Google 文件6個高效新功能,待辦清單還能插入番茄鐘與計算工時



現代的文件,不只是完成文書的功能,文件也可以是專案流程的管理,文件也可以是多人討論的管道。Google 文件作為一個很多人常用的文件協作工具,近期推出了 6 個可以提升上述工作效率的新功能,不只節省文書時間,還能做更多樣化的任務管理,甚至還能提升工作專注度!

首先,Google 文件(Google Workspace 商業版)加入了「碼錶和計時器」功能,我們可以利用來執行番茄鐘工作法,幫助自己處理文件時保持專注,還能有效記錄每項工作所需的時間。

此外,Google 文件(Google Workspace 商業版)新推出的「變數」功能允許一次修改多個對應欄位,自動套用像是客戶資料、專案名稱,極大地簡化了如發票、合約、郵件範本等工作的處理過程。

不僅如此,「自訂構成元素」(範本)功能(Google Workspace 商業版),讓我們能在不同的文件中插入相同的範本,例如隨時插入一個預設的、常用的任務企畫表格,進一步提升工作效率。如果正準備舉行一個會議或活動,還有「日曆活動草稿」功能(Google Workspace 商業版)可以在文件中創建和協作行事曆邀請,並直接與 Google 日曆同步。

最後,基本文書功能上,「大綱縮合」功能(個人帳號即可)允許快速收合整段內容,使文件更加簡潔和易於導航。對於程式開發人員而言,新加入的「程式碼區塊」功能則提供了插入和自動格式化不同類型的程式碼的便利性。

這些新功能不僅有助於提升工作效率,還能讓工作的任務管理更加順暢與專注。接下來,讓我深入示範每個功能的細節和操作教學,看看如何充分利用 Google 文件的這些強大工具,提升我們的工作體驗!




碼錶、計時器功能教學:讓工作更加專注

當你需要專注完成任務時,Google 文件的計時器功能非常有用。首先,打開 Google 文件並在「插入」-「智慧型方塊」選單中找到「計時器」選項。

我們可以設定一個25分鐘的倒數計時,就是一個被稱為"番茄鐘工作法"的簡易時間管理小工具。當計時器開始後,全神貫注地完成工作,直到時間結束。




此外,我們還可以使用「碼錶」來記錄完成每個工作所需的時間。只需在待辦事項旁邊打開「碼錶」,接著開始推進這項工作,並在完成任務時停止「碼錶」,那麼就可以逐步記錄下完成每一個待辦事項的時間。

這個功能還允許你隨時暫停和重新開始計算工作時間。





變數設計功能教學:一次修改多個對應欄位

Google 文件的變數功能可讓更高效率地處理文件中的重複內容,如發票、合約、郵件中的重複客戶名稱等欄位。

這邊我以撰寫一個郵件草稿為例,首先,在文件中選擇插入變數的位置。然後,透過「插入」-「智慧型方塊」選項,選擇「變數」。




在郵件範本中插入多個變數欄位,例如「客戶名稱」、「課程主題」等等。




一旦變數建立,我們就可以在文件中的某個欄位直接填寫新內容,這些內容將自動應用於所有相應的其他變數欄位,一次修改所有相同變數的欄位。

當要處理新的文件,我們只需要複製此文件,並更新變數內容即可。





自訂構成元素功能教學:不同文件插入相同範本

現在我們可以在 Google 文件中建立自己的重複使用的 Smart Canvas(參考:Google 文件變真正專案協作工具,新增進度選單、專案表格範本),重複用於不同的文件中。例如建立一個專案啟動模板來管理里程碑和任務,或者是建立在公司中常用的程式碼或文字塊。

首先,在 Google 文件中先建立一個範本內容,例如一個報名網頁範本,圈選這部分內容,點擊右鍵,在選單中選擇「儲存為自訂構成元素」。




我們可以為自己設計的範本元素命名。




接著,來到不同文件中,通「插入」-「構成要素」選項中,選擇我們之前保存的範本,即可在新文件中重複使用相同的內容。




行事曆草稿功能教學:會議前協作邀請草稿

利用行事曆草稿功能,可以在發送會議邀請之前與團隊進行會議細節的協作。

首先,在 Google 文件中,選「插入」-「構成要素」中的「日曆活動草稿」。




這時候,可以直接在會議草稿中,設定會議題目、時間、與會人、會議資訊。並且可以用 Google 文件的共用模式,邀請他們一起編輯會議草稿。

確認後,按下左上方的「發送到行事曆」按鈕,就可以把會議草稿直接同步更新到我們的 Google 日曆中。






大綱縮合功能教學:讓版面更簡潔易讀

Google文件的大綱縮合功能,則可以幫助我們更清晰地組織文件內容,並且更好閱讀。

首先,確保文件有清晰的標題、子標題等樣式設定,這時候,就可以快速收合某一個標題下的所有內容了。





程式碼區塊功能教學:讓程式碼格式更容易辨識

Google 文件的程式碼區塊功能則是讓程式設計師也能利用 Google 文件。

選擇要插入程式碼的位置,然後,在「插入」-「構成要素」中選擇「程式碼區塊」,並選擇對應的程式語言,例如Python或Java。




接著,輸入或複製貼上程式碼,Google文件將自動使用對應語言的語法高亮顯示程式碼,使其更易於閱讀和理解。




以上就是 Google 文件(主要在 Google Workspace 企業版)近期更新的幾項實用的功能,分享給需要的朋友參考。

有興趣的朋友還可以進一步研究:


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留言

  1. Google 文件進化到好好用喔!!!!!!

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  2. 大部分功能都知道如何操作了,大綱縮合功能目前還測試不出來,請問有什麼觸發的契機嗎?

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    1. 觸發方式:檔案→頁面設定→不分頁→確定

      刪除

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