Notion 專案管理法,用資料庫還是分層頁面? 3 種實際應用案例解析



Notion 彈性的功能,可以讓專案、任務管理擁有不同的選擇,但選擇一多,也可能造成我們不知道如何選擇,或是反而要花更多時間去設計整理。

這篇文章,來談談 Notion 的專案管理、任務整理的技巧,看看哪一種方法更適合你的需求。




案例一,在資料量太大時,利用分層頁面收納


一開始使用 Notion 時,可以發現他能夠在一個頁面( Page )內,插入下一層頁面( Page ),再插入下下一層頁面( Page ),如果用來做整理,「分層頁面」能夠很容易的做出不雜亂、層次分明的整理結構。

例如下圖,是 Notion 官方說明與教學資料庫的整理方式,第一層是目錄,安排好章節主題,列出所有教學單元,每一篇獨立教學是下一層頁面。

立即可見的優點是:
  • 這樣的結構非常清晰易讀
  • 資料不會混亂
  • 我只要一層一層點開需要的頁面,就能找到我需要的資料




用在資料結構非常穩定,也有確定邏輯的情況下,這樣的分層頁面結構,整理起來不需要花太多心力去管理,看起來效果也很好。

但也正是因為上述例子是「說明書」,資料的分類邏輯很明確,所以這樣的分層頁面結構沒有問題。

如果來到真實的專案、任務管理,就會發現有些缺點開始浮現:
  • 如果任務用分層頁面,看不出當下最需要、最重要的任務在哪裡?
  • 變成一長串固定排序的清單,要彈性過濾或調整變得不容易?
  • 層次太多的話,要找到一個任務,還要一層一層的點開,反而麻煩?




所以如果是我個人的管理方法,會建議不要用分層頁面的方式去管理專案和任務。

但是,如果說在某一則任務筆記中,這個任務的資料量很大,一個頁面變得很龐雜時,可以用下一層頁面來收納雜亂資料,例如:

  • 任務延伸的參考資料,而且只有這個任務需要。
  • 任務之前的討論資料、需要封存的備案資料。

像是下面一則課程大綱規劃的任務頁面,裡面有最新的大綱,還有被淘汰的舊大綱,這樣頁面資料就開始變得龐雜,我可以把「被淘汰的舊大綱」放入下一層頁面,這樣就能暫時不用看到他,但需要時又能隨時點開來參考。






案例二、先有專案頁面,再插入專屬任務資料庫


要拆解專案的任務時,不要用下一層頁面來管理,而是用「資料庫( Database )」的格式,會變成怎麼樣呢?

首先,在資料庫的表格格式中,可以利用屬性功能標註重要的任務、完成的任務,或是加上任務的截止時間。

  • 這樣要找出重要任務時,透過排序、過濾任務清單,可以掌握更多訊息。
  • 要新增任務時,也能快速建立有效的進度分類、時間安排。




並且,利用 Notion 「資料庫( Database )」的多種檢視模式,我可以把上述的任務資料庫,根據需要轉換成行事曆來看任務時間,轉換成看板來快速分類任務。





「在每一個專案頁面中,用資料庫拆解這個專案的任務」,還是會在專案愈來愈多時,碰到一個很重要的問題。

那就是每個專案下的資料庫是「隔開的、分散的」,我有 A 課程、 B 課程、 C 課程專案,每個專案底下有各自的任務資料庫,每個資料庫有自己的整理方式,這時候遇到的困難是:

  • 如果這些專案同時進行,不管哪個專案,我就是想一次看到目前我應該優先推進的任務呢?
    • 可能是 A 課程的大綱製作、 B 課程的影片錄影、 C 課程的宣傳貼文。
    • 但這些任務,分散在不同專案的不同資料庫中。
    • 很有可能我要點開每一個專案,進入每一層資料庫去查找,依然有分層太多反而不好管理的問題。
  • 同類專案之間,可能有一些共通的任務,例如同樣的行程流程,要怎麼互通呢?
    • 這時候如果每個專案的資料庫是分開的,那共通的任務應該放在哪裡?是否需要每個專案複製一份?是個值得思考的整理問題。




不過,「在每一個專案頁面中,用資料庫拆解這個專案的任務」整理邏輯不難,可以簡單善用資料庫,在各自專案中,呈現出比單純的分層頁面更有效的管理方式。

例如我想研究一個烘焙專案,在烘焙專案的頁面中,插入兩個資料庫,一個是「烘焙器材資料庫」、一個是「烘焙食譜資料庫」,這時候就可以建立哪些器材還沒買、可以買?哪些食譜在練習中、已學會?等等的整理邏輯。

  • 在專案中,可以用資料庫(Database),解決任務需要排程、分類等不同管理需求。

如果是一些長期人生目標,例如興趣、學習、研究目標,這個整理方式可以參考。具體教學如此篇文章:「用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學」。





案例三、全部以資料庫為主,連結成專案頁面


那如果想要解決前面提到的問題:「如果這些專案同時進行,不管哪個專案,我就是想一次看到目前我應該優先推進的任務呢?」「同類專案之間,可能有一些共通的任務,例如同樣的行程流程,要怎麼互通呢?」

這時候可以採用一個更進階的整理方式,那就是「不是從頁面開始,而是從先建立資料庫開始」。

先直接建立一個 Notion 的資料庫( Database ),例如針對所有工作專案、任務,建立一個資料庫,所有的專案頁面、任務頁面都新增到這個資料庫中。

這樣一來,利用前述的資料庫特性,就可以:
  • 集中看到所有跨專案的大大小小任務。
  • 同一時間排序所有任務的重要性、時間。





但是,如果不是用分層頁面,也不是在專案下插入一個分散的資料庫。

那麼一個專案的相關任務可能分散成很多頁面,不就看不出單獨一個專案的流程與邏輯了嗎?這時候有兩種解決辦法。

第一種解決辦法,利用「連結頁面」,還是需要為專案建立一個屬於專案的集中管理頁面,這時候可以把其他分散的任務頁面連結進來,這樣專案就還是有一個統整的視野。





第二種解決辦法,利用「連結資料庫」。可以把其他資料庫「連結」到目前的專案頁面中,並指定一種過濾檢視方式。

如果說,我的所有任務都在「工作任務資料庫」中,只是分屬不同專案,我會加上專案標籤去分類不同專案的任務。

這時候,我建立一個 A 專案頁面,插入一個「 Create Linked database 」,把工作任務資料庫連結進來。




當然,工作任務資料庫是很龐大的,不過我可以連結過來後,建立一個新的過濾模式,過濾出有 A 專案標籤的頁面,這樣,我就在 A 專案中連結一個 A 專案專屬的任務資料庫了。





小結:


以上三種專案整理方法,是 Notion 中的三大管理方向:

  • 利用頁面分層:
    • 建立邏輯清晰的資料庫,讓資料不雜亂。
  • 在專案頁面,插入專案的任務資料庫:
    • 有彈性的管理專案下的任務。
  • 先建立資料庫,利用各種彈性分類、連結技巧:
    • 更靈活的建立各種不同需要的專案頁面,並擁有各種需要的管理檢視方式。

你目前採用哪一種整理方法呢?歡迎一起討論分享。

你可以在部落格文章下留言,我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,也歡迎寫信跟我討論。

最後附上 Notion 系列教學文章清單:


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Notion 專案管理法,用資料庫還是分層頁面? 3 種實際應用案例解析

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