打造 Notion 防彈筆記系統教學：建立大腦防護罩，抵抗混亂工作

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在「防彈筆記法」的概念中，核心的目的不是整理出漂亮的系統、精美的筆記，而是能夠有效地推動專案、任務，能夠快速找到需要的資料，並往前推進下一步行動。（防彈，是保護我們專案、任務的生產力，抵擋各種臨時事務的攻擊）

所以如何花最少時間做整理，能夠盡量不要花時間重複設計架構，我會選擇那些最簡單精簡的管理步驟。

如果有任何資料需要收集或處理時，第一優先的處理原則就是根據專案、任務來進行，這樣一來，我們最終看到的也不會只是一個資料庫，而是一個專案、任務推進的流程，對我們的生產力來說後者更加直觀。


我在許多不同工具中實踐過、教學過這樣的「防彈筆記系統」，大家最常在電腦玩物上看到的，應該是我在 Evernote 中的實踐（我目前也還是以使用 Evernote 為主，不過這是我個人喜好，其實選擇不同工具皆可）。而今天這篇文章，來分享我如何在 Notion 中架構這樣的防彈筆記系統。

2023/11 最新文章分享，打造簡單可行知識管理系統的核心技巧：如何在繁忙中打造高執行力、長持久性的個人知識管理系統？








步驟一：建立任務資料庫，一個任務一則筆記

首先我會利用 Notion 「資料庫（Database）」來分類不同類型的任務專案（參考：用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學），例如：

  • 工作任務（資料庫）
  • 部落格任務（資料庫）
  • 孩子成場日記（資料庫）
  • 生活任務（資料庫）
  • 收集箱（資料庫）
  • 等等




每一個資料庫裡面，則是管理「在同樣的工作生活場域」需要執行的所有專案、任務頁面，或許可以把我的每一個資料庫類比為 PARA 中的 Area（領域）。

這樣分類的好處有幾個：

  • 領域、場域，代表的是我的人生當中面對的不同情況，當我處在該情況時，只要打開這個資料庫，就知道自己要處理什麼專案、任務。例如在辦公室場域，當然就是打開工作任務資料庫。在親子共處場域，當然就是打開孩子成長日記資料庫。
  • 我一直認為，分層應該愈少愈好，要打開好幾層資料才能找到需要執行的任務，是浪費時間也不直覺的。而在資料庫模式中，打開某一個領域的資料庫，就能看到所處場域要做的所有任務，都在第一層，這樣最直覺。
  • 參考：Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析




如果你糾結著雖然看起來資料庫模式不錯，但又很想用頁面（Page）來撰寫與管理，那麼可以試試看 Notion 近期推出的 Wiki 功能：把 Notion 頁面轉成 wiki 模式，維護團隊知識庫、專案任務新方法。

而在一個資料庫中，也不是「亂丟資料」進去，而是用防彈筆記法的核心原則：「一個任務，一個頁面」，以一個需要完成的任務成果為單位，把完成任務成果需要的行動清單、資料碎片、想法企劃，都放入同一則任務頁面當中。

一來，每一個場域的資料庫中，就是很明確的一個一個需要完成、正在完成的任務，看到這些頁面，就能明確的知道自己要做什麼。





步驟二：如何在資料庫中掌控重要任務？

不過某一個領域資料庫中的任務頁面愈來愈多時，會不會打開資料庫，反而沒辦法第一時間發現要推薦的優先事項，或是找不到重要任務呢？這時候有下面幾個簡單的整理方法，可以解決這個問題。

  • 第一：一個專案，一個專案目錄頁面
    • 如果任務背後有一個共通專案，就把這些任務頁面連結到共通專案頁面。
    • 在主專案頁面上，根據專案流程排序這些任務頁面，整理專案資料。
    • 這個做法的優點是，慢慢的我們只要優先聚焦在少數的專案頁面上啟動管理即可，從專案頁面出發，確認重要資料與要處理的任務。


  • 第二：把資料庫改成更新時間排序
    • 這時候你可能開始想到，就算有聚焦的專案頁面，但散亂在資料庫的不同地方怎麼辦？
    • 我會把資料庫的 sort 排序方式，改成根據「更新時間」－「最新的在上」來進行排序。
    • 什麼樣的頁面最近會更新呢？應該就是最近在處理的專案、任務頁面。
    • 這個邏輯就是，打開資料庫，其實我們看到的就是最近在處理的專案、任務頁面。


  • 第三：搜尋是核心
    • 一個專案、一個任務，一個頁面。這樣就算我們第一時間沒看到需要的專案、任務頁面，也可以搜尋專案、任務關鍵字，找到專案任務頁面來修正。
    • 一旦修正，他就會排序在資料庫上方，下次就能第一點看到。
    • 這樣就建立了一個簡單直覺，不需大量管理，又能看到重要專案、任務頁面的邏輯。


  • 第四：利用屬性標籤過濾重要專案任務
    • 如果覺得前面三個步驟還不夠，可以利用資料庫的屬性（Property）功能，設計專案、任務重要進度、重要情境的標籤。我的標籤設計邏輯可以參考：「如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用」。
    • 例如我會把工作資料庫中的專案、任務頁面，透過標籤分類成「每日推進」、「專訪演講」、「企劃醞釀」等，這樣我就可以快速過濾出最重要的專案頁面（例如每日推進），想要聚焦在自己的課程講座時也可以快速過濾（例如專訪演講）。




步驟三：設定任務資料庫的檢視模式

用資料庫來收集、管理大量的專案、任務頁面，而非在一個頁面中不斷分層管理各種任務，最大的好處就是資料庫有「不同檢視的彈性」。

例如有時候我想要根據任務交付日期來看緊急專案、任務頁面，可以設計行事曆檢視。

2024/1/18 Notion 行事曆功能有了關鍵更新：Notion 新行事曆整合 Notion 所有資料庫任務與 Google 日曆行程




有時候我想要根據進度來看輕重緩急任務頁面，可以設計看板檢視模式。但他們都是同一個資料庫中的任務，不同的檢視模式給了我們聚焦在重要事情的彈性。





步驟四：設計一頁管理中心

不過到了這個階段，我要處理的專案、任務頁面畢竟還是在不同的資料庫中，如果我要在每一個資料庫之間切換，還少了一點便利與直覺。

所以接下來我會建立一個主控頁面（同樣邏輯可參考：建立自己的時間管理入口，以我的 Evernote 系統為例），這個主控頁面就是我每次進入 Notion 的入口，也可以說是時間管理、工作管理的唯一入口。

我會把這個入口設計成幫助自己看到重要專案、任務頁面，快速啟動需要頁面，並且減少在不同資料庫切換的時間。

首先，我會用最簡單的方式，把目前不同領域資料庫中正在進行的最重要專案、任務頁面，連結到這個主控頁面。當他們完成後，就移除連結即可。




接著，我會利用在「Notion 資料庫管理圖解教學，活用連結分頁節省時間掌控大量專案」這篇文章介紹過的連結資料庫功能，把其他資料庫中最常用的檢視模式，連結到這個主控頁面。

這樣一來，在主控頁面中我就直接看到工作資料庫的進度安排、部落格資料庫中的寫作中文稿、生活資料庫中的烘焙任務等等，在主控頁面直接管理，不需要切換不同資料庫頁面。




最近，我還利用了 Notion 的 Button 新功能，設計自動化按鈕，把這些按鈕放入主控頁面中，讓我快速新增某個資料庫中的任務，這樣一來，連新增任務都不需要切換不同資料庫頁面了。（教學參考：Notion 節省時間的「按鈕」神器：解鎖高效工作流程 6 個實戰案例）





步驟五：補上有效的提醒

在這樣的系統中，如果需要時間提醒怎麼辦呢？以「防彈筆記法」的精神來說，我們聚焦在專案導向的視野中，關注專案筆記中如何推進下一步進度，持續累積成果，專案就在完成的過程。而減少在許許多多零碎的行動提醒中，反而迷失與混亂了自己的節奏。

所以我會讓自己真正的「時間提醒」愈少愈好，因為時間提醒通常無法真正提醒在自己可以執行的時間，這樣提醒反而會變成另一種干擾。


不過，「最少的提醒」表示還是需要提醒，而我覺得唯一需要的時間提醒，就是「交付任務成果」需要的開始日期、完成日期。例如 7/30 要交付影片大綱，7/15 要開始規劃影片大綱，這個時間段終究是需要持續推進這個任務成果，只需要這兩個時間點的提醒即可。

在 Notion 中，我就會在任務頁面中插入一個「要開始製作成果」的開始日期（例如 7/15 ），到了這個提醒時間，這個任務頁面會因此出現在 Inbox 中。

只要還沒完成，我就讓它保持在 inbox ，提醒我每天要推進這個任務，當作一種待辦清單的時間提醒。





步驟六：覆盤的第二大腦系統

至於其他的複雜系統設計，我都盡量減少使用。

因為在推進專案、任務的流程中，最重要的無非：快速打開專案任務筆記，找到下一步行動，取用需要的專案任務資料。

而這些需求，除了上述設計外，如果還找不到，那就「搜尋 專案任務名稱」即可，只要一個專案任務一則頁面，搜尋關鍵字，一定可以找得到。

那麼，這樣的系統就可以幫助我們隨時找到任務，隨時記錄經驗，隨時修改行動，完成覆盤的第二大腦的設計。



對 Notion 有興趣的朋友還可進一步參考：



大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中，從如何寫出有效的防彈筆記出發，觸及工作、生活與自我管理問題，解析如何打造一套執行起來更有效率，也更有成就感的生產力系統，歡迎參考（可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ，獲得 500 元折價喔！）。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報」

我也開設了 podcast 節目，歡迎訂閱追蹤：「高效人生商學院」（Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱）。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程，歡迎報名：「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作：《防彈筆記法》。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：打造 Notion 防彈筆記系統教學：建立大腦防護罩，抵抗混亂工作）

文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. thomas2023年6月29日 晚上9:49

    公司網路禁止使用evernote & notion, 只能用outlook 和onenote，請問這樣要怎麼打造防彈筆記系統呢？

    回覆刪除
  2. 匿名2023年11月12日 上午11:22

    请问博主，工作任务和其他生活、课程任务是用同一个数据库嘛？还是不同的数据库？不同数据库的话，标签那就需要各自维护了。谢谢。

    回覆刪除

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