2022起始:建立自己的時間管理入口,以我的 Evernote 系統為例



新的一年啟動,或許你準備開始許多個新的年度計畫,現在就已經開始感覺到壓力與煩惱。或許,目前你還在剛剛結束舊的一年專案的暫時休息狀態,可是可以預知的是,慢慢的會有許許多多的新任務、新專案、新意外出現,於是自己開始會愈來愈忙碌,甚至陷入一種忙碌漩渦的狀態,然後就在一團手忙腳亂中,可能一下子一年又過去了。

要如何讓自己可以「更有掌控性」,並且「更能自我認同」的,把接下來這一年的各種雜亂事項進行下去呢?這時候「時間管理的方法」,以及「時間管理的系統」,依然是一種解決之道。

而在 2022 年開始的這篇文章,我想提供一個建議:「準備一個屬於自己的時間管理入口。




什麼是「時間管理入口」呢?這和擁有一個完整或複雜的時間管理系統不一樣,「入口」的意思是「一個明確的進入通道」,就像你知道要從哪個大門進去、哪條巷口走入才能回家,那麼你知不知道要從哪裡進入,就能明確的掌握自己時間管理中的下一步行動呢?

我常常發現許多朋友的時間管理入口是不明確的,舉個例子,他有時候要到電子郵件確認一下未完成任務,有時候要到即時通看一下前幾天的交辦,有時候要翻開不同筆記本、不同文件尋找任務的目前狀態,這樣一來,等於要啟動自己的時間管理時,有四個以上的入口!這時候,時間管理不陷入忙碌漩渦才奇怪。

那麼「準備一個屬於自己的時間管理入口。」會是一個什麼樣子呢?讓我先展示一下我為自己準備的入口。

我是建立在 Evernote 中,不過無論是 Notion,還是 Todoist 這樣的待辦清單軟體,或是 Trello 這樣的專案管理工具,甚至是 Google 文件,都可以打造出類似的入口。




首先,我在 Evernote 的「首頁」功能中,先擺上一張自己近期喜愛的照片。

然後在第一個開頭區塊中,利用 Evernote 的「捷徑」功能,整理出自己近期(通常就是最近一個月的時間內)最重要的目標筆記、專案分類、使用情境標籤。例如:
於是,每天打開我的「時間管理入口」,在自己喜歡的照片陪襯下,我可以快速被引導到每天最重要的行動清單筆記中,執行一週前預排好的今日要事,或者今天有什麼臨時雜事也可以快速加入到這則每週每日的子彈行動清單中。

而如果要關注近期的目標,這份開頭的捷徑,也可以讓我快速根據「當下需要」,或是切換到重要專案,或是切換到寫作情境,或是切換到生活任務情境。

這就是「時間管理入口」的意義,入門後的第一眼,就是可以快速切換到最重要的不同工作狀態的通道。

(上述的首頁捷徑區塊,標籤等功能,無論 Evernote 付費或免費版本都可利用。)




接著,有時候我會想要查看一下今天的「重要行程」,於是我也在這樣的「時間管理入口」做了如下設計。

我在 Evernote 「首頁」的第二層區塊,擺放了三種工具:
第二層區塊聚焦在「提醒自己今天要完成與執行的事情」。

例如在旅行的途中,那麼那則旅行專案管理筆記就會變成釘選的筆記,因為一定會常常打開、修正、做筆記。

而行事曆與待辦事項提醒就不用說了,那就是提醒自己今天在某個時間一定要執行的任務有哪些。




接下來第三層區塊,是類似速記、隨時處理的「時間管理入口」。

例如接下來我會在 Evernote 「首頁」擺上「最近的筆記」區塊,以及三個「便利貼(草寫本)」工具。

「最近的筆記」是直接列出我最近編輯過的記事清單,這其實是一個很有用且必要的「時間管理入口」。

為什麼呢?因為無論我上面自己手動做了什麼捷徑、行程、提醒、專案分類的管理,每天一定有一些不在上述設定好範圍內的任務筆記正在處理,這時候,「最近的筆記」就可以展示出這些正在處理中的所有記事。很多時候我會直接捲動到「最近的筆記」,提醒自己目前有哪些筆記正在處理中,然後接續處理。

而「便利貼(草寫本)」是讓我快速速記一些很臨時,且暫時不知道要放入哪則筆記的想法,分成三張,是因為分別管理我的工作、生活、寫作的速記。




基本上,有了上述的第一層捷徑區塊,第二層釘選筆記、行事曆、工作事項區塊,第三層的臨時處理與速記區塊,對我來說最關鍵的時間管理入口已經完成了。接下來只是一些備用的補充管道而已,我自己的使用機率也不算高。

我利用 Evernote 「首頁」的「篩選器」區塊(付費版才有的功能),過濾出幾個自己近期內要關注的重要行動分類、專案執行分類筆記。(這邊主要利用的還是標籤過濾的技巧,可參考:2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用

  • 例如我先過濾出加上「每日推進」標籤的篩選器,這樣就可以看到自己工作、生活中不同的近期重要專案記事。
  • 然後我過濾出「撰寫完成」這個標籤下的筆記,看到自己即將寫作完成的文章筆記草稿清單。
  • 我還會過濾出「企劃醞釀」這個標籤下的筆記,看到自己正在籌劃中但還沒有排上行程的目標筆記,行有餘力就可以規劃一下。

這些篩選出來的筆記清單,一一展開來,但是都在同一個「時間管理入口」的頁面中展示,於是就幫助我可以快速根據需要,切換到需要的通道,看到需要的任務與筆記。




要完成一個任務、專案,不是簡單的待辦清單就能應付,因為:
  • 時間表缺乏彈性,我們需要的是可以鳥瞰、聚焦所有重要目標,且能快速隨意切換的系統
  • 同時進行很多任務時需要能自在、準確切換,才能充分利用空檔時間
  • 執行過程有很多當下需要的碎片資料、任務筆記要查詢,而且他們往往在不同分類中
  • 意外變動時有很多資訊、經驗要修正,最好能快速獲取不同需要的筆記

所以,我希望建立一個時間管理的入口,即使我的腦袋一片混亂,當我打開這個入口,就能聚焦在真正需要處理的專案上,快速開啟下一步行動,循序漸進的索引目標的全貌,並且幫助我快速切換到不同需要的下一個通道上:
  • 這個入口不混亂,單一而聚焦,我知道自己從這裡進去,不會不小心走上歧路,並且不需要我再花很多時間翻找。
  • 這個入口雖然單一,但可以輕鬆延伸到所有需要處理的行動、資料與經驗,可以找到並確保不遺漏關鍵。

今天這篇文章,我用自己目前最慣用的 Evernote 舉例,但熟悉 Notion 資料庫與 Block 運用的朋友一定也能同樣的幫自己打造出類似的首頁,而像是 Trello 或 Google 文件只要善用連結其實也能打造出類似的「時間管理入口」。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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留言

  1. 他有時候要到電子郵件確認一下為完成任務

    => 他有時候要到電子郵件確認一下未完成任務

    看到一個小錯字~~~

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