電腦玩物

這篇文章分享我這幾天對最新推出的 GPT-5.4 模型的一個工作流程實測案例，聚焦在幫助我們把一堆資料、數據、文件，變成「Excel 試算表＋PPT 簡報＋Word 講義」，且能產出正確、美觀、支援中文的 Office 文件檔案 ，看看 ChatGPT 5.4 Thinking 模型現在處理 Office 文件已經可以達到「更能滿足真實工作需求」的效果與品質。

之前寫了這篇另類應用：「 把文章論文轉電子書，用 Google Play 圖書免費聽朗讀與筆記 」，本來想說介紹一個我自己偶爾會用的特殊方法，沒想到還獲得不少的迴響，有些朋友覺得這個簡單方法也頗為實用。而其中也有朋友問到一個問題： 「把論文、文章轉成電子書後，如何可以獲得像是正式電子書那樣的目錄快速跳轉功能？」 其實說穿了很簡單， 就是要用到 Word、 Google 文件一個非常非常基本的功能：「樣式標題」 ，也就是大中小層級的預設標題功能。

Windows 系統和 Office 軟體內建「聽寫」功能，已經有好一陣子。最近我仔細研究，發現其實有一些眉角，其中尤其是「 Word 網頁版」，已經成為一個很好用的中文語音聽寫工具。 仔細查詢網路上的相關文章與教學，也發現資料不多，所以決定寫一篇文章，跟讀者們分享。

最近微軟的 Office 手機版 App ，正式推出了一個「把所有辦公室功能整合在一起」的新版本。 其中最大的改變，就是以後在手機上編輯 Word、 Excel、 PowerPoint 檔案，不需要安裝三種 App ，只要安裝一個 Office App 即可。 這是一個更有效率的改變。

前一個月有許多新聞提到 Google 雲端硬碟可以透過「安裝 Google 文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」，線上直接編輯 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint 。 不過，這其實是一個「不正確」的過時消息。 因為這個擴充外掛在 2014 年就已經推出了，那時候 Google 雲端硬碟本來就可以線上直接編輯 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint ，我在當時的電腦玩物也有寫過介紹：「 誰都能隨時編輯 Office 了！就用 Google 文件簡報試算表 」（這是 2014 年推出的功能）。 那麼，為什麼前一個月會有這麼多類似消息出現呢？

好幾年前開始，我主要的文書作業平台就是以 Google 文件、簡報、試算表為主，協同合作、分享、純線上工具的特點，符合我工作上的便利需求。不過在這樣的工作過程中，還是難免會遇到對方希望我提供給他 Office 檔案的時候，當然， Google 文件、簡報、試算表，都可以另外下載成相應的 Word、 PowerPoint、 Excel 格式。

我要提供一些訂購單給客戶填寫，訂購單上有些內容是我這邊填寫好的，客戶只要修改其中一小部分欄位即可，但如果整份文件給客戶，很可能客戶一不小心填錯了地方，這時候有沒有辦法在文件中「 主動提醒和限制 」客戶應該填寫和不應該填寫的欄位？ 或者有一份備忘錄要讓合作者查看，請他在其中有爭議或有需要之處填上自己的意見，但又不希望他改動到備忘錄其他地方，有沒有辦法在合約中「 加上密碼限制 」，只允許對方修改部分地方，若要修改其他地方必須知道密碼的人才能解鎖？ 這時候假如使用微軟的 Office 文書工具，那麼在 Word 和 Excel 中，都有很簡單的功能可以「限制編輯區域」、「加上密碼保護」，這樣一來無論是訂購表單、合約文件，都能安全地傳遞給客戶查看，並且避免他們改錯地方。

你有沒有在文書工作上遇到下面這種麻煩： 要一次製作數十張包裹寄送名條（或者製作會議活動上不同參加者標籤、製作不同客戶收據報告、製作大量客製化的不同通知信），不斷複製貼上收件人、頭銜、地址、電話等不同資料，花掉許多時間，而且又很怕複製貼上時出錯。 這時候，我們已經有客戶通訊名單的資料庫，只是要把每一個不同客戶的資料，客製化成不同的名條、郵件、標籤、通知文件等內容，那麼最便利的文書工作技巧 不是自己複製貼上 ，而是： 利用「 合併列印 」功能讓他們「自動」客製化成我需要的文書格式。 在微軟 Office 的 Word 中，長久以來就內建了這個「合併列印」功能，非常的強大好用，幫助我們「 節省重複文書工作的時間 」，又能「 增加做這些瑣事的正確率 」，是文書工作者一定要學會的功能。

我在之前的「 Google 雲端辦公室課程 」中講到 Google 文件協同合作案例時，我都會提醒大家可以搭配使用 Google 文件上的「建議操作」功能，讓多人編輯同一份報告、文章時更加條理分明，修改更有效率。而這並非 Google 文件獨創功能，事實上這是來自於 Word 上優秀的文書編輯老傳統：「 Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs！論文改稿必備 」。 但是我也發現，有很多原本使用 Word 進行文書處理的朋友，不一定有發現裡面藏了一個叫做「追蹤修訂」的好功能，因此決定寫一篇文章來介紹一下。 Word 的「追蹤修訂」主要用在這樣的情境：老師要幫學生批改報告、論文時；要在同事或客戶的文件上提供修改建議時；自己要幫自己寫的文章做修改潤飾時。這些時候，如果希望能夠有一個方法可以「不直接改動原稿的進行修改，事後可以隨時比對、確認、取消修改」，那麼就可以用上 Word 的追蹤修訂（或是 Google 文件的建議操作 ）。

我在文書工作中常常要在不同文件剪貼很多資料，當遇到兩份文件的格式不同時，就會希望利用「純文字貼上」的方法，讓文件的格式不會錯亂，讓貼上的文字符合目前文件的格式設定。 幾個我最常遇到的情況是：要從網頁剪貼資料到 Evernote 筆記、要從 Evernote 筆記剪貼資料到 Blogger 編輯欄位、要剪貼文字內容到 簡報 ，這些時候為了不跑版，都可以利用「純文字貼上」。 「純文字貼上」除了先把有格式的內容，貼到一個 純文字編輯軟體 中（例如 Windows 的記事本），然後再重新複製純文字到其他地方貼上外。也可以利用 Windows 和 Mac 中許多軟體都有支援的「 純文字貼上快捷鍵 」。

如果偶爾工作遇到要幫照片去背，自己又不太熟悉 Photoshop 等 專業修圖軟體 操作，這時候可以使用一些「自動圖片去背」工具，例如我之前介紹過的：「 照片線上去背神器 Background Burner 免費快速全自動 」。 但若是剛好你的公司電腦 有安裝 Word 2010 或 PowerPoint 2010 以上版本，那麼你其實已經擁有了一個更強大快速、品質更好的自動照片去背工具 ！千萬不要忽略他，值得好好利用。 我自己實際測試用 Word 來進行照片去背，速度快反應即時，而且也懂得「自動」偵測並去除多餘背景，還有手動微調的空間，更棒的是完成去背圖後，可以匯出原始解析度的高品質 PNG 圖檔。 今天這篇文章，就讓我來筆記操作流程，提供還不知道的朋友參考。 2016/9/15 最新教學： 五款最輕鬆圖片去背軟體，修圖苦手也會用的全自動照片去背 2017/7/8 新增「直接下載去背好的圖庫」 ： Pngimg 免費下載28000張去背圖檔，做簡報免花時間自己去背 2017/8 新增 ： 用小畫家 3D 自動去背圖片， Windows 10 完整去背步驟教學