Google Drive 文書之外幫你解決辦公室的10大問題教學
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「 Google Drive (雲端硬碟)」不只是一個檔案同步服務,更因為結合了原本的 Google Docs,也是線上編輯文件、試算表、簡報的文書處理平台,加上雲端協同作業的功能後更顯得強大,這部份我在之前的「Google Drive 雲端硬碟、文書協作平台 一個月後使用心得」一文中,有深入分享了自己的使用心得。
但是,「 Google Drive (雲端硬碟)」可以做到的事情遠遠不止於文書處理、檔案同步,只要善用 Google Drive 可以「外掛」其他 Web App 的機制,那麼你就可以把 Google Drive 完全當成一個辦公室工作系統來使用。
舉幾個我常常用到的例子:我可以從 Google Drive 直接把 PDF 傳真到客戶的實體傳真機印出,我能夠在雲端硬碟裡用類似 Photoshop 的工具修圖,我還能直接把雲端硬碟中的各種檔案進行轉檔。這些動作全部可以在 Google Drive 中完成,幫助你滿足辦公室裡那些文書處理之外的需求。
2015/5/8 新增:Google Drive 超工作術:16招雲端硬碟變最強辦公桌
- Google Drive:https://drive.google.com
到目前為止,我完全轉換到 Google Drive 進行檔案同步、文書處理(當然裡面有部分是依賴單機的 Office 軟體)的時間已經大概有快九個月左右,在更長的使用經驗累積後,今天要來分享這段時間的最新心得。
這篇文章的重點,主要集中在文書處理之外,其他可以利用 Google Drive 雲端完成的 10 種辦公室裡常常發生的工作需求!
如何幫 Google 雲端硬碟增加功能?
想要利用 Google Drive 雲端硬碟直接進行傳真、修圖、合併 PDF 等作業,就必須在線上雲端硬碟裡「連結」相應的 Web App。方法很簡單,進入「 Google Drive (雲端硬碟)」,點擊左上方的〔建立〕,但不是新增一般文件,而是點選「連接更多應用程式」。
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接著會看到專屬 Google Drive 的應用程式清單,只要點擊連結這些 Web App,就能讓「 Google Drive (雲端硬碟)」多出各種需要的辦公室應用,而且大多數的瀏覽器都適用,並非只能用 Google Chrome。
![google drive-02 google drive-02](http://lh3.ggpht.com/-cKLOa7EPbqg/USc85AwbT_I/AAAAAAACSGA/-7hX60N3xoI/rw/google%252520drive-02_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
平常要怎麼使用這些已經連結的應用程式呢?
更簡單,在雲端硬碟裡的某個檔案上點擊右鍵,選擇【選擇開啟工具】,就能看到其他應用方式,例如將這個檔案傳真、將這個檔案轉檔等等。
雖然本質上是利用第三方的 Web App 來完成,但這樣的使用體驗就好像所有的動作都在 Google Drive 中進行一樣,而事實上所有的檔案也真的都是由 Google 的雲端硬碟所管理的。
![Google Drive-03 Google Drive-03](http://lh5.ggpht.com/-QBge60Xwf1M/USc89KKJDHI/AAAAAAACSGQ/KGFnIkBCIiY/rw/Google%252520Drive-03_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
那麼,有哪些應用程式值得一試,又可以滿足哪些特殊需求呢?這就是下面要開始推薦的 10 種 Google Drive 延伸應用程式。
(附註:大家只要在你的 Google Drive 應用程式清單中,找到下面介紹的連結應用名稱,加以授權,就能使用下列功能。)
一、在 Google Drive 傳真
- 連結應用:HelloFax
- 介紹文章:網路傳真機,如何在 Google Drive 快速完成免費雲端 fax?
依據我的使用經驗,中文 PDF 從來沒有出錯,內容都能順利的在對方的傳真機上列印出紙本,而台灣的傳真機號碼也都能很快的傳送成功。貼心的是不論傳送成功還是失敗, HelloFax 都會提示你。
![google drive-04 google drive-04](http://lh4.ggpht.com/-sOxr_4HdtQM/USc9BMqgoUI/AAAAAAACSGg/ivp0lEWsjnE/rw/google%252520drive-04_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
二、在 Google Drive 簽名文件
- 連結應用:HelloSign
- 介紹文章:HelloSign 免列印掃描直接在 Gmail 郵件文件內完成簽名
同樣的只要在 Google Drive 中找到需要簽名的文件,點擊開啟 HelloSign 這個外掛工具,就能完成簽名的動作,並且簽名文件就同步保存在我們的 Google Drive 雲端硬碟中。
![google drive-05 google drive-05](http://lh5.ggpht.com/-ViqsNQ7mp5w/USc9ErHnyXI/AAAAAAACSGw/7IgFMQarAMM/rw/google%252520drive-05_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
三、在Google Drive用Photoshop修圖
- 連結應用:Pixlr Editor
「 Pixlr Editor 」擁有非常類似「傳統版」 Photoshop 的介面,功能上也都能滿足一般工作者的需求,更棒的是直接在 Google Drive 雲端啟動,速度比起真正單機版的 Photoshop 還要快,修改完的圖片一樣存在你的雲端硬碟裡。
就跟你在實體硬碟中修圖沒有兩樣,只是更快速更簡單!
![Google Drive-06 Google Drive-06](http://lh3.ggpht.com/-a1fJZsLdIis/USc9IXsicCI/AAAAAAACSHA/x0yg42DlgTU/rw/Google%252520Drive-06_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
四、在 Google Drive 幫圖片加特效
- 連結應用:PicMonkey
- 介紹文章:PicMonkey 不死 Picnik 再生,打造最友善線上修圖驚奇
當我把照片同步到 Google Drive 後,有時候為求方便,也會直接在雲端硬碟裡開啟 PicMonkey 幫照片套用特效。
![google drive-13 google drive-13](http://lh3.ggpht.com/-mA2qPFRqFS0/USc9MeJyGZI/AAAAAAACSHQ/MZGj6-moGUU/rw/google%252520drive-13_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
五、在 Google Drive 剪輯影片
- 連結應用:Magisto
- 介紹文章:Magisto 免費影片剪輯軟體自動魔法,貓也會的威力導演
我只要把儲存在 Google 雲端硬碟裡的影片,直接開啟到 Magisto 工具裡,就能幫忙自動剪接、自動組合、自動配樂,變成一部有模有樣的微電影,可以拿來當做家庭影片的應用。
![google drive-07 google drive-07](http://lh5.ggpht.com/-Fdnn5gVZUHQ/USc9RQYwGjI/AAAAAAACSHg/j76NI34j-ng/rw/google%252520drive-07_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
六、在 Google Drive 中製作流程圖
- 連結應用:Cacoo
- 介紹文章:Cacoo 線上中文免費畫流程圖軟體,即時協同設計多種企劃草圖
而透過 Google Drive 的應用連結,我可以直接在 Google 雲端硬碟裡新增我的流程圖檔案,例如 Cacoo 編輯,但整合在 Google Drive 管理,更加方便。
![google drive-08 google drive-08](http://lh4.ggpht.com/-y8td0vaSnVU/USc9WMUgQMI/AAAAAAACSHw/gi0G5SjeWyw/rw/google%252520drive-08_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
七、在 Google Drive 中合併 PDF
- 連結應用:PDF Mergy
例如當你想要合併多個 PDF 檔案時,只要把同步到 Google Drive 的 PDF 一一勾選後,選擇 PDF Mergy 來合併,還能調整合併順序,快速又方便。
![google drive-09 google drive-09](http://lh4.ggpht.com/-X0CMHrFIaS0/USc9au4i5jI/AAAAAAACSIA/qHMMAb-LXUQ/rw/google%252520drive-09_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
八、在 Google Drive 進行檔案轉檔
- 連結應用:DriveConverter
在 Google 雲端硬碟上只要連結這款 DriveConverter 應用,遇到需要轉檔時就把檔案開啟到 DriveConverter 中,便能快速完成轉檔,支援的格式包含音樂檔案、影片檔案、文件檔案的各種格式互轉。
![Google Drive-10 Google Drive-10](http://lh5.ggpht.com/-MLlO3PJ5I98/USc9fnd3IeI/AAAAAAACSIQ/Vahxnauvrp8/rw/Google%252520Drive-10_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
九、在 Google Drive 上播放音樂專輯
- 連結應用:DriveTunes
![Google Drive-11 Google Drive-11](http://lh5.ggpht.com/-UgIuVbTgGhg/USc9kKoJvGI/AAAAAAACSIg/ur5nXFJLrPE/rw/Google%252520Drive-11_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
十、用 Google Drive 製作線上問卷調查
- 連結應用:Google 表單
- 介紹文章:設計問卷調查快速免費,新版線上 Google form 表單教學
![Google Drive-12 Google Drive-12](http://lh5.ggpht.com/-6-n_NfcbYFA/USc9oM2ta9I/AAAAAAACSIw/Xujy22tMSsE/rw/Google%252520Drive-12_thumb%25255B1%25255D.png?imgmax=800)
- 小結:
當然可以,只是關鍵在於使用流程上的區別。經由 Google Drive 做到了一件很重要的事情,把你的電腦檔案與這些線上工具無縫的整合在一起:
- 1.你可以在「任何電腦」打開線上 Google Drive 完成上述工作,即使那台電腦沒有安裝你的慣用軟體(例如 Photoshop )。
- 2.所有 Web App 以 Google 雲端硬碟為中心組成辦公室作業系統。
- 3.所有 Web App 編修的檔案都在 Google Drive 裡同步保存。
Youtube管道取得的音樂,可以上傳到Google Drive嗎?
回覆刪除是檔案都可以^^ 就是一個檔案同步硬碟~
刪除但是 ... 流星音樂不是有版權?
回覆刪除當然,你同步什麼檔案就是你自己要負責的,但工具本身會幫你同步所有檔案
刪除感謝分享~ 剛剛用了你介紹的應用程式跟Gantter甘特圖進度管理!真的不用多下載程式就可以線上編輯!
回覆刪除甘特圖那個工具我也正在研究
刪除Google Chrome各種功能都很好用,是否可以使用Chromebook了呢....@@
回覆刪除我很期待XD
刪除請問有什麼方法可以用本地端程式編輯 雲端硬碟內的google文件檔...
回覆刪除這篇文章超實用
回覆刪除寫的簡單易懂又詳細
感恩!!!
我+了一些應用但不能從「建立」那直接看到(Drive Converter不行)
回覆刪除是應用原本就不行嗎還是我需要設定甚麼嗎?(但cacoo可以)
有的會直接出現在建立清單,因為那些可以建立新文件。
刪除其他的則是你要先指定文件後選擇更多應用程式,才能指定要使用那些外掛。
google driver 有辦法,別人直接寄檔案至我的Google driver嗎?
回覆刪除不行,但它可以用 Dirve 分享檔案給妳
刪除HelloFax 裡面阿 電話格式您是怎麼填寫的?
回覆刪除Android手機的Google drive 的中文檔名,
回覆刪除下載後都變成了底線,例如"___.pdf"。
請問如何處理?
這暫時沒辦法,但應該還是可以開啟
刪除線上處理文件,不會有隱私走漏的問題嗎?
回覆刪除請問是否有什麼規範呢?
一定都有規範,但這可能要看各自雲端工具不同的設定,這邊預設都是私密儲存在 Google Drive。
刪除為何現在Pixlr Editor搜尋不到了呢QQ
回覆刪除剛剛看還有,在這裡:https://chrome.google.com/webstore/detail/pixlr-editor/icmaknaampgiegkcjlimdiidlhopknpk?utm_source=chrome-app-launcher
刪除請問GOOGLE文件為什麼沒有中文的字體可以選,我的字型都是英文的,不知道有辦法增加嗎
回覆刪除沒辦法哩,只能等 Google 去支援
刪除瞭解了,感謝~!!
刪除感謝分享.
回覆刪除超強的
回覆刪除最近不停拜讀您的文章,沒想到google drive居然這麼好用!
回覆刪除但是想確認一下,這些功能在手機上的google drive app是不是還沒有支援?
是的,這部分要在網頁端使用
刪除