解決規劃任務還是停滯不前的防彈筆記新策略:記錄驅動目標法則



最近在一個企業的培訓課程中,有位朋友問到:寫了那麼多筆記,做了那麼多計畫拆解,卻也無法確保每一個目標筆記都能夠馬上推進,這要怎麼辦呢?

我當下提供了另外一種思考觀點:確實,我們就算開始寫下目標筆記,開始收集一個專案的資料,也不能代表這個專案 100% 就是要這樣做,更無法保證我們一定馬上就能推進這個專案。但是,即使如此,我們做這樣的防彈筆記整理還是有一個很重大的意義。

這個重大意義是,等到有一天我們真的需要推進這個專案、任務,或者等到有一天我們有機會和動力真的推進這個目標的時候:

筆記上的資料整理,可以幫助我們隨時處在一個「需要開始時真的可以馬上開始」的「準備好」的狀態

 




如果沒有保持這樣準備好的狀態,等到專案任務真的必須開始做,卻早就遺失了之前許多零零碎碎的想法。等到有機會想要開始推進某個目標,卻發現之前沒有任何累積,讓自己不知道應該如何開始。那麼,我們會因為必須要做卻無法立刻去做,而更加焦慮。我們會因為沒有累積而無法馬上開始,錯失了出現的機會。

當然如果我們透過拆解目標筆記而強化了執行的動力,那更棒。但就算一時之間沒辦法這麼美好,只要開始記錄累積目標筆記,就是在幫自己建立隨時準備好開始做的狀態。(延伸閱讀:2023 用這三種思維開始寫目標筆記,不怕訂錯計畫也不怕沒動力



2024/3/15 更新,想要更健康時間管理的朋友,可和這篇文章對照閱讀5 條「這時候,不要做」清單打破低效循環,提醒無意識行動模式

2024/2/5 更新,拍攝了一段影片,介紹防彈筆記的 PAA 方法,歡迎參考:




2024/3/8 新增「如何開始撰寫 10 年累積型筆記」的影片解說版本






用「記錄驅動」,取代「規劃想像」

當我在課程或書籍中展示自己的專案、任務筆記成果時,很多朋友常常會很訝異筆記中的行動細節、完整的資料,以及對一個目標深入的反思拆解。於是就會有朋友問:「這要花多少時間規劃並寫出這樣的筆記?」

我的回答常常和大家的想像相反,我總說:

「其實我從來沒有額外花時間去設計筆記、規劃筆記,甚至我都沒有做過那種找一天靜下心來好好規劃某一個年度目標的事情。」

但是,那我那些看起來鉅細靡遺,似乎有詳細規劃的筆記怎麼來的呢?

真的很簡單,我就是一邊做,一邊記錄,如此而已。




當我要開始一個專案,例如很多朋友看到之後都很喜歡的一則「親子溝通合作」的目標筆記,我其實不是刻意花時間去做什麼溝通計畫、目標拆解。相對的,我是在意識到有這樣的問題時,開始動手把自己真的和孩子溝通時發生的真實情況寫下來,事後有什麼想法時寫下來,看到什麼文章產生可以怎麼行動的念頭時寫下來




我並沒有第一時間就要寫出完美計畫,或是要馬上想像出一個親子溝通目標。但是我開始「記錄」,就代表我重視這件事情。

所以我在每一次有發生相關事件、相關訊息時,我就記錄下來,記到聚焦的親子溝通專案筆記中。

  1. 而很自然的,我每一次補充新訊息時,會不會看到之前的紀錄呢?當然會。
  2. 那麼,當我看到之前的紀錄時,我會不會跟新訊息產生一些對話跟反思呢?當然也會。
  3. 接著,這些過去的問題、發生的經驗,跟當下的新想法,會不會因為彼此融合,開始出現一些可能有效的做法呢?我認為也會。

於是,在這樣動態記錄、修正的過程中,我開始意識到原來溝通有這麼多面向,我開始記得並認識孩子的各種不同心情與需求,我也開始實驗各種可能有效、可能無效的溝通合作方式。而當這些都透過紀錄,累積到這則專案筆記,一段時間後,看起來的結果就好像有充分規劃一樣。

然後,或許遇到一個機會,例如在某一個階段,老婆與我打算讓孩子開始自己在房間睡覺,養成獨立自主的生活習慣。那時候,我們打開這則紀錄驅動的親子溝通筆記,回憶起孩子之前遇到的各種問題與想法,回憶起我們累積而不一定開始做的可能溝通技巧,我們利用孩子新的生活契機,開始去嘗試之前想解決而還沒解決的問題,而這時候,筆記已經幫我們作好準備

看起來好像很不積極?還要等到有機會出現時才做?當然,積極很好。不過,起碼我們不要在每一次遇到不同問題時都重蹈覆轍,前一個階段累積的失敗經驗,不要到了下一個階段卻因為不記得而讓不好的事情再來一次。





寫記錄的防彈筆記,而不一定是寫規劃的攻擊筆記

就像去年我撰寫的《防彈筆記法》這本書,為什麼刻意不用攻擊般的子彈筆記概念,那不是更有吸引力嗎?

其實就是因為我自己的多年實踐中,發現有時候「想像的攻擊」,往往能寫出漂亮的規劃筆記,但真的執行時反而各種阻礙,於是筆記就變成只是一種規劃的紀念。

所以或許我們可以換個思維,先從記錄的防彈開始,就算沒有馬上開始做,但保護自己的想法、資訊、經驗、問題,等到有一天真的需要反擊時,這些東西已經準備好在每一則專案、任務筆記中,我們不會忘記過去錯誤經驗,也不會忘記曾經想過可以嘗試的想法,以及需要的輔助資料,讓我們可以馬上開始做。

  • 由記錄驅動,而非僅僅規劃:
    • 防彈筆記方法不是用「想像」來規劃或確定目標,而是強調在實際活動中記錄和反思。鼓勵記錄所有相關的思考、情感、問題和可能的解決方案,並視它們為能夠推動未來目標真正實現的資源。
  • 動態修正的筆記:
    • 很多人會覺得筆記是規劃好,然後就不要變動,照著規畫執行,但現實中這樣的可能性幾乎不存在。而硬要規劃好就不變動,只會讓筆記只是變成一開始的想像,最後放著無法使用。
    • 所以防彈筆記法強調在實踐過程中,透過持續記錄、回顧和調整,讓每一則專案、任務筆記都不斷修正,這種筆記讓我們更好地理解和適應變化,並由此發現更好的行動模式或解決策略。
  • 隨時建立準備好的狀態:
    • 透過防彈筆記,我們可以隨時保持對任務的準備,當有機會或動力推進某個目標時,我們可以快速掌握並開始這個任務。
  • 延伸教學:從混亂資料到有序任務, 5 步驟輕鬆寫好防彈筆記,應對繁瑣變動

在另外一次課程中,有學員課後跟我分享,課程中我展示的各種筆記範例裡,他最被觸動的點,就是我為孩子寫下的許多筆記。這些筆記日積月累之下,除了記錄了許多回憶,也留下了許多可以和孩子一起創造的事。這些筆記幫助我在親子相處的空檔,能充分利用時間,創造有趣的事件,進行有價值的任務。

對此,我也真誠的回應,這樣的結果往往不是規劃出來的,而是記錄出來的。

一開始,其實我真的不知道如何創造我和孩子都喜歡的親子相處模式。在這個過程中我也試過非常多的方法(而且大多無效),也遇到了很多當下無法解決的問題。但是,我並不是從規劃的角度出發,而是選擇從記錄的角度著手。有問題就寫下來,有想法就寫下來,想試試看什麼行動就寫下來,讀了什麼書有心得也寫下來。

我用記錄取代規劃,打造了親子的防彈筆記,雖然是記錄但不是簡單雜亂的日記,而是透過目標導向的結構,積累了可能的問題解決方法和行動帶來的新經驗。我不斷地回顧、嘗試和修正這些筆記,在過程中找到了更好的行動模式。由於這樣的累積,某些任務在有空檔處理時,累積的資料可以幫助我立即開始這個任務。

這就是防彈筆記的好處,它能夠幫助我隨時準備開始任務。





實踐「記錄驅動目標」的筆記步驟:

如果你也想要開始這樣的「記錄驅動」、「動態調整」筆記策略,下面是可以試試看的具體執行步驟:

  • 如何開始:
    • 準備適合自己「隨時記錄」的筆記工具,例如我希望在通勤路上、辦公室、家裡都能隨時記錄,所以優先選擇雲端、跨平台的數位筆記工具(但如果你可以隨時拿著紙本筆記記錄,也無不可)。
    • 以「專案」、「任務」設定筆記單位,不是要規劃專案、任務,而是記錄時,根據是在解決哪個專案、任務的問題來記錄,最後記錄的結果才會是解決專案、任務的結果。
  • 撰寫技巧:
    • 記錄過程:在進行任何活動或任務時,及時記下關鍵訊息。
    • 動態修正:分析與思考發生在每一次記下新內容,看到舊內容的過程中,產生的微調,每一次微調的累積,就在動態的把筆記變成更有效的專案、任務。
  • 注意事項:
    • 不必完美:不必追求筆記的完美,主要是捕捉關鍵的想法和訊息。
    • 保持更新:筆記是要修正的,出現新資料時隨時調整,而非一次規劃好。


就如同我曾經在這篇文章中分享的:「每天新增30則筆記?還是更新30則筆記?兩步驟建立穩定筆記系統」,透過每日持續的修改,原有的筆記才能漸漸產生系統性的執行結構、觀點想法。而有愈多持續更新的筆記,代表我在工作、生活、學習中有更多目標化的實踐與實驗

如果你寫下目標筆記後,任務依然停滯不前,那麼,或許試試看這篇文章分享的筆記策略,用記錄取代規劃,用記錄驅動目標吧!



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:解決規劃任務還是停滯不前的防彈筆記新策略:記錄驅動目標法則



留言

  1. 站長你好,最近我有一件事有點掙扎,就是每天想要維持的習慣很多,有健康上的,有家庭上的,有學習上的,結果總是花時間在維持習慣上,導致專案/任務推進不了,想請教一下你有什麼見解!謝謝。

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    1. 你不一定要將專案任務和習慣區分開來,老實說,專案和任務實際上也都是在指同一件事,這三種其實都是「行動」

      你可以為你想要行動的主題撰寫任務筆記,在上面拆解你的行動流程,比如你想要每天冥想,你可以撰寫一則有關冥想的任務筆記,內容可能是每天早晚各自冥想 7 分鐘等等

      一旦你開始遇到一天當中的任務太多,導致顧此失彼(也就是你遇到的情況)的話,你只要找到你的行動流程當中出問題的點,微調你的行動流程即可,好比某個習慣是否執行太久?你真的需要執行這個習慣嗎?有沒有更加節省時間的方案?在解決這個問題的過程中,反覆更新你的任務筆記,直到你能做好

      舉個例子,當我開始規劃我的運動筆記的時候,因為我太想找到所謂「完美」的訓練計畫,但卻一直找不到,導致陷入拖延很久沒有運動,後來我改變思想,想說重要的不是在一開始訂出完美的訓練計畫,而是每天維持運動,於是我先使用我可以做的訓練計畫,並在實踐此計畫的過程中不斷調整(例如今天訓練完後,覺得哪些部位的肌肉感覺不夠,於是更換此部位的動作),這就是 Esor 老師所說「筆記應該隨著執行過程反覆更新」的道理

      之後,一旦你的任務筆記開始多起來,你可能會覺得一天當中的行動被各自分散在不同筆記中,讓你感到無法判斷優先次序或者怕忘記的話,你可以建立一個每日清單,在該清單上將一天分成「隨時、早上、下午、晚上」,然後將各任務筆記的連結安插到不同時段下,比如最上面說的冥想筆記的連結可以放在早上和晚上(我自己的做法是這樣,你也可以根據你的需求採取其他做法,或事你認為就把行動放在不同任務筆記上就好的話也可),需要補充的是,這個每日清單也是隨著實際情況反覆更新的

      雖然我打一大串看起來很複雜,但這些要做起來真的非常簡單直覺,跟花大量時間在 Notion 上建什麼很複雜的資料庫,執行時還要不斷調整資料庫檢視比起來,這樣做真的沒什麼摩擦,也不需要花多少時間(因為,你在一開始想出很簡單的計畫也不用幾秒鐘,後續只要不斷針對執行上出的問題改變做法即可,也不需要花什麼時間思考很複雜的計畫)

      個人的拙見,希望能帶給你一點小小的啟發!

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  2. 上面有幾張圖的意像挺不錯,像是親子相處那一張, 是用AI工具畫的嗎, 是否可以推薦一下?

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  3. 幾年沒有追更, ADHD的我突然又想讓自己進步, 想把資料收集整理體會以後再分拆為to-do-list, 又想起了最初是因為您學了一陣子的EVERNOTE應用. 然後最新的一篇就是這篇. 百感交集. 除了謝謝末想到該說什麼.

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