活用 Notion Status 設計輕鬆追蹤進度、勾選確認的專案待辦清單



在 Notion 中可以透過許多資料庫檢視設計,打造出屬於自己的工作管理系統,無論是單純的數據庫,或是專案進度的看板,還是工作的行事曆,都可以在一個資料庫中自由變化,這也是許多朋友喜歡使用 Notion 的原因之一。

而最近 Notion 推出了一個新的資料庫屬性(Property)叫做「Status(狀態)」,乍看之下就是幫助我們把任務頁面加上「任務進行狀態」,例如準備執行、進行中、已完成等等。(延伸閱讀:Notion 資料庫管理圖解教學,活用連結分頁節省時間掌控大量專案

不過這不是以前的「 Multi-Select 」的標籤功能就可以製作嗎?特別多出一了「Status(狀態)」,難道是有什麼跟進度管理相關的新能力嗎?確實有的,好好設計「Status(狀態)」,可以製作出一個「根據進度分組」、「快速打勾確認」的待辦清單式專案管理頁面。(延伸參考:有效養成健康生活習慣的一則 Evernote Notion 覆盤筆記範本下載

這篇文章用圖解教學,一步一步分享如何活用「Status(狀態)」,幫助我們設計出可以輕鬆追蹤進度、勾選確認完成的專案待辦清單。




利用 Notion Status 建立任務進度、行動情境提醒

首先,我們可以在 Notion 資料庫中建立一種新的屬性(Property),將 Type 選擇為「Status(狀態)」。

「Status(狀態)」會預設分成三層狀態,並且有些預設的情境:
  • To-do
  • In Progress
  • Complete
這三層狀態無法改變,就是要用來追蹤任務的進度。




但是我們可以在每種進度狀態底下,利用「+」新增多個實際行動情境。我們可以為自己需要的行動情境命名,設定顏色,並且可以把某一個子進度(情境)設定為預設。

於是我可以建立這樣的進度、情境架構:
  • 準備進行(To-do)
    • 利用空檔時間做
    • 緊急要趕快做
  • 正在進行(In Progress)
    • 但還需要追蹤回饋
  • 處理完成( Complete )
    • 處理完成
    • 或者還需要驗收
關於如何設計行動情境的方法,歡迎參考這篇文章:「如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用」。




透過 Status 進行資料庫檢視分類

接著,我們可以利用資料庫檢視的設計,讓任務根據「Status(狀態)」分類。

利用我設計一個「 Board 」檢視的資料庫,然後利用「Status(狀態)」進行「 Group 」分類,這樣就可以建立一個根據進度分類的看板。





但是到這邊,你可能覺得跟之前的「 Multi-Select 」的標籤功能還是很像?

所以接下來,才是「Status(狀態)」特殊之處。





設計成專案待辦清單模式

在「Status(狀態)」屬性設定中,我們可以把他的「 Show as 」檢視方式,從「 Select 」切換成「 Checkbox 」。




一旦我們這樣做,哪麼在資料庫中顯示這個欄位時,會變成一個待辦清單的勾選方格,我們可以把欄位移動到前面,變成像是待辦清單一樣。




如果我在某一個 To-do 的狀態上勾選完成,那麼這個頁面就會直接切換到 Complete 的完成狀態。




這樣在分類資料庫中,可以變成更直覺的任務分組待辦清單,透過直接勾選把任務頁面的狀態從未進行切換到完成,也更容易管理不同進入的任務清單。

這或許是目前「Status(狀態)」屬性有別於之前其他數性的特殊用法,提供給大家參考。

有興趣的朋友可以延伸閱讀:


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留言

  1. 去看一下課程頁的大綱符號

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  2. 你要課程跑得動,你定價就不要這麼高
    不是說你不能訂那麼高,是你的開課平台還沒有累積舊有的老顧客
    你嘗試修改看看訂價多少報名可以動
    這是一個二選一的問題

    回覆刪除
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    1. 感謝您的提醒,我們最近也在討論這個問題^^

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