Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析

Notion 彈性的功能，可以讓專案、任務管理擁有不同的選擇，但選擇一多，也可能造成我們不知道如何選擇，或是反而要花更多時間去設計整理。

這篇文章，來談談 Notion 的專案管理、任務整理的技巧，看看哪一種方法更適合你的需求。

案例一，在資料量太大時，利用分層頁面收納

一開始使用 Notion 時，可以發現他能夠在一個頁面（ Page ）內，插入下一層頁面（ Page ），再插入下下一層頁面（ Page ），如果用來做整理，「分層頁面」能夠很容易的做出不雜亂、層次分明的整理結構。

例如下圖，是 Notion 官方說明與教學資料庫的整理方式，第一層是目錄，安排好章節主題，列出所有教學單元，每一篇獨立教學是下一層頁面。

立即可見的優點是：

• 這樣的結構非常清晰易讀
• 資料不會混亂
• 我只要一層一層點開需要的頁面，就能找到我需要的資料

用在資料結構非常穩定，也有確定邏輯的情況下，這樣的分層頁面結構，整理起來不需要花太多心力去管理，看起來效果也很好。

但也正是因為上述例子是「說明書」，資料的分類邏輯很明確，所以這樣的分層頁面結構沒有問題。

如果來到真實的專案、任務管理，就會發現有些缺點開始浮現：

• 如果任務用分層頁面，看不出當下最需要、最重要的任務在哪裡？
• 變成一長串固定排序的清單，要彈性過濾或調整變得不容易？
• 層次太多的話，要找到一個任務，還要一層一層的點開，反而麻煩？

所以如果是我個人的管理方法，會建議不要用分層頁面的方式去管理專案和任務。

但是，如果說在某一則任務筆記中，這個任務的資料量很大，一個頁面變得很龐雜時，可以用下一層頁面來收納雜亂資料，例如：

• 任務延伸的參考資料，而且只有這個任務需要。
• 任務之前的討論資料、需要封存的備案資料。

像是下面一則課程大綱規劃的任務頁面，裡面有最新的大綱，還有被淘汰的舊大綱，這樣頁面資料就開始變得龐雜，我可以把「被淘汰的舊大綱」放入下一層頁面，這樣就能暫時不用看到他，但需要時又能隨時點開來參考。

案例二、先有專案頁面，再插入專屬任務資料庫

要拆解專案的任務時，不要用下一層頁面來管理，而是用「資料庫（ Database ）」的格式，會變成怎麼樣呢？

首先，在資料庫的表格格式中，可以利用屬性功能標註重要的任務、完成的任務，或是加上任務的截止時間。

• 這樣要找出重要任務時，透過排序、過濾任務清單，可以掌握更多訊息。
• 要新增任務時，也能快速建立有效的進度分類、時間安排。

並且，利用 Notion 「資料庫（ Database ）」的多種檢視模式，我可以把上述的任務資料庫，根據需要轉換成行事曆來看任務時間，轉換成看板來快速分類任務。

教學可參考：Notion 教學：設計脫胎換骨資料庫

「在每一個專案頁面中，用資料庫拆解這個專案的任務」，還是會在專案愈來愈多時，碰到一個很重要的問題。

那就是每個專案下的資料庫是「隔開的、分散的」，我有 A 課程、 B 課程、 C 課程專案，每個專案底下有各自的任務資料庫，每個資料庫有自己的整理方式，這時候遇到的困難是：

• 如果這些專案同時進行，不管哪個專案，我就是想一次看到目前我應該優先推進的任務呢？
• 可能是 A 課程的大綱製作、 B 課程的影片錄影、 C 課程的宣傳貼文。
• 但這些任務，分散在不同專案的不同資料庫中。
• 很有可能我要點開每一個專案，進入每一層資料庫去查找，依然有分層太多反而不好管理的問題。
• 同類專案之間，可能有一些共通的任務，例如同樣的行程流程，要怎麼互通呢？
• 這時候如果每個專案的資料庫是分開的，那共通的任務應該放在哪裡？是否需要每個專案複製一份？是個值得思考的整理問題。

不過，「在每一個專案頁面中，用資料庫拆解這個專案的任務」整理邏輯不難，可以簡單善用資料庫，在各自專案中，呈現出比單純的分層頁面更有效的管理方式。

例如我想研究一個烘焙專案，在烘焙專案的頁面中，插入兩個資料庫，一個是「烘焙器材資料庫」、一個是「烘焙食譜資料庫」，這時候就可以建立哪些器材還沒買、可以買？哪些食譜在練習中、已學會？等等的整理邏輯。

• 在專案中，可以用資料庫（Database），解決任務需要排程、分類等不同管理需求。

如果是一些長期人生目標，例如興趣、學習、研究目標，這個整理方式可以參考。具體教學如此篇文章：「用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學」。

案例三、全部以資料庫為主，連結成專案頁面

那如果想要解決前面提到的問題：「如果這些專案同時進行，不管哪個專案，我就是想一次看到目前我應該優先推進的任務呢？」「同類專案之間，可能有一些共通的任務，例如同樣的行程流程，要怎麼互通呢？」

這時候可以採用一個更進階的整理方式，那就是「不是從頁面開始，而是從先建立資料庫開始」。

先直接建立一個 Notion 的資料庫（ Database ），例如針對所有工作專案、任務，建立一個資料庫，所有的專案頁面、任務頁面都新增到這個資料庫中。

這樣一來，利用前述的資料庫特性，就可以：

• 集中看到所有跨專案的大大小小任務。
• 同一時間排序所有任務的重要性、時間。

但是，如果不是用分層頁面，也不是在專案下插入一個分散的資料庫。

那麼一個專案的相關任務可能分散成很多頁面，不就看不出單獨一個專案的流程與邏輯了嗎？這時候有兩種解決辦法。

第一種解決辦法，利用「連結頁面」，還是需要為專案建立一個屬於專案的集中管理頁面，這時候可以把其他分散的任務頁面連結進來，這樣專案就還是有一個統整的視野。

教學可參考：Notion 推出自動反向連結功能，如何利用在專案管理、知識研究？

第二種解決辦法，利用「連結資料庫」。可以把其他資料庫「連結」到目前的專案頁面中，並指定一種過濾檢視方式。

如果說，我的所有任務都在「工作任務資料庫」中，只是分屬不同專案，我會加上專案標籤去分類不同專案的任務。

這時候，我建立一個 A 專案頁面，插入一個「 Create Linked database 」，把工作任務資料庫連結進來。

當然，工作任務資料庫是很龐大的，不過我可以連結過來後，建立一個新的過濾模式，過濾出有 A 專案標籤的頁面，這樣，我就在 A 專案中連結一個 A 專案專屬的任務資料庫了。

小結：

以上三種專案整理方法，是 Notion 中的三大管理方向：

• 利用頁面分層：
• 建立邏輯清晰的資料庫，讓資料不雜亂。
• 在專案頁面，插入專案的任務資料庫：
• 有彈性的管理專案下的任務。
• 先建立資料庫，利用各種彈性分類、連結技巧：
• 更靈活的建立各種不同需要的專案頁面，並擁有各種需要的管理檢視方式。

你目前採用哪一種整理方法呢？歡迎一起討論分享。

你可以在部落格文章下留言，我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，也歡迎寫信跟我討論。

最後附上 Notion 系列教學文章清單：

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• Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具
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• Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析
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• 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二)：設計脫胎換骨資料庫
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