把 Notion 頁面轉成 wiki 模式,維護團隊知識庫、專案任務新方法



Notion 這幾月推出了不少新功能,首先是「 Notion AI 」幫我們快速進行筆記整理、內容改寫。接著「 Notion button 」提供了設計一鍵自動化流程的功能。而最近「 Notion wiki 」新功能推出,這個功能字面的意思是「把頁面(Page)轉換成 wiki(知識庫)模式」,看似簡單,卻可以讓你的知識庫和專案管理更具效率。

想像一下,我們團隊一起建立了一個產品行銷資料頁面,頁面中的「子頁面」有各種市場分析報告、競品資料、產品規格、行銷策略案例等等。以前,這些子頁面就是某種樹狀大綱清單的形式。但是現在,如果把這個頁面轉換成「 wiki 模式」,就可以更方便指派由業務去管理市場分析、開發者去管理產品規格、行銷人員去管理行銷策略案例,並且設定市場分析報告要每個月更新確認一次,或是產品規格要經由專案經理驗證

又或者,團隊正在一起進行一個專案,在 Notion 的專案頁面中已經用「子頁面」列出每一個階段的任務。以前,這些子頁面就是某種樹狀大綱清單而已。但是現在,如果把這個頁面轉換成「 wiki 模式」,可以同時兼顧頁面的流程、資料庫的彈性,讓每一個任務有明確負責人、有確認日期、有標籤分類,更方便過濾與搜尋需要的任務。




例如下圖這個範例,原本只是一個單純樹狀大綱的資料管理頁面。


一旦轉換到下圖的「 wiki 模式」,前面的子頁面清單增加了用 Database 資料庫管理的模式,可以指派每一個項目的維護者,可以設定每個項目的驗證日期,可以用資料庫的 property 設定各種標籤。

於是這些子頁面也變得更能有彈性的管理:

  • 讓「 Page 」中的下一層頁面,轉換成可以像是資料庫一樣管理
    • 也可以隨時轉換回來
  • 可以分配每個下一層頁面的負責人
  • 可以設定每個下一層頁面是否驗證完成?有沒有過期時間?
  • 也可以像是資料庫那樣新增標籤
  • 可以鎖住 wiki (避免不小心修改)





無論你之前使用 Notion 來進行團隊或個人知識庫的管理(wiki),還是進行專案任務管理(project),如果你曾經煩惱過 Page(頁面)比較能清楚列出流程,但 Database (資料庫)又能更方便分派人員、時間、狀態,而不知道要用什麼好?

上述這些需求與問題,或許「 Notion wiki 」新功能,把頁面(Page)轉換成 wiki(知識庫)模式,就能帶來一些解答




要開始試試看這個功能,只要來到某一個專案頁面,在右上方的「...」選單中,開啟「 Turn into wiki 」模式即可。

不用擔心試錯,因為如果不想要這個模式,可以隨時切換回原本單純的頁面功能。




切換到 wiki 模式後,可以看到頁面上方多出兩個功能:

  • 切換不同的資料檢視方式
  • 搜尋按鈕
    • 可以用關鍵字快速搜尋這個頁面中所有的下一層頁面文件。




例如我切換到「Page I own 」的預設檢視模式,就會用資料庫的方式,列出由我負責管理的子頁面(可能是知識庫中的資料維護,或是專案中的負責任務)。




當進入 wiki 模式後,每一個子頁面也擁有了類似 property 的屬性設定功能,並且提供了一些預設的屬性:

  • 誰負責維護這個子頁面
  • 頁面資料是否已經驗證過?或是何時會驗證過期?
    • 例如有些資料需要一定時間後更新
  • Tag 狀態
    • 例如這個子頁面是否完成?或者是否上架?還是正在維護中等等。
  • 我們可以自己添加新的 property ,就跟資料庫的管理一樣。




既然這些屬性其實也很像我們原本在 Database 資料庫中可以做的設定,那麼 wiki 模式的特殊性是什麼呢?

關鍵在於,他是以「頁面(Page)」出發,專案團隊成員、可以查看知識庫的人進來時,優先看到的是類似下圖的大綱、流程,這是屬於「便於查看」的需求,也更適合像是 wiki 、專案那樣要有明確流程架構的需求。




但是,這樣的流程架構背後,需要「維護管理」,這時候就可以切換到資料庫模式,快速查看每一個頁面的維護狀態,或是找到自己負責的頁面。




如果你需要多人一起維護團隊的知識庫,或是一起進行一個專案,不妨試試看現在這個新的 wiki 模式,兼顧專案流程的明確,也有管理任務狀態的彈性。

對 Notion 有興趣的朋友還可進一步參考:


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  1. 回覆
    1. Wiki 通常用於創建知識庫、共享資料和實現團隊協作。它的特點是易於使用、實時更新和互動性強。允許多人共同創建、編輯和組織網頁內容。

      最著名的 Wiki 網站是維基百科(Wikipedia),提供了大量免費的百科全書式資訊。

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