把 Notion 頁面轉成 wiki 模式，維護團隊知識庫、專案任務新方法

Notion 這幾月推出了不少新功能，首先是「 Notion AI 」幫我們快速進行筆記整理、內容改寫。接著「 Notion button 」提供了設計一鍵自動化流程的功能。而最近「 Notion wiki 」新功能推出，這個功能字面的意思是「把頁面（Page）轉換成 wiki（知識庫）模式」，看似簡單，卻可以讓你的知識庫和專案管理更具效率。

想像一下，我們團隊一起建立了一個產品行銷資料頁面，頁面中的「子頁面」有各種市場分析報告、競品資料、產品規格、行銷策略案例等等。以前，這些子頁面就是某種樹狀大綱清單的形式。但是現在，如果把這個頁面轉換成「 wiki 模式」，就可以更方便指派由業務去管理市場分析、開發者去管理產品規格、行銷人員去管理行銷策略案例，並且設定市場分析報告要每個月更新確認一次，或是產品規格要經由專案經理驗證。

又或者，團隊正在一起進行一個專案，在 Notion 的專案頁面中已經用「子頁面」列出每一個階段的任務。以前，這些子頁面就是某種樹狀大綱清單而已。但是現在，如果把這個頁面轉換成「 wiki 模式」，可以同時兼顧頁面的流程、資料庫的彈性，讓每一個任務有明確負責人、有確認日期、有標籤分類，更方便過濾與搜尋需要的任務。

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例如下圖這個範例，原本只是一個單純樹狀大綱的資料管理頁面。

一旦轉換到下圖的「 wiki 模式」，前面的子頁面清單增加了用 Database 資料庫管理的模式，可以指派每一個項目的維護者，可以設定每個項目的驗證日期，可以用資料庫的 property 設定各種標籤。

於是這些子頁面也變得更能有彈性的管理：

• 讓「 Page 」中的下一層頁面，轉換成可以像是資料庫一樣管理
• 也可以隨時轉換回來
• 可以分配每個下一層頁面的負責人
• 可以設定每個下一層頁面是否驗證完成？有沒有過期時間？
• 也可以像是資料庫那樣新增標籤
• 可以鎖住 wiki （避免不小心修改）

無論你之前使用 Notion 來進行團隊或個人知識庫的管理（wiki），還是進行專案任務管理（project），如果你曾經煩惱過 Page（頁面）比較能清楚列出流程，但 Database （資料庫）又能更方便分派人員、時間、狀態，而不知道要用什麼好？

上述這些需求與問題，或許「 Notion wiki 」新功能，把頁面（Page）轉換成 wiki（知識庫）模式，就能帶來一些解答。

要開始試試看這個功能，只要來到某一個專案頁面，在右上方的「...」選單中，開啟「 Turn into wiki 」模式即可。

不用擔心試錯，因為如果不想要這個模式，可以隨時切換回原本單純的頁面功能。

切換到 wiki 模式後，可以看到頁面上方多出兩個功能：

• 切換不同的資料檢視方式
• 可以讓所有下一層子頁面，變成資料庫檢視方式（參考：Notion 資料庫管理圖解教學）
• 搜尋按鈕
• 可以用關鍵字快速搜尋這個頁面中所有的下一層頁面文件。

例如我切換到「Page I own 」的預設檢視模式，就會用資料庫的方式，列出由我負責管理的子頁面（可能是知識庫中的資料維護，或是專案中的負責任務）。

當進入 wiki 模式後，每一個子頁面也擁有了類似 property 的屬性設定功能，並且提供了一些預設的屬性：

• 誰負責維護這個子頁面
• 頁面資料是否已經驗證過？或是何時會驗證過期？
• 例如有些資料需要一定時間後更新
• Tag 狀態
• 例如這個子頁面是否完成？或者是否上架？還是正在維護中等等。
• 我們可以自己添加新的 property ，就跟資料庫的管理一樣。

既然這些屬性其實也很像我們原本在 Database 資料庫中可以做的設定，那麼 wiki 模式的特殊性是什麼呢？

關鍵在於，他是以「頁面（Page）」出發，專案團隊成員、可以查看知識庫的人進來時，優先看到的是類似下圖的大綱、流程，這是屬於「便於查看」的需求，也更適合像是 wiki 、專案那樣要有明確流程架構的需求。

但是，這樣的流程架構背後，需要「維護管理」，這時候就可以切換到資料庫模式，快速查看每一個頁面的維護狀態，或是找到自己負責的頁面。

如果你需要多人一起維護團隊的知識庫，或是一起進行一個專案，不妨試試看現在這個新的 wiki 模式，兼顧專案流程的明確，也有管理任務狀態的彈性。

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