電腦玩物

最近在研究很多工作效率低落的個案時，發現有一個普遍的情況，就是往往他們都沒有做好有效的檔案管理，導致在執行工作的過程中，卡關的不是自己的專業技能，而是花太多時間在找資料、整理文件、確認檔案上。

前陣子因為在電腦玩物分享：「 如何分類整理 Google 雲端硬碟？不靠資料夾的五個整理技巧 」一文，有朋友跟我推薦了： 「 Drive Explorer 」這個 Google 雲端硬碟外掛，她說這是在管理專案檔案清單、提供客戶檔案下載清單時，一個很方便的工具。 「 Drive Explorer 」的功能簡言之，就是把 Google 雲端硬碟 的檔案位置、資訊、下載連結，匯出成一份 Google 試算表，而且可以自動更新。 操作上，只要［按一個按鍵］即可完成。

東西要放在需要的地方，這樣需要的時候，自然看到這個東西 ，便能夠更有效、更迅速的使用到他。例如為了提醒自己明天出門時不要忘記帶某個包裹去寄，今天我就先把這個包裹放在出門一定會看到的門口。

老師可能在課堂上遇過這樣的情境，有一個檔案想要傳送給大家，結果：

我最近進行的幾個專案，都在嘗試用這個新方法，來整理 Google Drive 雲端硬碟 上的混亂檔案資料，嘗試了幾個專案後，也覺得應該有效（起碼對我有效）。所以今天這篇文章就來跟大家分享。

昨天的「 Google 雲端辦公室實作課程 」中，最後有朋友詢問我如何整理 Google 雲端硬碟的檔案，我跟她分享了自己目前的幾個整理邏輯，主要我都在這篇文章裡寫過：「 Google Drive 幫檔案時間管理：雲端硬碟檔案任務化教學 」。 然後非常巧合的，今天早上我就看到這樣一篇文章：「 Using Icons to Help Organize Google Drive Folders 」，裡面提到， 可以幫雲端硬碟的資料夾加上「符合屬性的表情符號」，這樣當你查看大量的資料夾清單時，更容易「辨識」出你想找的資料夾在哪裡 。 我於是測試了一下，發現真的滿有用的，有兩個優點。 第一個是加上 表情符號 後，圖像相對直覺，更容易第一時間看到我要的特殊資料夾在哪裡。第二個是跨平台相容，加上表情符號後，無論在網頁端、 Mac 或 Windows ，以及手機 App 上，都能顯示表情符號圖像（只是不同平台的樣式會有不同）。 補充：在 Windows 上， Windows 10 系統可以顯示大多數表情符號。但如果是 Windows 7 ，就有可能有些表情符號顯示不出來，顯示為白色框框。

2021/7 更新 ： Google 雲端硬碟電腦版同步軟體整合，個人用戶將有哪些功能改變？ 2021/9  更新： 新版 Google 雲端硬碟電腦版心得教學，如何管理與設定檔案串流 2017 年的 7 月開始， Google Drive 雲端硬碟 針對「 個人使用者 」推出了電腦端的全新「同步與備份處理軟體」，我有兩篇主要的心得，分享了這個新同步軟體的功能教學：「 Google 備份與同步處理全新軟體下載！同步備份整台電腦教學 」、「 Google 備份與同步處理軟體使用兩個月心得：優缺點與最佳化 」。想要了解這個「 Google 備份與同步軟體」的朋友，前面這兩篇應該會是目前最詳細深入的教學。 而在 2017 年的 9 月底開始， Google Drive 針對「 企業版與教育版使用者 」，推出了另外一種叫做「 雲端硬碟檔案串流（ Drive File Stream ） 」的新機制。 企業內員工或校園的老師，在自己的工作電腦安裝「雲端硬碟檔案串流（ Drive File Stream ）」的軟體，就可以同步公司的檔案資料。但關鍵的不同在於，他是用「自動串流」的方式同步，這樣的機制有幾個優點：

前一陣子才有讀者來問我：「很久以前 Google 雲端硬碟網頁端有利用按住 Ctrl 複製檔案、資料夾分身的方法，但這個方法已經失效很久，是被完全拿掉？還是有替換不同的快捷鍵呢？」那時候我回答我也不知道，直到前兩天，我看到這篇文章「 Google雲端硬碟 密技影分身 」，終於解答了這個疑惑：！ 原來現在 製作檔案、資料夾分身 的快捷鍵是「 Shift」+「 Z 」 。 講到這裡，讓我們先回頭說說「檔案、資料夾分身」是什麼意思，有什麼用？所謂分身，就是看起來像是複製檔案到很多個不同的資料夾中，但並非真的複製成多個檔案， 這些分身仍然是「同一個檔案」 ，修改任何分身，其他分身也會同步修改，只是他們可以同時出現在多個不同的資料夾分類位置。 在單機電腦的 Windows 系統中，也有類似的功能叫做「 symbolic link 」，我以前曾經在電腦玩物寫過文章，利用這個技巧 把其他硬碟資料夾中的檔案，同步到統一的 Dropbox 資料夾中 。

你有沒有在文書工作上遇到下面這種麻煩： 要一次製作數十張包裹寄送名條（或者製作會議活動上不同參加者標籤、製作不同客戶收據報告、製作大量客製化的不同通知信），不斷複製貼上收件人、頭銜、地址、電話等不同資料，花掉許多時間，而且又很怕複製貼上時出錯。 這時候，我們已經有客戶通訊名單的資料庫，只是要把每一個不同客戶的資料，客製化成不同的名條、郵件、標籤、通知文件等內容，那麼最便利的文書工作技巧 不是自己複製貼上 ，而是： 利用「 合併列印 」功能讓他們「自動」客製化成我需要的文書格式。 在微軟 Office 的 Word 中，長久以來就內建了這個「合併列印」功能，非常的強大好用，幫助我們「 節省重複文書工作的時間 」，又能「 增加做這些瑣事的正確率 」，是文書工作者一定要學會的功能。

我在之前的「 Google 雲端辦公室課程 」中講到 Google 文件協同合作案例時，我都會提醒大家可以搭配使用 Google 文件上的「建議操作」功能，讓多人編輯同一份報告、文章時更加條理分明，修改更有效率。而這並非 Google 文件獨創功能，事實上這是來自於 Word 上優秀的文書編輯老傳統：「 Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs！論文改稿必備 」。 但是我也發現，有很多原本使用 Word 進行文書處理的朋友，不一定有發現裡面藏了一個叫做「追蹤修訂」的好功能，因此決定寫一篇文章來介紹一下。 Word 的「追蹤修訂」主要用在這樣的情境：老師要幫學生批改報告、論文時；要在同事或客戶的文件上提供修改建議時；自己要幫自己寫的文章做修改潤飾時。這些時候，如果希望能夠有一個方法可以「不直接改動原稿的進行修改，事後可以隨時比對、確認、取消修改」，那麼就可以用上 Word 的追蹤修訂（或是 Google 文件的建議操作 ）。

「 Smallpdf 」是一個瑞士開發團隊所製作的「線上 PDF 萬能編輯工具」，就像一把瑞士刀一樣，「 SmallPDF 」在一個網頁中提供了各種 PDF 功能，包含： PDF 轉檔 Word、 合併與分割 PDF、 PDF 轉 JPG、 PDF 簽名、 壓縮 PDF、 PDF 加密解密和 PDF 編輯註解等等。 目前總共有 16 種線上 PDF 工具，用戶只要點選都可以免費免註冊使用， 免費用戶每小時可以使用兩次服務 ，就像打開一把瑞士刀，就能解決你遇到的各種 PDF 需求。

在我撰寫的「 超深入剖析 OneNote 教學！筆記術專家必備17個功能 」一文的留言中，讀者 Max 提到：「OneNote 的結構體系不僅體現在目錄上，內容的結構也非常強，就像利用 無序列表 這樣的方式，可以無限多的創建子列表，這個時候雙擊父列表前面的那個 箭頭 的標記是可以把列表收起來的，這個功能也非常強大，本來一直想用 OmniOutliner 來做筆記，發現 OneNote 的這個功能後就沒有更換了。」 這裡提到了 OneNote 之所以常被認為擁有 更自由且彈性排版 的一個重要原因，就是在內文的編輯上，透過「拖曳」、「縮放」這些簡單易用的動作，就能非常自由的重新組合內容，或是讓內容呈現出更精簡易讀、更有結構的版面。 尤其如果你是利用 OneNote 來建立大綱、草稿，那麼下面的優點一定會是你想要的。

本想要在開學之際，寫一篇如何利用 Google Drive 撰寫報告論文的技巧，正在整理大綱，有企業來信詢問，說他們導入 G Suite 工作系統後，希望學更多 Google 雲端文書工具的使用技巧，尤其用在日常的報告文件流程上，想要邀請我 前往授課 。 於是我決定調整一下文章的撰寫方向，先從我自己實際的文書工作經驗出發，回頭看看使用 Google Drive 多年以來，我在上面有哪些常用的文書工作習慣與方法。 整理好後，我也把自己重新檢視的這份成果，寫在電腦玩物部落格中，跟各位讀者分享。

當檔案同步到 Google Drive（ Google 雲端硬碟） 後，就可以在上面利用 自動儲存的檔案版本修訂記錄 ，進行簡單但強大的檔案版本控管、追蹤，以及在錯誤覆蓋時進行檔案版本還原。 而且在 Google 雲端硬碟中，無論是「一般上傳的檔案」（例如圖片、 PDF、 Office 文件），或是「 Google 原生的文件、簡報與試算表」，都可以進行版本還原，不只是 救回誤刪檔案 而已，還可以還原到檔案每一次的修改版本，只是方法與規則有些不同。 檔案不小心改錯了要還原，想要追蹤檔案的版本歷史，這在工作上可能是很重要的需求，所以今天我這篇文章，就要透過實測，跟大家詳細解釋 Google 雲端硬碟上的檔案版本管理功能。

日常工作上，有時難免還是會有紙張文件的往來，但是如果辦公桌上要堆積太多紙張，不只不好整理，要搜尋也不容易，這時候最好的方式就是將紙張數位化，建立「 無紙化的辦公桌與辦公室 」。 在紙張「數位化」的過程中，除了可以利用像是「 無紙化掃描器 App： Tiny Scanner 」將紙張拍照成 PDF ，或是利用「 Evernote 智慧拍照 」將名片轉成數位通訊錄外，我們還可以利用許多「免費但強大」的 OCR 中文辨識軟體，將照片上的中文內容轉成數位文字檔案。 這樣不僅可以減輕紙張整理的壓力，當紙張上的內容真的變成數位文字後，我們要重新編輯、取用、搜尋也都方便多了。

上週寫了「 Mac 免費剪貼簿工具： CopyClip 最簡潔好上手的選擇 」一文，有許多網友跟我推薦了另外一款免費的 Mac 剪貼簿軟體： ClipMenu ，大家都說這才是 Mac 上最佳的免費剪貼簿工具，我仔細一試之下，確實更喜歡 ClipMenu。 其實我在搜尋比較 Mac 剪貼簿軟體時，也有找到 ClipMenu ，不過看到他的正式版 0.4.3 是在 2009 年推出，後來在 2014 年發布一個測試版，但也很久沒有再次更新，所以我一開始對 ClipMenu 不是很有信心。 但網友們大力推薦下，我更仔細的測試了一遍， 才發現 ClipMenu 即使在我剛剛安裝的 macOS 最新測試版系統裡都能很穩定快速的運行 ，而且像是剪貼簿工具中很重要的「快捷鍵呼叫」 與「圖文剪貼」都具備，還能自訂「常用內容」方便以後快速貼上。

前一週，我陸續整理了過去一段時間我在電腦玩物介紹的 Google 試算表技巧，以及我偏好使用 Google 簡報的心得： Google 試算表活用教學：你可能還不知道的10個技巧 我為什麼喜歡用「 Google 簡報」做簡報的十個理由 今天這篇文章，則繼續針對「 Google Docs 」做統整。 我自己平常寫書、編輯文稿，甚至做大多數的報告，或是開線上會議，都是使用 Google Docs 進行工作，除了它可以「 多人即時協同編輯 」外，其實 Google Docs 還有很多延伸的功能與應用方式，可以解決商務上的進階問題。 所以這篇統整，讓我們以具體需求作為切入點，看看 Google Docs 文件有沒有辦法幫我們解決這些問題。

身為一個文字工作者，我很需要一款簡便好用的 剪貼簿工具 ，所以在電腦玩物中我不厭其煩地分享著自己試用這類工具的心得，一方面這是我不斷測試與挑選的過程，另一方面呈現不同工具的面貌，也希望讓其他跟我有類似需求的朋友也挑到適合自己的工具。 而最近我煩惱的一個需求是「跨裝置的同步剪貼」 ，我有愈來愈多機會同時在 Android 手機、 Windows 桌機與 Mac 筆電上編輯內容，所以我需要一款可以幫我在這幾個平台之間即時同步剪貼內容的工具。 我檢查了一下自己之前介紹過的系列服務，都有一些讓我還不夠滿意之處，但對我不好用，對你來說可能很好用，因為每個人的需求不同，所以我都列舉出來讓大家挑選：

在 Windows 電腦中， TXT 純文字檔案是一個看似簡單，卻常常在工作上很重要很有幫助的文件，因為他沒有格式干擾的本質，所以可以用來傳遞單純的文字內容，而且在複製貼上時不會因為不同環境不同軟體的設定而格式錯亂。 另外，相信很多電腦使用者也曾經跟我一樣，會用 TXT 檔案來作速記，因為他簡單沒有多餘格式，讓我們能夠快速剪貼內容，方便速寫 筆記 。 而今天要來推薦一個雲端時代的記事本服務： 「 Writebox 」，雲端時代的純文字編輯軟體 ，除了擁有最簡潔的介面、最單純的文字格式外，他還有一個關鍵功能就是可以和 Google Drive 與 Dropbox 同步編輯 TXT 檔案。 或許你會說， Windows 已經內建了純文字記事本了啊？那麼起碼「 Writebox 」對使用 Chromebook 的朋友會有幫助，而即使在 Windows 或 Mac 上，跨平台可雲端同步的「 Writebox 」也會是一款滿足特殊需求的 TXT 純文字編輯器。

有一個老牌的免費軟體在高效能工作者之間廣受好評，可以改變檔案瀏覽、開啟、管理的繁瑣步驟，但電腦玩物上一直遲遲沒有特別介紹。他可以媲美「 Ditto 」這樣的強化剪貼簿軟體，是簡化日常瑣碎工作操作的好工具，隨時都用得到，上手後的朋友很可能離不開他。 這款軟體就叫做： 「 Listary 」，他是一款檔案搜尋器，但他帶來的改變不只是加快搜尋，而是加快 Windows 上全面的檔案處理效率 。 「 Listary 」的主標語是：「Keep files at your fingertips」，意思是透過鍵盤上的指令輸入，彈指間就能快速處理需要的文件檔案。而且他無所不在，所以讓我們的手指不需要離開鍵盤、不需要另外開啟檔案總管，也能快速瀏覽需要的資料內容。 雖然「 Listary 」可能是很多專業工作者已經使用多年的軟體，但還是讓我來針對中文免費版中的幾個重點功能做一番介紹，也讓尚未嘗試「 Listary 」的朋友，可以先看看這款軟體是否適合自己。