂系統。

我之前在電腦玩物撰寫的「 Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學 」一文，提到了可以利用 Google 共用日曆來建立「公司內的會議室預約系統」、「請假系統」，步驟簡單而效果實用。 後來我又進一步撰寫了「 最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學 」，分享一個團隊如何利用 Google 日曆來一起管理專案與活動。以及「 用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 」，分享我自己如何利用共用日曆和老婆做好家庭生活溝通與管理。 不過這裡其實有一個問題，那就是共用 Google 日曆雖然簡單， 可是協作者都可以改行事曆上的內容，這樣會不會有同事誤改別人預約的會議室？或是合作者誤改重要的專案行程與活動呢？ 在家人、少數人合作上問題不大，但是如果真的要用 Google 日曆達成團隊的遠端協同合作，可就不能讓人誤改行程了！

Google 雲端硬碟 中的「 Google 文件 」、「 Google 簡報 」、「 Google 試算表 」，除了是線上的文書編輯系統外，還具備了「協同合作功能」可以讓多人一起修改同一份文件，以及擁有「無限版本還原」讓改錯的文件可隨時回覆之前版本。 關於協同合作，我之前寫過「 取代郵件即時通溝通，6 個雲端協同合作案例幫你提升職場效率 」一文介紹。而關於版本還原，則可以參考：「 強大檔案版本控管還原！ Google 雲端硬碟必知的版本管理教學 」一文教學。 在這樣的基礎上， 前幾天 Google 文件、簡報、試算表又有了新的改進，現在可以幫「重要的文件版本命名」 ，加上版本註解，這樣一來不怕找不回某一個重要時刻的文件版本。

之前讀到一篇文章：「 「速度」怎麼幫助企業增加競爭力，前Google應用程式總裁的2點建議 」，裡面提到一段話：「千萬不要等待前一個人把事情做完再開始執行自己的部分，不要用連續性的思維來工作，要用平行的方式思考，各自執行自己的任務！」而這正是善用雲端工作裡的「 協同合作 」的價值。 這裡所說的「協同合作」，是指比起一來一往的訊息溝通、資料傳遞，比起等前一個人完成任務後傳給我繼續接手，不如有一個「 共同的工作平台 」，讓團隊合作者可以在這個「工作平台」上一起看到需要的資料，一起進行編輯、整理與執行，反而可以： 「降低不必要的溝通次數」，並且「增加彼此的一致性與正確性」，與「同步進行提升工作效率」。 目前很多可以協同合作的雲端服務，都具備類似的效果，像是 Trello 、 Quip 、 Evernote 、 Onenote 等等，今天就以我真實工作經驗裡發生過的協同合作案例來舉例，看看如何善用這些雲端協同合作的功能，來改進我們的工作流程。

我在 電腦玩物 中常常介紹 專案管理軟體 ，於是也有很多團隊在需要建立一個合作工作流程時，會來信詢問我的意見。 有時候當他們需要更密集溝通討論，我會建議 Slack 或 Jandi 。當他們需要清楚又簡單的進度安排，那麼建議試試看 Trello 。當然也有更進階的專案排程，可以利用「 甘特圖軟體 」完成。 但是之前有一封來信讓我重新思考了這個問題：

雖然即時通、電話討論「很快」，但更多時候其實我心底的願望是希望合作者「好好寫一封工作郵件再寄給我討論」。 我想一定也有朋友跟我有類似的感觸：雖然可以在即時通上快速的討論事情，但一旦有人插話，或是討論中斷，那麼之後同一件事情的討論就會變得很片段瑣碎。加上即時通和電話的屬性，會讓人「想到什麼講什麼」，這樣一件好好的工作的討論就更破碎了。還不如，靜下心來好好寫一封郵件，把任務描述清楚，然後我們再來針對這件事溝通。 這或許就是今天要介紹的這個「 Twist 」最新服務的初心，他當然是一個類似 Slack 的服務，但又以 克服 Slack 最終容易討論失焦、分心的問題 為目標，這個新服務來自知名待辦清單工具「 Todoist 」的開發團隊，以其任務管理流程的專長，重新改造了一個不同的工作團隊溝通平台。

今天來介紹一個適合下列情況的好工具： 線上開會討論事情 時，例如要跟設計師與同事一起討論某個新書封面。或是老師課堂教學時，例如要讓學生分組畫出某些 心智圖 、 流程圖 。或者自己要在簡報中即時繪圖說明重點時。這些時刻，你可能會用得上這個線上共用白板工具：「 Awwapp 」。 「 Awwapp 」來自「 A Web Whiteboard App 」縮寫，名稱簡單易懂，就是一塊網頁白板。但是「 Awwapp 」最大特色就是非常「簡單易用」，任何人都能快速上手，而且作為一塊白板，他的「觸控反應非常靈敏」，可以在電腦、手機、平板等各種裝置中非常順暢的進行觸控螢幕的版書或繪圖。 更棒的是，「 Awwapp 」甚至「不需註冊登入」就可以使用免費的基本功能，還包含多人一起「即時協同合作」！這讓臨時需要使用白板解說時，立刻就能開始用，省去許多設定的麻煩時間。

2018 年更新 ， Taskade 推出跨平台的 App 與更強大網頁版： Taskade 更像筆記本的待辦清單，大綱、標籤、跨平台同步管理  常常有學校的社團邀請我去講授像是 Trello 、 Todoist 、 Google 或 Evernote 等 雲端合作工具的課程 ，原因是他們想用這些協同合作工具，來管理平常課業報告的討論，或是社團任務的合作。但這樣的需求都還要先克服一個難題，說服團隊小組成員每個人都使用同一個雲端合作工具，才有合作的可能。 對於長期的專案與合作來說，選用一套上述的工具，要求大家一起學習使用，自然是合理的。 但如果只是某一次期末考上台報告的小組合作（報告完小組就拆夥了），或者臨時會議內容的任務待辦清單（例如某次班會，某個臨時客戶的討論項目），不是長期合作的團隊，只是 剛好臨時需要一份讓每個人都能看到與處理的任務清單 ，這時候很難要求每個人都重新去學會一套任務專案管理工具，那要怎麼辦呢？ 今天要推薦的「 Taskade 」，就能解決上述問題，他完全不需註冊登入，但是可以分享任務清單給他人一起協同編輯，並且操作的流程「極簡化」，基本上每個人都能一看就上手，還有好看的背景介面，相信對臨時的報告討論、會議任務整理來說，大家會更樂於接受這樣簡單、直接、沒有壓力、不需學習的合作方式。

如果團隊之間想要溝通進度流程，可以使用「 Trello 」這樣的專案溝通工具。如果團隊之間想要即時討論與交代任務細節，可以用「 Slack 」取代郵件與即時通。若是團隊之間需要文件內容的協同合作，則有「 Quip 」、「 Dropbox Paper 」或「 HackMD 」等各種工具選擇。 那麼如果你需要的是一個團隊的「 視覺溝通 」流程時，例如設計封面海報，而覺得大多雲端協作服務都少了「 視覺啟發 」，那麼或許可以試試看這個「 Niice 」服務。 「 Niice 」是一塊視覺收集、圖像搜尋與設計管理的專用看板，它可以讓你在上面排序、討論、關聯各種設計圖，甚至還有人工智慧分析功能幫你「刺激靈感」，而且用在團隊或個人使用皆可。

我在電腦玩物介紹過不少心智圖工具與方法：. XMind 推出線上編輯心智圖功能，可以當手機 App 使用實測 行動工作最佳心智圖 App： Android iOS 心智圖比較 心智圖方法教學我的真實經驗版，發散到收納複雜思考的9步驟 筆記文字快速轉成心智圖教學，讓 Evernote 筆記也能轉心智圖 心智圖架構是整理思緒的好方法之一，但是如果今天我有下面兩種需求時，有沒有更適合的工具： 第一種需求 是我想跟別人分享、討論我的思考流程，有沒有更適合共享討論的心智圖？ 第二種需求 是我的思緒心流裡可能有很多圖文內容需要補充，例如讀書筆記的摘要、理論說明的超連結文章影音預覽、工作流程的圖表，甚至技術工作的程式碼，有沒有可以把這些內容也可以漂亮展現的心智圖？ 如果上述兩種需求是你的重點，那麼或許可以試試看這個新興的服務：「 Milkr 」，這個線上工具目前還在 Beta 版中，但可以自由註冊、免費使用，他的首頁標題大大的寫著「分享你思緒心流的一個便捷方法」，下面就讓我來介紹他的幾個特色。

我最近讀到兩篇文章，對如何使用 Trello 進行專案管理很有收穫：第一篇是 Zapier 團隊去採訪 Trello 團隊成員如何使用 Trello ：「 How Trello Uses Trello to Collaborate, Plan, and Communicate as a Team 」。第二篇則是 Trello 團隊自己整理了前一篇文章的精華，重新解釋自己使用 Trello 時的管理邏輯：「 How Teams At Trello Use Trello  」。 100 多人的 Trello 團隊，如何利用 150 多個團隊共用的 Trello 看板（不包含 Trello 成員自己建立的個人看板），來管理有 1700 多萬用戶的 Trello 服務呢？ 我身為 Trello 的使用者之一，仔細研讀了這兩篇文章裡提到的各種方法，並且實際嘗試一遍，加上我的理解、整理和個人看法，幫大家也重新詮釋一篇 Trello 團隊自己使用 Trello 的工作哲學 。

如果你的工作或團隊常常需要「 寫作 」，例如需要發新聞稿、有非常多郵件要撰寫、經營一個內容平台、撰寫產品行銷文章、製作人力資源教學文件、整理公司法律或行政文件，尤其如果還具備下列特性之一： 這些文稿常常有規範（例如 公司商業郵件格式 ） 撰寫內容有很多素材可重複套用（例如產品規格表） 需要累積組合想法，尤其需要多人集思廣益來撰寫（例如 內容行銷文案 ） 這是一份小組合作的報告 這時候，單單只是像 Google docs  、 HackMD 、 Dropbox Paper 或 Quip 那樣可以多人協同合作的文書系統還不一定能滿足需求，因為這當下我們更需要的是「 可以共創內容，且能集資靈感的便利素材庫 」。 如果在撰寫一篇行銷文章時，有一個團隊共用素材庫可以讓我便利的把其他人提供的素材「拖進」文章，把其他人貢獻的好句子好想法「拉入」需要的段落，然後重新組織整合，那麼要創造內容應該可以更有效率。 而這正是今天要介紹的「 Airstory 」雲端團隊共創內容服務要幫我們做到的。

「 Google Sites （ Google 協作平台） 」是 Google 多年前推出的一個讓任何人都能做網頁、做網站的工具 ，尤其適合做企業、團隊內部合作時使用的網站，因為可以整合來自 Google 雲端硬碟等服務的資料，我最常看到的例子就是台灣很多老師會使用 Google 協作平台來架設班級網頁，在 Google Sites 中整合班級的相簿、作業、課程資源，讓全班的同學或家長都能查看與使用。 而且因為「 Google Sites （ Google 協作平台）」訴求「不需要懂一行程式碼」，只要像原本編輯文件那樣，做一些資料的編輯與排版，就能把團隊、班級網頁做出來，所以對一般人來說真的很適合拿來做內部的網站製作。 但是「 Google Sites （ Google 協作平台）」之前很多年沒有大更新，整個介面與外觀也顯得過時了。沒想到，就在最近 Google 推出了大改版的「 Google Sites （ Google 協作平台）」，帶來了現在流行的新網頁風格，更好看的介面，自動適應各種螢幕大小的設計，以及真正多人即時協同編輯等功能。

「 Esor ，請問當多人共用 Google 試算表 時，我可不可以設定誰能編輯某些儲存格（表格欄位），誰不能編輯某些儲存格呢？ 」這個問題常常在我的信箱、部落格留言、課堂討論上出現，但是有時候我自己也會「忘記」其實 Google 試算表有這個功能。 為了讓自己確實記住，也幫助有這個問題的朋友找到解決方法，我決定來寫成一篇教學文章。 其實這是 2012 年左右就出現的功能了，我們可以在 Google 試算表中設定「保護範圍」，顧名思就是在一份允許多人共同編輯的試算表中，限制「特定範圍」的編輯權限，讓某些人可以修改這幾欄資料，某些人卻不能改動。