Notion 實踐子彈筆記術的模板教學,不是從子彈行動清單開始



讀者問我,之前談到了「 Notion 實踐 GTD 方法的流程」,要不要也聊聊看,用 Notion 實踐子彈筆記方法呢?

子彈筆記方法,就像原創者瑞德‧卡洛所說,每個人都可以有自己的理解與變形。今天這篇文章,就來聊聊我會如何在 Notion 上設計自己的子彈筆記系統吧!

當我讀過瑞德‧卡洛的《子彈思考整理術》後,所理解的子彈筆記方法核心架構為:

  • 「專案群組」:
    • 為工作、人生的不同目標,設計各自獨立的群組,用獨特但適合我自己的形式來管理。整理的過程,也能慢慢凝聚出真正的目標。
  • 「心理盤點清單」:
    • 隨時都在做過濾,過濾出最有價值的事,才值得排上每日行動清單。
  • 「年度目標、月誌、週誌、日誌」:
    • 由上而下,管理每天的行動與想法的同時,也能隨時看到更上層的目標
  • 「目錄連結」:
    • 專案群組、月誌日誌之間,應該互相連結,一方面每天的行動本來就應該跟目標連結,二方面實際操作上可以幫助我們快速索引。

下面,就會依據這樣的流程,提供如何在 Notion 設計子彈筆記術的實踐流程。

當然,也開放自己設計的 Notion 子彈筆記模板,讓大家可以同時對照或複製修改:「Esor 年度計畫-子彈筆記術實踐」。




第一步:設計專案群組


我自己在查詢網路上子彈筆記術的分享時,常常看到都是從「設計月誌日誌、每日行動清單」開始實踐,其實包含我自己 5 年前的一篇子彈筆記術文章也是這樣:「子彈筆記術(上) Bullet Journal 快狠準清單日記法教學」。

但現在的我不會這樣做。因為我目前理解的子彈筆記術核心,應該是在「專案群組」上。

如果我想運動,我應該設計一個「運動群組」(在紙本筆記中,就是把筆記本的某幾頁定義為運動群組)。在群組中,深入規劃運動這個目標,收集相關資料、拆解需要的任務等等。
當專案群組中展開有效的目標規劃,那麼:

「才知道什麼行動,應該排入接下來的每日子彈行動清單。」

而 Notion 的優點,正是可以為每一種不同類型專案,設計出不同版面(但不是為了好看,而是為了實用)的專案群組。

每一個專案,從一個 Notion 頁面開始規劃,接著利用 Notion 上的各種清單、表格、月曆、看板、插入內容功能,結合把所有專案資料統整的資料庫功能。設計出自己專案最適合的「專案群組」。

例如一個「從零開始用 Notion 快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記」(詳細設計功能,可參考教學文章),可以整理預算,可以安排行程表,可以確認旅行尚未完成的待辦清單。




例如一個烘焙料理學習目標:「用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學」(詳細設計功能,可參考教學文章),根據我的需要,建立食譜的整理資料庫、器材的整理資料庫、烘焙知識技法的整理資料庫,然後規劃出烘焙料理的現階段目標與待辦清單。

這樣一個「專案群組」,可以讓我快速看到接下來要練習的食譜,或是接下來要購買的器材,也能隨時整理自己研究出來的新技法,或是修正之前的食譜。

而這個料理的專案群組,和前面的旅遊專案群組,可以在 Notion 中展開完全不一樣的規劃方式。




又或者我要推進辦公室裡的工作專案,我就另外設計一個:「Notion 職場專案管理實例圖解教學:排程進度、整理資料方法」(詳細設計功能,可參考教學文章),在這個群組中特別強調進度流程的排序,讓我可以掌控工作專案上的大大小小任務。




又或者我現在需要準備一個大型考試,還是要求學。我就規畫一個:「快速上手 Notion 進階活用教學:學生如何整理上課筆記、規劃課表、準備考試,範例教學與下載」,把這個專案群組設計成學期課表,可以管理每一堂課的作業、考試與研究資料。

用各自適合的方式,把生活、工作上的每一個不同目標,建立起一個一個不同的「專案群組」,讓自己知道有什麼目標,目標下要做什麼事。

這是 Notion 子彈筆記術的第一步。






第二步:心理盤點清單與轉移


在《子彈思考整理術》這本書的一開始,就提到了一個心理盤點清單的方法:

需要一個「過濾機制」,把每天來來去去的各種事情做過濾,然後才知道真正值得採取行動的重要事情是什麼。

瑞德‧卡洛還提到了「轉移」的重要性,什麼是「轉移」?

  • 雖然,事情直接列上每日行動清單,然後拚命去做,不斷去追趕未完成的事情,似乎很直接。
  • 但如果可以每隔一段時間,好好檢視一下行動清單上未完成的,「轉移」到雜事區,或是歸入未來要做的專案群組中。
  • 或是每個禮拜,可以好好檢視一下專案群組中的目標,把其中可以推進的下一步行動,「轉移」到每日行動清單。
  • 這樣的「轉移」雖然需要花時間,不是自動化,但正是透過我們人的定期檢視,可以完成需要的「過濾」:過濾出真正值得採取的行動。

而我在 Notion 中規劃子彈筆記方法,也設計了這樣的轉移機制。

先有前面的「專案群組」,規劃出專屬這個專案的時程、任務,排好計畫。然後把專案中確認的任務,「轉移」到接下來的每日行動清單。

這樣轉移後的行動,才是真正的子彈行動,可以完成有價值的事情的行動。




每日子彈行動清單上,只有列上真正值得採取的行動,才有意義。要不然,也只是雜事清單。

在 Notion 中,倒不用真的畫一頁心理盤點清單,我們可以用兩種機制做出有效的心理盤點與過濾。

  • 首先,就是前面提到的「專案群組」。
  • 用專案目標的角度,先「歸檔」每天隨時出現的雜事、資料、任務。
  • 這就是一次過濾,讓資料與任務,歸檔到專案整理的位置上。避免只是散落在每日行動清單。




  • 接著,如果有些雜事真的是比較零散,我的意思是不跟前面的專案群組有關。
  • 那麼就另外建立一個「雜事箱」來收納。

這樣一來,在進入我們真正的每日行動清單之前,我們就先建立起有效的整理、過濾機制,避免那些其實不重要的事情的干擾。





第三步:年度計畫到日誌


來到通常我們第一時間會被吸引的每日子彈行動清單。

現在我們知道,每日行動清單,應該是從專案群組、雜事箱中過濾後的結果。





瑞德‧卡洛的《子彈思考整理術》,行動清單設計,其實是一個多層結構:

  • 專案群組
    • 年度計畫
      • 月計畫
        • 周計畫
          • 日誌(行動清單)

往下不斷過濾、聚焦:從整理「專案群組」開始,確認這個年度要推進的專案(年度計畫),也就可以確認這個月要推進的專案進度(月計畫),然後就過濾出這個禮拜要完成的專案任務(周計畫)。最後,才知道每一天的行動清單要擺上什麼行動(日誌、行動清單)。

往上層層相連,確保不偏離目標:確保我們在進行月計畫時,看到年度計畫。在進行周計畫時,看到月計畫。在進行每日行動清單時,看到這周計畫。

這樣的結構,建立起子彈筆記術中那個最簡單但重要的邏輯:

「我的每日行動清單,是在做那些真正重要的事情嗎?」




在紙本筆記中,瑞德‧卡洛不得不用很多的頁碼索引、目錄頁設計,來解決這種層層相連的問題。

但是換到數位工具上,例如 Notion ,這個結構就很好設計。

我建議「年度計畫、月計畫、周計畫、日誌」都可以設計在同一頁 Notion 頁面,即使是多個年度的內容都可以在同一頁上。

我會這樣設計。

先建立一個頁面,命名為「 Esor 年度計畫」(或任何可以讓你看出這就是你的總計畫表的名稱)。

接著利用 Notion 上的[ Toggle List (可縮合的階層清單)]功能,展開我的年計畫、月計畫清單。大概的結構如下:

  • 年計畫
    • 已完成(把已經完成的年份,縮合起來)
      • 2018
      • 2019
        • 2019年計畫
        • 2019月計畫
    • 2020
      • 年度計畫A
      • 年度計畫B
      • 年度計畫C
      • 已完成月份(把今年已經過去的月份,縮合起來)
      • 2020/5
        • 月任務A
        • 月任務B
      • 2020/6
        • 月任務A
        • 月任務B




因為 Notion 的[ Toggle List (可縮合的階層清單)]可以縮合,所以就把過去的、完成的都縮合起來。

這樣一來,在這個[ Esor 年度計畫]的頁面,可以很精簡的看到:

  • 2020年的年度計畫有哪些?(連結前面的專案群組)
  • 接下來 2020 年 5 月的當月重要任務有哪些?(連結前面的專案群組)

這邊最重要的邏輯就是,不是憑空亂列,或是隨意添加,而是先有前面第一步的[專案群組],從專案群組中,挑出已經過濾後真正有價值的事情。

利用 Notion 的連結功能[@頁面關鍵字],就可以建立連結,快速連到前面的專案、任務筆記。




有了最上層的計畫:年度計畫、月度計畫。並且隨時看到。

接著,我們就依此來開始建立每週、每日行動清單。

我會用 Notion 的[ Calendar - inline ]功能,在年度計畫下方,插入行事曆,當作每週每日行動清單。(詳細教學可參考:用 Notion 把筆記整理成像 Google 日曆、 Trello 看板與 Airtable 表格




以每週為單位建立一則當週行動清單筆記。




在當週行動清單筆記中,列出為了達成前面規劃好的月任務,那麼這個禮拜每一天,要採取哪些行動。當然,也要用[@]去跟相關任務筆記連結。




如果要在每日行動清單中,像子彈筆記一樣記錄行程、想法,也都不是問題。利用 Notion 的各種筆記格式、時間提醒功能,就能簡單做到。





結論:


以上,就是如果我要在 Notion 上實踐子彈筆記術,我會採用的方法。

核心的幾個原則是:

  • 先有「專案群組」,才知道目標是什麼?要做的重要事情什麼?
  • 從專案群組,「轉移」到年、月、日行動清單,才是真正做重要事情的行動清單。
  • 用「一頁目錄」,設計所有年度、月度、週行事曆。
  • 只要善用功能,就能簡單聚焦當下目標、當日行動。




當然,我自己的時間管理、子彈筆記系統,並非用 Notion 設計,而是用 Evernote 架構。如果你對「 Evernote 的子彈筆記、時間管理系統」有興趣,歡迎參考:


就像我常常說的,方法是可以互通的,無論要用 Evernote 還是 Notion ,建立好系統邏輯,任何工具都會對我們有所幫助。

別忘了,還有我設計的 Notion 子彈筆記模板,讓大家可以同時對照或複製修改:「Esor 年度計畫-子彈筆記術實踐」。

如果想要了解 Notion 的進階用法、操作,可以根據下面的邏輯來挑選你需要教學:




(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Notion 實踐子彈筆記術的模板教學,不是從子彈行動清單開始

留言

  1. 冒昧請問一下
    "從專案群組,「轉移」到年、月、日行動清單,才是真正做重要事情的行動清單。"
    其中所謂的移轉是指手動複製任務嗎?還是視以資料庫連結的方式?

    回覆刪除
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    1. 我設計的方式是利用 @ 的記事連結:

      利用 Notion 的連結功能[@頁面關鍵字],就可以建立連結,快速連到前面的專案、任務筆記。

      刪除
  2. 您好,請問一下在『每個專案的頁面』裡面如果有設定日期,但是這些日期都是存在在專案的頁面裡,這樣如果要把它移轉到『日行事曆』的時候,我是不是還要回去看一下專案裡的每週每日規劃,才能知道說我要移轉誰到星期幾?然後要在手動製作連結到對應的代辦專案,這樣是不是重複作業了兩次呢? 比方a課程已經設定在週三,那我每週在設定每週計畫,要在回去專案看周幾是要上什麼課,然後再把它連結進來嗎?或是之前有設定的專案完成日截止日,我也是需要進去該專案查看,確定後,在把當週要做的事連結到每週清單嗎?

    謝謝,問題有點小雜碎> <

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