電腦玩物

這一年來， Evernote 換了新團隊、新公司後，整個系統、功能、甚至介面的使用流程，以及筆記同步編輯的速度，都有了許多的改進與提升。我也看到新的團隊在 Twitter 上非常認真地分享他們的改進策略與進度，讓我這位多年使用者仍然繼續使用下去。

當你在使用 Google 文件 處理報告和整理資料的過程中，是否曾經遇到下面這些困擾呢？ 在協作中容易因不同文件分散導致找不到最新版本或相關資料？長文檔中難以快速找到不同章節或重點內容，影響效率？花費時間整理資料夾，卻還是沒辦法更高效地整理專案、報告、書稿等文件資料？

最近，我協助「查特普拉斯」的樂咖老師完成了他的最新著作《 ChatGPT × Excel 自動化工作聖經 》。這本書其實不需要我花太多力氣推廣，因為它早已在電腦類書籍排行榜上名列前茅，長時間穩居前兩名，並且獲得了許多讀者的好評。

ChatGPT 最近推出會主動思考推理的「 o1-preview 」，以及更即時、自然的「 進階語音對話模式 」後，今天又再次推出新功能： 「 ChatGPT Canvas 」，這是基於 GPT-4o 架構開發的全新 AI 寫作、程式碼編輯介面。讓 ChatGPT 不再只能對話，而可以進行更深入、準確的內容創作工作。

最近我收到一位《 高效人生工作法圖解 》讀者的提問，分享了一個困擾：他正在挑戰連續 30 天發表短文的目標，但上週六卻因為去看演唱會而完全忘記了這件事，導致挑戰中斷。雖然他在行事曆中排好演唱會的行程，也在待辦工具上設定了每天晚上 8 點 30 分撰寫文章的提醒，但當演唱會當天提醒出現時，他已經在現場，無法處理發文任務，結果計畫被打斷了。

Google NotebookLM 是一個強大的工具，可以讓我們上傳各種不同內容，建立屬於自己的 AI 資料庫。 透過這個工具，我們可以用自己專屬的文件、簡報、網頁、文章，讓 AI 生成各種新的報告、文案、文章，甚至是客服解答。這個工具在我過去許多 AI 課程中，讓很多團隊和公司都覺得非常實用。比起從別人的資料庫中生成內容，直接從自己的專業文件與專屬知識中獲得 AI 回應，對工作的應用性來說更有效。

ChatGPT 之前讓許多人驚豔的「 進階語音模式 」功能 ，今天開始陸續針對 Plus 與 Team 用戶推出。這個模式最大的特色，就是可以用更加自然（接近於真的跟一個人聊天）的對話方式，讓使用者透過語音與 AI 進行交流。 相較於舊版的功能 ，新的語音交談過程更加流暢、AI 反應迅速、接話過程幾乎沒有等待，也能隨時打斷 AI、插入新話題，除了可以支援多國語言在同一個對話中自由切換外，還能讓 AI 模仿或調整各種對話風格等等。

利用 AI 進行 語音轉文字 ，是我自己多年來常常使用的工作流程，無論是語音轉錄會議逐字稿、語音輸入筆記內容，或者像是最近一年來我更常使用「 利用 ChatGPT App 寫語音筆記，提升輸出效率的秘密武器 」， 搭配不同工具，讓各種情境下可以快速「用說的」完成內容，確實更輕鬆、更節省時間，甚至也能從大腦中挖掘出更多想法。

今天要跟大家介紹一個很有意思，也可能對老師、創作者、常做簡報的職場工作者很有幫助的 AI 工具：「 Napkin （餐巾紙）」，這是一個 AI 會根據我們提供的文字，創作手繪圖表、圖解、圖說的線上工具。 為什麼叫做 Napkin（餐巾紙）？如果你看過可以說是簡報經典著作的《簡報 Show and tell》、《餐巾紙的背後》作者丹‧羅姆（Dan Roam）系列書籍，你應該就能心領神會。

OpenAI 今天發布「 ChatGPT o1-preview 」，是會嘗試主動思考的 AI 語言模型， ChatGPT Plus 訂閱用戶現在就可使用。根據 OpenAI 的說法：「 我們訓練這些模型（ChatGPT o1-preview）在回應前花更多時間思考問題， 就像人類一樣。透過訓練，它們學會精煉思考過程、嘗試不同策略，並能察覺自己的錯誤。」「 如果您正在解決科學、程式設計、數學和相關領域的複雜問題， 這些增強的推理能力可能特別有用。」

人，不可能不分心，起碼我是沒辦法控制自己要專注就專注，也做不到有意志力去克制自己的分心衝動。所以許多常見的分心技巧，對我來說往往不一定能發揮效用。

在多年來持續保持著很重度的寫筆記習慣，也用了許多的筆記工具和方法後， 我自己最終都會回到相對簡單但有效、反璞歸真的選擇上。所以，大多數時候我使用的筆記方法就是最單純的「清單筆記」。

在使用 ChatGPT 的過程中，由於它設計成了即時通軟體的樣子，我們也就很容易隨手開啟各種不同的聊天頻道，將問題丟進去進行討論。你會不會覺得自己的 ChatGPT 討論很零散，找不到內容，很多事情常常要重新討論，片段的生成也難以做深入分析，沒辦法發揮真正 AI 協作的威力？

前幾天在《 高效人生工作法圖解 》的最後一場重量級來賓直播活動中，我們邀請了楊斯棓醫師（《人生路引》、《要有一個人》作者）來跟大家分享他自己的高效人生心法。斯棓醫師提出了一個當場大家都非常認同的觀點，那就是： 「長期主義」是高效人生的核心原則。

Notion 昨天（2024/8/13）一口氣推出了兩個重量級更新， 一個是在語言設定中加入了繁體、簡體中文語系（Beta） ，切換後就有中文介面。 另一個則是新增的「圖表」版面 ，可以把資料庫的瀏覽模式，改成圓餅圖、長條圖、趨勢圖，跟著資料庫內容動態同步更新。

我們需要建立的不是事後整理的工具系統，而是執行的工作流程。 如果工作流程掌握了有效的步驟，那麼事後整理的時間可以降低到最少，自然的建立起自己需要的執行系統。如果要在工具、整理上花費太多時間，這個系統反而更容易陷入自我滿足的困境，卻不一定可以有效幫助自己完成目標。

在「 防彈筆記法 」中，我特別強調「一個任務一則筆記」的邏輯，把資料、想法、行動等等碎片集中在任務筆記，依照任務的執行邏輯來排序，因為在大原則上， 無論時間管理、知識管理，最後的目的都是要完成「任務、專案的成果」 ，成果最重要，執行過程要以成果為中心來管理，而不是根據零散的資料或待辦來管理，才能更簡單的建立聚焦目標、掌控過程、保留經驗的系統。

感謝許許多多讀者朋友這兩個月來持續對《 高效人生工作法圖解 》 新書的支持，除了有好成績外，更讓人開心的是在讀者社群有很多很棒的討論，而連續三場的新書 QA 活動也順利落幕了，我和趙胤丞老師一起在線上解答了許多讀者提出的問題。

前幾天颱風夜，《 高效人生工作法圖解 》進行了一場新書讀者 QA 線上活動，沒想到還有將近 50 位朋友上線，我們也一一回答了讀者提出的問題，其中有一個問題是：「先記錄工作時的步驟跟想法在當天的journal（利用 heptabase ），但下班後就很累，就不想處理，等到週末累積更多資料後更不想動，結果就是好多暫存資料分散在 Journal 中，這要怎麼辦呢？」

無論做了什麼計畫，往往都趕不上變化，外在環境的人事物有很多我們無法單純掌控的部分， 如果要說我們真正可以掌控的是什麼，那就是我們能「選擇」持之以恆 ，無論遇到任何意外，一個好的目標能堅持下去，那麼最終會有好的結果發生。

這一年來在許多堂 ChatGPT 與 AI 工具課程中，總會有學員問我： 「 Esor 那麼熱愛寫筆記，那會利用哪些 AI 功能或工具在寫筆記這件事情上呢？」今天這篇文章將介紹我會如何利用 AI 工具提升筆記效率，幫助自己更好地管理任務和資料。 其實，最一開始的時候，我會覺得 「自己動手寫筆記」 才是筆記，所以反而刻意沒有深入研究 AI 筆記的特殊應用。（延伸閱讀： 連續寫了 101 則每月待辦清單，為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記？ ）

上禮拜透過新書《 高效人生工作法圖解 》，和瓦基一起舉辦了 線上直播活動 （接下來七月到八月還有多場專家對談可以報名喔！），活動中瓦基提出了一個主題： 「每個人都是知識工作者。」 他提到了任何工作，都有知識的層面需要學習、梳理、實踐，知識會幫助工作做得更好，那麼大多數人在工作上其實都需要知識管理技巧。

比起筆記「整理」，「寫」筆記，也就是完成筆記的血肉內容是更重要的事情。但是，「寫」筆記也可能花掉我們許多的時間，甚至導致筆記寫得很漂亮，執行卻因為沒時間而零零落落。也有可能寫出架構完整的筆記，但執行時根本無法依照架構執行，於是最後筆記依然只是擺飾，筆記寫筆記的，我做我的，等於筆記根本沒有在真正行動中派上用場。

前幾天分享的「 Claude 一分鐘做出亂數抽籤工具、貪吃蛇遊戲，與 ChatGPT 對比 」這篇文章，讓我有了一些啟發， 如果說老師、父母想要帶著小孩學習知識，這時候有沒有可能讓 Claude AI 將枯燥的論文 PDF、科學研究資料，重新梳理、設計轉換成一個比較有意思的互動小遊戲呢？

之前在電腦玩物介紹過由 Anthropic 開發的「 Claude 」生成式 AI 服務 ，他在 2023/10 開放全球使用，那時候就具備一個強大的特色：可以上傳大量文字內容的 PDF 文件，進行 AI 分析與問答。（延伸閱讀： 把 Claude AI 當作免費強大的PDF 文件、論文文獻摘要研究工具 ）

對於筆記，我們有一個根深蒂固，但其實不太有效果的習慣，也可以說是迷思： 花了許多力氣設計、規劃、撰寫出筆記後，就把筆記當作只能看、不能改的東西， 如果不能照著做而要改動，就是我的問題而非筆記問題 ，於是總是在思考 如何花更多力氣在「一開始」就能寫出完美筆記 。

  今天這篇文章，我想跟大家分享《 高效人生工作法圖解 》這本書的使用方法，以及書中我們設計的各種細節（說不定很多朋友還沒發現）。 如果想要了解內容創作上的心路歷程，歡迎參考前一篇文章： 《高效人生工作法圖解》是一本怎麼樣的書，與兩年來的寫作歷程

這幾天很熱門的 AI 工具是：「 Luma dream machine」，一款 AI 生成 5 秒鐘動態影片的線上服務，並且號稱有逼真的物理反應、電影運鏡和人物動作 ，可類比之前 Open AI 公布的 Sora ，不過 Sora 雖然效果驚人（還可生成一分鐘影片），卻尚未對一般用戶開放。而 「 Luma dream machine」 已經可以讓一般用戶直接試用，提供每天最多生成 10 則短片，每個月最多生成 30 則影片的免費帳號額度。

眾多的 AI 工具讓人眼花撩亂，根據不同需求有不同的工具選擇， 要如何針對自己的工作流程，選擇適合自己的 AI 工具呢？ 更重要的是，避免在玩工具的過程中花費過多的時間，結果用了一大堆工具，卻沒有真正有效的提升我們的工作效率，解決我們工作的問題，讓工作成果往前推進。有時候最困難的是不要在一大堆工具裡迷失，才能建立剛剛好適合自己的 AI 工具組合。

Google NotebookLM 是一個以 AI 筆記本為概念的線上生成式 AI 問答工具。和 ChatGPT 、 Copilot 不同的是， Google NotebookLM 「相對」不會憑空生成內容，也不是上網找答案，而是結合文件資料庫 AI 分析功能（透過  Gemini Pro  分析我們的知識庫），幫助我們根據自己上傳的大量筆記、文件，生成有明確引用的論文摘要、報告企劃、文章大綱。 相較之下很適合自己已經有足夠資料，只是需要 AI 協助分析與輸出的人，例如老師規畫課程、學生製作報告、研究者撰寫論文、創作者撰寫草稿來使用。

我與趙胤丞老師合寫的新書： 《 高效人生工作法圖解：GTD、子彈筆記、原子習慣、PDCA，重新理解30個生產力實作方法 》 2024 年 6 月 1 日正式在各大書店通路開賣，三天內很快進入博客來商業新書排行榜第 2 名，真的非常感謝一開始就默默支持我們的朋友。 延伸閱讀 ： 如何使用《高效人生工作法圖解》？下載試閱本，免費報名專家對談直播！ 2024/8/1 更新 ： 新書 QA 活動影片分享，與《高效人生工作法圖解》直播問答筆記

Notion 在 2024 年 2 月底的時候宣布將推出「 Notion Home 」功能，提供使用者一個「預設首頁」，方便我們在首頁集中管理分散的頁面、不同專案的統一行事曆、不同任務的待辦清單 ，讓我們可以更快速在愈來愈多的資料庫頁面之間切換，甚至建立統一的工作排程。其實，就算沒有「 Notion Home 」功能，很早之前我也已經在電腦玩物推薦過用「 Notion 資料庫管理圖解教學，活用連結分頁節省時間掌控大量專案 」的方法，建立集中的時間管理入口首頁。

從 2016 年 1 月開始，我在自己的 Evernote 筆記中持續撰寫「每月／週／日待辦清單」， 至今沒有間斷，累積了 101 則每月待辦清單筆記，3000多天的每日待辦清單記錄。 3年前我寫過一篇：「 比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧 」，主要針對我如何從流水帳的清單，慢慢變成區分輕重緩急、拆解行動的待辦清單格式。如今，這個習慣默默地累積到了 8 年多的時間長度，能夠這樣持之以恆，就表示這樣的待辦清單方法對我很有幫助。

ChatGPT 早期有一個功能叫做「 Code Interpreter 」，後來改名「進階數據分析」，但都是透過 AI 撰寫 Python 程式碼來分析我們的數據檔案，最直接的利用就是上傳 Excel 試算表後，可以利用這個功能自動做完統計、創建圖表，甚至提供決策建議。而在 OpenAI 推出 GPT-4o 模型後，這個功能又更進一步， 現在可以「連結」我在 Google 雲端硬碟中的文件、Google 試算表，在 ChatGPT 中「直接開啟」，並針對表格中的某一段數據進行 AI 提問、新圖表生成。

ChatGPT 中有一個行之有年的功能，應該有不少朋友知道，但最近也發現有些朋友可能沒有發現，或是沒有意識到背後可以好好利用的方法。這個功能我也不知道正式的名稱， 通常我稱他：「對話分支路線」，他可以開啟類似多重宇宙的討論，針對同一個主題，開啟多種不同角度的分析，而不會混亂或打架。 另外也可以在某一個討論失控時，回到前面某個時間點，重新開啟討論。

OpenAI 昨天晚上（2024/5/13）的發布會， 公布了類似電影中才會出現的即時語音、視覺智慧型助理： GPT-4o （“o”代表“omni”），具備 GPT-4 的文字、圖像處理能力， 但語音回應的速度接近真實人類對話反應 （不像之前要等待很久才回應），而且具備視覺能力可以看到四周環境進行互動。在 OpenAI 的示範中， GPT-4o 像是一個真正的智慧型助理，可以即時口語翻譯、看考卷解答數學問題，還能辨識出人類的情感並進行互動（也可以唱歌）！

我會利用 ChatGPT 來設計英文考卷 跟孩子一起練習，超級有用。也利用 微軟的 Reading Coach 練習英文朗讀發音，作為遊戲化學習。早期的時候，我嘗試過利用 ChatGPT 的模擬真人語音功能 設計英文對話教練，不過速度上有點慢，跟真正的即時對話有落差，後來有沒有繼續這樣使用。而 今天要介紹的「 Lingolette 」，目前提供免費的 AI 機器人英文家教，提供了一個順暢的學習流程與介面，似乎可以一次解決上述問題。

撰寫某個線上網站、軟體工具的圖文步驟教學文件，或是錄製操作教學影片，有哪些痛點呢？ 一個一個步驟截圖教學很麻煩、影片操作有誤要剪輯很麻煩、要在操作圖加上教學註解很麻煩，如果不習慣錄製旁白要在影片加上解說很麻煩，還有，如果同時需要教學影片、教學文件，要做兩次很麻煩。 而這些痛點，「 Guidde 」這個工具結合 AI 幫我們「一次解決」。

Evernote 的「工作事項」功能 是我目前覺得可以把資料、任務筆記與待辦清單結合的最佳設計。 我可以在不同的任務筆記安插該任務的待辦事項提醒，然後有一個統一的「工作事項中控台」，可以直接過濾出這些不同筆記中的今日要事。這個方式， 徹底解決了很多下一步行動提醒散落在不同筆記中的問題，我們也不用煩惱太多任務筆記要如何管理今天的行動清單 。

要建構一個個人知識管理的第二大腦，需要收集、輸入、整理、輸出幾個階段。 而 ChatGPT 或 AI 工具可以在哪些環節幫助我們呢？透過這一年多來的實踐經驗，我整理出下面對我來說有所幫助的 10 個環節：

Google Gemini 今年初（2024/2）正式升級與更名，而其手機版 App 也在 2024 年 4 月底在台灣繁體中文的 Play 商店正式推出， 下載「 Google Gemini Android App  」後，可以選擇「取代」原本的 Google 語音助理（也可以選擇切換回原本的 Google 語音助理，兩者並用）。

ChatGPT 在 2024 年 2 月的時候公布了「 Memory 」新功能，可以在對話中「記住」我們的特殊要求，並且在不同的對話聊天室中保有共通的特定記憶 ，讓 AI 助理在處理我們的任務時，可以更符合自己的特殊需要，而不用每次都重複提供資料、重複訓練。這幾天（2024/4/25），看到許多朋友的 ChatGPT 帳號都開始新增了「 Memory 」功能，我也同樣獲得更新，應該是正式對一般用戶推出了。

之前分享如何設計標籤的文章（ 如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用 ），有讀者提問說：「標籤的使用對我來說有點抽象😂，可能因為情境總是難以明確的定義？常常會覺得同一個任務又具有每日推進的性質、但也具有思考醞釀的性質，結果在下標籤的時候就猶豫不決，不知道您是否曾經也會有同樣的困擾呢？」

Evernote 最近有幾個新功能的改進，我覺得滿不錯的，這篇文章跟大家一一介紹與分享。如果還在使用 Evernote 的朋友（跟我一樣）的話，可以參考看看。其實都是其他新熱門筆記會有的功能，例如 大綱收合、目錄連結、段落的錨點連結 ，不過加在我原本喜愛的 Evernote 筆記結構與搜尋功能上，還是很棒的輔助。

Readwise Reader 是近年來最受歡迎也最強大的「 稍後閱讀工具 」，雖然需要付費使用（可免費試用一個月），但它結合了 RSS、電子報訂閱，可匯入電子書筆記、 PDF、 YouTube ，也可隨時擷取感興趣的網頁文章，可以說是把「所有數位閱讀可能的來源管道」做了整合，用一個統整的閱讀器統一瀏覽。

待辦清單的效率陷阱？ 「 待辦清單 」幾乎成了一講到時間管理就好像不可或缺的工具，它不僅是一張簡單的紙條或是數位清單，更是許多人記住與管理無數工作生活事務的方式。然而，這個看似有用的工具真的就是時間管理的最佳解藥嗎？或者它更常是一個讓我們陷入無止境焦慮的效率陷阱？

有時候，我發現自己為了避免分心，安裝了各種隔離社群的外掛和設置了一堆限制，試圖阻擋自己隨意瀏覽網路，以免一上網就很容易在不知不覺中浪費掉幾小時的時間。然而，即使使用了這麼多防干擾工具，當我不知道要做什麼或是不想做任何安排好的事情的時候，這些工具似乎仍然無法真正讓我保持專注，甚至讓我更加煩躁。

Canva 是現在非常多人使用的線上設計工具 ，透過大量的範本與素材，就算不是專業設計師，只要組合各式各樣的模板，也能快速產生可用的圖像，無論是用在網頁文章中的解說圖片、YouTube 影片的封面，各種社群上的圖文搭配，都能節省許多時間。還能製作流程圖、文件報告、協作白板、影片編輯等等。 尤其陸續添加的 AI 功能，讓 Canva 對一般人來說更好上手設計圖文影音的工作流程。

「 Dub.co 」是最近我新發現並在使用的一款縮網址工具。 在「免費版」的帳號中，就提供了每個月可以新增並自訂 25 個短網址（自己設定簡單易懂的網址後綴），還能更換來源網址，自動生成 QR Code 等功能 ，以及可以自訂短網址網域（免費版就提供 3 個額度）、自訂 UTM 、追蹤點擊數據等等進階管理選項。有需要使用縮短網址服務的朋友，也可以試試看。

「把已經寫到一半的文章寫完，把做到一半的事情做完，看似簡單，實則困難。」有時我會發現自己陷入 「開始者症候群」 ，很容易開始新鮮的嘗試，更容易因為遇到挑戰與難關就暫停，然後，繼續開始其他新的嘗試。某些時刻，「好像」多一點新鮮的體驗，是幫助自己擴展視野、突破想法窠臼。

你有沒有這樣的 ChatGPT 使用經驗？在一個討論串中和 AI 進行了來來回回的對話，生成了多段的內容後， 忽然想要回到之前某一段的討論中進行修改，或是針對 AI 之前回答的某一段內容重新生成。 這時候，應該如何不用重新開啟討論，而可以準確的指定讓 AI 回到某一段內容進行修改與調整呢？ 現在 ChatGPT 推出了新的「 Reply 」功能（陸續開放中） ，可以更方便解決上述的困擾，

能夠有效使用 ChatGPT 這類內容生成 AI 的人，大致分為兩類。第一類是深刻理解任務專業邏輯的人，能夠設計出有效的提示語，引導擅長文字接龍的 AI 根據專業邏輯生成符合需求的內容。第二類則是擁有第二大腦的知識管理工作者， 我們在第二大腦系統中儲存的筆記，可以通過 AI 進行結構化處理，最終有效生成並輸出所需的各種內容。

「微軟 Reading Coach」是最近我跟孩子一起練習英文閱讀與發音的有趣工具，簡單實用，也有遊戲化的挑戰趣味，目前使用完全免費，很適合推薦給想和孩子練習英語發音的爸爸媽媽或老師 。在這款線上工具中，可以用 AI 生成適合難度的故事文章，提供孩子朗讀練習，並利用 AI 聽孩子朗讀錄音，分析其中發音有問題的單字，進行特定詞彙發音的糾正複習。